Hur man använder affärsverksamhet (med bilder)

Datoriserande affärsverksamhet är ett effektivt sätt att effektivisera affärsprocesser, hantera stora mängder information och data, och åstadkomma mer arbete på kortare tid. Reklam, bokföring, kundinformationshantering och interoffice kommunikation är affärsprocesser som dra nytta av datorisering. Beslutet att datorisera affärsverksamheten kräver inmatning från alla nivåer i organisationen. Viktiga detaljer måste övervägas, inklusive beslut om datormaskiner och programvaruinköp, specialiserade datorutbildningsbehov och ett systematiskt tillvägagångssätt för datainmatning och hantering.

Steg

Del 1 av 3:

Bedömning av datoriseringsalternativ

1. Brainstorm och forskningsområden där datorisering kan vara användbar. Ta dig tid att överväga vad som kan automatiseras för att förbättra din affärsverksamhet. Tänk på arbetsintensivt arbete som kan förenklas eller förbättras med programvara. Alternativt, överväga system som kan behöva säkerhetskopieras (som redovisning eller personalrekord). Fråga andra företagsägare vad de har automatiserat och hur det har påverkat sin verksamhet.

Du kan också läsa handelspublikationer och branschblad för att få datoriseringsidéer.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 2

2. Rådfråga med alla anställda. Möt med chefer och avdelningschefer. Be dem att göra en lista över alla aktiviteter som potentiellt kan vara datoriserad. Handstil lönekontroller och kuvertetiketter, manuellt beräknar produktuppgifter och moms och outsourcing flierproduktion till skrivare är bara några exempel på uppgifter som kan göras internt på en dator.

Be chefer att träffa sina anställda. Inkludera anställda på alla nivåer i verksamheten i samtalet för att genomföra ett system som gynnar alla.

Till exempel kan en leveransförare vars huvudsakliga jobb är att leverera varor, spara tid från en företagsinvestering i ett GPS-system, istället för att skriva ut riktningar för hand eller konsultera en karta.

Bild med titeln Computera Business Operations Steg 3

3. Överväg att använda bokföringsprogram. Det första steget många företag tar i datorisering av sin verksamhet är användningen av bokföringsprogram. Med den här programvaran kan du hålla reda på dina konton, betala dina anställda, skapa bokslut och lämna in dina skatter (eller kan erbjuda några av dessa alternativ beroende på vilken programvara du väljer). Det kan också säkerställa att dina ekonomiska data säkerhetskopieras av offsite om du behöver det. Redovisningsprogram kan ersätta att hålla fysiska böcker som kan vara oorganiserad eller arbetsintensiv med någon lättillgänglig datorversion.

Vissa betalda alternativ inkluderar QuickBooks och Freshbooks.

Du kan dock också använda gratis bokföringsprogram som Wave Accounting.

Bild med titeln Computerize Business Operations Steg 4

4. Använd datorer för kommunikation och / eller marknadsföring. De flesta småföretag använder redan e-post och kanske datorfax för att utföra affärskommunikation. Dessa metoder tillåter lägre kostnad, enklare sätt att kommunicera med och skicka information till kunder och leverantörer. Programvaran kan dock också användas för marknadsföringsinsatser. Till exempel kan e-post användas för att skicka ut ett nyhetsbrev eller uppgifter om en ny produkt till befintliga kunder.

Mer komplicerad marknadsföringsprogram gör det möjligt för företag att spåra kundinformation, följa ledningar och skapa marknadsföringskampanjer.

Exempel är Marketo, Sailhru och Vocus.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 5

5. Få specialdesign eller tillverkningsprogramvara. Om din verksamhet involverade design och tillverkning av produkter, kan programvara högst hjälpa din produktskapande process. Designprogramvara gör att du kan skapa virtuella modeller av din produkt och köra test på den, utan att ens skapa en prototyp. Dessutom kan denna programvara kopplas till tillverkningsprogram som styr maskiner, så att du kan utföra hela skapningsprocessen på datorn.

Den typ av programvara som används beror på din bransch, produkttyp och maskiner. Sök online för design och tillverkningsprogramvara specifika för dina behov.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 6

6. Använd programvara för att hantera inventering. Lagerprogramvara hjälper till i beställning, mottagning, spårning och frakt av lager. Denna programvara kan också arbeta med bokföringsprogram och / eller elektroniska lagerhanteringssystem för att automatisera din verksamhet. Detta gör att du lättare kan styra din inventering, minska inventeringskrympningen och förbättra effektiviteten.

Exempel är 3pl Warehouse Manager, Bizslate och CIN7.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 7

7. Hantera HR och schemaläggning. Programvaran kan också användas för att hantera en del av din anställningsförhållande. För ett, kan HR-programvarupaket betala, ombord och ge ledighet till dina anställda. De kan också låta dig hantera anställda fördelar eller hantera detaljer som är specifika för oberoende entreprenörer, beroende på vilken programvara du väljer.

Exempel är zenefits, SUMHR och BAMBOOHR.

Dessutom kan annan programvara användas för att hantera schemaläggning för timmarsarbetare och / eller kundutnämningar. Dessa program effektiviserar och förbättrar schemaläggningsprocessen, vilket minskar eventuella fel och glömda möten.

Exempel är när jag arbetar, Genbook och Booker.

Del 2 av 3:

Installera datorsystem

1. Välj rätt programvara eller mjukvarupaket. Välj de områden där programvaran kan förbättra din verksamhet. Då, forskningsprogram och programvarupaket (grupper av sammankopplade program) som uppfyller dina behov och passar i din budget. Var noga med att inte blåsa hela din budget på programvara, eftersom du fortfarande behöver köpa hårdvara och betala för tillfälliga kostnader som medarbetarutbildning, systeminstallation och säkerhetsprogramvara.

Var noga med att undersöka öppen källkod. Det kanske inte har alla funktioner du behöver i vissa fall, men det är gratis och kan fungera som en bra introduktion till datorisering.
Program som SugarCrm (för kundhantering) och enkla fakturor (för fakturering) finns gratis online.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 9

2. Identifiera dina maskinvarubehov. Kontrollera dina programvarupaket för hårdvarukrav. Var noga med att notera önskad bearbetningseffekt, minne (RAM), grafikkort och operativsystem. I de flesta fall kommer programvaran att lista minimikrav, så du kan överväga att skjuta lite högre så att ditt system inte behöver uppgraderas om du bestämmer dig för att byta programvara om några år. Att veta vilken typ av hårdvara som du behöver hjälper dig att styra din datorsökning.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 10

3. Forskning Datorsäkerhetsalternativ. Rådfråga med en datorexpert, förklara processerna i ditt företag och fråga om maskinvaru rekommendationer. Den typ av företag du kör, hur mycket information du måste bearbeta och spara, och den hastighet som data måste nås är alla viktiga överväganden när det gäller att välja datorhårdvara.

De flesta av de pengar du spenderar kommer sannolikt att vara på persondatorer för dig och dina anställda. Ditt första val är mellan stationära och bärbara datorer. Båda ger samma kapacitet (om du inte behöver mycket kraftfull maskinvara för att köra komplexa program), men bärbara datorer är dyraste.

Men de erbjuder också mer flexibilitet och kan uppmuntra samarbete (anställda kan flytta runt kontoret med bärbara datorer).

Kom ihåg att också titta på kringutrustning till din dator, om det behövs. Du kan till exempel behöva ytterligare bildskärmar, skrivare, externa hårddiskar, skannrar eller tabletter för vissa program eller för att hjälpa till i din verksamhet.

Bild med titeln Computera Business Operations Steg 11

4. Ordna för datorinstallationer. Efter att ha fattat beslut om hårdvaru- och mjukvarualternativ, ordna datorerna som ska installeras. Om det är ett litet kontor kan uppgiften vara så enkel som pluggar i datorerna själv. Om det maskinvara eller mjukvaruföretag du köpt från Erbjudandet, var noga med att dra nytta av detta. Se till att dina system är igång innan installationsprogrammet lämnar.

Om dina datorer måste anslutas till varandra för att dela dokument, skapa ett nätverk. Hyr en tillfällig eller permanent nätverksadministratör för att ställa upp det här för dig.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 12

5. Säkra ditt datorsystem. Rådfråga med en datorsäkerhetsspecialist för att välja den bästa antivirusprogrammet. Utforska programvarualternativ för att säkra konfidentiella data som kundbetalningsinformation och anställdas personuppgifter. Du bör köpa ett program som ger skydd som antivirus, brandvägg och nätverksintrångsdetektering. För mer dataskänsliga företag kan du ta det ett steg längre med olika krypterings- och anställningsidentifieringsverktyg.

Del 3 av 3:

Innehåller datorsystem

1. Ställ in träningssessioner för alla anställda. Medarbetare kan ha varierande grader av komfort och färdighet med datorer och specialprogramvara. Ordna för anställda som är utbildade på alla datoraktiviteter som är nödvändiga för sina tilldelade uppgifter. För komplicerade system kan du önska att få leverantören eller servicetekniker tåg anställda.

Se till att träningssessioner är grundliga, särskilt för kritiska uppgifter.
Om ditt företag är en medicinsk klinik, till exempel, var noga med att alla läkare och sjuksköterskor är välutbildade om hur man går in och åtkomst till kritisk patientinformation.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 14

2. Starta en organiserad och logisk process för att skriva in data. Börja med högprioriterade uppgifter och projekt med pressade tidsfrister. Implementera ett system i taget så att din verksamhet inte blir dödläge med långsam systemimplementering. Ditt övergripande mål bör vara att integrera datorsystemet snabbt och sömlöst.

Till exempel, om ditt företag kommer att datorisera löneutlåtanden, prioritera denna uppgift för att säkerställa tidig lönekontroller.

Överväga att anställa tillfälliga anställda för datainmatning om det finns en betydande mängd av det. Detta gör det möjligt för dina vanliga anställda att fortsätta att göra sina jobb utan avbrott.

Bild med titeln datorisera affärsverksamheten Steg 15

3. Håll alla kopiordokument. I händelse av att misstag görs i datainmatning eller för att spara data till det nya systemet, kan du förlora alla dina data. För att förhindra detta, behåll alla kopiordokument, till exempel fakturor, kundrekord, anställningsinformation och andra dokument som innehåller viktiga detaljer.

Bild med titeln Computera Business Operations Steg 16

4. Investera i ett backup-system.Rådfråga med en datorspecialist för att välja det bästa backup-systemet för dina företags behov. Om ditt företag är liten kan du välja att manuellt säkerhetskopiera dina data till en bärbar lagringsenhet regelbundet. För större företag är alternativen att automatisera säkerhetskopieringsproceduren via online-lagringsleverantörer och backup-server.

Helst bör säkerhetskopior hållas off-site, antingen fysiskt eller online i molnlagring.