Hur man gör en kostnadsanalys: 14 steg (med bilder)

Kostnadsanalys är en av fyra typer av ekonomisk utvärdering (de andra tre är kostnads-nyttoanalys, kostnadseffektivitetsanalys och kostnadsanalys). Genomföra en kostnadsanalys, som namnet antyder, fokuserar på kostnaderna för att genomföra ett program utan hänsyn till det ultimata resultatet. En kostnadsanalys är ett viktigt första steg innan du deltar i andra typer av ekonomisk utvärdering för att bestämma lämpligheten eller genomförbarheten av ett potentiellt projekt.

Steg

Del 1 av 3:

Definiera ditt syfte och omfattning

1. Ta reda på varför du behöver en kostnadsanalys. Omfattningen av din kostnadsanalys beror på sitt syfte, så innan du kan överväga hur bred du vill att din analys är, behöver du veta vad du vill ha ultimata frågor du vill analysera.

Om du leder en kostnadsanalys bara för att ställa in en budget eller planera strategiskt för framtiden, skulle du typiskt genomföra en kostnadsanalys som förlängde organisationen.
Å andra sidan kan ett smalare eller mer specifikt syfte, till exempel att bestämma huruvida man ska betala för en viss tjänst (och hur mycket), kräva en smalare kostnadsanalys som endast behandlade kostnaderna för den särskilda tjänsten.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 2

2. Identifiera perspektivet för din kostnadsanalys. Förutom att räkna ut varför du behöver en kostnadsanalys behöver du också veta vars Kostnad du kommer att analysera. Detta bestämmer vilken data du samlar in och hur du klassificerar det.

Till exempel kan du vara intresserad av kostnaden för dina kunder att erbjuda en viss tjänst. Du skulle titta på kostnader ur sitt perspektiv, med hänsyn till det belopp du räknar (eller planerar att betala) för tjänsten, transport till din plats och andra kostnader.

Om du bara tittar på kostnaden för programmet till din organisation, kommer du att titta på dina organisatoriska utgifter i allmänhet. Du kan också titta på möjlighetskostnader, som att erbjuda ett program innebär att du inte kan erbjuda andra program.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 3

3. Differentiera de program du erbjuder. Hur du avgränsar dina program kommer att avgöra hur du tilldelar kostnaderna för kostnadsanalys. Om din organisation driver mycket olika program kan divisioner vara uppenbara. För överlappande program eller program som delar resurser, bestämma hur du skapar dem.

Program som överlappar i en väsentlig grad kan klumpas ihop, snarare än utvärderas separat. Gå med det som är mest förnuft för verksamheten i din organisation, undviker dubbelarbete där det är möjligt.

För att avgöra om programmen ska separeras, se på de tjänster som erbjuds av varje program, de resurser som behövs för att tillhandahålla dessa tjänster, och vilka tjänster ges till. Om två program är desamma i 2 av 3 av dessa dimensioner, bör de förmodligen behandlas som en för kostnadsanalys.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 4

4. Ställ in den tidsperiod du vill utvärdera. Hur du kategoriserar och beräknar kostnaderna beror på om du analyserar dessa kostnader på lång sikt (säg, månader eller år) eller på kort sikt (några veckor, eller kanske till och med en enda ansökan).

Om du till exempel försöker bestämma huruvida du ska debitera för en viss tjänst, skulle du först bestämma hur mycket tjänsten kostar dig att tillhandahålla. Du skulle då göra en långsiktig kostnadsanalys för att avgöra om din organisation kan bibehålla en förlust för att tillhandahålla den tjänsten.

Det är allmänt bäst att välja en tidsperiod för vilken du kan förvärva exakta intäktsdata, snarare än uppskattningar. Detta hjälper till om du planerar att använda din kostnadsanalys som grund för vidare ekonomisk utvärdering.

Del 2 av 3:

Kategoriseringskostnader

1. Granska tidigare kostnadsanalysrapporter, om det är tillgängligt. Om din organisation har gjort kostnadsanalyser tidigare, använd samma eller liknande metoder för att kategorisera kostnaderna. Att upprätthålla kontinuitet på detta sätt betyder att rapporterna kan jämföras, vilket gör dem mer användbara över tiden.

Du kan också titta på kostnadsanalyser som utförs av liknande organisationer som genomför liknande program eller tillhandahåller liknande tjänster.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 6

2. Lista alla direkta kostnader för det program du utvärderar. Direkta kostnader inkluderar löner och fördelar för lagmedlemmar, leveranser och material samt eventuella möbler eller fixturer. Beroende på vilken typ av program eller tjänst som erbjuds kan du också ha kontrakt, licensiering eller försäkringskostnader.

Direkta kostnader är specifika för det program eller tjänsten du utvärderar i din kostnadsanalys - de delas inte med några andra program.

Overhead-kostnader, till exempel verktyg eller hyra, kan vara en direkt kostnad om programmet eller tjänsten har sin egen plats.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 7

3. Inkludera indirekta kostnader. Indirekta kostnader inkluderar generell förvaltning eller förvaltningslöner och fördelar, anläggningar, utrustning och allt annat som delas över flera program eller tjänster. Det du kategoriserar som en indirekt kostnad beror på hur du har separerat de program eller tjänster som erbjuds av din organisation.

I slutändan, när du beräknar kostnaderna för ett enskilt program eller tjänst, måste du fördela dessa indirekta kostnader

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 8

4. Ordna kostnaderna för att återspegla syftet med din analys. I slutändan vill du att din kostnadsanalysrapport är användbar för din organisation. I stället för att förlita sig på breda finansiella kategorier, använd kategorier som exakt återspeglar hur din analys kommer att användas.

Standardkategorier kan innehålla personalkostnader, driftskostnader och startkostnader. Inom varje kategori, identifiera vilka kostnader som är direkta och vilka är indirekta.

Del 3 av 3:

Beräkning av kostnader

1. Samla finansiella poster och information. För varje typ av kostnad du planerar att inkludera i din kostnadsanalys, notera var du planerar att få siffrorna för att beräkna den typen av kostnad. Om du behöver uppskatta en kostnad, lista där du får informationen för att göra en tillförlitlig uppskattning.

Använd den faktiska kostnadsinformationen så mycket som möjligt. Det kommer att öka användningen och tillförlitligheten hos din ultimata kostnadsanalys.
För uppskattningar, sök om tillförlitliga källor som kan tillämpas så snävt som möjligt. Till exempel, om du behöver uppskatta lön, använd genomsnittliga priser för anställda lokalt, inte nationellt.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 10

2. Totala direkta kostnader för programmet. Med hjälp av informationen i de poster du har samlat, lägg till lön, leveranser, material och andra kostnader som endast gäller för programmet du utvärderar. Utöka dessa kostnader ut över tidsperioden för din kostnadsanalys.

Om du gör en långsiktig kostnadsanalys beräknar de direkta kostnaderna först varje vecka eller månadsvis och förläng sedan ut dem.

Vid beräkning av personalkostnader, var noga med att inkludera kostnaderna (eller värdet) av eventuella fördelar som erbjuds anställda som arbetar med programmet.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 11

3. Tilldela indirekta kostnader till programmet du analyserar. För att allokera indirekta kostnader, bestämma hur varje kostnad kan delas upp bland de olika programmen. Beräkna sedan andelen av det kostar programmet.

Antag till exempel att du fördelar lönen för direktören för personal. Eftersom de är ansvariga för personal, är det meningsfullt att dela sin lön av antalet personer på personal. Om du har 10 anställda totalt, varav 2 är dedikerade till det program eller tjänsten du utvärderar, kan du fördela 20 procent av direktörens lön till programmet för din kostnadsanalys.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 12

4. Beräkna avskrivningar på tillgångar. Om organisationens kapitaltillgångar, inklusive möbler, utrustning eller armaturer, måste användas för att genomföra programmet eller tillhandahålla den tjänst du utvärderar, bör avskrivningar på dessa tillgångar ingå i dina totala kostnader för programmet eller tjänsten.

Beräkning av avskrivningar kan vara en komplicerad strävan. Om du inte har erfarenhet av att göra det, överväga att anställa en revisor.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 13

5. Faktor i dolda kostnader. Beroende på din organisation och det program du utvärderar kan det finnas extra kostnader som inte skulle visas på något budgetblad eller finansiell rekord. Inklusive uppskattningar av dessa kostnader i din analys ger din utvärdering mer trovärdighet.

Om du till exempel gör kostnaden för ett program för en ideell, kan dolda kostnader inkludera det uppskattade värdet av frivilliga timmar, donerade material eller donerat utrymme.

Dolda kostnader kan också omfatta möjlighetskostnader. Till exempel kan lansering av ett program påverka organisationens förmåga att erbjuda andra program.

Bild med titeln Gör en kostnadsanalys Steg 14

6. Göra slutsatser baserade på dina resultat. Återgå till ditt syfte för att göra kostnadsanalysen och bestämma vilka åtgärder som ska vidtas. Du kan också innehålla prognoser eller uppskattningar av framtida kostnader för programmet eller tjänsten.

Minst bör din kostnadsanalys ge din organisation den sanna kostnaden för att köra ett program eller tillhandahålla en viss tjänst.

Din kostnadsanalys kan också öka ytterligare frågor, vilket indikerar ytterligare analys är nödvändig innan ett ultimat beslut kan göras.