Hur man bestrider en fakturabrev (med bilder)

Om du äger ett litet företag, är du van att ta emot fakturor från leverantörer eller andra från vilka du köper varor eller tjänster. Som privatperson kan du också få fakturor om du till exempel har renoveringar gjort till ditt hem. Typiskt är dessa fakturor korrekta och du betalar det belopp som är skyldigt. Men ibland får du en faktura som inte är korrekt - kanske laddar du mer än det belopp du kom överens, eller det innehåller varor eller tjänster du inte har fått. Om du behöver bestrida en faktura, så snart som möjligt är nyckeln till att bibehålla den goodwill du har byggt med leverantören och försäkrade smidigare förhandlingar i framtiden.

Steg

Del 1 av 3:

Bedömning av problemet

1. Granska fakturan du har fått noga. Även om du inte har någon tvivel är fakturan felaktig, titta över det igen och se till att du läser den korrekt.

Om du har tidigare fakturor från samma företag, jämför de med den aktuella fakturan och notera eventuella skillnader. Dessa kan hjälpa till att avslöja källan till problemet. Företaget kan till exempel inte notera betalning för den tidigare fakturan, och inkluderade båda totalserna i den aktuella fakturan. I så fall, vilket ger bevis på betalning förhoppningsvis att lösa problemet.

Bild med titeln Disbevis En Faktura Brev Steg 2

2. Kontrollera dina böcker eller andra poster. Jämför fakturan till dina egna dokument för att beräkna mängden avvikelse.

Till exempel, om företaget hävdar att du inte betalade en faktura, bör du inkludera en kopia av den avbokade kontrollen som du skickade som betalning. Alla andra dokument du har till exempel automatisk genererade e-postbekräftelser eller bankdeklarationer som visar den rensade betalningen kan också vara till hjälp för att bevisa din position.

Bild med titeln Disbevis En Faktura brev Steg 3

3. Granska ditt kontrakt. Om du har ett skriftligt kontrakt med det företag som skickade fakturan, kontrollera kontraktet för att ta reda på den överenskomna metoden för att lösa tvister.

Betalning är beroende av ditt mottagande av varorna eller tjänsterna i en form som överensstämmer med kontraktet. Om företaget fakturerar dig för varor eller tjänster du inte har fått, är du inte skyldig till betalning enligt kontraktet.

Ditt kontrakt kan också innehålla tidsfrister för att meddela en omtvistad faktura. Till exempel kan ditt kontrakt säga "Alla fakturor anses vara korrekta och accepterade om leverantör inte anmäls om en tvist inom 10 dagar efter mottagandet."

Bild med titeln Ovinnan En Faktura Brev Steg 4

4. Ring bolaget. Innan du skriver ett formellt brev till företaget, ring det kontaktnummer som anges på fakturan för att utesluta ett enkelt fel.

Var lugn och artig på telefonen och ange att du har en fråga om fakturan du fått. Tillåta företagets representant att förklara fakturan till dig. Om du bestrider någon av hennes information, berätta för henne att det belopp hon sagt inte matchar dina poster.

Tänk på att tvisten kan vara ett enkelt kleriskt fel eller en felplacerad siffra eller decimalpunkt. Om misstaget kan korrigeras via telefon, fråga den person med vilken du talar för att skicka en korrigerad faktura.

Om du kommer till någon upplösning via telefon, skicka omedelbart ett skriftligt brev till företaget som bekräftar avtalet som nås via telefon. Förlita sig inte på några uttalanden eller avtal som gjorts förrän du har skrivit bekräftelse av avtalet eller har fått en korrigerad faktura.

Bild med titeln Ovinnan En Faktura Brev Steg 5

5. Samla bevis för att stödja ditt krav. Om du har några kvitton eller andra poster som säkerhetskopierar ditt påstående att fakturan är felaktig, gör kopior av dem att skicka till det andra företaget.

Till exempel, anta att företaget fakturerade dig för 45 enheter, men du fick bara 20 enheter. De förpackningskvitton du har för 20 enheter skulle stödja din position.

Bild med titeln Disbevis En Faktura Brev Steg 6

6. Forskning företaget. Om du inte har arbetat med företaget i mycket lång tid, kan det vara värt din tid att ta reda på om andra kunder eller företag har haft liknande problem.

Till exempel kan du kolla med Better Business Bureau, som fält klagomål från konsumenter och andra företag. Om andra har haft liknande problem, ta reda på om och hur de kunde lösa sin tvist.

Del 2 av 3:

Skriva ditt brev

1. Använd rätt affärsformat. Skriv ut ditt brev på företagsbrevhuvudet, om möjligt och formatera ditt brev på lämpligt sätt.

Om du är en privatperson kan du göra ditt eget professionella brevpapper med hjälp av en av de mallar som finns tillgängliga i de flesta ordbehandlingsapplikationer.
Du kan vanligtvis hitta mallar online eller inom ett ordbehandlingsprogram som gör att du snabbt och enkelt kan skapa ditt brev genom att ange tillämplig information inom förformaterade fält.
Inkludera datumet för brevet och de metoder du skickar det - speciellt om du skickar dubbletter av brevet med olika metoder.
För brevet i brevet, sammanfatta brevets syfte och referens datum för fakturan, bolagets referensnummer på fakturan eller båda. Till exempel kan du skriva: "Ämne: Tvist för faktura 99537, daterad 7 oktober 2015."

Bild med titeln Disbevis En Faktura Brev Steg 8

2. Bekräfta mottagandet av fakturan. Börja ditt brev genom att identifiera fakturan du skriver om och tackar företaget för att skicka det.

Om du bestrider hela fakturan, ange helt enkelt att du bestrider fakturan i sin helhet och fortsätter sedan med orsakerna till din tvist.

Om någon del av fakturan inte är i tvist, kanske du vill fortsätta och skicka en betalning för det beloppet. Om du gör det, låt dem veta fram.

Till exempel kan du skriva: "Jag har mottagit din faktura daterad den 7 oktober 2015, och tack för samma. Inkl. Vänligen hitta en check för $ 157.49 som full betalning av det obestridda beloppet."

När du undertecknar din check, godkänner det med hjälp av formulering som "Denna kontroll är betalning i sin helhet och är full och slutlig tillfredsställelse av [Faktura]." Identifiera fakturan med det datum det fakturerades eller det referensnummer som anges. Om företaget betalar eller sätter in din check, har beloppet godkänts som full betalning.

Att göra detta kan lösa tvisten, eftersom om du senare stämmer för det återstående beloppet du tvist kan du höja godkännandet som ett bekräftande försvar.

Bild med titeln Ovinnan En Faktura brev Steg 9

3. Förklara grunden för din tvist. Om du bifogar några dokument för att stödja ditt påstående, hänvisa till dem i brevets kropp och sedan bifoga en kopia.

Var kort och håll fast vid fakta. Du bör också avstå från att göra några anklagelser eller inferring att företaget försöker fuska dig på något sätt. Bara behandla saken som ett enkelt fel som lätt kan korrigeras - även om du har anledning att tro det är inte fallet.

Om företaget skickar en faktura för varor som ännu inte har levererats, ge den anledningen och ange att du kommer att betala för varorna när de tas emot.

Bild med titeln Disbevis En Faktura brev steg 10

4. Nämna några telefonsamtal eller andra konversationer du har haft. Om du har pratat med alla anställda, eller den person som du tar upp brevet, ska ditt brev adressera de här konversationerna.

Till exempel kan du skriva: "Jag pratade med Sharon i ditt kundfordringar den 8 oktober, och hon indikerade att jag skulle nå ut till dig om den här frågan." Även om du fick veta att fakturan var korrekt och det inte fanns något fel, ge inte den här informationen i brevet - det ger bara personen möjlighet att gömma sig bakom den anställd som du redan har talat snarare än att titta på är personligen.

Om du inte kunde nå någon, bör du också nämna det, och fortsätt med den attityd som det förmodligen bara är ett enkelt misstag eller missförstånd.

Bild med titeln Disbevis En Faktura Brev Steg 11

5. Begär att bolaget vidtar åtgärder för att rätta till problemet. När du har beskrivit din tvist med fakturan, är listan specificerar om hur du vill att problemet löstes och ge företaget en tidsfrist att svara.

Ge företaget en rimlig tid för att ta itu med problemet - en vecka till 10 dagar från mottagandet av ditt brev bör räcka.

Vid denna tidpunkt behöver du inte hota att du tar några specifika åtgärder om saken inte löses till din fördel. Det är nog att helt enkelt säga att du kommer att driva andra alternativ om din deadline inte är uppfylld.

Bild med titeln Disbevis En Faktura Brev Steg 12

6. Underteckna brevet. Sluta ditt brev på en fast men hjärtlig anteckning och inkludera ditt tryckta namn, din position inom ditt företag och direktkontaktinformation.

Se till att du läser över den och kolla den för typsnitt eller andra fel innan du skriver ut och skriver det. Dubbelkontrollera några nummer eller beräkningar mot dina poster.

I botten av ditt brev, lista de dokument du omsluter för att stödja din position.

När du har slutfört och undertecknat ditt brev, gör minst en kopia för dina poster innan du skickar den till företaget.

Bild med titeln Disbevis En Faktura Brev Steg 13

7. Skicka ditt brev. När du har skrivit ditt brev, maila det tillsammans med eventuella kapslingar så snart som möjligt efter att du har fått fakturan.

Medan du vanligtvis har så länge som 30 dagar att meddela ett företag av en tvist, i vissa fall har du mycket mindre tid. Till exempel kräver stater som Delaware meddelande om tvist för en konstruktionsfaktura inom 7 dagar efter mottagandet eller fakturan är lagligt övervägt accepterat för det belopp som anges i fakturan.

Du kanske vill skicka brevet via fax eller e-post också. Om du planerar att skicka den med flera metoder, se till att det här noteras på brevet eftersom det förmodligen kommer att tas emot sist.

Överväg att använda certifierat mail eller en privat leveransservice som FedEx eller UPS så du har bevis på när företaget fick ditt brev.

Del 3 av 3:

Vidta ytterligare åtgärder

1. Uppföljning efter din tidsfrist. Om du har gett företaget en tidsfrist för att lösa problemet och inte har hört från någon vid det datumet, hålla fast vid det genom att ringa upp den dagen.

Beroende på svårighetsgraden av avvikelsen kanske du vill överväga att avsluta ditt förhållande med företaget om de inte är villiga att arbeta med dig för att lösa tvisten.
Om du å andra sidan har hört från företaget och de är ovilliga att kompromissa med frågan och insistera på att fakturan är korrekt, kan du behöva driva andra medel för att lösa problemet.

Bild med titeln Disbevis En Faktura brev Steg 15

2. Överväga att anställa en advokat. Om företaget vägrar att hantera dig, eller om du inte får något svar på ditt brev, kan en advokat kunna få ett bättre resultat för dig.

En advokat kan också ge dig råd om dina juridiska alternativ om det andra företaget stämmer för det omtvistade beloppet.

Bild med titeln Disbevis En Faktura brev Steg 16

3. Kontakta statens licensbyrå eller byrå. Om den enskilda eller företag som faktureras är reglerad eller licensierad av en statsbyrå, kan den byrån ha förfaranden för att lösa tvister som liknar din.

Om du till exempel är en husägare och har en tvist över en faktura som du fått från den allmänna entreprenören som arbetade med renoveringar till ditt hem, kanske du kan lämna ett klagomål med din statens entreprenörskort. Observera att vissa stater som Oregon kräver att du ger förhandsskriftligt tilldeltagare som specifikt anger att du är avsikt att lämna ett klagomål med styrelsen, minst 30 dagar innan du lägger upp klagomålet.

Bild med titeln Disbevis En Faktura brev Steg 17

4. Skicka ett annat brev. Innehållet i ditt andra brev varierar beroende på det svar du har fått från din första, men bör i allmänhet följa samma format med en starkare och fastare ton.

Referera till ditt tidigare brev och eventuella samtal eller korrespondens som du har haft med företaget i interimet, upprepar sedan din position och eventuella dokument som du är anslutna till det ursprungliga brevet.

Om du har ett skriftligt kontrakt, hänvisar de metoder som diskuteras i kontraktet för att lösa tvister och ange din vilja att följa dessa villkor.

Bild med titeln Traffera en faktura brev Steg 18

5. Föreslå medling. Särskilt om du har ett skriftligt kontrakt som innehåller en medlingsklausul, överväga att använda en neutral, tredjepartsmediator för att hjälpa dig att komma till en kompromiss.

Medling erbjuder ett snabbare och billigare sätt att lösa en tvist jämfört med en rättegång, uppmuntra dig att hitta en lösning som fungerar för båda parter.

Beroende på sammanhanget med din fakturadisput, kan du kanske hitta medlingstjänster. Till exempel erbjuder Maryland Home Improvement Commission ett gratis medlingsprogram för husägare och byggentreprenörer.

Dela på det sociala nätverket: