Hur man är en kontorschef (med bilder)

Som en kontorschef kommer du att vara ansvarig för alla aktiviteter, projekt och anställda inuti ditt kontor. Detta kräver att du har överlägsen organisatorisk, ledarskap och problemlösande färdigheter och är ett stort ansvar som inte bör tas lätt. Lyckligtvis, med rätt utbildning, erfarenhet och kunskap, kan du bli en kontorschef och trivas i positionen.

Steg

Del 1 av 4:

Utföra dagliga uppgifter

1. Hålla ett rent kontor. Som kontorschef är kontorets och dina anställdas städning och säkerhet och dina anställda ditt ansvar. Det innebär att du får ett externt underhållsföretag att regelbundet rengöra kontoret eller arbeta med en intern rengöringsbesättning för att hålla sakerna rena.

Bild med titeln Köp en franchise Business Steg 19

2. Svar telefonsamtal och svara på e-post och röstbrevlåda. Ett av dina huvudansvar som en kontorschef kommer att vara att svara och svara på kund och klient telefonsamtal. Det innebär att ta meddelanden och leverera meddelandena till lämpliga personer på ditt kontor. Det kommer också att innebära att du svarar på frågor och löser problem för resten av din interna kontorspersonal.

Bild med titeln Köp en franchise Business Steg 26

3. Rekrytera och ombord på nya anställda. Som kontorschef kan det vara ditt ansvar att intervjua och rekrytera nya anställda. Om du måste göra det som en del av ditt ansvar är det viktigt att du bygger en process och får allt det nödvändiga pappersarbetet som är undertecknat och fyllt av nya anställningar. Det kan också vara din plikt som en kontorschef att träna nya anställningar och få dem acklimatiserade till kontoret.

Bild med titeln Konto för lagerbaserad ersättning Steg 12

4. Upprätthålla en kontorsbudget. Du kan vara till uppgift att skapa och upprätthålla en kontorsbudget. Detta kan sträcka sig från enkla kontorsmaterial som bläck, papper och pennor till mer komplexa utgifter som lön, verktyg, utrustning och pengar för kontorsdesignuppgraderingar. Tänk på alla dina potentiella kostnader under hela året och kommer med en realistisk uppskattning av hur mycket allt kommer att kosta.

Du kan be att se föregående års budgetar för att förstå vad din bör bestå av.

Bild med titeln konto för skuldförlåtelse Steg 4

5. Hantera kundklagomål och kommentarer. Om det finns ett allvarligt kundklagomål, kan du behöva lösa det. När du får feedback från kunder är det också viktigt att du kommunicerar med de andra avdelningarna på ditt kontor så att de kan anpassa sin verksamhet i enlighet därmed. Om du ser ett återkommande klagomål, vet du att det är ett vanligt problem som kan behöva större åtgärder, som en förändring i det sätt du gör saker.

Bild med titeln Arbeta för en Perfectionist Boss Steg 6

6. Skapa nödprocedurer och följa regler. Ett annat sätt att säkerställa kontorssäkerhet är att se till att allt är upp till kod och att det inte finns några hälsosamma eller säkerhetsrisker på ditt kontor. Om det inte finns några nödprocedurer i händelse av en nödsituation som brand eller översvämning, ska du arbeta med ledningen för att utveckla dem. Du kan också vara till uppgift med utbildningsanställda om hur man ska evakuera byggnaden och vara säker vid en sådan nödsituation.

Del 2 av 4:

Bygga användbara färdigheter

1. Utveckla stellar kommunikation. För att vara en bra kontorschef måste du utveckla tydlig och kortfattad skriftlig och muntlig kommunikation på ditt kontor. Som ledare kommer människor att se upp till dig för att ställa in standarderna för kommunikation. Se till att alla dina kommandon är klara och försöker vara så detaljerade som möjligt när du ger instruktioner.

God kommunikation innebär också att det är klart och kortfattat i e-postmeddelanden. Undvik stenografi och vara detaljerad i dina e-postmeddelanden.
Miscommunication mellan anställda kan skapa kaos och skada din kontors produktivitet. Steg in när anställda har oenigheter och lösa problemet.

2. Kunna anpassa och multitask. Att vara smidig och målorienterad hjälper dig som en kontorschef. Ofta kommer du att vara med i flera avdelningar och kan bidra till mer än ett projekt på en gång. Rulla med stansarna och vara redo att lösa problem som ditt lag kan komma över. Som kontorschef måste du köra ditt team till slutmålet och det innebär att hantera eventuella oväntade problem som kan uppstå.

Bli inte bogged ner och frustrerad eftersom det kommer att ställa stämningen för resten av kontoret.

Hantera en sak i taget och felsöka problem när de kommer.

Bildbeteckningen blir en lärare i Indien Steg 14

3. Håll dig organiserad. Det är viktigt att alla de projekt du är involverade i att vara separerade och organiserade eftersom du sannolikt kommer att delta i flera projekt samtidigt. Som chef kommer människor att förlita sig på dig för att ordentligt arkivera information och hantera det på ett sätt som är transparent för de andra som arbetar på projektet. Håll bra poster, logga allt du kan, hålla listor över vad du behöver göra, och se till att din personal har tillgång till den information de behöver.

Varje projekt ska ha en dedikerad mapp och innehåller ibland undermappar så att du snabbt och enkelt kan få tillgång till information.

Bild med titeln Bygg ett bra lag för företags framgång Steg 17

4. Håll en lugn, positiv attityd. En bra kontorschef är lugn under tryck och är ständigt en källa till motivation till sina anställda på kontoret. Ju mer flyktiga din ledningsstil, desto mer kaotiskt kontor kommer att vara. Håll en professionell upplevelse när det gäller dina anställda och kunder, och vara där för anställda som behöver hjälp eller motivation.

Del 3 av 4:

Få rätt utbildning och erfarenhet

1. Graduate High School eller få din GED. Typiskt kräver Office Manager Positions ett minimum av högskoleexamen eller en GED. Om du vill vara en kontorschef, se till att du examinerar gymnasiet först eller tar en kurs för att få din GED.

Bildtiteln blir ett certifierat tandläkare Steg 2

2. Uppnå en högre grad. Om du vill förbättra chanserna att övervägas, kommer en associerad eller kandidatexamen i företagsekonomi att göra dig att sticka ut. Om du vill vara en kontorschef i en högspecialiserad eller teknisk industri, kommer en kandidatexamen eller magisterexamen i den branschen att förbättra dina chanser att få jobbet.

Bildbeteckningen blir ett generellt transkriptionist steg 1

3. Få erfarenhet av att arbeta på ett kontor. Många kontorsledare börjar som administrativa eller kontorsassistenter. För att förbättra dina chanser att landa ett kontorschef jobb, försök att få upplevelse att beställa leveranser, hjälpa till med en annan kontorsadministratör, göra kundservice, underhåll av anläggningar eller hantera ett lag. Dessa färdigheter kommer att överföras till en Office Manager-roll.

Del 4 av 4:

Få jobbet

1. Prata med din HR-avdelning för att bli befordrad till Office Manager.Om du redan arbetar på ett kontor och det finns en ledig tjänst för en kontorschef, bör du schemalägga ett möte med HR och se om du kan ansöka om jobbet. Vissa företag skulle hellre hyra kontorschefer internt och det här kan vara det tillfälle du behöver för att få din fot i dörren.

Bildbeteckningen blir ett generellt transkriptionist steg 5

2. Sök online för jobböppningar. Titta på populära jobbbrädor och söka efter Office Manager Positions. Försök hitta positioner i branscher som du redan har erfarenhet av att maximera chanserna att landa jobbet.

Bildbeteckningen blir en notarie offentlig i Wisconsin Steg 8

3. Skicka in din ansökan och fortsätt. Ditt CV bör lyfta fram alla yrkeskunskaper som du har och alla tekniska, organisatoriska eller administrativa färdigheter som du äger. Erfarenhet att upprätthålla kontorsutrustning som databassystem, datorer, skrivare och telefoner kommer att vara till nytta.

Analytisk, finans, organisation och ledningsförmåga är också fördelaktiga för en kontorschef.

Tänk på tider när du var tvungen att organisera och hantera människor i skolprojekt om du inte har professionell erfarenhet.

Bild med titeln Bli en bilingenjör Steg 15

4. Fortsätt intervjuer. När du intervjuar kommer du sannolikt att bli frågad om din konfliktlösning, organisatoriska och ekonomiska färdigheter. Var redo att svara på några tillämpliga frågor som kan kastas på din väg och se till att du betonar din administrativa kunskap och skicklighet.

Om du intervjuar för en kontorschef på ett högt tekniskt område som medicin eller teknik, var redo att svara på några tekniska frågor som kan kastas på din väg.

Video.

Genom att använda den här tjänsten kan viss information delas med YouTube.

Dela på det sociala nätverket: