Hur man organiseras på jobbet

2. Bestäm dina produktivitetstider. Några av oss är morgonmänniskor, och några av oss cringe på tanken på morgonen. Du kanske redan har en känsla av vilka tider du är mest produktiv. Oavsett om du föredrar kvällar, morgnar, lunchtid eller strax före eller efter arbetsdagens rusningstider, dra nytta av dessa tider för att maximera din produktivitet.

3

Prioritera dina uppgifter. Vi vet alla att vissa uppgifter är viktigare än andra, men vi prioriterar inte alltid dem. Så utveckla ett rangordningssystem genom att flagga eller starrera viktiga uppgifter, till exempel, och vara ärlig och flexibel. Använd påminnelser, antingen via en digital kalender eller via klibbiga anteckningar på din dator eller skrivbord. Ägna mer av din tid och energi till högsta prioritetsartiklar på din lista. Exempel är tidskänsliga uppgifter som saker som är beroende av slutet av verksamheten eller imorgon. Du kan också prioritera att svara på kunder, chefer eller någon annan som betalar räkningarna. Och om du inte är säker på känsligheten eller betydelsen av en uppgift är det alltid bra att fråga.

4. Slå ut snabbuppgifter direkt. Inte alla uppgifter måste prioriteras och planeras för en framtida slutförd tid. Vissa uppgifter tar nästan lika mycket tid att planera för eller schemalägga som de tar för att uppnå. Om så är fallet och du kan slå ut dessa uppgifter direkt, gör det med alla! Hantering av snabba uppgifter hjälper omedelbart till att förhindra förhöjning.

5. Hantera rör och arbetsmaterial. Våra skrivbord går enkelt från rotade till tornado-webbplatser, uppenbarligen hämmar organisationen. Vissa människor arbetar även på en ren-desk-only-policy. Medan det inte är absolut nödvändigt, ta steg för att rensa din arbetsyta.

6

Planera aktiviteter och möten. Vissa människor planerar bara möten, men inte aktiviteter på deras att göra-lista. Schemaläggning av de viktigaste uppgifterna såväl som möten kan vara till hjälp. Du kan också "batch" dina dagar genom att bara ha möten på tisdagar och torsdagar, till exempel. Håll några hål i ditt schema också för kreativ tid till dig själv eller att tillgodose det oväntade.

2. File e-post. Använd arkivmappar och flaggor till din fördel istället för att låta meddelanden stapla upp i din inkorg. Mappar och undermappar i Outlook, till exempel eller Gmails etiketter och flera inkorgar kan vara en tillgång. Om du till exempel är en journalist, kan dina mappar kallas nuvarande berättelser, framtida historier, gamla historier, intervjuer och källor och platser och idéer.

3. Anställa andra former av kommunikation när det är effektivare. Ibland kan ett snabbt telefonsamtal göra arbetet med 10 fram och tillbaka e-postmeddelanden. Om så är fallet, gör samtalet! Om du vet att en e-postutbyte ger en diskussion eller kommer att innebära betydande fram och tillbaka, är det bättre att ringa ett telefonsamtal. Du kommer ofta att bli mer detaljerad via telefon, medan du och den andra parten i diskussionen undviker utarbetande långa, tidskrävande e-postmeddelanden. Du kan till och med maila en kollega och säga, "Jag har många frågor till dig på det här. Kanske ett samtal skulle vara enklare. Kan jag ringa dig i 5?"

4. Begränsa avbrott. Medan strategiska raster är användbara är avbrott under dina arbetstider inte. Avbrott kan sakta ner dig, bryta upp din rytm, och få dig att förlora ditt tanke. Så försök att använda bort meddelanden och röstbrevlåda när du vet att du är för upptagen. Dessa verktyg är inte bara för när du inte är fysiskt på kontoret - de kan användas när du är bara för swamped. Många har också en "öppen dörrpolitik", men du måste inte alltid hålla din dörr öppen hela tiden. Du kan till och med lämna en vänlig anteckning på dörren som säger, "Konferenssamtal pågår" eller "ockuperade. Släpp tillbaka senare eller maila tack."

5. Utnyttja molnet. Cloud computing är värt att överväga eftersom det kan vara billigare, skalbar, effektivare och lättare uppdaterad. Innehåll tillgängligt i molnet är särskilt användbart eftersom du kan komma åt det över dina enheter: datorer, tabletter, smartphones mm. Cloud Storage tjänar också som en användbar primär eller sekundär form av digital backup. Kontrollera med din IT-chef eller programvarueleverantör eftersom du kanske redan har en viss mängd gratis diskutrymme som finns i molnet eller tillgängligt för en liten årlig avgift.

6. Använd bokmärken online. De stora webbläsarna har alla bokmärkningsfunktioner där du kan spara och organisera dina favorit- eller oftast besökta webbadresser för snabb och enkel åtkomst. Dra nytta av dem så att du inte glömmer viktiga platser för att söka efter nyheter eller branschuppdateringar.

2. Skapa ett schema eller tidtabell för dig själv. Tack och lov, de flesta jobb kräver inte schemaläggning allt i din dag ner till minut. Men att hålla ett grundläggande schema för höjdpunkterna och de viktigaste uppgifterna och händelserna på din dag kan hjälpa dig att hålla dig på uppgift.

3. Använd en timer-app, stoppur eller väckarklocka. Dessa kan vara effektiva verktyg när de används sparsamt. Vissa människor gillar att ställa in sina larm 10, 15 eller 30 minuter före tid för att ge dem förvarning eller buffertid före en aktivitet. Du kan också ställa in påminnelser.

4. Undvik att skjuta upp aktiviteter. Fråga dig själv om uppskjutning är absolut nödvändigt eller om denna uppmaning bara är ett exempel på procrastination. Om du känner den senare, skjut inte upp ström igenom! Men i fall då han skjuter över hela eller en del av en aktivitet är oundviklig, var noga med att notera var du slutade och omplacera med konkreta planer. Alternativt kan du komma med en beredskapsplan. Till exempel, om du måste avbryta ett personligt möte, kanske du kan hålla ett konferenssamtal eller webbkonferens istället.

2

Sova bättre. Utan korrekt sömn kan du känna dig grov, trött eller lethargisk nästa dag, som kan skada ditt schema och effektivitet på jobbet. Syfte i sju till åtta timmar av oavbruten sömn per natt.

3. Jämför inte dig med medarbetare. De flesta av våra medarbetare är olika från våra egna, och alla har olika organisationsmetoder som arbetar för dem. En metod som är meningsfull och är effektiv för en kollega kanske inte är den bästa metoden för dig och vice versa.

4. Acceptera den organisationen är en pågående process. Förvänta dig inte att vara perfekt. Organisationen pågår och kräver pågående uppmärksamhet. Du kommer inte att vara optimalt organiserad varje dag, men en liten organisation går långt för att öka effektiviteten.