Hur man utför en exit-intervju

När en anställd lämnar en organisation är det viktigt att genomföra en utgångsintervju. Intervjungen tillåter arbetsgivaren möjlighet att ta reda på varför arbetstagaren lämnar och vad som kan göras för att förhindra framtida avgångar. Nyckeln till att genomföra en framgångsrik utgångsintervju innebär emellertid att skapa en bekväm atmosfär, och ställer rätt frågor och använder lämpligt kroppsspråk.

Steg

Metod 1 av 3:
Skapa en bekväm atmosfär
  1. Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 1
1. Planera intervjun strax innan arbetstagaren lämnar. Den bästa tiden att få intervjun är rätt i slutet av arbetstagarens tid med företaget. För bästa resultat syftar du till att genomföra utgångsintervju under de senaste 2 dagarna av deras anställning.
  • Detta kommer att undvika att ha intervjun för tidigt, vilket kan göra den anställde obekväma, eller för sent, vilket kan leda till halvhjärtade svar.
  • Bild med titeln Utför en utgångsintervju Steg 2
    2. Välj en privat, en-till-en-inställning för intervjun. Att ha flera intervjuare fråga de avgående medarbetarfrågorna kan få dem att känna att de är "gängda upp" på. Gå med en avslappnad men privat miljö där arbetstagaren kommer att känna sig bekväm och inte för utsatt.
  • Till exempel skulle ett konferensrum med god naturlig belysning och integritet från omgivande hallar fungera mycket bra för en utgångsintervju.
  • Om intervjun som utförs någonstans känner arbetstagaren inte bekväm att vara ärlig med intervjuaren, svaren på intervjufrågorna kanske inte är helt ärliga.
  • Om du är orolig för en besvärlig eller fientlig interaktion kan du också ge ett skriftligt frågeformulär för att arbetstagaren ska kunna fylla i. Detta format kan dock tolkas som kallt och oskadligt jämfört med en ansikte mot ansikte intervju.
  • Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 3
    3. Ha en HR-representant eller utanför konsulten genomföra intervjun. Det kan tyckas som att den avgående medarbetarens handledare skulle vara det bästa valet att genomföra intervjun. Arbetstagaren kanske inte känner sig helt bekväm med sin handledare, eftersom de kan vara en del av anledningen till att de lämnar i första hand.
  • Företrädare för mänskliga resurser tenderar att vara bäst för avslutningsintervjuer, eftersom de kan fokusera på rollspecifika problem och saker som är relevanta för företaget som helhet.
  • Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 4
    4. Var noga med att förklara syftet med utgångsintervju till arbetstagaren. Poängen av en utgångsintervju är att avgöra om orsaken till att arbetstagaren lämnar är något som företaget kan fixa i framtiden. Om arbetstagaren förstår att intervjun är tänkt att vara konstruktiv, kommer de att vara mer villiga att dela sina tankar som är kandidat.
  • Påminna dig själv och intervjuaren (om de är någon annan) att syftet inte är att försöka hindra medarbetaren från att lämna företaget.
  • Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 5
    5. Ange förskott att deras svar kommer att förbli konfidentiella. Målet är att få medarbetaren att ge öppen och ärlig feedback om hur företaget utför och vad som kan göras för att förbättra arbetsplatsens miljö. Påminner dem om att deras namn inte kommer att fästas på deras svar är det bästa sättet att se till att arbetstagaren kommer att vara uppriktig med intervjuaren.
  • Det kan också vara till hjälp att upprepa denna punkt några gånger under intervjun, bara för att förstärka den punkt som det är ok för dem att vara öppna med intervjuaren.
  • På samma tid påpekar att vilken information som den anställde ger kommer att vara mycket viktigt och att företaget kommer att ta det på allvar när de överväger om de behöver ändra en del av hur de gör affärer.
  • Bild med titeln Utför en utgångsintervju Steg 6
    6. Påminna dem regelbundet att de inte behöver svara. Utgångsintervjuer är inte lagligt nödvändiga eller är anställda skyldiga att delta i dem, såvida inte detta ingår i deras kontrakt. Dessutom, om arbetstagaren lämnar företaget på dåliga termer, påpekar att de inte behöver svara om de inte vill hjälpa till att förhindra en potentiellt fientlig intervju.
    • Metod 2 av 3:
    Frågar rätt frågor
    1. Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 7
    1. Ta reda på varför de lämnar, om de är villiga att dela. Detta är särskilt viktigt om arbetstagaren är en värderad medlem av din organisation och det är inte klart varför de lämnar sitt jobb. De kanske inte vill dela sina skäl, men så var noga med att denna fråga är väldigt artigt.
    • Till exempel, istället för att säga "berätta varför du ger upp på oss", fråga dem "känner du dig bekväm att dela din anledning att lämna?"
  • Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 8
    2. Fråga hur de känner att de behandlades av företaget och dess anställda. Det är viktigt för dig att ta reda på om arbetsmiljön i din organisation bidrog till att arbetstagarens beslut skulle lämna. Fråga om de känner att de behandlades rättvist av sin handledare eller om de gillade sina anställda.
  • Ett bra sätt att formulera den här frågan kan vara: "Hur känner du att du behandlades av din handledare och dina medarbetare? Var det något du önskar skulle ha varit annorlunda?"
  • Fråga medarbetaren hur de tror att deras medarbetare känner sig om att de lämnar. Detta ger dig god inblick i vilken roll, om någon, deras förhållande till andra anställda spelade i deras lämnar.
  • Bild med titeln Utför en utgångsintervju Steg 9
    3. Lär dig hur de tycker att arbetsförhållandena kan förbättras. Dåliga arbetsförhållanden kan ha bidragit till den anställde som vill lämna, så det är viktigt att veta detta för att förhindra andra avgångar. Även om arbetsförhållanden inte påverkade den lämnande medarbetaren, kan de ha bra idéer om hur man förbättrar förhållandena på arbetsplatsen!
  • Närma sig den här frågan neutralt. Istället för att fråga "vad som var fel med arbetsplatsen?"Istället fråga" Har du några insikter om hur förhållandena på arbetsplatsen kan förbättras?"
  • Fråga dem hur de tycker att företaget utför övergripande, liksom. Försök att få så mycket insikt som möjligt att du då kan ansöka om att förbättra din organisation.
  • Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 10
    4. Ta reda på om de känner att de var tillräckligt utbildade för sitt jobb. Arbetstagaren kan lämna eftersom de kände sig överväldigade av det arbete som förväntades av dem. Se till att alla dina anställda känner sig förberedda för sitt jobb är ett mycket bra sätt att förhindra höga omsättningsräntor.
  • Om de svarar på att de inte kände sig utbildade nog, fråga dem vilka specifika typer av träning som skulle ha gjort det lättare för dem att utföra sitt jobb.
  • Bild med titeln Utför en utgångsintervju Steg 11
    5. Fråga medarbetaren vad de tyckte mest om sitt jobb. Det är lika viktigt att lära dig vad ditt företag gör rätt eftersom det är att lära dig vad organisationen gör fel. Att fråga om medarbetarens positiva erfarenheter är också ett bra sätt att injicera någon positivitet i utgångsintervjuen.
  • Ett bra sätt att frasa den här frågan kan vara: "Vad var 3 saker du tyckte mest om att arbeta här?"
  • Bild med titeln Utför en utgångsintervju steg 12
    6. Undvik att fråga riktade eller negativa frågor om specifika personer. Inte bara skulle denna typ av fråga göra utgångsintervjuen mer negativ - det kan också tolkas som förtal. Några exempel på frågor som ska undvikas inkluderar:
  • "Tror du att det är någon annan som ska lämna istället för dig?"
  • "Var det någon du hatade med att arbeta med?"
  • "Vad var de värsta saker du hade att ta itu med att arbeta här?"
    • Metod 3 av 3:
    Med hjälp av lämpligt kroppsspråk
    1. Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 13
    1. Kom ihåg att le och göra ögonkontakt med arbetstagaren. Titta på dem i ögonen både när de pratar och när du pratar med dem. Men undvika att stirra ner dem, eftersom det kan få dem att känna sig obekväma eller som om du försöker skrämma dem.
    • För bästa resultat, behåll ögonkontakt för det mesta av intervjun, men blinkar och tittar bort regelbundet för att undvika att stirra på dem.
    • Genom att bibehålla ögonkontakt och en lycklig uppfattning, kommer du att låta arbetstagaren veta att du är intresserad av vad de måste säga, vilket kommer att få dem att känna sig mer bekväma om att öppna dig för dig.
  • Bild med titeln Utför en utgångsintervju steg 14
    2. Håll din hållning avslappnad för att släcka en lugnande vibe. Håll ryggen rakt men inte styv och slappna av axlarna. Detta kommer att betona att du känner dig bekväm i din omgivning och att arbetstagaren också borde.
  • Detta är särskilt viktigt om du står, eftersom det är mycket lättare att verka och avskräcka om du står med en hård hållning.
  • Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 15
    3. Engagera sig i bekräftande, empatiska rörelser som de pratar. Dessa inkluderar saker som nickning av ditt huvud, ler, eller ens skrattar när det är lämpligt. Denna typ av rörelsesignaler till den andra personen som du identifierar med sin situation och att de kan känna sig avslappnad runt dig.
  • Nickning är den mest effektiva av dessa rörelser. Var försiktig när du ler eller skrattar, eftersom det kan tolkas som ett olämpligt svar på vad de sa.
  • Bild med titeln Utför en Exit Interview Steg 16
    4. Ge din fulla uppmärksamhet åt arbetstagaren under hela intervjun. Undvik att kontrollera tiden, stirrar på marken, eller gör något annat för att signalera att du inte är intresserad av vad de måste säga. Samtidigt, undvika att du kan bli distraherad från konversationen till hands.
  • Distraktioner kan inkludera plockning på något, knacka på bordet, eller kontrollera telefonen under intervjun.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande