Hur man slutför en hög volym arbetsbelastning

Även om det är bra för arbetstagare att ta på sig höga volymer för att visa att de är flitiga och tillförlitliga, betyder det också att du måste ha en strategi för att förhindra utbrändhet. Att lära sig att hantera din dag så att du får det mest arbetade, och vidta åtgärder för att minska din dagliga stress, är båda en del av en plan för att få en hög volym arbetsbelastning på bästa sätt.

Steg

Metod 1 av 3:
Organisera ditt arbete
  1. Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning steg 1
1. Bestämma vilka åtaganden som är onödiga. På din arbetsplats kan du ha många åtaganden förutom de som hänför sig till ditt nuvarande högvolymprojekt. Ta lite tid och utvärdera dessa åtaganden. Uppfyller de specifikt till din arbetsbeskrivning? Finns det en kollega som är mer kvalificerad att hantera dem?
  • Få tillåtelse att eliminera åtaganden som inte nödvändigtvis är ditt jobb. Berätta för din chef att uppgifter utanför den specifika arbetsbelastningen tar bort från din produktivitet, och din chef kan vara villig att låta dig ge dem till någon annan.
  • Återvänd arbete till medarbetare som du tog som en tjänst om du nyligen har tagit på en hög volym arbetsbelastning. När du har en hög volym arbetsbelastning måste du sluta ta andras ansvar.
Expertips
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

VD för WikiHowelizabeth Douglas är VD för WikiHow. Elizabeth har över 15 års erfarenhet av att arbeta inom teknikindustrin, inklusive roller i datateknik, användarupplevelse och produkthantering. Hon fick sin BS i datavetenskap och hennes Master of Business Administration (MBA) från Stanford University.
Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas
VD för WikiHow

När det gäller att eliminera onödiga uppgifter, Elizabeth Douglas, VD för WikiHow, rekommenderar: "Du måste prioritera. Då, var realistisk om vad du kan få gjort, och kommunicera om de uppgifter du inte kommer att kunna sluta."

  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning Steg 2
    2. Se hur mycket tid du spenderar på varje projekt. Gör en tidslogg för att spela in hur mycket tid du spenderar på en typisk del av din arbetsbelastning. När du har etablerat hur länge du tar, kan du vidta åtgärder för att minska den tiden. Du kan också använda den här tidsramen för att bygga ett effektivare dagligt schema.
  • Det kan vara till hjälp att bygga ett kalkylblad av hur lång tid det tar för varje projekt så att data automatiskt kan genereras i vilken typ av visuell typ som helst hjälper dig bäst-ett linjediagram, ett diagram, etc.
  • Gör rader för varje projektnamn, varaktighet och starta och stoppa tiden. Du kan även göra en rad för avbrott och inkludera de start- och stopptiderna.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning Steg 3
    3. Eliminera arbetsytor distraktioner. När du har kartat din dagliga arbetserfarenhet kommer du att ha en visuell guide för var du kan sluta göra saker som förringar ditt arbetsflöde. Du kan till exempel stänga av e-postmeddelanden så att du inte jagar e-postmeddelanden på begäran, utan snarare avsatt tidsblock för e-post.
  • Du kan göra detsamma för telefonsamtal genom att stänga av ringsignalen och placera telefonen där du inte kan se missade varningar. Stäng av varningar för sociala medier och andra appar på både telefon och dator.
  • Förhindra att medarbetare närmar sig din arbetsyta genom att sätta upp ett "Stör inte" tecken ibland när du behöver oavbruten fokus.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning Steg 4
    4. Planera tid för avbrott. Ingen kan undvika att avbrytas på en upptagen arbetsplats. I stället för att stänga din dörr och berätta för ingen att prata med dig hela dagen, schemalägga tider på den dag du är villig att vara avbruten. Till exempel, om du är professor, reklam "kontorstid" betyder att du tillåter studenter att avbryta dig när de behöver hjälp.
  • Du kan använda aktivitetsloggen som du skapade för att visa dig vilken tid på dagen du är mest sannolikt att behövas av medarbetare och planera ditt avbrottsfönster för den tiden.
  • Du kan meddela till medarbetare när du är tillgänglig genom att maila dem eller skicka ett tecken i din arbetsyta.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning steg 5
    5. Organisera ditt arbetsområde. Att hålla ditt arbetsområde organiserat är inte bara bra för att eliminera saker som distraherar dig, men det är bra att ställa tonen för en effektiv arbetsdag. Om de dokument du behöver är begravd i en hög, förlorar du tidsökning. Håll allt du behöver på ett visst ställe så att du kan flytta snabbt.
  • Försök hålla ett litet arkivskåp på ditt skrivbord och skapa mappflikar så att du snabbt kan organisera pappersarbete när det träffar ditt skrivbord.
  • Få en stor skrivbordskalender och håll den på ditt skrivbord så att du snabbt kan penna i möten och viktiga tidsfrister.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning Steg 6
    6. Prioritera uppgifter med deadline. Ta 30 minuter varje morgon och planera din dag, inklusive att göra en lista över de viktigaste uppgifterna i deadline. Justera den här listan hela dagen så att du kontinuerligt tar itu med de viktigaste uppgifterna först, även om nya uppgifter kommer fram på ditt skrivbord hela dagen.
  • Om du till exempel arbetar i kundtjänst kan du få irratkunder som ringer och mailar trots att din chef har jobbat med ett långsiktigt dokument. Du borde pausa dokumentet för att ta itu med kundernas bekymmer först.
  • Uppdatera din lista så att du inte går av spår.
    • Metod 2 av 3:
    Interagera med dina medarbetare
    1. Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning Steg 7
    1. Berätta för din chef om ditt behov av att vara fokuserad. Även om din chef är den som sannolikt har tilldelat dig en tung arbetsbelastning i första hand, och hålla dem informerade om dina tidsbegränsningar, hjälper dem att förstå så att de inte ger dig arbete som distraherar dig. Var artig och be om deras inmatning på din arbetsbelastning så att du behåller bra villkor med dem.
    • Vara artig genom att förklara för din chef som du vill arbeta med deras nya uppdrag, men att din nuvarande tidsfrist förhindrar det. Erbjuda att arbeta på det vid en annan tid, eller hänvisa dem till en kollega du litar på att göra ett bra jobb.
    • Kom ihåg att vara flexibel med din chef. Om de ber dig att arbeta på ett annat projekt eftersom tidsfristen är tidigare än din, var öppen för den distraktionen. Räkna det som en del av dina schemalagda avbrott.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning Steg 8
    2. Alert medarbetare till ditt behov av att fokusera. Lägg inte bara ett tecken på din bås som berättar för dina medarbetare att lämna dig ensam. Skicka ut ett mail eller berätta för dem ansikte mot ansikte så att ingen animositet utvecklas. Förklara att du har en viss tidsram varje dag för att ta avbrott, och be dem att respektera ditt dagliga schema.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning Steg 9
    3. Rekrytera medarbetare som kan hjälpa dig. Du kan kanske outsourca några av arbetet i din högvolyms arbetsbelastning genom att hitta medarbetare som är kvalificerade. Du kanske vill hitta en kollega som kan göra uppgifter som du hittar svårt, eller hitta medarbetare du kan klara det lätta arbetet till.
  • Se till att den som du rekryterar har en stark arbetsetik och har inga problem med att följa det dagliga schemat du implementerar för att stanna på uppgift.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning steg 10
    4. Vara artig och taktfull i alla interaktioner på jobbet. Kom ihåg att du vill behålla en trevlig arbetsmiljö eftersom missnöjda medarbetare kan lägga till din stress och distrahera dig. För att göra detta, var artigt och snäll så mycket som möjligt i dina interaktioner.
  • När en kollega ignorerar din schemalagda avbrottstidsram och pråmar i när du är särskilt fokuserad, motstå impulsen för att vara oförskämd. Istället, säg något som, "Ja, jag förstår vad du säger, men jag är bara inriktad på det här projektet just nu. Kan jag chatta med dig på min lunchpaus?"
    • Metod 3 av 3:
    Förhindra utbrändhet
    1. Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning Steg 11
    1. Var medveten om att du förmodligen är stressad. När du arbetar med en hög volym arbetsbelastning, är du sannolikt under mycket tryck. Du kan känna dig överväldigad av den mängd arbete du måste erövra. Så småningom kommer stressen att göra att du vill sluta, vilket resulterar i utbrändhet. För att förhindra det, måste du minska stressen.
    • Symptom på stress manifesterar sig i ditt sinne, kropp, känslor och beteenden. Du kan upptäcka stress med symtom som brist på minne, snabb hjärtslag, förändring av matvanor, irritabilitet, en känsla av ensamhet och många fler.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning steg 12
    2. Låt dig ta paus. För att förhindra utbrändhet, ta mini raster hela dagen. Dessa kan vara tekniska raster, som att gå ifrån ditt skrivbord så att ingen kan kontakta dig för ett kort ögonblick. Breaks kan också byta till en annan uppgift för en kort tid. Pauser är bra. Överväg att ta en timme.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning steg 13
    3. Planera belöningar för dig själv. Lovande dig själv kommer att ta en paus vid en viss punkt i ett projekt kan hjälpa dig att behålla den motivation du behöver för att avsluta jobbet. Men du kan tänka större än bara dagliga belöningar. Planera en semester eller helg resa för att ge dig något att se fram emot.
  • Du kan också belöna dig själv genom att planera att göra något kreativt i slutet av arbetsdagen, eller planera en veckovis resa till gymmet eller ut med vänner.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning steg 14
    4. Sluta tänka på arbete när du går hem. Försök att lämna arbetet bakom när du går hem för dagen. Ställ in gränser med din chef och medarbetare så att de inte kontaktar dig när du är hemma, eller få en separat telefon och stäng av det när du kommer till ditt hus.
  • Öva avkopplingstekniker på väg hem så att när du kommer till dörren är du mycket lugnare.
  • Du kan försöka andas tekniker för att sakta ditt hjärtslag, eller placera aromaterapi i din bil om du kör.
  • Om du kör kollektivtrafik eller bilpool, försök läsa eller lyssna på en bok eller tidskrift som hjälper dig att glömma din arbetsdag.
  • Bild med titeln Komplett en hög volym arbetsbelastning steg 15
    5. Ta säkerhetsåtgärder. Det kan också vara stressigt att behöva tänka på din fysiska säkerhet och din medarbetare medan du arbetar med en hög volym arbetsbelastning om ditt jobb kräver fysiskt arbete. Ställ in säkerhetsåtgärder så att du kan ta bort den stressaren från din arbetsmiljö.
  • Följ alla säkerhetsriktlinjer som ditt företag rekommenderar och omprövar dina medarbetare regelbundet för att se till att de också bibehåller dem.
  • Om ditt företag är lite remiss i säkerhetsåtgärder, ange lite dig själv.

    • Tips

    Håll dig hydratiserad om ditt jobb är fysiskt krävande.
  • Prata med någon om du börjar se symptom på utbrändhet i dig själv, till exempel en pålitlig familjemedlem eller en vän, en terapeut, även din chef. De kan vara villiga att ta bort några av dina uppgifter.

    • Varningar

    Burnout hittar dig enkelt när du släpper ner. Efter Burnout uppstår psykiska och fysiska hälsoproblem utan varning. Därför är det viktigt att ta hand om dig själv innan utbränningen kan börja.
    Dela på det sociala nätverket:
    Liknande