Hur man delegerar: 14 steg (med bilder)

Oavsett om du är en företagsledare, en detaljhandlare eller en vistelse hemma förälder, är att kunna delegera ansvarsområdena en kritisk skicklighet för att göra det mesta av din personliga effektivitet. Delegating, kan dock vara lite knepigt - du måste vara fast, men jag litar på den person du delegerar ditt ansvar. Den här artikeln hjälper dig att komma över alla oro du kanske har om delegering, sedan gå igenom den faktiska processen att delegera arbete taktfullt och respektfullt.

Steg

Del 1 av 2:

Komma i rätt tankegång

Ange ditt ego åt sidan. Ett stort mental vägblock till delegationen är det "Om du vill ha något gjort rätt, gör det själv." Du är inte den enda personen i världen som kan göra det rätt. Du Maj Var den enda personen som kan göra det rätt i det här ögonblicket, men om du Ta dig tid att träna någon, De kommer förmodligen att kunna göra det rätt, också. Vem vet - de kan till och med göra det snabbare eller bättre än du och det här är något du behöver för att inte bara acceptera, men bjud in.

Tänk logiskt och realistiskt - kan du göra det här på dig själv? Kommer du att arbeta dig själv för att balansera detta arbete och ditt normala ansvar? Om så är fallet bör du förmodligen vara beredd att delegera något av ditt arbete. Får inte skämmas eller inkompetent eftersom du behöver hjälp med något - du är faktiskt en Mer effektiv arbetare genom att få hjälp när du behöver det.

2. Sluta vänta på att människor volontär. Om du är ovillig att delegera arbete kan du ha ett mindre fall av martyr syndrom - Du är nog överväldigad, och du undrar ofta varför människor inte någonsin erbjuder att hjälpa. Var ärlig med dig själv - när de gör det, slår du ner dem, bara för att vara artig? Undrar du tyst varför de inte gjorde det insistera? Känner du det, om dina positioner var omvända, skulle du förmodligen hjälpa dem i ett hjärtslag? Om du svarade "ja," Du måste jobba på ta kontroll av din situation. Skaffa sig den hjälp du behöver - vänta inte på att det kommer till dig, för det kanske inte.

Många människor är ganska oblivious för vad andra går igenom, och det är inte mycket du kan göra för att ändra dem. Släpp av någon frustration du kanske har över människor som inte erbjuder en hjälpande hand - Kom ihåg att det i slutändan är ditt jobb att kommunicera dina behov.

3. Visa inte förfrågningar om hjälp negativt. Massor av folk är obekväma med att be om hjälp. Du kan känna dig skyldig, som om du belastar andra, eller skamliga, för att du tänker (av någon anledning) att du ska kunna hantera allt på egen hand.

4. Lär dig att lita på andra. Om du är rädd för att delegera eftersom du inte tror att någon kan göra så bra med ett jobb som möjligt, kom ihåg två saker: först, att nästan alla kan få bra på något med tillräckligt med övning och för det andra att du är förmodligen inte som universellt begåvad som du tror att du är. När du delegerar jobbet, är du inte bara att frigöra tiden för dig själv - du ger också din hjälp en chans att träna en ny färdighet eller ta itu med en ny typ av uppdrag. Var tålmodig - med tillräckligt med tid, kommer din hjälpare förmodligen att kunna göra det delegerade arbetet om så bra som du kan ha. Om inte det arbete du planerar att delegera är mycket viktigt, det är förmodligen okej för din hjälpare att lära sig att göra det bra över tiden. Om arbetet är mycket viktigt, tänk två gånger innan du delegerar det!

Även om du är Det bästa på att göra det arbete du planerar att delegera, inser att delegering av arbete gör att du kan göra andra saker med din tid. Om du är den bästa personen på kontoret på den relativt monotona uppgiften att montera hårddiskar, men du har en viktig presentation måste du förbereda dig, det är o.K. Att ge uppgiften till en praktikant. Det är mycket bättre för dig att ge svårt, komplicerade uppgifter prioriterade - känner sig inte dåligt om att delegera enkla, repetitiva uppgifter när du har viktigare saker att göra.

Del 2 av 2:

Delegera effektivt

1. Sätta bollen i rullning. Det första steget är det svåraste, men det är det viktigaste. Du måste ta dungen och be någon att hjälpa dig (eller, om du är chefen, säga någon som hjälper dig.) Känn inte dåligt om det här - så länge du är artig, snäll och älskvärda, är du inte oförskämd för att fråga (eller berätta) någon att hjälpa. Försök vara nådig och omtänksam samtidigt som du behåller allvaret på din förfrågan.

Om du är osäker på hur, speciellt, bör du be någon att göra lite arbete för dig, försök hålla saker korta och söta. Säg något som, "Hej, kan jag prata med dig en minut? Jag undrade om du kunde hjälpa mig att montera den stora stacken av hårddiskar vi bara fick. Jag kan inte göra det för att jag är ute av kontoret idag. Kan du hjälpa mig?" Tryck inte på din hjälpare, men var noga med att han / hon känner till hans eller hennes hjälp är behövs.
Fråga och du ska (förmodligen) ta emot. Var inte rädd för att delegera eftersom du kan ses som oförskämd eller imponerande. Titta på det här sättet - hur känner du när folk ber dig att göra något? Är du skadad och förolämpad? Eller är du (vanligtvis) helt villig att hjälpa? Förmodligen den senare!

2. Ta inte vägrar personligen. Ibland kommer människor inte att kunna hjälpa dig - det är ledsen, men sant. Detta kan vara av olika skäl - det vanligaste är att den person du frågar är redan mycket upptagen med sitt eget arbete. Ta inte det här för personligen - bara för att någon inte kan (eller inte) göra något för dig för tillfället betyder det inte att han / hon hatar dig. Det betyder vanligtvis att han / hon är upptagen eller lat - inget mer.

Om du vägrade, överväga dina alternativ - vanligtvis kan du artigt men starkt insistera på att du verkligen behöver den här personen att hjälpa (vilket kommer att fungera särskilt bra om du är en chef eller någon annan med auktoritet), kan du försöka fråga någon annars, eller du kan göra jobbet själv. Om du verkligen behöver hjälp, var inte rädd för att försöka alternativ en och / eller två!

3. Delegera målet, inte förfarandet. Detta är nyckeln till att inte bli en mardröm av en mikrochef. Ställ in tydliga standarder för vilken typ av resultat du letar efter, och visa den person du gör det, men berätta för dem att de kan göra det på något sätt de vill, så länge det är klart och det är slutfört i tid.

Det här är också smart eftersom det sparar din tid och dina nerver. Du vill använda den tid du har befriat för att göra något viktigare, inte ständigt oroa dig för hur din hjälpare fortskrider.

4. Var beredd att träna din hjälpare. Du bör nästan alltid avsätta lite tid för att lära din hjälpare hur man gör den uppgift du har delegerat till honom eller henne, även om det är en ganska enkel. Kom ihåg att processer som verkar raka och enkelt för dig kanske inte är så enkelt för någon som aldrig behandlat dem förut. Var redo att inte bara gå din hjälp genom det arbete du har delegerat till honom eller henne, men också att tålmodigt fält de frågor som han / hon förmodligen kommer att ha.

Tänk på den tid du spenderar träning en hjälpare att vara en klok långsiktig investering. Genom att spendera lite tid att lära din hjälpare att göra en uppgift korrekt sparar du tid i framtiden som annars har spenderats som korrigerar hans eller hennes misstag.

5. Tilldela de resurser som krävs för att slutföra uppgiften.Du kan få resurser som är nödvändiga för att slutföra uppgiften, men den person som ges uppgiften kanske inte kan komma åt dem.Saker som lösenordsskyddade data, specialiserad utrustning, och vissa verktyg kan vara avgörande för att den här uppgiften slutfördes, så se till att din hjälpare har vad som helst som behöver lyckas.

6. Förstå att din hjälpare bara kan göra en sak på en gång. När din hjälpare hjälper dig, gör han inte hans eller hennes normala ansvar. Glöm inte det, som du, har din hjälpare sannolikt ett tätt schema.Fråga dig själv - vilket arbete kommer de Lägg åt sidan eller delegera för att slutföra din uppgift? Var noga med att du känner till svaret på den här frågan när du delegerar en uppgift till någon.

Ha tålamod. Den person som du delegerar kommer göra misstag medan han / hon lär sig hur man gör en ny uppgift. Det är en del av inlärningsprocessen. Planera för det. Delegera inte en uppgift förutsatt att personen kommer att utföra den perfekt tills de har ett bevisat rekord. Om ett projekt inte visar sig hur du ville ha det för att din partner inte kunde göra en helt ny uppgift delegerade du till honom eller henne perfekt, Det är ditt fel, inte hans eller hennes. Var en resurs för ditt hjälpare och delegerade arbete kan vara en lärande erfarenhet för honom eller henne, snarare än något att rädda.

När du tränar någon att göra något, gör du en investering. Först kommer det att sakta ner dig, men på lång sikt kommer det att öka produktiviteten med språng och bundna, för du har kontaktat det hela med en positiv och realistisk inställning.

Var beredd på troliga svårigheter. Implementera backupplaner och stå redo att hoppa i om saker går fel. Vet vad som händer om ett riktmärke eller deadline missas. Hinder och oväntade utmaningar dyker upp hela tiden, oavsett om du är på jobbet eller hemma - jämn teknik misslyckas ibland. Låt din delegera förtroende för det faktum att om något kommer upp, kommer du att förstå och hjälpa honom eller henne att möta den tidsfristen - kasta inte dem under bussen vid den första whiffen av problem.

Att göra detta är också smart i en självisk mening - om din delegerad rädsla som han / hon kommer att skyllas, kommer mycket mer tid att spenderas i att täcka sin egen baksida än att faktiskt slutföra uppgiften.

9. Känna igen din hjälpare när det räknas. Delegering av uppgifter till någon annan är nödvändig om du ska ta mer och mer ansvar. Det är dock kontraproduktivt när du delegerar en uppgift, låt din hjälpare arbeta hårt på det, och sedan ta all kredit för dig själv. Känna igen och berömma andras ansträngningar på dina vägnar.

Se till att när du är komplimangerad för ett jobb du fått hjälp på, nämner du din hjälpare med namn.

10. Säga "Tack."När någon gör något för dig är det viktigt att tacka honom eller henne, erkänna vikten av hans eller hennes hjälp, och låt hjälparen veta att han är uppskattad. Annars kommer du att visas otålig, även om du inte är. Kom ihåg att folk inte kan läsa ditt sinne. Människor är mer benägna att erbjuda att hjälpa igen om de känner sig uppskattade.

Vara nådig. En enkel hjärtlig bekräftelse som, "Jag kunde inte ha gjort det utan dig!" kan gå långt. Om det arbete som den här personen gjorde för dig var väsentlig, kanske du till och med vill köpa honom eller henne en måltid, en drink, ett tackkort eller en liten present.

Dela på det sociala nätverket: