Hur man är en organisations sekreterare

2. Möt med den utgående sekreteraren om möjligt. Ha honom eller henne, ger dig de tidigare mötena "minuter, korrespondenser, rapporter, administrativa order etc.. Med någon tur kommer dessa redan att vara välorganiserade och redo för dig att ta dem över - om inte, läs nästa steg.

3. Få ett arkivskåp eller en portfölj. Dessa bör tillhandahållas av din organisation, men om de inte är det, är det ett bra första steg och ett utmärkt sätt att minska onödiga utgifter från din sida eller från din organisation. Det finns många arkivsystem som kan användas för administrativa dokument som mötesminuter, förordningar och så vidareutlöst på dessa och bestämma vilket är det enklaste att följa och det billigaste att implementera och hålla fast vid det systemet. Om du fick filerna i en oorganiserad röra, vill du inte lämna dem på det sättet för nästa sekreterare när din tjänstgöring är klar.

4. Lär dig att bra organisatoriska färdigheter gör en bra sekreterare. Om organisationens kontor inte är välorganiserat är det något som ska adresseras direkt. Använd Office för att lagra all relevant dokumentation och försök att använda samma arkivsystem som du har använt på din arkivskåp.

5. Gå från liten till stor när du organiserar filer och dokument.Börja med att lämna all relevant dokumentation till ett arkivskåp eller portfölj, och sedan organisera hela kontoret och organisationen med samma system, men i större skala. Det kommer att göra kontoret mycket användarvänligt och ger mycket sinnesro till dig och din efterträdare.

6. Utveckla goda kontakter och använda dem klokt. En vänlig, professionell upplevelse är mycket viktig för en organisations sekreterare. Du kommer att lära dig väldigt snabbt att de flesta sekreterare är beroende av ett invecklat nätverk av vänner och kontakter för att bedriva dag-till-dagsverksamhet.

Dessa riktlinjer följer Robert`s "Orderordning", En av de mest kända sekreterare som hittills hittills. Det är tillrådligt att du söker igenom dessa värdefulla resurser - mycket av det publiceras på webben gratis.

Har alltid en plan B när du organiserar en händelse, som du aldrig vet vad som händer. Detta är särskilt viktigt om du caterar en händelse eller förväntar sig talare och / eller underhållning för att dyka upp. Det finns inget värre än att delta i en händelse och ha en kolossal skruv uppstå. Om catering inte kommer att visa, skulle du bättre se till att du har kontaktat den lokala pizzeria före tid och gett dem en heads up. (Obs! Den lokala pizzeria bör förmodligen vara bland din lista över kontakter också).

Håll medlemmarna informerade om aktiviteter, evenemang och planer och se till att allmänheten är medveten om kommande händelser.

Kom ihåg när du försöker organisera möten och händelser som organiserar andra människor kan vara svåra i bästa fall.

Genom att ta gott mötesminuter och tillhandahålla dessa i tid (ett timmes möte ska ha 1-2 sidor maximalt, och dessa ska lämnas in till gruppen för feedback inom 5 arbetsdagar) säkerställer att medlemmarna i organisationen är på Samma sida "och kunna ta mer effektiv åtgärd tidigare.

Uppför alltid på ett skikt, professionellt sätt.

Planera framåt. Det är sekreterarens roll att samordna företag / organisationshändelser. Du kan helt enkelt inte köra en händelse på ett sista-minuters schema. Om du behöver planera något sista minuten, gör händelsen mindre formell underlättar trycket för dina gäster och för dig själv.

En av de viktigaste funktionerna som en sekreterare är att kommunicera med sina medlemmar och allmänheten.

En sekreterare ser till att alla vet när ett visst möte hålls. De ser också till att alla är på mötet. De skriver också viktiga datum för organisationen eller verksamheten.

Håll filer, dokument, post och pengar på ett säkert ställe!