Hur man är en effektiv och organiserad sekreterare

Att vara en bra sekreterare innebär att vara beredd, effektiv och välorganiserad. Genom att förbättra och förbättra din kommunikations- och organisationsförmåga kan du bli en expertekreterare och en oumbärlig del av ett lag, vilket gör din anställning mer engagerande, säker och roligt.

Steg

Metod 1 av 3:
Vara förberedd
  1. Bild med titeln vara ett effektivt och organiserat sekreterare steg 1
1. Vara i tid. Ge dig gott om tid att pendla till kontoret och komma till möten eller andra möten. Var tidigt att ge dig själv tid att förbereda eller bara komma ikapp på e-post eller andra uppgifter.
  • Försök spåra den tid det tar dig att komma till jobbet varje dag för att se vad det sanna genomsnittet är och justera din tidpunkt i enlighet med detta. Lägg till en buffertid på 15 eller 20 minuter till en viss tid, och till och med testa hur lång tid det tar att komma någonstans i förväg om att gå dit för första gången.
  • Bilden med titeln är ett effektivt och organiserat sekreterare Steg 2
    2. Var tydlig mentalt. Få gott om vila så att ditt sinne blir skarp och tänker effektivt. Ha en kopp kaffe eller te på morgonen om du vill, eller när du behöver en boost. Ta paus och paus för att omorganiseras om skrivbordet.
  • Gå upp från ditt skrivbord eller ta en paus från vad du gör i 17 minuter efter var 5: e minut, eftersom studier visar att detta gör det bästa produktiviteten. Gör några enkla övningar, prata med medarbetare, eller bara ta en promenad runt kontoret under den här tiden.
  • Bild med titeln vara ett effektivt och organiserat sekreterare steg 3
    3. Känna till schemat. Bekanta dig med schemat för din chef, dig själv eller andra anställda du behöver hålla reda på i början av varje dag. Blickar över schemat regelbundet så att du kan spara tid när du gör möten och undviker dubbelbokning eller andra fel.
  • Håll scheman och kalendrar öppna och tillgängliga för att dra upp på din dator eller telefonå ett ögonblick så att du kan kontakta dem och lägga till möten i genast.
  • Bild med titeln vara ett effektivt och organiserat sekreterare steg 4
    4. Kom till möten med alla material. Visa upp till något möte som är klart med material och tydliga anteckningar från tidigare möten och en enhet eller anteckningsbok för att ta ner minuter och andra anteckningar från det aktuella mötet. Fråga din chef om något angående din roll i mötet, inklusive alla specialmaterial som formulär eller handouts som du kan ha redo att spara tid på att förbereda eller skriva ut senare.
  • Försök att skicka ut en agenda för det kommande mötet, minuter från det sista mötet, eller något annat relevant material till alla deltagare på morgonen eller natten innan.
  • Bilden med titeln är ett effektivt och organiserat sekreterare steg 5
    5. Överväga att lära sig stenografi. Lär dig om olika typer av stenografi och sätt att påskynda ditt skrivande om du tar mycket anteckningar för hand. Ta en Shorthand-kurs för att lära tecknen och förbättra din hastighet.
  • Om du inte ofta tar anteckningar för hand eller du inte vill lära dig stenografi, gör ett typstest. Ställ in en timer i en minut och försök att skriva ut ett typiskt e-postmeddelande på din telefon, tablett, laptop tangentbord och fristående tangentbord. Räkna sedan antalet ord du skrev på varje enhet. Håll dig till enheten med det högsta ordet när du behöver ta snabba anteckningar.
    • Metod 2 av 3:
    Bli organiserad
    1. Bild med titeln vara ett effektivt och organiserat sekreterare steg 6
    1. Commit to lists och planerare. Håll en planerare, kalender och att göra-lista och uppdatera dem konsekvent. Håll dem lätt att ses och nå platser, eller ha flera som kan synkroniseras.
    • Om du arbetar bra med penna och papper, behåll en liten planerare eller kalender som kan passa i fickan eller handväska så att du alltid har det med dig. Håll en penna bifogad om möjligt så du behöver aldrig fiska runt för en. Ha en angiven anteckningsblock för att göra listor på ditt skrivbord och korsa saker som du går.
    • Om du arbetar bättre med digital organisation, använd telefonens kalender- och påminnelsessystem för att göra möten och få meddelanden om dem. Prova apps som Wunderlist eller Todoist för att hantera dina uppgifter.
  • Bildbeteckningen är ett effektivt och organiserat sekreterare Steg 7
    2. Synkronisera din information. Se till att du alltid har anteckningar och andra material med dig genom att synkronisera kalendrar, listor och filer över alla dina enheter, som nästan varje modern app har möjlighet att göra.
  • Dela uppgifter, dokument och anteckningar med andra sekreterare, din chef eller andra anställda med projektledningsprogram som Basecamp eller Trello.
  • Dela dokument och kalkylblad med Google Docs och använd program som Dropbox eller Hightail för att skicka filer.
  • Bild med titeln vara ett effektivt och organiserat sekreterare steg 8
    3. Färgkod allt. Ställ in ett färgkodningssystem för att bidra till att kategorisera alla dina material i en blick. Tilldela en färg till varje projekt, dag, anställd eller något sätt du vill avgränsa ditt arbete. Använd highlighters och färgade flikar eller etiketter för att markera filer, brickor och bärbara datorer för att enkelt hitta rätt information.
  • Många webb- och mobilappar för e-post, kalendrar och listor gör det också möjligt att tilldela en färg till varje objekt.
  • Bildbeteckningen är ett effektivt och organiserat sekreterare Steg 9
    4. Rengör din inkorg. Håll din e-postinbox ren och viktig information lätt att komma åt genom att lämna in ett mail i en mapp direkt, flagga eller markera det som oläst om du behöver komma tillbaka till det, eller arkivera eller ta bort det om du är säker på att du inte längre behöver Det.
  • Försök att göra mappar för varje år, kvart eller månad, eller märka dem via projekt, anställd eller typ. Försök att svara på, radera eller logga in e-postens information någon annanstans. Ange scheman för dig själv, som att ha alla e-postmeddelanden som arkiveras i lämpliga mappar i slutet av dagen och städa ut och hantera allt kvar i din inkorg i slutet av veckan.
  • Bilden med titeln är ett effektivt och organiserat sekreterare steg 10
    5. Var konsekvent. Håll material av samma typ på en viss plats, och ange anteckningsböcker och mappar till specifika projekt. Har en specifik anteckningsblock till exempel, som alltid stannar vid telefonen så att du aldrig hamnar ner någons namn och nummer på en servett. Håll mötesanteckningar på en separat plats från andra anteckningar, så information blir inte blandad och svår att hitta senare.
  • Bilden med titeln är ett effektivt och organiserat sekreterare steg 11
    6. Spara papper och tid. Undvik att skriva ut för att spara papper och välja online formulär eller andra dokument så att du kan spara tid och resurser. Fyll i formulär elektroniskt om möjligt. Skanna och spara kopior av pappersfiler så att de alltid är tillgängliga och blir inte skadade eller förlorade. Cirkulera digitala filer, påminnelser, noteringar och agendor istället för pappersversioner när det är möjligt.
  • Bilden med titeln är ett effektivt och organiserat sekreterare steg 12
    7. Lager upp på förnödenheter. Gäller aldrig ut av viktiga material som du använder för att vara organiserad, som anteckningsblock, pennor, kuvert och frimärken genom att köpa eller låta en kontorschef / köpare veta när du är på din sista låda eller behållare av något snarare än när de är borta. Beställ leveranser i bulk från ett företag som Quill för att spara pengar och undvika att springa så snabbt.
  • Håll leveranser organiserade på ditt skrivbord eller arbetsyta. Använd behållare, brickor, filmappar och andra behållare som är märkta eller färgade för enkel sortering.
    • Metod 3 av 3:
    Kommunicera effektivt
    1. Bilden med titeln är ett effektivt och organiserat sekreterare steg 13
    1. Hålla fast vid skript. Spara tid och energi genom att komma upp med ett enkelt språk för att återanvända för korrespondens som du ofta upprepar. Har flera skript tillgängliga för olika situationer som e-postmeddelanden, pressmeddelanden eller telefonsamtal, som du kan kopiera, klistra in och enkelt redigera för att passa det specifika scenariot.
  • Bildbeteckningen är ett effektivt och organiserat sekreterare steg 14
    2. Var en noggrann anteckningsman. Jot Down Notes på din telefon, bärbar dator eller anteckningsblock för varje möte, telefonmeddelande eller annan viktig konversation. Placera eller flytta dessa anteckningar i specifikt märkta fysiska eller elektroniska mappar så att du kan referera till dem senare och har register över verbal kommunikation som du kan glömma under en hektisk dag.
  • Bilden med titeln är ett effektivt och organiserat sekreterare steg 15
    3. Var effektiv och vänlig på telefonen. Öva din hälsning och annan viktig eller vanlig information du behöver säga via telefon. Ha listan över telefonförlängningar för ditt kontor precis framför dig och arbeta med att begå dem till minne så att du kan överföra samtal snabbt.
  • Lär känna de speciella egenskaperna hos din kontorstelefon, som att skicka någon direkt till en anställds röstbrevlåda eller lägga till personer i ett konferenssamtal, så du kan spara tid och undvika tekniska svårigheter.
  • Bilden med titeln är ett effektivt och organiserat sekreterare steg 16
    4. Kontrollera din grammatik. Se till att varje form av skriftlig kommunikation du skickar ut är stavad och fri från grammatik och skiljetecken. Tillbringa de extra några minuterna att läsa över e-postmeddelanden, agendor och annan korrespondens för att kontrollera att allt är korrekt och spara den senare tiden och förlägenhet att behöva utfärda korrigeringar eller svara på confused mottagare.
  • Slå på Spell-checka in de program du använder för dokument, kalkylblad och e-postmeddelanden. Slå på den här funktionen i din webbläsare för att få några fel när du skriver på en webbsida, speciellt när du skickar till företagets hemsida, sociala medier eller andra officiella plattformar.
  • Bild med titeln vara ett effektivt och organiserat sekreterare steg 17
    5. Håll e-post och röstbrevlåda korta och söta. Ange ditt syfte att ringa eller maila i så få ord som möjligt. Fråga direkt frågor och upprepa ditt namn, företag, telefonnummer och e-post när det behövs. Ge en tid som du förväntar dig eller hoppas att höra tillbaka från dem så att du kan hantera kommunikationen effektivt.
  • Bildbeteckningen är ett effektivt och organiserat sekreterare Steg 18
    6. Bekräfta möten och tider. Se till att du är på samma sida och ger påminnelser genom att ringa eller maila dagen före eller dag för att bekräfta möten och andra viktiga engagemang. Kom tillbaka i kontakt med personer du inte har hört från att skicka artiga och kortfattade e-postmeddelanden eller telefonmeddelanden för att påminna dem om du väntar på ett svar.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande