Hur man är en bra receptionist
Varje kontor som presenterar sig för allmänheten på något sätt kräver ett ansikte för att möta allmänheten.Även om utmärkt kommunikation via telefon och via e-post är viktiga för personalen i receptionen, är det ansikte mot ansikte kommunikation som skiljer en receptionist från en kundtjänstrepresentant.Ofta, när en person (leverantör, sökande, gemenskapsmedlem) går in i din arbetsplats, är det första de kommer att se receptionist- och första intryck är alltid viktiga.
Steg
Del 1 av 2:
Ha rätt kompetens
1. Har toppklass organisationsförmåga. Receptionister är de människor som representerar företagets ansikte - de är de som kunderna först talar med dem och folket och medarbetare går till för informations- och evenemangsplanering. Bortsett från att ringa och styra besökare, handlar de ofta om kunder, organisera händelser, upprätta möten, etc. Med alla dessa ansvarsområden måste receptionister verkligen organiseras när de handlar om flera krav på en gång. En person kommer inte att vara länge som receptionist om han eller hon inte kan jonglera mer än en sak i taget och hantera dem på ett ordnat sätt.
- Ett bra sätt att bo organiserad är att investera i ett arkivsystem som fungerar bäst för dig. Det är viktigt att veta vilka papper och information som din chef, dina medarbetare och dina kunder kan behöva. Håll all denna information i separata mappar - vare sig på datorns skrivbord eller i hård kopia. Organisera ditt arkiveringssystem på ett sätt som fungerar bäst för dig - om det kräver neonstickiga anteckningar som är knutna till allt, så var det.
- Att vara organiserad betyder också att vara självmotiverad - du behöver inte någon annan att berätta hur man gör något, eller håll dig på spår. Om du är organiserad, kommer du att veta vilka uppgifter du behöver för att slutföra varje dag, och vilka uppgifter är prioriteringar.
- Har telefonnummer praktiskt. (massor och mycket) jag.e. Medarbetare, Arbetsgivare, Entreprenörer, Leverantörer, Nödkontaktnummer, etc. Du behöver dem alla på en eller annan gång. Håll telefonnumren anordnat på ett Rolodex eller ett lämpligt datorprogram.
2. Har viss kunskap om teknik under ditt bälte. Antalet tekniska receptionister måste hantera är thetelefon - och alla knappar och separata linjer som den kommer med. Datorkunskaper är också ett måste - de flesta receptionister måste veta hur man använder e-post och måste vara skicklig vid ordbehandling. Det är också bra att veta hur man skapar kalkylblad, och använd alla branschspecifika program.
3. Vara pålitlig. En receptionist räknas vidare till man skrivbordet hela tiden - det speglar dåligt på företaget om ingen plockar upp telefonen, eller det finns en rad människor som väntar på att bli hjälpt. Gör att vara pålitlig en prioritet - Om din chef vet att du är pålitlig och alltid där för att hjälpa, blir du oumbärlig.
4. Besitter Utmärkt lyssnande färdigheter. En stor del av att vara en receptionist lyssnar på människor - oavsett om det är i telefon, frågar en fråga som en klient frågar, eller information som återförs till dig. Att kunna lyssna bra kommer att göra dig effektivare - du kommer att kunna lösa problem snabbare när du förstår vad personen frågar första gången, och du kommer att ansluta kunder till den person de försöker nå snabbt.
5. Ta anteckningar på allt. Om en chef frågar dig att göra något, tar anteckningar om de specifika. Om en kundsamtal, se till att du skriver ner deras information (namn, kontaktuppgifter, vad de vill ha, etc.) Anteckningar är ett bra sätt att vara organiserad och påminna dig om alla de små saker som kommer upp under dagen. Håll dina anteckningar i en anteckningsblock och ha det med dig hela tiden. Du kommer att bli förvånad över hur bra de är, speciellt när man försöker komma ihåg vad den person som ringde för fem timmar sedan önskade.
6. Besvara telefonen artigt med en standardhälsning som "God morgon, tack för att du ringde vårt företag, mitt namn är ___, hur kan jag hjälpa dig?Se till att telefonen är besvarad på den första eller den andra ringen. Det är inte bra att hålla människor i väntan i mer än en minut.(Det är längre än du kanske tror.)
7. Hälsningsleveranspersonal med samma professionalism och artighet som någon annan besökare. Du kan behöva skriva för leveranser. Se till att din signatur är läsbar. Leveranspersonal kan behöva anvisningar var de ska lämna paket. Se till att du kontaktar lämpliga anställda för sådana frågor.
8. Hantera kunder som kommer till ditt företag med effektivitet och artighet. Efter att besökarna identifierar vem de är och vem de letar efter, kontakta den personen och låta henne / honom veta vem som är där. En standard lämplig fras är "herr. Smith, herr. Jones från XYZ Corporation är här för att se dig för hans 2 års möte." Alltid få ett för- och efternamn och namnet på den organisation de är från. Det är bra att fråga om de har ett möte med Mr. Smed. herr. Smith ger dig instruktioner om var du ska ha besökare vänta och hur länge. Du kan då berätta besökare "herr. Smith kommer att vara med dig på ett ögonblick." eller "herr. Smith sa att han avslutar ett möte och kommer att vara med dig på 5 minuter.Du kan ha en plats. Tack."
Del 2 av 2:
Presentera dig själv
1
Ha en positiv attityd. Som nämnts ovan är receptionisterna ett företags ansikte - de är vilka kunder handlar om först och de människor som svarar på frågorna om människor som inte kan komma in på kontoret. Ingen vill bli hälsad av ett surt uttryck och en grumpy attityd. Göra det en prioritet att alltid ha ett leende på ditt ansikte och en glad, optimistisk personlighet. Kom ihåg att vara tålmodig med utmanande kunder, även om de kommer på din senaste nerv.
- Även du kommer upp mot en utmanande klient, påminna dig om att du är en stark, glad individ. Berätta för dig själv att de agerar ut ur frustration men vet att så länge du försöker ditt bästa för att tillgodose dem, är du inte den som är fel. Det är bättre att vara den som håller huvudet än den som exploderar och ser ut som en ornery, betyder person.
2. Ha en hälsning redo. Det är alltid viktigt att hälsa på dina kunder på ett vänligt sätt. Även om du fortsätter vad du gör innan du hjälper dem, är det viktigt att hälsa på dem så att de känner sig erkända och vet att du kommer att hjälpa dem på ett ögonblick.
3. Vara artig. Visa respekt. Behandla alla som de är den viktigaste personen som har gått in på kontoret den dagen. Det här är ditt jobb - ingen bryr sig om hur du fastnar i trafiken i morse, hur du förstörde din helt nya handväska, eller till och med hur du förlorade din favorit-cd. Lämna personliga saker hemma. (Även om du inte respekterar sitt budskap eller hur de förmedlar det - fejka det), se till att personen är helt avslappnad och glad att prata med dig.
4. Klä för att imponera. Du representerar ett företag, så du borde klä på delen. Investera i vissa affärer casual kläder. Alternativt, om du är receptionist i en specifik typ av butik (som en klädaffär) kan du överväga att klä på delen genom att köpa några av butikens kläder och bära dem. Tenderar till det konservativa, om du inte arbetar någonstans där mode, trendighet eller andra faktorer pressas till framkant.
Tips
Kom ihåg vem som skriver din lönecheck och respekterar dem hela tiden.
Var snäll mot chefer, se om du kan hjälpa dem med ytterligare uppgifter under din fritid.
Hanteringsmeddelande är vanligtvis en del av ett mottagningsjobb, ta reda på var det går, vem kommer att ta med det, och när, på din första dag.
Hitta någon att ta skrivbordet för badrum, möten, helgdagar, luncher, etc. På så sätt som du undviker att ha arga människor som väntar på dig när du återvänder.
Alltid vara villig att lära sig en ny uppgift eller göra en vardaglig uppgift.Mångsidigheten går långt.
Fråga medarbetare om de behöver hjälp med någonting.Bättre att göra vänner genom att hjälpa än fiender genom att klaga.
Skriv meddelanden i en duplikatbok och ge en kopia till den person som meddelandet är för.Eller använd en dagbok, vilket är lättare att hänvisa till, speciellt för att återkalla ett namn eller nummer.
Håll personliga affärer borta från ditt område - det här inkluderar mobilsamtal och e-postmeddelanden.IT-avdelningar kan och kommer att skärma datoraktiviteter.
Håll ditt utseende städa.
Alltid vara artig, även med en arg costumer.
Överväger inte dina gränser genom att missbruka utrustningen som har placerats i din omsorg för dina egna personliga fördelar.
Varningar
Kom aldrig in i ett argument med en uppringare eller besökare.Leda dem till en handledare. Men om det inte finns någon att ringa, föreslå att du lämnar en röstbrevlåda. Ibland finns det inte en chef eller handledare närvarande. Det finns bara så mycket du kan göra som receptionist.
Säg aldrig "Jag gör inte XYZ."Du kommer att vara ute av ett jobb snabbare än du kommer till z.
Dela på det sociala nätverket:
Hur man frågar någon om de är döva
Hur man undviker felkommunikation
Hur man kommunicerar med kunderna
Hur man rensar ditt ansikte
Hur man svarar på telefonen artigt
Hur man annonserar en evenemangsplanering
Hur man anpassar hur du kommunicerar med olika situationer
Hur man är en workaholic
Hur man betalar för din pta
Hur man är en person person
Hur man är en bra poliser
Hur man utvecklar riktlinjer för lagbyggnad på arbetsplatsen
Hur man lyckas med ett nytt jobb
Hur man utvecklar positiva arbetsförhållanden
Hur man kommunicerar tydligt inom arbetsplatsen
Hur man ritar ett manga ansikte (man)
Hur man är en organisations sekreterare
Hur man är ett callcenteragent
Hur man begär en arbetsintervju
Hur man blir ett hotell receptionist
Hur man väljer en veterinär