Hur man gör en överlämning på ett kontor: 12 steg (med bilder)

När du lämnar en position är det troligt att din chef eller handledare kommer att be dig att hjälpa till i överlämningsperioden till din efterträdare. Att vara organiserad och proaktiv kommer att bidra till att ditt företag har en smidig övergång och du lämnar med ett utmärkt professionellt rykte.

Steg

Del 1 av 3:

Organisera din överlämning

1. Diskutera överlämnandet med din chef. Du bör börja med att ha en detaljerad diskussion med din chef för att bestämma exakt hur de vill att du ska hantera överlämnandet. Beroende på ditt jobb och hur din chef tycker om att fungera, kan du bli ombedd att bidra i stor utsträckning till överlämnandet. Detta kan innefatta den nya personen skuggade dig i några dagar eller längre.

I de flesta fall måste du åtminstone förbereda ett formellt överlämningsdokument.
Diskutera detta med din chef och ta reda på hur mycket du förväntas bidra, och vad fokusen på din överlåtelse ska vara.

Bild med titeln Gör en överlämning i ett kontor Steg 2

2. Rita upp en tidig översikt över ditt överlämningsdokument. När du har en klar uppfattning om din chefs förväntningar kan du börja med att utarbeta ett utkast till handover-dokument. Detta hjälper dig att organisera dig själv och katalogisera alla de olika uppgifterna och bitar av information som du måste vidarebefordra under överlämningsperioden. Detta dokument bör innehålla:

Detaljerad information om din dagliga aktiviteter, uppgifter och prioriteringar.

En översikt över de viktigaste punkterna i rollen.

En tydlig översikt över vad som förväntas av din efterträdare.

En lista över några väsentliga filer som kommer att överlämnas. Detta kan innehålla ett visst kontrakt eller arbetsprogram.

Bild med titeln Gör en överlämning i ett kontor Steg 3

3. Binda upp lösa ändar. Om du vet att du kommer att lämna ditt inlägg snart, det kan vara till hjälp att lägga in lite extra arbete för att se till att du knyter upp några lösa ändar. Du kommer att få en känsla av tillfredsställelse att uppnå detta, och du kommer också att hjälpa din efterträdare att börja med en ren skiffer. Att göra detta kommer också att bidra till att du lämnar på utmärkta villkor och med ett gott rykte.

Detta kommer inte alltid att vara möjligt, men om du har något som är nästan över linjen, sätt i lite extra arbete för att få det gjort.

En ny person som kommer in i en överenskommelse om det är nära linjen kan kämpa för att få den stängd, för att de inte är bekanta med alla sina intrikemier.

Bilden med titeln Gör en överlämning i ett kontor Steg 4

4. Kommunicera med dina kollegor. Innan din efterträdare beror på att börja, försök att göra lite tid att prata med dina kollegor om överlämnandet och fråga om det finns något som dina kollegor tror att du ska lyfta fram. Om det finns en utvecklingsfråga som du inte är medveten om, är det här ett bra tillfälle att röra basen och ta reda på det.

Att utveckla problem är inte sannolikt att påverka dina sista dagar, men om du är medveten om dem kan du flagga dem upp till din efterträdare.

Detta är också en chans att se till att alla vet att du lämnar och när. Låt dina kollegor veta om överlämningsperioden, så att de kan ta hänsyn till det.

Din produktivitet kommer sannolikt att sakta under överlämnandet, så det är bra att ge dina kollegor lite förskott.

Bild med titeln Gör en överlämning i ett kontor Steg 5

5. Skriv upp ett formellt överlämningsdokument. Det sista steget i din överlämningsberedning är att slutföra ett formellt överlämningsdokument. Du kan bygga på utkastet till dokument, men försök att utarbeta och inkludera all viktig information. Du måste springa igenom dokumentet med din chef och någon annan nyckelpersonal det kommer att påverka. Försök att få det här färdigt och skickat till din efterträdare minst några dagar innan de är inställda på. Innehållet varierar från jobb till jobb, men det kan innehålla några av följande:

En lista och tidsplan för åtgärder.

En briefing av pågående problem.

En kalender med kommande händelser och tidsfrister.

Lösenord och inloggningsinformation.

En lista över användbara kontakter.

En guide till navigering av filer och mappar på datorsystemet.

Del 2 av 3:

Hantera överlämningsperioden

1. Tillåt så mycket tid som möjligt. När din efterträdare börjar på kontoret kan du fortfarande vara runt och bli ombedd att göra en mer fullständig överlämning. Längden på detta kommer att variera, men i vissa fall får du några dagar eller längre för att hjälpa den nya personen att ta tag i jobbet. Generellt ju mer tid du har tillgång till för en fullständig överlämning, desto mer information kommer du att kunna vidarebefordra.

Det är bundna att vara saker som du glömde, och att ha någon skugga är du ett bra sätt att avslöja dem för den mängd dagliga aktiviteten.

Bild med titeln Gör en överlämning i ett kontor Steg 7

2. Överlämna viktiga dokument personligen. Under överlämnandet är det bra att se till att alla nyckelstycken av data och dokumentation och överlämnas personligen. Detta hjälper dig att se till att de viktigaste sakerna behandlas på lämpligt sätt och prioriteringar är tydligt utställda. Överlämna dokument ansikte mot ansikte betyder att komplex information kan diskuteras helt innan du lämnar.

Denna möjlighet att förklara viktig information, och för din efterträdare att fråga dig direkta frågor är avgörande för en bra överlämning.

Detta kommer också att ge dig möjlighet att tillhandahålla nyans och sammanhang i en diskussion som kan ha blivit förbises annars.

Bild med titeln Gör en överlämning i ett kontor Steg 8

3. Göra ansträngningen att hjälpa. Om du är på kontoret med din efterträdare, bör du alltid vara uppmärksam och proaktiv. Göra ansträngningen att identifiera och hjälpa till att lösa några problem. Din efterträdare kan vara lite blyg eller skrämmas i sina första dagar, och kanske inte vill krångla dig med frågor.

Se till att du klarar av att du är där för att hjälpa, och du välkomnar frågor.

Genom att göra detta kommer du att hjälpa till att främja en situation där ansvaret för överlämnandet delas mellan dig och din efterträdare.

Bild med titeln Gör en överlämning i ett kontor Steg 9

4. Ha ett slutligt överlämnande möte. Det sista att göra innan du lämnar och slutför överlämnandet, är att göra fullt överlåtelse med din efterträdare. Be din efterträdare att ta med alla utestående frågor de har, och de anteckningar de har gjort. Detta möte är ett utmärkt tillfälle för den nya personen att se till att de förstår deras roll och ansvar.

Eventuella osäkerheter kan rensas upp i mötet.

Beroende på var du arbetar kan det vara försiktigt att bjuda din chef eller handledare att delta i mötet.

Du bör verkligen informera din chef när och var den äger rum och fråga dem om det finns något de vill lägga till.

Del 3 av 3:

Tänk på långsiktig utveckling

1. Markera tillgängligt stöd och träning. Försök att tänka på överlämnandet som ett tillfälle för dig att verkligen bidra till att ge någon den bästa möjliga chansen att lyckas. Du försöker inte bara avbilda uppgifter och jobb, men försöker hjälpa din efterträdes yrkesutveckling och din tidigare arbetsgivares långsiktiga hälsa.

Gör detta genom att påpeka alla relevanta utbildningsmöjligheter som du känner till.
Kanske när du startade jobbet, fick du en serie träning för att hjälpa dig att anpassa och utveckla.
Var noga med att du nämner detta till din efterträdare och uppmuntrar dem att utforska möjligheterna.

Bild med titeln Gör en överlämning i ett kontorssteg 11

2. Försumma inte arbetskulturen. Om du spenderar tid med den person som fyller din position är det viktigt att inte fokusera enbart på tekniska aspekter av jobbet. Varje plats har en unik arbetsmiljö och kultur som kan vara skrämmande eller förvirrande för en nykomling. Var noga med att ställa lite tid åt sidan för att ge den nya personen nedgången på hur kontoret fungerar.

Göra ansträngningen att ta dem runt kontoret och presentera dem för alla.

Var noga med att du tydligt definierar den nya medarbetarens roll samt befintliga anställda.

Om arbetsbeskrivningen av den nya ankomsten är något annorlunda än din, eller deras ansvar och prioriteringar är inriktade på annat håll, se till att befintlig personal erkänner detta.

Bild med titeln Gör en överlämning i ett kontorssteg 12

3. Ange dina kontaktuppgifter. Om du verkligen vill gå den extra milen, kan du ge den nya medarbetaren dina kontaktuppgifter. Du kanske säger att de kan kontakta dig om det finns ett stort problem eller de behöver lite vägledning. Inte alla kommer gärna att göra det, och det är sannolikt att bero på ditt förhållande med din tidigare arbetsgivare.

Ofta kan ett problem lösas med ett enkelt email.

Erbjudandet att hjälpa dig efter att du lämnat kommer att göra ett bra intryck och hjälpa till att öka ditt rykte.