Hur man försvarar dig själv under en invandringsrevision (med bilder)

Om du äger eller driver ett litet företag, får du meddelandet från dig.S. Immigration och tullmyndighet (is) att dina invandringsformer granskas kan vara en stressig upplevelse - men det behöver inte vara. Även om överträdelser kan leda till styva böter, följer dessa påföljder av ett visst misslyckande för att upprätthålla nödvändig dokumentation för alla anställda. Det bästa sättet att försvara sig under en invandringsrevision är att vara proaktiv och har etablerat politik på plats för att följa federal lag. Bevis på sådan politik i kombination med strikt rekordhållning kan besegra den avgift som du avsiktligt ignorerade lagliga krav.

Steg

Del 1 av 3:

Utbildningsadministratörer

1. Upprätta policyer för skapande och retention av I-9S. Att ha standardpolitik för hantering av I-9s och efter dessa policyer konsekvent minskar risken att förlora erforderliga dokument.

Ditt företag måste hålla en I-9 på fil för varje anställd anställd efter 6 november 1986. Om du avslutar en anställd måste du hålla sin I-9 på fil i tre år från dagen för uthyrning eller ett år efter uppsägning, beroende på vilket som är längre.
Varje ny hyra måste slutföra toppdelen av hans eller hennes I-9 på dagen för uthyrning. Avsnitt 2 ska fyllas i och lämpliga dokument verifieras inom tre dagar efter anställds anställningsdatum.
Det krävs inte specifikt för fotokopieringsdokument som tillhandahålls för att verifiera en anställds arbetsgodkännande. Men om du bestämmer dig för att kopiera dessa dokument bör detta göras för varje anställd konsekvent.
Håll två separata filer, en för nuvarande anställda och en för avslutade anställda. Detta gör processen att rensa gamla I-9s effektivare.
Dina I-9-filer ska hållas separat från dina andra personalfiler så att du inte behöver spendera tid att sortera dem när du utför årliga självrevisioner, eller om du får ett inspektionsmeddelande från is.

2. Ge en skriftlig handbok. Du.S. Medborgarskap och invandringstjänster (USCIS) publicerar en I-9-handbok som förklarar formulären och hur man följer federal lag.

Du kan ladda ner I-9-arbetsgivarens handbok på http: // uscis.gov / i-9-centrala.

Förutom den handbok som tillhandahålls av USCIS, bör du ha skrivit dokumentation av ditt företags specifika policy och förfaranden, inklusive namn och kontaktinformation för administratörer som ansvarar för invandringsöverensstämmelse. Kontrollera informationen i din handbok och uppdatera den regelbundet.

3. Beteckna specifika administratörer för att slutföra I-9S. Att bara tillåta vissa administratörer att slutföra I-9s som har blivit fullt utbildade kan hjälpa dig att styra processen och undvika fel.

Se till att dina administratörer har granskat USCIS-handboken och bildar I-9 själv. De borde kunna känna igen vanliga fel som anställda fyller i att fylla i formulären så att I-9s är korrekta första gången, snarare än att vänta på en revision för att identifiera felaktigheter eller ofullständiga former.

Om du har en liten personal kan du ange en enda chef för att vara ansvarig för I-9s, även om du har flera chefer som har befogenhet att anställa nya anställda.

Administratören som ansvarar för I-9 ska skapa påminnelser när du anställer anställda med tillfälliga arbetstillstånd, så deras formulär kan uppdateras när dessa tillstånd förändras eller löper ut.

4. Håll träningssessioner årligen. Regelbundet planerad utbildning och uppfriskningskurser för administratörer ger ett viktigt försvar om avvikelserna upptäcks under en revision.

Helst bör du schemalägga träningssessioner efter att du har slutfört din årliga självrevision, så du kan informera lämpliga administratörer om eventuella fel som hittades.

Se till att administratörer som ansvarar för I-9, förstår också antidiskrimineringsbestämmelserna i federal lag. Eventuella policyer bör vara konsekventa, och du borde inte behöva ytterligare eller annan dokumentation från en anställd helt enkelt för att han eller hon har ett utländskt namn.

Del 2 av 3:

Genomförande av självrevisioner

1. Överväga att kontrahera med ett externa revisionsföretag. En tredje parts tjänst med erfarenhetsrevision I-9s kan hitta fel någon på din egen personal skulle sakna.

Att använda en tredje parts revisor kan gå långt för att fastställa att du gjorde en god tros ansträngning för att följa federal invandringslag.
Vissa företag tillhandahåller advokater för revisionsförsvaret samt att utföra revisionstjänster. Sök på nätet eller prata med andra småföretagare för att hitta en tjänst som bäst passar ditt företags behov och budget.
Is innehåller årliga självrevisioner som en del av sina bästa praxis. I händelse av att en isinspektion avslöjar fel, bevis på regelbundna självrevisioner ger ett försvar att du är seriös om invandringsöverensstämmelse.
Om du inte använder ett externa revisionsföretag, bör du ha en anställd som inte normalt är inblandad i anställningen eller I-9-processen som revision i I-9.

Bilden med titeln Få en akutskyddande ordning Steg 3

2. Kompilera en lista över alla anställda. Du måste ha en I-9 för alla nuvarande anställda såväl som de som har blivit uppsägna de senaste tre åren.

Du kanske vill skapa ett kalkylblad med din anställdas roster så att du kan hålla reda på varje I-9 när du utför din revision. Gör en rad för varje anställd som behöver en I-9, och sedan skapa kolumner för en komplett och exakt I-9, en I-9 som kräver korrigering eller en saknad I-9. Detta gör att du kan granska hela din personal i taget.

Bild med titeln Beräkna federal skatteavdrag Steg 9

3. Samla I-9s för alla anställda. Dra alla formulär du har och jämföra dem med din lista över anställda för att du inte har några saknade I-9s.

Du måste också hålla aktuell I-9S för inaktiva anställda - den som har blivit avskedad men är berättigad till återinförande, eller de som för närvarande är avled.

För avslutade anställda, kontrollera om du måste behålla dem. Om arbetstagaren anställdes för mer än tre år sedan, eller avslutades för ett år sedan, kan du förstöra den medarbetarens I-9.

Notera alla I-9 som du rensar från dina poster med medarbetarens namn och datumet I-9 rensades. Sedan strimla I-9.

Bild med titeln Budget dina pengar Steg 7

4. Utvärdera varje I-9. Kontrollera försiktigt varje sektion av varje form med de riktlinjer som anges i I-9-handboken Publicerad av USCIS.

Arbetstagaren måste slutföra avsnitt 1 i hans eller hennes I-9, som ger namn, adress, flicknamn och födelsedatum. Arbetstagaren måste då ge sitt eller hennes personnummer och tecken eller datum formuläret.

Om en blankett inte fylls korrekt, bör du omedelbart prata med arbetstagaren om att korrigera felet eller bristen.

Granska informationen på formuläret om de dokument som anställdes av arbetstagaren. Om dessa dokument har löpt ut eller behöver uppdateras, be medarbetaren att ge aktuell dokumentation.

Se till att de kontrollerade dokumenten har listats på formuläret och att fotokopior av de kontrollerade dokumenten ingår i arbetstagarens I-9.

Gör en anteckning på din roster eller kalkylblad som omvärdering av arbetstagarens dokument krävs. När du tar emot och granskar aktuella dokument, uppdaterar du kalkylbladet med det datum då dokumenten re-verifierades.

Även om fotokopior av dokument inte är nödvändiga, om fotokopior görs måste de vara läsbara och måste behållas tillsammans med I-9-formuläret som de relaterar.

Bild med titeln Hitta status för en social trygghetskrav Steg 14

5. Korrigera eventuella fel. I stället för att bara ha medarbetaren fyller i en ny form måste du följa de specifika processer som är etablerade av USCIS för att korrigera en felaktig I-9.

Vissa former kan behöva uppdateras - till exempel om en anställd har gift och ändrat sitt eller hennes efternamn.

I de flesta fall kan du helt enkelt korrigera informationen på den ursprungliga formuläret. Slå ut den felaktiga informationen och lägg till din korrigering. Sedan initiera korrigeringen och skriv datumet för korrigeringen.

Gör en anteckning på din roster av korrigeringen och det datum det gjordes.

Om felet inte lätt kan korrigeras, t.ex. genom att helt enkelt slår igenom den felaktiga informationen och skriva rätt information ovan, borde du ha medarbetaren att fylla i en ny I-9. Fäst den gamla, felaktiga I-9 till den nya, korrekta. Förstör inte eller släng bort den gamla I-9, och inte återkommer den nya.

Bilden med titeln Hitta status för ett socialförsäkringsanspråk Steg 11

6. Arbeta med medarbetare för att slutföra saknade I-9S. Om en nuvarande anställd inte har slutfört en I-9, kräver att han eller hon fyller i toppen av ett formulär och skicka in lämplig dokumentation.

Om en anställd inte har en I-9 och du skapar en för att täcka bristen, var försiktig så att det inte är tillbaka. Du bör snarare använda det datum som medarbetarnas stöddokument granskas.

Notera skapandet av den nya I-9 på din anställningsrosch som en korrigerande åtgärder, och inkludera det datum den nya I-9 slutfördes.

Om det finns en saknad I-9 för en anställd som har blivit avslutad, notera om frånvaron och behåll den noten med din I-9s för samma tid som du behöver för att hålla den anställdes I-9.

Del 3 av 3:

Hantering av isinspektioner

1. Ta emot ditt meddelande om inspektion (NOI). Is inspektionsprocessen börjar när du serveras med en NOI som tvingar dig att skicka in dina I-9-blanketter för revision.

Ditt meddelande kommer att ange hur inspektionen kommer att äga rum. I vissa fall kan du få en ischef på din verksamhet för att genomföra inspektionen. I andra måste du enkelt maila dina formulär till det lämpliga isfältkontoret.
Du kan få en delspel eller garanti som kräver dina former snarare än ett meddelande. Medan du har tre dagar att skicka de dokument som krävs av en NOI, måste du producera dokument som krävdes i en stämning eller garanterar omedelbart.

Bild med titeln Ta bort en avliden person från ett gärningssteg 17

2. Överväga att konsultera en advokat. Om du är orolig för att I-9s du skickar inte kommer att passera granskning, bör du kontakta en erfaren advokat så snart som möjligt för att diskutera dina alternativ.

Leta efter en advokat som har erfarenhet av att arbeta med ICE och USCIS, och som förstår I-9 Juridiska krav och förfaranden.

Bild med titeln Registrera ett företag i Indien Steg 16

3. Samla dina I-9s. Du har bara tre arbetsdagar från det datum du serveras med en NOI för att skicka in dina I-9s till revisorn.

Ice kan begära ytterligare stöddokumentation, till exempel en kopia av din löneavgift, lista över dina nuvarande anställda eller affärsdokument som dina operativa licenstagare.

Efter is tar emot dina dokument kommer en revisor att analysera dem för fullständighet och noggrannhet.

Om du utför årliga självrevisioner kanske du vill överväga att skicka resultatet av dessa revisioner till is tillsammans med din I-9S. Detta inkluderar några anteckningar som du gjorde om saknade eller korrigerade I-9s, och kalkylblad du skapade under din självrevision. Dessa rapporter visar att du har gjort en god tro för att följa lagen.

Om du lagrar din I-9S elektroniskt måste du ge tjänstemannen tillgång till dina formulär tillsammans med någon programvara eller hårdvara som är nödvändig för att se dem.

Bilden med titeln Få en begränsningsorder Steg 18

4. Ta emot din anmälan om inspektionsresultat. När revisionen är klar får du ett meddelande från is som förklarar vad revisorn hittade och vilka åtgärder som följer.

Om revisorn inte hittar några problem med dina formulär, får du en efterlevnadsbrev som anger att du överensstämmer med federal invandringslagstiftning.

Revisorn kan finna skillnader som ökar misstankar som en viss anställd får inte vara behörig att arbeta. I det fallen har du och medarbetaren möjlighet att presentera ytterligare dokumentation som visar att arbetstagaren är behörig att arbeta.

Om revisorn finner betydande kontrollövervakningar kan du få ett meddelande om avsikt att böter. Detta meddelande är reserverat för papperskvaliteter där revisorn har ytterligare bevis eller anledning att tro att felen var att veta och avsiktliga.

Tänk på att böter kan bedömas för felaktigt eller ofullständigt pappersarbete som inte överensstämmer med federal invandringslag, även om alla dina anställda är behöriga att arbeta i U.S.

Bilden med titeln Få ett varumärke Steg 18

5. Gör några nödvändiga korrigeringar. Om revisorn finner några tekniska eller procedurfel, kommer du vanligtvis att ha tio dagar för att rätta till dessa formulär.

Om formulären inte korrigeras inom tio dagar, kommer felen att betraktas som materiella överträdelser och du kommer att skickas ett meddelande om avsikt att böter.

Till exempel kan du ha en anställd som är en u.S. medborgare och är behörig att arbeta i U.S., Men förarlicensen som han gav för identifiering utgått nu. Denna I-9 bör uppdateras efter att ha kontrollerat att individen har förnyat sin licens genom att inkludera det nya utgångsdatumet.

Bild med titeln hävdar ersättning för whiplash steg 32

6. Begär en utfrågning. Om is skickar dig ett meddelande om avsikt att böter (NIF), har du möjlighet att antingen förhandla om en lösning eller begär en utfrågning.

Du har 30 dagar från mottagandet av din NIF för att begära en utfrågning. Läs din NIF för att lära dig procedurkrav och tidsfrister för att lämna in ditt svar.

Även om du begär en utfrågning, kan du fortsätta att förhandla om en lösning.

Tänk på att böter typiskt bedöms endast för att veta överträdelser. Du kan försvara dig själv under en invandringsrevision genom att bevisa att du gjorde ett ansträngning i god tro för att följa federal lag, även om vissa misstag glider igenom sprickorna.

Bild med titeln hävdar ersättning för whiplash steg 39

7. Argumentera ditt ärende. Vid din utfrågning får du möjlighet att försvara dig mot revisorns påståenden.

Dokumentation av självrevisioner såväl som dina skriftliga policyer och förfaranden tjänar som bevis för ett gott trosförsvar. Du kan hävda att du gjorde en god tro för att följa lagen med hjälp av självrevisioner och skriftliga policyer skapades och fungerade innan du fick ett meddelande om inspektion från is.

Andra faktorer kan också hävdas för att mildra böterna som bedömts mot dig. Domaren kommer att ta hänsyn till verksamhetens storlek, oavsett om du arbetar säsongsmässigt och graden av anställdas omsättning.

Dela på det sociala nätverket: