Hur man blir en administrativ assistent

När ekonomin fortsätter att förbättra, växer fler företag och kräver hjälp att vara organiserad.Administrativa assistenter kan vara ovärderliga för att hålla ett företag som löper smidigt.Håll dig uppdaterad om din dator och kommunikationsförmåga för att visa en potentiell arbetsgivare som du är den person som kan hjälpa sin verksamhet att hålla sig på spår.

Steg

Del 1 av 3:
Förberedelser för ett jobb som administrativ assistent
  1. Bild med titeln Skriv ett medicinsk assistentkåpa Steg 3
1. Gå ut gymnasiet.Ett gymnasiet diplom och en liten träning är allt du behöver för att bli en administrativ assistent.Det är inte nödvändigt att ha en högskoleexamen, men en liten utbildning från en teknisk skola eller community college kan ge dig den extra kanten att vädja till en potentiell arbetsgivare.
  • Bild med titeln Hitta administrativa assistenter Steg 2
    2. Öka din typhastighet och noggrannhet genom att ta en tangentbordskurs.Kurser i tangentbord är tillgängliga på tekniska, yrkesskolor, högskolor och online.Målet är att lära sig att röra-typ, vilket gör att du kan läsa text och skriva den i datorn utan att behöva titta på tangentbordet.
  • Du kommer också att lära dig hur du skapar, redigera och spara dokument.
  • Timers hjälper dig att öka och korrekt räkna hur många ord du kan skriva per minut, vilket ofta är viktigt för din arbetsgivare när du intervjuar för en administrativ assistentposition.
  • Bildbeteckningen blir en fysioterapeutassistent Steg 10
    3. Tåg för din branschs detaljer.Om du vill vara en administrativ assistent i en viss bransch, är det till hjälp att utbilda dig själv på den praxis och terminologi som kan användas i den industrin.
  • Till exempel måste medicinska industrins yrkesverksamma och juridiska sekreterare känna till terminologin och koderna baserat på arbetsområdet.
  • Bildbeteckningen blir ett hembaserat administrativt assistent Steg 5
    4. Lära sig informationsteknik, eller den.En kurs är otroligt användbart att lära sig olika program som du kommer att förväntas använda som administrativ assistent.Datorteknik expanderar och ökar hela tiden.Håll upp med förändringarna genom att ta en kurs på en lokal community college eller teknisk skola.
  • Bli bekant med de program som ingår i Microsoft Office Suite.
  • Fokusera specifikt på Word för ordbehandling, Excel för kalkylblad och Power Point för presentationer.
  • Bild med titeln Utvärdera ett administrativt assistent Steg 3
    5. Förbered dig på jobbet.Mycket av den träning du behöver kommer att hända på kontoret efter att du har börjat.Var beredd på en inlärningskurva de första månaderna efter att du har startat ditt nya jobb som administrativ assistent.Varje kontor är annorlunda och kommer att ha speciella stilar, behov och förväntningar.
  • Ha tålamod och vara öppen för instruktion och korrigeringar.
  • Ställ frågor och följa upp genom att fråga om ditt arbete är uppfyllda förväntningar.
  • Fråga vad du kan göra för att förbättra ditt arbete.
  • Ange ett incheckningsmöte med din chef i några månader efter ditt startdatum för att bedöma din träning på jobbet och spåra din förbättring.
    • Del 2 av 3:
    Ansökan om ett jobb som administrativ assistent
    1. Bild med titeln Ansök om ett jobb i person Steg 4
    1. Skapa ett CV.Ditt CV bör vara välorganiserat och kortfattat.Det ska lägga ut ditt namn och kontaktuppgifter följt av din erfarenhet, dina färdigheter och din träning.Se till att det är lätt att läsa genom att skapa tydliga, organiserade sektioner och kolumner inom varje sektion.
    • Lista alla program som du kan använda skickligt.
    • Glöm inte att inkludera volontärarbete som kanske inte verkar som om det direkt hänför sig till kontorsarbetet, men visar din altruism och visar att du är pålitlig.
    • Dubbel och trippelkontroll efter grammatik och stavfel.Detta är särskilt viktigt när du ansöker om denna position, vilket kommer att innebära att du kommunicerar effektivt och korrekt genom skrivet ord och noteringar.
  • Bild med titeln Få ett jobb Steg 1
    2. Skriv ett brev som uttrycker ditt intresse för positionen och markerar de färdigheter som gör dig excel på jobbet.Nämna eventuella erfarenheter och kurser som du har tagit för att förbereda sig för positionen, men gör det också brevet personligt till kontoret där du ansöker.Berätta för dem vad du uppskattar om deras specifika företag.
  • Glöm inte att inkludera saker som kan saknas från ditt CV, som din trovärdighet, förmåga att snabbt lära sig på jobbet och aktiva kommunikationsförmåga.
  • Bild med titeln Få ett jobb Steg 7
    3. Nätverk med andra på fältet för att öka dina chanser att bli anställda.Att ha någon på kontoret som kan rekommendera dig personligen kommer att ge dig en kant över en perfekt främling till laget.Även talar med andra på fältet ger dig en bättre förståelse för en dag i en administrativ assistents liv, liksom förväntningarna och tipsen för att komma framåt.Någon kan till och med peka dig mot en arbetsöppning.
  • Ditt omedelbara nätverk kan ansluta dig med sitt nätverk.Till exempel kan tränaren eller ditt barns fotbollslag ansluta dig med de andra föräldrarna.
  • Låt folk veta att du letar efter ett jobb som administrativ assistent.Prata om det med vänner och familj eller på sociala medier och be om att vara kopplad till andra på fältet.
  • Bild med titeln Få ett program för mjukvaruutvecklingssteg 12
    4. Skicka in ditt brev och CV till företag som intresserar dig.Du kan skicka ditt CV online via webbplatser som Monster, faktiskt och CareerBuilder.Hitta företag som verkligen intresserar dig och gäller för dem först.Ju mer du är passionerad om företaget, desto mer sannolikt kommer du att projicera en positivitet och passion för positionen.
  • Att använda dessa online-webbplatser kommer det första steget att bevisa din tekniska förmåga.Ta dig tid och se till att du navigerar på webbplatsen och använder sina funktioner effektivt.
  • Skapa en profil på LinkedIn.Fortsätt uppdatera profilen när du tar fler kurser eller få erfarenhet.
  • Bild med titeln Organisera ett framgångsrikt jobbmässigt steg 16
    5. Sätt dig där ute genom att söka personligen.Medan du ansöker online och med en uppdaterad online-närvaro kan du visa att du är teknisk, och sök i person kan se till att du faktiskt kommer i dörren.Välj en eller två platser där du verkligen skulle vilja jobba, gå dit under öppettider och lämna ditt CV över i person.
  • Ha en positiv och energisk närvaro medan du är på kontoret.Visa dem din personlighet och le på alla du möter.
  • Arbetsgivarna kommer sannolikt fortfarande att ha en digital version av ditt CV.Uppföljning genom att även skicka in ditt CV via sitt online-system eller i ett mail.
    • Del 3 av 3:
    Intervjuer för att vara en administrativ assistent
    1. Bild med titeln Få ett amerikanskt statligt jobb steg 4
    1. Projekt din ärlighet och integritet.Du kan förväntas hantera känslig, personlig och privat information i denna position.Detta kan innefatta journaler, juridiska handlingar och personlig identifiering av informationssäkerhetsnummer och bankkontoinformation.Bevis till din potentiella arbetsgivare som du kan lita på den här informationen.
    • Lista erfarenhet på ditt CV som visar din altruism, som volontärarbete du har gjort för att hjälpa andra.
    • Ge personlig och professionell referens Din potentiella arbetsgivare kan ringa för att lära dig mer om din trovärdighet och etik.
  • Bild med titeln Hitta Auto Finance Jobs Steg 7
    2. Kommunicera effektivt inom din professionella miljö.Administrativa assistenter förväntas interagera med andra kontorsarbetare och kunder i bolaget.Arbeta med att kommunicera på ett sätt som är effektivt, personligt och skapar en positiv atmosfär.
  • Interagera på ett positivt och vänligt sätt med alla du utsätts för på kontoret.Detta inkluderar alla du träffas före och efter intervjun.
  • Var en aktiv lyssnare.Fokusera på vad andra säger utan att avbryta.Upprepa tillbaka några av vad de har sagt att låta dem veta att du förstår vad de vill ha.
  • Tillåt inte stressen i intervjun att ta över.Använd stalltaktik tills du kan lugna dig själv.Ett annat alternativ är att infoga lite humor i konversationen för att skära igenom spänningen.
  • Bild med titeln Hitta Executive Protection jobb Steg 4
    3. Hitta en plats för allt.En stor del av arbetet med administrativ assistent är organisation.Detta inkluderar filer och mappar, data och scheman.Lär dig att hålla dig organiserad och visa den när du går in i en intervju.
  • Vara i tid.Ta med en planerare.Har ditt CV, referensbrev och något annat pappersarbete organiserat i en mapp och vet var du ska komma åt den.
  • Visa organisation och planering färdigheter med enkel förberedelse som att ta med egen penna.
  • Bild med titeln Få GIS Jobs Steg 3
    4. Skapa ett organisationssystem.Ta dina resurser, bedöma prestanda kapacitet du har baserat på människor makt, budget och material.Ta åtgärder inom dina resurser för att skapa resultatet och utmatningen du önskar.Samla feedback från dina kunder, samhälle eller personal och justera din strategi i enlighet med detta.
  • Detta är ett grundläggande diagram för att skapa ett organisationssystem som kan tillämpas under flera omständigheter.Använd det här systemet för att hålla dina jobbansökningar organiserade och förbättra dina framtida intervjuer genom feedback från dina tidigare intervjuer.
  • Lär dig de resurser och systemet på det kontor du ansöker om och var inte rädd för att föreslå vissa ändringar för att förbättra resultatet och produktionen av deras nuvarande system.

    • Tips

    Öva dina färdigheter medan jobbjakt.
  • Fortsätt försöka. Det finns gott om jobb tillgängliga.
  • Tala med människor som redan arbetar som administratörer.Fråga dem vad en typisk dag är som.
  • Läs böcker om administrativa färdigheter.Det borde finnas gott om ditt lokala bibliotek.
  • Titta på specialiserade tränings- och utvecklingsprogram med medlemskap eller certifieringar.

    • Varningar

    Kontorsarbete kan vara tråkigt, särskilt på långsamma dagar.
  • Administrativa assistenter är ibland undervärderade på arbetsplatsen och beröm som de får från den övre ledningen är minimal jämfört med andra avdelningar som försäljning som genererar pengar för företaget.
  • Detta arbete kan också vara stressigt med snäva tidsfrister och tunga arbetsbelastningar.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande