Hur man slutför ett projekt i tid (med bilder)

Att slutföra ett projekt i tid verkar aldrig hända. Du arbetar alltid med sista minuten, saker bryts i det värsta ögonblicket, och människor du är beroende av att glömma att göra sitt jobb. Men att slutföra ett projekt i tid är lättare än du tror, så länge du är villig att ta tid i förväg för att förbereda sig som en proffs.

Steg

Del 1 av 3:

Organisera för framgång

1. Förtydliga alla specifika regler, föreskrifter och riktlinjer så snart som möjligt. Om du har några frågor, vänta inte att fråga dem. Väntar på att få svar kan leda till överflödigt eller värdelöst arbete, eller ännu värre, gör fel jobb på olycka. Se till att du klargör allt uppe framför.

När det är möjligt, få den här informationen skriftligen så att du kan vända tillbaka till den om du glömmer.
Få kontaktinformationen för din lärare, produktchef eller klient direkt från början och fråga om det finns ett bra sätt att komma i kontakt om du har senare frågor.

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid Steg 2

2. Utkast till ditt övergripande mål eller färdig produkt innan du börjar arbeta. För att effektivt komma till slutet av vägen behöver du veta var du går. Brainstorm och skriv ner vad din vision av det färdiga projektet ser ut som om det är en avhandling idé, ett organiserat kalkylblad, eller hitta ditt företag ett nytt lager. Detta hjälper dig att utarbeta de steg som behövs för att komma dit.

Använd den här tiden för att se till din plan är realistisk för din tidsram - en stor del av efterbehandling i tid plockar ett projekt som du faktiskt kan avsluta.

Om du inte vet ganska där du än är, är det okej. Till exempel, om du inte har bestämt ämnet för en presentation, men ändå kan du fortfarande skissa ut mål. Du kanske inte känner till ämnet än, till exempel, men du vet att du måste gå till biblioteket och börja undersöka en.

Din "slutprojekt" Kan förändras mellan nu och slutet - målet är inte att få en perfekt projektidé nu, det är att skapa en blueprint som du kan arbeta av.

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid steg 3

3. Gör en lista över alla dina nödvändiga material, när de behövs, och hur man får dem. Du kan inte slutföra ett projekt tills du har de saker som behövs för att faktiskt göra jobbet. När du vet vad som faktiskt måste göras, gör en mästare lista över de saker som behövs för att göra det. Det kan hjälpa till att dela den här listan med ditt lag, om du har en, korsar du leveranser när du får dem. Notera:

Saken

Mängd som krävs

Datum behövs

Syfte

Kosta

Plats / Förvara att köpa

Eventuella speciella överväganden (färg, storlek, etc.)

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid steg 4

4. Bryt hela projektet i mindre, mer hanterbara mål. Att hitta ditt företag ett nytt lager, till exempel, är inte något du bara går ut och gör. Du måste diskutera ditt företags specifika behov, kontakta en fastighetsmäklare, besluta om ett lager, få det inspekterat och sedan slutföra viktiga skatter, inteckning och fastighetspapper. Oavsett om du arbetar ensam eller som ett lag kan du bättre budgettid och pengar till dessa fem mindre uppgifter än en enorm.

Gör dina mål mätbara. Istället för "Ta reda på vad min chef vill ha för lageret," Gör specifika mål för att lära sig rätt plats, budget, storlek och väsentliga bekvämligheter.

Du kanske inte har någon aning om hur lång tid det tar att köpa ett lager, men du vet att prata med din chef tar en dag, hitta en fastighetsmäklare 2-3 dagar, inspektion 1-2 veckor, etc. Det är mycket lättare att budgettid för mindre mål än stora.

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid steg 5

5. Ange datum för att slutföra dina mindre mål av. Om ditt projekt beror på 31 maj och du har tio olika saker att göra, vill du inte slutföra alla tio av dem senast den 31: e. Ta reda på vilka saker du kan ha gjort av den 10: e, vilka du kan avsluta vid 20: e, och vilka saker måste vänta till slutet av månaden för att slutföra.

I allmänhet är människor mest effektiva på en uppgift i taget, inte 10 på en gång. Kolla av varje mål en i stället för att arbeta med alla på en gång för maximal effektivitet.

De flesta projekt har arbete som inte kan slutföras tills annat arbete är gjort. Du kan inte till exempel skriva en bokrapport tills du har läst boken. Ta reda på vilket arbete som måste få gjort framför andra och prioritera det.

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid Steg 6

6. Ge dig mer tid än du tror att du behöver. Saker kommer alltid att gå fel - ett objekt du behöver är slut i lager, något raster, sista minuten plan ändras mm. Plantera dig inte så att du är under pistolen varje dag på jobbet. När det är möjligt, bygga en extra 1-3 dagar så att du kan justera när komplikationer uppstår.

Ingen var någonsin upprörd för att avsluta ett projekt före schemat. Om du planerar för extra dagar och inte behöver dem får du helt enkelt några dagar.

Del 2 av 3:

Stanna på schema

1. Börja arbeta så snart som möjligt, även om planerna inte är helt färdiga. Det bästa sättet att slutföra ett projekt i tid är att bara komma igång. Många människor är rädda för att de inte har en sista idé än, eller behöver allt perfekt anpassat för att komma igång, men ingenting kan vara längre från sanningen. Om det finns uppgifter som kan startas, starta dem:

Om du utformar en ny logotyp för arbete behöver du inte den totala idén att skissa och utarbeta några prototyper. Även om du inte använder dem, börja kasta ut idéerna och få bollen att rulla.
Om du har ett klassprojekt, avsluta alla böcker och läxor för den klassen så snart som möjligt. Få de små grejerna ur vägen så att du kan fokusera på det större projektet.

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid steg 8

2. Förutse eventuella problem innan de uppstår. När du börjar på ett nytt segment eller en del av projektet, ta lite tid att tänka på allt som kan gå fel. Du kan bli sjuk, en bok du behöver kan checkas ut, projektet bryts eller leveranser löper ut. Oavsett svårigheter kan vara, skriv dem ner. När din lista är klar börjar den roliga delen: Att räkna ut hur man hanterar dessa problem om de uppstår:

Om du blir sjuk, finns det något arbete du kan göra från sängen? Finns det någon du litar på vem som kan hjälpa till att ta anteckningar eller köra ärenden?

Om boken du behöver är checkad, kan ditt bibliotek beställa en annan? Kan du boka boken i förväg?

Om ditt projekt är bräckligt, vad kan du göra för att säkerställa att det är helt säkert. Om det bryts, hur länge skulle det ta att bygga en annan? Kan du bygga reservdelar eller alternativa delar?

Om leveranser går ut, är det något annat du kan använda där inne? Kan du köpa en extra 1-2 delar avgörande eller svårt att hitta objekt för att eliminera problemet?

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid Steg 9

3. Delegera klokt med ditt lag / partners för att undvika överlappning och spara tid. När du försöker slutföra ett projekt i tid med en grupp, är det sällan en bra idé för alla att arbeta på samma saker på en gång. Istället bryta upp uppgifter så att 1-2 personer gör varje. Försöker göra allt själv kommer att sakta ner alla och förhindra ett effektivt arbete. Vid delegering:

Ange förväntningar tidigt - låt folk veta exakt vad som är önskat av dem.

Ge deadlines för att säkerställa att allt är faktiskt gjort när det behöver vara.

Låt alla känna till projektets slutmål, vilket hjälper alla att arbeta mot samma sak.

Lägg in allas kontaktuppgifter i händelse av problem eller frågor.

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid steg 10

4. Granska de övergripande utvecklingen vid olika kontrollpunkter, justera efter behov. Medan du arbetar med de enskilda delarna av projektet, förlora inte syn på de större målen. Till exempel, säg att du måste skapa en presentation på livet under det amerikanska inbördeskriget, och du har bestämt dig för att bryta ditt projekt i forskning, en bildspel och en demonstration på vilka soldater brukade äta. Det här är alla bra idéer, men du måste se till att de alla passar ihop när du arbetar med dem:

Medan djup forskning är bra, matchar allt ditt slutliga mål? Finns det tillräckligt med information om mat för att göra ett projekt, eller om du svänger mot något som medicin, vapen, etc?

När du gör bildspelet, passar det forskningen? Är det kort nog att passa i din presentation, eller kommer du att skjutas för tid?

Ska du göra inbördeskrigsmat? Baserat på din forskning är det fortfarande möjligt, eller skulle det vara smartare att göra en annan typ av demonstration?

Bild med titeln Slutför ett projekt i tid Steg 11

5. Göra projektet en prioritet varje dag. Människor är upptagna, och du är inget undantag. Om du inte prioriterar att arbeta med projektet blir det inte gjort. Göra tid för projektet varje dag, även om det bara är lite. Ju större projektet desto mer måste du flytta eller offra andra åtaganden för att få saker gjort.

En liten bit av arbete varje dag är i allmänhet effektivare än enorma bitar ibland. Om du bara planerar att arbeta på lördagar, men det finns en familj nödsituation eller problem lördag morgon, förlorat du bara en hel vecka av arbetstid.

Del 3 av 3:

Efterbehandling i tid

1. Bygg en backup-plan som förfallodagen närmar sig. Säg till exempel, du har bestämt dig för att bygga en modell katedral för din medeltida historia klass, och du är en vecka ut och jobbar fortfarande på första våningen. Medan du alltid ska sträva efter att avsluta allt, är det inte alltid möjligt. I stället för att göra ett dåligt jobb på den ursprungliga idén, kom med ett alternativt projekt eller en idé som du kan sluta i tid och fortfarande känna dig stolt över:

Behöver din modell kopiera färgade glasfönster, eller kan du göra något enklare?
Om du skriver ett långt papper finns det en sektion som kan skäras eller sammanfattas utan att kompromissa med din totala punkt?
När man arbetar på en affärsavtal finns det ett sätt att förlänga deadlinesna? Om inte, kan du få en kollega för att hjälpa dig att slutföra lite sektion i tid?

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid Steg 13

2. Ta en övning springa några dagar innan projektet är förfallen. Även om saker inte är färdiga än, gör så mycket av ett testkörning som du nu kan, hålla ett öga på problem, snags och förbättringsområden. Behöver dina prioriteringar flytta för att avsluta lite avsnitt i förväg? Finns det saker som är längre än du planerade? Finns det något du kan lägga till eller subtrahera för att göra efterbehandling i tid mer sannolikt?

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid steg 14

3. Syfte att spendera din sista dag som granskar projektet för misstag. En stor fördel med att schemalägga extra tid till jobbet är att det tillåter kvalitetskontroll. Oavsett om du testar ditt vetenskapligt rättvist projekt för att se om det fungerar eller vänder sig i kvartalsvis rapporter, spendera en dag som letar efter buggar och typsnitt.

Om du är nere till ledningen som försöker sluta i tid, bör du fortfarande lägga åt sidan en timme i slutet för granskning. Låt inte veckor av hårt arbete visas slarvigt på grund av några missade typsnitt.

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid steg 15

4. Organisera allt som behövs för projektet på en plats 1-2 timmar innan det behövs. Låt dig inte vackra projekt falla ifrån varandra eftersom du lämnade din ryggsäck hemma. Även om du kör runt till slut, stanna i 5 minuter och ta ett djupt andetag. Använd en checklista, se till att du har en enda sak som behövs för en lyckad presentation.

Återgå till ditt ursprungliga utkast, planer och materiallista. Är allt täckt?

Bild med titeln Komplett ett projekt i tid steg 16

5. Granska din framgång i slutet och hitta sätt att förbättra för nästa gång. Det är väldigt sällsynt att ett projekt går perfekt, och det är okej. Det som är viktigast är att du tar dessa misstag och lär dig av dem. Var kan du ha planerat bättre? Vilka risker eller problem förutspådde du inte och kan planera för nästa gång? Gjorde det slutliga projektet matcha dina mål?

Det finns inget behov av att granska strax efter att du har slutat. Ta 2-3 dagar att koppla av och se sedan tillbaka på projektet med färska ögon.

Om du arbetade med ett lag, fråga dem vad de tycker du kan alla förbättra nästa gång.

Om du har frågor på din betyg, recension, etc. fråga artigt "Vad kan jag göra för att vara bättre nästa gång?"