Hur man redogör för förskottsbetalningar

Att ta emot och redovisa förskottsbetalningar från en klient är en uppgift som kräver noggrann uppmärksamhet på hur inmatningar görs i ett företags bokföringsrekord.Processen involverar vanligtvis att kvalificera den typ av betalning som mottagits och sedan slutföra tjänsterna till den allmänna huvudboken så att när de varor och tjänster som är relaterade till betalningen faktureras kan den betalningen tillämpas ordentligt. Medan den exakta processen kommer att variera något baserat på hur nära verksamheten använder sig av allmänt accepterade redovisningsprinciper, är några specifika steg sannolikt att användas vid utbetalning av dessa förskott.

Steg

Del 1 av 3:
Klassificera förskottsbetalningen
  1. Bild med titeln Konto för förskottsbetalningar Steg 1
1. Kvalificera typ av förskottsbetalning. Det beror på huruvida varorna eller tjänsterna har levererats eller inte. Förskottsbetalningen klassificeras som intäkter om betalningen är för varor och tjänster som delvis eller helt levereras till kunden, men har ännu inte fakturerats.
  • Den avancerade betalningen klassificeras som oöverträffade intäkter om betalningen ska vara för varor och tjänster som kommer att levereras och faktureras vid ett framtida datum, eftersom säljaren ännu inte har lämnat några fördelar för köparen.
  • Bild med titeln Konto för förskottsbetalningar Steg 2
    2. Skapa ett specialkonto i företagets bokföringstidning. Märk det "Kundens inlåning" eller "Förbetald försäljning." Du kanske tror att en kundavgift skulle vara rak inkomst, men sedan du "vara skyldig" Kunden något, det är faktiskt ansvar för verksamheten.
  • Bild med titeln Konto för förskottsbetalningar Steg 3
    3. Relatera förskottsbetalningen till ett kundkonto. Om det här är ny klient, skapa ett kundkonto i bokföringsrekorden. Detaljerna för de intjänade eller oöverträffade intäkterna ska också läggas ut i det kontot, i avvaktan på ytterligare åtgärder som att fylla ordern och skapa fakturan för den ordningen.
  • Till exempel skulle du skapa ett konto som heter "Smith Metal Technology."
    • Del 2 av 3:
    Redovisning för kundavgifter
    1. Bild med titeln Konto för förskottsbetalningar Steg 4
    1. Registrera beloppet för depositionen från kunden. I din bokföringstidning, debitera kassakontot och kreditera kundens inlåning i samma belopp. Debiteringar ökar kostnader, tillgångar som likvida medel och utdelningsräkningar. Krediterna minskar dessa konton och ökar ansvars- och aktiekonton.
    • Till exempel, när Smith Metal Technology gör en $ 1000 deposition, betalkort för $ 1000 och kredit kund depositioner för $ 1000.
  • Bild med titeln Konto för förskottsbetalningar Steg 5
    2. När arbetet är klart, skicka en faktura till kunden. Notera på fakturan mängden deposition som tidigare betalats och subtraherar den från det totala beloppet. Intäkter kan erkännas när arbetet har slutförts och kunden har fakturerats, inte när pengarna är mottagna.
  • Till exempel, om den totala fakturan är för $ 5000, dra av den $ 1000 depositionen till totalt $ 4000 skyldig.
  • Bild med titeln Konto för förskottsbetalningar Steg 6
    3. Spela in transaktionen i din bokföring. Intäkterna krediteras 5 000 dollar, kundfordringar debiteras för 4 000 dollar, och kundavgifter debiteras för $ 1000. Så här registrerar du intäkterna till företaget - genom att konvertera en skuld (arbete som är skyldigt) till en tillgång (kundfordringar).
    • Del 3 av 3:
    Posting till företagsrapporter
    1. Bild med titeln konto för förskottsbetalningar Steg 7
    1. Skicka förskottsbetalningen. Detta kommer att vara på balansräkningen eller resultaträkningen baserat på betalningsklassificeringen (som bygger på huruvida en procentandel av arbetet / tjänsten redan har levererats). Om klassificeras som "oöverträffad intäkt", Beloppet kan redovisas till bolagsbalansräkningen som en skuld enligt den obehandlade inkomsterna. En notering som förbinder intäkterna med den specifika kundens kontonummer gör det lättare att flytta balansen när en faktura skapas.
    • Till exempel, i balansräkningen skulle du ha en linjeobjekt med angivande av oöverträffade intäkter, $ 1000 Smith Metal Technology, kontonummer 589.
    • Intäkter kan redovisas till bolagets resultaträkning, när en faktura har skickats.
  • Bild med titeln Konto för förskottsbetalningar Steg 8
    2. Fyll i transaktionerna när fakturan är upplagd. Detta kommer att flytta den obehandlade intäkterna från balansräkningen, eftersom det nu kan räknas som en betalning på ett specifikt fakturantal som finns i de öppna bokslutet och betraktas som en del av fordran för perioden. Intjänta intäkter på samma sätt kan flyttas från en enastående linjepost på resultaträkningen som tillämpas mot fakturans balans.
  • Resultaträkningen skulle ange "Intäkter $ 5000" Efter att arbetet är klart och fakturan skickats.
  • Bild med titeln Konto för förskottsbetalningar Steg 9
    3. Håll bra poster. Papperskopior av alla dokument relaterade till varje kundbetalning bör hållas i minst ett år tills dina konton har granskats och dina skatter lämnats in. Då kan du spara dokumentation elektroniskt i minst sju år.

    • Video

    Genom att använda den här tjänsten kan viss information delas med YouTube.

    Tips

    Många bokföringspaket innehåller automatiserade processer för utbetalning av förskott enligt accepterade redovisningsprinciper. För att hantera inlägget är allt som krävs för att ange beloppet av betalningen, klass den som intjänade eller obehandlade intäkter och relatera den till en viss kund. Programvaran gör sedan de nödvändiga uppgifterna på rätt bokföring och uttalanden.
  • Lite olika metoder kan användas i olika delar av världen. Ett tillvägagångssätt kräver att man skapar det som är känt som en väntande eller förskottsfaktura och notera förskottsbetalningen som en kredit på den fakturan. När varorna och tjänsterna har debiterats till fakturan tillämpas krediten och kunden får en faktura som speglar en nollbalans eller någon återstående balans som förskottsbetalningen inte täckte.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande