Hur man redovisar förbetalda utgifter: 7 steg (med bilder)

När man kör ett företag är det mycket vanligt för multipla utgifter - hyra och försäkring, till exempel - betalas för i förväg. Dessa kostnader som betalas i förväg är kända som förbetalda kostnader. Att veta hur man redogör för förbetalda utgifter innebär för det första en förståelse för några viktiga redovisningsprinciper, följt av inspelningen av några enkla journalposter.

Steg

Metod 1 av 2:

Förstå förutbetalda kostnader

1. Bekanta dig med accrual-based redovisning. För att förstå redovisningen av förbetalda kostnader är det viktigt att förstå den grundläggande principen om periodiserad redovisning. Helt enkelt, i periodiserad redovisning, redovisas intäkter om resultaträkningen när de är förtjänade, inte När kontanterna är mottagen.

Till exempel, om du ger en tjänst värd $ 1000 i juni, och inte får kontanterna för tjänsten till augusti, kommer intäkterna att rapporteras om resultaträkningen som $ 1000 av intäkter i juni. I augusti skulle resultaträkningen inte visa några intäkter (förutsatt att det inte fanns några andra intäkter från verksamheten). Detta beror på att du tjänat intäkterna i juni.
Detta skiljer sig från kontantbaserad redovisning, varigenom intäkterna redovisas när själva kontanter lämnas, inte när intäkterna är förtjänade.

Bild med titeln konto för förbetalda utgifter Steg 2

2. Lär dig definitionen av förbetalda kostnader. En förbetald kostnad är helt enkelt en framtida kostnad som betalas för i förväg. Vanligtvis innebär det en utgift under en räkenskapsperiod, följt av förbrukningen av vad som helst för betalningen var för, över flera perioder. Vanliga exempel på förbetalda kostnader inkluderar försäkringspremier, hyra och alla affärsavtal som kräver betalning i förväg.

Till exempel, med försäkring, kan du betala din premie sex månader i förväg (vilket är vanligt). Sedan, över en period på sex månader, kommer det här premien att vara "Begagnade".

Bild med titeln konto för förbetalda utgifter Steg 3

3. Bekanta dig med länken mellan periodiseringsredovisning och förbetalda kostnader. Accurual Accounting kräver att intäkterna redovisas under den period för vilken de förvärvas (inte när kontanter är mottagna), och samma princip gäller kostnader. Kostnader, på samma sätt, är inte erkända när kontanter utbetalas (eller när den förbetalda kostnaden betalas) och är ganska erkända över tiden som den som var förbetald används.

Som ett exempel, om du betalar hyra sex månader i förväg, skulle den förbetalda kostnaden inte spelas in i månaden när du skickar check till hyresvärden. Snarare skulle kostnaden registreras under sexmånadersperioden, eftersom kostnaden är "förbrukad". I det här fallet, varje månad för sexmånadersperioden, kommer en sjätte av det totala hyresbeloppet att visas på resultaträkningen.

Något som kallas matchande principen är det som reglerar behandlingen av förbetalda kostnader. Denna princip dikterar att kostnader bör registreras när de tillhörande varorna eller tjänsterna har använts, inte när de betalas, så att kostnaden tändstickor de intäkter som bekostnaden hjälpte till att tjäna.

Metod 2 av 2:

Redovisning för förbetalda kostnader

1. Förstå den grundläggande redovisningsprocessen för förbetalda kostnader. Den grundläggande processen för redovisning av förbetalda kostnader innebär att den förbetala kostnaden i balansräkningen som en tillgång när kostnaderna betalas och sedan gradvis utnyttjar den som en kostnad under den period den används.

Det innebär att om du betalar upp $ 12 000 värt att hyra för 1 år den 1 januari, skulle det först placeras på balansräkningen som en tillgång. Sedan, under årets gång, skulle det gradvis debiteras som en kostnad, vilket minskar tillgångsbalansen när tiden går vidare.
I slutet av januari skulle till exempel tillgångskontot minska med 1 000 dollar (vilket återspeglar 1/12 av den årliga betalningen som används), och kostnadskontot i resultaträkningen skulle öka med 1 000 USD.
Varför är förbetalda kostnader som ursprungligen placerats i balansräkningen som en tillgång? Detta beror på att företaget nu har rätt att ta emot det goda eller tjänsten, i det här fallet hyra. Eftersom den förbetalda kostnaden har värde ($ 12 000) anses det vara en tillgång.

Bild med titeln konto för förbetalda utgifter Steg 5

2. Spela in journalposten för att göra den förbetalda kostnadsbetalningen. Det första steget börjar när du betalar kontanterna för den förbetalda kostnaden. Det måste finnas en post i den allmänna tidningen för att återspegla denna verksamhet.Tänk till exempel ett företag som betalar $ 12 000 för ett års värde för försäkringstäckning den 1 januari.

För att göra detta, öppna vilken bokföringsprogramvara du använder och väljer (eller skapar) det förbetalda försäkringskontot. Du kan sedan debitera det här kontot för 12 000 dollar och kreditera kontantkontot för 12 000 dollar

Eftersom förbetald försäkring är ett tillgångskonto, skulle ovanstående poster i huvudsak lägga till 12 000 dollar till tillgångar och subtrahera $ 12 000 från kontanter.

Assetbalansen är opåverkad som den ursprungliga transaktionen om från ett tillgångskonto till ett annat.

Bild med titeln konto för förbetalda utgifter Steg 6

3. Spela in journalposten för att bekostnad av den förbetalda tillgången. Vid slutet av varje räkenskapsperiod bör den del av den förutbetalda tillgången som har använts kostnadsföras till resultaträkningen. I exemplet ovan, antar att bolaget släpper ut finansiella rapporter kvartalsvis.

Den 31 mars, slutet av första kvartalet, måste en fjärde av de förbetalda försäkringen kostnadsföras. För att spela in journalinmatningen, debitförsäkringskostnaden för $ 3000 och kreditförbetalda försäkring för $ 3000.

Inträdet ovan minskar kontobalansen för förbetald försäkring och flyttar den balansen till resultaträkningen som en kostnad. Detta beror på att 3 månaders värde av försäkringsskyddet nu har tillhandahållits av försäkringsgivaren och kan erkännas som en kostnad.

Bild med titeln konto för förbetalda utgifter Steg 7

4. Bekostnad den förutbetalda tillgången fram till slutet av sitt liv. Gör tidningsposten ovan i slutet av varje redovisningsperiod tills kontobalansen för förbetald försäkring är 0. Om företaget använder året som bokföringsperiod, behövs endast 1 journalpost för att registrera kostnaden, som bör registreras den 31 december.

Till exempel, om räkenskapsperioden är kvartalsvis, för $ 12 000 förbetalning, skulle varje kvartal se $ 3000 flytt från det förbetalda försäkringskontot, till försäkringskostnadskontot. Efter kvartalet 1 skulle det förbetalda försäkringskontot ha ett värde på 9 000 dollar, och i slutet av fjärde kvartalet skulle det förbetalda försäkringskontot ha en balans på 0.

Detta avslutar processen att redovisa en förbetald kostnad, eftersom kostnaden gradvis användes under året.