Hur man accepterar ett avgångsbrev (med bilder)

En av de mer utmanande aspekterna av förvaltande anställda handlar om en anställds avgång.Att ha en strukturerad separationspolitik på plats före tid kommer att hjälpa dig att veta hur man accepterar ett avgångsbrev.Med hjälp av några grundläggande affärshanteringsförmåga kan du lära dig att på lämpligt sätt hantera en anställds beslut att avgå från ditt företag på ett vänteläge.

Steg

Del 1 av 3:

Ta hand om affärer (administrativa detaljer)

1. Utveckla ett logiskt system för hantering av avgångsbrev. Du kommer att verka oprofessionellt om du inte har ett tydligt, kortfattat sätt att hantera utgående anställda.

Det kan vara fördelaktigt att ha generiska separationsinformationspaket för att ge anställda. Om de kommer till dig med deras uppsägning, kommer de förmodligen att vilja prata med dig om att göra de åtgärder som krävs för att övergå från ditt företag så smidigt som möjligt. Erbjuder dem professionell rådgivning och upprätthåller en strukturerad översikt för poster som avgångsvederlag, lämnar uppsägningskrav, tillhandahållande av en vidarebefordringsadress för slutbetalning och slutdatum för anställning.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 2

2. Bestäm när kontrarepers kommer att göras. Varje avgång är annorlunda och involverar varierande faktiska scenarier. Som arbetsgivare måste du bestämma när motoffrarna är acceptabla och när du helt enkelt låter arbetstagaren gå. Vissa arbetsgivare har en politik att aldrig försöka behålla en anställd som till synes vill inte vara där. En policy som möjliggör vissa förhandlingar kan dock vara fördelaktiga, särskilt när arbetstagaren är värdefull för ditt lag.

Till exempel, om den individ som skickar ett avgångsbrev är en högklassig tjänsteman eller verkställande i ditt företag, kanske du vill förstå hans eller hennes bekymmer och korrigera dem så att arbetstagaren stannar.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 3

3. Utkast till ett svarbrev.Ingår i ditt vanliga avgångsgodkännande bör vara ett svarbrev.Brevet bör ange att du ångrar förlusten av arbetstagaren, men respekt och förstår deras beslut.Informera dem om det datum du fick brevet och datumet för sin sista arbetsdag.Var hjärtlig och önskar din utgående anställd bäst.

Ett provbesvarsbrev kan läsa:
"Kära [anställningsnamn],
Jag mottog regel med ditt avgångsmeddelande om [datum avgångsmeddelande var inlämnad].Din avgång har godkänts och din sista arbetsdag kommer att vara [Datum för slutgiltigt arbetsdag].Det har varit ett nöje att arbeta med dig och på uppdrag av hela företaget, jag vill önska dig lycka i alla framtida strävanden.Vänligen rikta frågor till detta kontor.Tack för dina många års tjänst.
Med vänliga hälsningar, [Ditt namn]."

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 4

4. Skydda konfidentiell affärsinformation.Om ditt företag har gett en individuell åtkomst till företagskort, bankkonton, bilar eller bärbara datorer eller annan elektronisk utrustning, se till att dessa returneras.Efter att ha avgått, eliminera medarbetarens tillgång till kontoret via säkerhetskort och byte av systemlogga in info.Att skydda ditt företag och dess egendom bör vara högst upp på din prioriteringslista när man överväger hur man accepterar ett avgångsbrev.

Om anställda är skyldiga att underteckna ett icke-konkurrensavtal som en del av anställningsprocessen, se över det här dokumentet med arbetstagaren när du accepterar deras avgång.Detta kommer att se till att de är fullt medvetna om sina begränsningar för att frigöra företagsinformation och kontakta kunder eller intresseföretag.

Bild med titeln Acceptera ett uppsägningsbrev Steg 5

5. Slå in saker.Om den avgått medarbetaren är mitt i ett projekt eller handel, få dem att avsluta det.Om det är omöjligt för dem att slutföra sin nuvarande arbetsbelastning innan de avgår, få dem att utarbeta en rapport som beskriver vad som har gjorts och vad som har lämnats ångra.Låt dem veta vad som förväntas av dem innan de lämnar företaget.

Instruera arbetstagaren att tillhandahålla en lista över viktiga e-postadresser, telefonnummer och datafiler för deras ersättning.

Begär att arbetstagaren lämnar en vidarebefordringsadress för sina skatteutlåtanden och slutlig lönecheck.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 6

6. Upprätta ett slutdatum.Vanligtvis mandat på mänskliga resurser att arbetstagaren tillhandahåller minst två veckors varsel innan de avgår.I slutet av de två veckorna är arbetstagaren fri att lämna.Baserat på vad du känner till medarbetarens nuvarande arbetsbelastning kan du eller kanske inte begära att utvidga den tidsfristen.Slutdatum kan variera med arbetstagarens ställning inom företagen - individer med fler ansvarsområden, måste vanligtvis vänta längre innan de officiellt lämnar företaget än anställda i Junior Rank-and-File.

Olika stater har olika lagar om uppsägning. Till exempel, i Kansas, behöver en anställd inte ge något meddelande när han eller hon slutar. Men vissa stater kan kräva förvaringsmeddelande. Var noga med att du kontrollerar dina lokala lagar för att säkerställa att det etablerade slutdatumet är giltigt.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 7

7. Arbeta med att anställa en ersättare.Banan mot att ersätta den anställde som lämnar med en annan anställd bör börja omedelbart.Sök ditt företags roster för en acceptabel kandidat.Fråga den utgående medarbetaren för förslag om vem de tycker skulle vara en bra passform för positionen.Om inga kvalificerade medarbetare finns inom ditt företag, öppna anställningsprocessen till externa kandidater.Att lokalisera och träna Den utgående medarbetarens ersättning på ett snabbt och i rätt tid kommer att se till att arbetsflödesavbrottet minimeras.

Om du kan anställa den avgående medarbetarens ersättning innan de lämnar, låt dem träna under den utgående medarbetaren.Detta garanterar en smidig övergång.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 8

8. Utför en utgångsintervju.En utgångsintervju ger den avgående medarbetaren en chans att prata om deras erfarenhet med dig och uttrycka vad de kände sig arbetade i sin specifika avdelning eller i den stora verksamheten.Uppmuntra din avgående medarbetare att vara ärlig i sin utvärdering av företaget, hans medarbetare och ledning under utgångsintervju.Lyssna noggrant och använd deras insikter som ett tillfälle att lära dig hur du bäst kan identifiera deras ersättning och justera förväntningarna för den person som antar positionen.

Glöm inte att få veta mer om varför arbetstagaren vill lämna när du utför intervjun.Det kommer vanligtvis att vara en anledning som anges i uppsägningsbrevet, men det är en bra idé att dyka djupare in i vad som kan göras för att göra medarbetaren att stanna.

Del 2 av 3:

Göra en motoffer

1. Bestäm om du vill acceptera medarbetarens avgång.Förhandlingar med en anställd att stanna är vanligtvis en bra idé om du har råd med det, speciellt om de har många år med företaget, massor av institutionell kunskap och värdefulla kontakter som kan följa honom eller henne till sin nya position.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 10

2. Ta reda på så mycket du kan om medarbetarens skäl att lämna företaget.Använd denna förklaring för att bestämma om arbetstagaren kan förhandlas med.Om din anställd lämnar eftersom de hatar sitt jobb, försök inte hålla dem runt.Men om de lämnar för att driva ett bättre jobb - med mer frihet, bättre lön eller mer prestige - kan du överväga att prata dem genom att göra en motverk.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 11

3. Försena inte det oundvikliga.Ofta kommer en motverkare att behålla en anställd inte hålla dem på ditt företag på lång sikt.Det kan finnas skäl bortom de som de erkänt som gör att de vill lämna ditt företag.Det här är inte att säga att din anställd ljuger, men de kan faktiskt tro att deras nuvarande position är värt att hålla pengar ensam.Vanligtvis lämnar anställda inte enbart på grund av storleken på deras lönecheck. Att hålla dem runt är en tillfällig lösning som bäst undviks.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 12

4. Tänk på det meddelande du skickar.Om andra anställda får vind av det faktum att du gjorde en motoffer till din avgjorda anställd för att få dem att stanna, kan de andra se dig som desperat att hålla människor från hoppskepp.Dessutom kan de känna att de också ska titta på andra arbetsmöjligheter, och hotar att lämna för att få en höjning eller kampanj.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 13

5. Tryck inte på arbetstagaren för att stanna.Om deras sinne görs, kommer du att få ingenting genom att luta sig på dem att stanna.Disparera inte eller höja tvivel om kvaliteten på det företag som din utåtgående anställd går med.Om arbetstagaren är mindre säker på att hans eller hennes beslut ska avgå, vilket gör att de känner sig dumma, skyldiga eller själviska genom att sluta är inte bara oprofessionellt och manipulerande, men är inte i dina bästa intresse.Detta underhandt beteende är obehagligt av en ledare.

Genom att trycka på medarbetaren är dålig för både dem och du.Utan att lösa de bakomliggande orsakerna till arbetstagarens missnöje skapar du ett recept på senare besvikelse när de bestämmer sig för att lämna.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev steg 14

6. Var ärlig.Löfte inte ett avgått medarbetarnas nya ansvar eller en förändring i kontorskulturen om du inte kan leverera på den.En sådan mendacity kommer obevekligt att böja din utåtgående medarbetare och lämna dem med en dålig smak i munnen när de äntligen inser ingenting kommer att förändras.

Även om du är väl avsiktlig, gå tillbaka och fråga vad som är möjligt och vad som inte är möjligt på din arbetsplats.Till exempel, om din anställd vill ha ett jobb som redan fyllts av någon annan och det skulle vara överflödigt att skapa en identisk position, var ärlig och låt arbetstagaren veta att du inte kan ge dem vad de vill ha.

Del 3 av 3:

Säger adjö och visar uppskattning

1. Behålla din lugn.Hantera avgången professionellt.Detta är särskilt viktigt när du lämnas av uppsägningsbrevet och får det första tillkännagivandet om arbetstagarens lämnande.Reagera inte emotionellt.Om du svarar negativt kan arbetstagaren bli förolämpad och lura ut på dig eller deras medarbetare.

En sur anställd kan göra de få veckorna de förblir på företaget en mardröm.
Att svara med sorg, chock eller sorg, medan förståeligt, kan göra situationen ännu mer stressig och svår för den avgick anställd.
Lägg inte till medarbetarens stress och obehag genom att be dem att stanna (om du inte erbjuder en förbättrad lön och fördelar).

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 16

2. Erbjuder anställd ett rekommendationsbrev.Dessa bör noggrant beskriva vad arbetstagarens ansvar var.Arbeta med dem om de önskar specifika i sitt brev om det arbete de gjorde för ditt företag, men var ärlig och uppriktig.Håll dina brev av rekommendation kort och till den punkten.Om det företag som mottar brevet har frågor, kommer de att kontakta dig.

Bokstäverna i rekommendation kommer att variera, men en standardform består av en hälsning ("kära så och så") - en beskrivning av hur du känner till den avgivande individen där du beskriver din erfarenhet som arbetar med honom och en litany av egenskaper som göra den anställde attraktiv för dig och förmodligen till en annan arbetsgivare.Förklara att arbetstagaren fortsätter att utmärka sig i sitt valda yrke.Ange din kontaktinformation vid foten av brevet och föreslå att om den potentiella arbetsgivaren är intresserad, är du tillgänglig för att tala mer om den aktuella medarbetaren.

Ge konkreta exempel för att säkerhetskopiera varje beräkning av beröm du gör.Du kan till exempel skriva, "John ständigt visade kreativitet i att lösa designproblem."Då bör du citera tre eller fyra instanser där John kreativt löste de ovannämnda designproblemen.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 17

3. Låt gänget veta.Skicka ut ett memo eller e-post till den avgått medarbetarnas medarbetare som meddelar avgång.Låt dem inte veta att den aktuella medarbetaren lämnar, och på uppdrag av det företag du önskar dem bra i deras framtida strävanden.

Ett tillkännagivande e-post kan läsa något, "det är med en djup ånger att jag måste informera dig om att [anställdas namn] kommer att flytta till en annan position.Deras sista dag kommer att vara [anställdas sista dag].Snälla gå med mig i att önska honom / henne bra i alla framtida ansträngningar."

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 18

4. Fira arbetstagarens beslut.Även om du är besviken över att se en bra arbetare (och kanske till och med en bra vän), är det viktigt att de känner till sitt arbete och bidrag värderades.Kasta en arbetsgrupp i slutet av deras sista dag för att låta dem veta.Om du inte vill ta tid bort från alla, ordna alla att träffas för drycker efter slutet av arbetstagarens senaste arbetsdag.Om du tror att en mer intim avdrev är lämplig, ha en liten lag lunch på arbetstagarens sista dag.

Bild med titeln Acceptera ett avgångsbrev Steg 19

5. Lämna dörren öppen.Utöka möjligheten till arbetstagaren att återvända om de tycker att deras nya arbetsgivare inte fungerar.Låt dem veta att de alltid kommer att ha ett hem på ditt företag.

Att odla bra relationer med utgående anställda är bra affärer.När utgående anställda känner sitt arbete uppskattades och de värderades, kommer de att fungera som goodwillambassadörer för ditt företag och rekommendera ditt företag till andra potentiella anställda och partnerföretag eller byråer.De anslutningar som din arbetstagare får i sin eller hennes nästa position kan också gynna dig, och de kan skicka kunder eller andra potentiella anställda din väg.

Tips

Det sätt du svarar på en anställd avgång påverkar direkt hur resten av dina anställda ser dig och behandlar den utgående medarbetaren.Om du svarar med Rancor, frustration, vrede och besvikelse kan dina anställda behandla den utgående medarbetaren dåligt.Oavsett om du är besviken eller upphetsad lämnar de, accepterar arbetstagarens beslut att avgå med en positiv attityd.

Kräver alltid att anställda ska lämna ett skriftligt meddelande om avgång.Verbala avgångar ("Jag slutade!") Kan senare leda till anspråk på orättvis uppsägning av anställda.