3 Enkla sätt att kommunicera med kunder

Oavsett vilken typ av verksamhet du är inblandad i och vilken roll du spelar i affären - om det är försäljning, kundservice, lager eller ekonomi, måste du kunna kommunicera effektivt med kunderna. Starka kommunikationsförmåga kommer att få kunderna att känna sig och förstås och kan bygga sitt förtroende och lita på ditt företag. Smidig kommunikation är också ett bra sätt att hjälpa arga kunder att lugna sig, och att lösa meningsskiljaktigheter utan att förlora kunder.

Steg

Metod 1 av 3:

Engagera sig positivt med kunder

1. Håll en positiv attityd under hela konversationen. Det kan vara lätt att känna sig tömd av konversationer med kunder, speciellt om kundservice är en stor del av din dag. Din attityd kan dock göra en stor skillnad, så gör det för att vara positiv när du kommunicerar. Kunderna kommer att hämta på din positiva attityd och hjälpsam upplevelse, och kommer att uppskatta den respekt du har visat dem.

Även om du kommunicerar via e-post, kan du fortfarande vara positiv. "Tack för din fråga! Jag hoppas att vi kan göra affärer tillsammans igen i framtiden!"Låter mycket bättre än" hejdå."

Bild med titeln kommunicerar med kunder Steg 2

2. Upprätthålla artig ögonkontakt och kroppsspråk när man talar personligen. Kroppsspråk är en viktig icke-verbal kommunikationsform, och en som du borde vara medveten om när du har ett ansikte mot ansikte med en kund. Gör frekvent ögonkontakt för att visa att du är investerad i vad kunden säger. För att undvika att visa ointressen i en konversation, försök att inte:

Titta på dina fötter eller på annat sätt undvika ögonkontakt

Stå i en aggressiv hållning (e.g. med armarna korsade)

Kant bort från kunden som om du försöker fly

Bild med titeln kommunicerar med kunder Steg 3

3. Använd positiva uttalanden snarare än att göra negativa fordringar. Kunderna kan känna sig avskräckta om din kommunikation till dem känns negativa eller curt. Så försök att kommunicera med positiva påståenden. Speciellt om ditt svar är i huvudsak ett "nej", gå ett steg längre och försöka hitta en positiv lösning på problemet. Kunden kommer att uppskatta din positivitet och ansträngning.

Till exempel, säg inte "Vi säljs ut ur den produkten, ledsen."Istället, försök" den produkten är för närvarande slut i lager, men den ska återställas inom en vecka. Vill du att jag kontaktar dig när det är tillbaka i lager?"

Eller undvik att säga: "Din dator är trasig - den kan inte lösas."Prova något som:" Situationen ser inte bra ut ... men låt mig ta datorn över till en av våra tekniska anställda - de kan ha några insikter som jag inte gör det."

Bild med titeln kommunicerar med kunder Steg 4

4. Avsluta konversationen med en artig fråga. Undvik att tyckas som om du är i en rush för att avsluta en konversation med en kund. Om kunden tycker att du försöker avsluta konversationen så fort som möjligt, är de mer benägna att känna som om du inte har lyssnat på dem eller uppfyllt deras behov. Så, om du slutar en konversation via telefon eller personligen, avsluta med en fråga som:

"Finns det något annat jag kan hjälpa dig med?"

"Har du några andra frågor till mig?"

"Jag hoppas att den här konversationen hjälpte - var jag kunde svara på alla dina frågor?"

Metod 2 av 3:

Säkerställa smidig kommunikation

1. Bo involverad i konversationen för att visa att du aktivt lyssnar. När du engagerar med en kund är ingenting värre än att agera som om du är uttråkad eller ointresserad av konversationen. För att undvika detta, lyssna aktivt. Fråga kunden förtydligande frågor när något inte är klart för dig. Eller för att se till att du förstår kunden korrekt, försök omformulera en av sina punkter och säga det tillbaka till dem.

Till exempel, säg något som, "Om jag förstår rätt, säger du att dina Bluetooth-hörlurar inte kommer att ansluta till ditt fordons ljudsystem?"

Bild med titeln kommunicerar med kunderna steg 6

2. Förklara komplexa eller tekniska problem med analogi. Om du arbetar i ett fält som din genomsnittliga kund kanske inte helt förstår (E.g., Tech, mekanik, medicinsk), du behöver kreativa sätt att förklara koncept som annars skulle vara svåra för att en lek. För att effektivt kommunicera dessa begrepp till kunder, försök att tänka på en analogi som gör dem lätt förståelig.

Till exempel, säg att en kund inte förstår värdet av antivirusprogram på sin dator. Säg något som, "Tänk på antivirusprogrammet som en polis på din dator. Det kontrollerar varje fil som kommer in och ser till att ingen av den kan skada din maskin."

Bild med titeln kommunicera med kunderna Steg 7

3. Uppföljning med kunder som använder sin föredragna metod. Vissa kunder har starka preferenser så långt som de vill kontaktas för uppföljningsfrågor eller felsökning. Yngre eller mer tech-kunniga kunder kan föredra att kontaktas via text eller e-post, medan andra kunder kan uppskatta en telefonsamtal. Att be om en föredragen metod kommer att se till att kunden inte är störd eller obekvämd när du försöker kontakta dem.

När du följer upp, säg något som, "Hej, vi talade förra veckan angående den nya iPad du köpte. Jag ville checka in-är allt som fortfarande fungerar såväl som du vill."

Metod 3 av 3:

Undvik vanliga misstag

1. Motstå impulsen för att avbryta dina kunder när de talar. I allmänhet, som avbryter någon visar brist på respekt och indikerar att du känner att dina tankar och ord är viktigare än deras. När du avbryter en kund, kommer de sannolikt att känna som om deras oro inte hörs. Så vänta tills kunden är klar och svarar sedan på sitt uttalande eller fråga.

Försök säga något som, "tog du upp flera bra frågor i rad. Jag svarar först på din första och adressera sedan din andra fråga."

Bild med titeln kommunicerar med kunder Steg 9

2. Fyll inte en konversation med jargong eller termer som alienerar kunden. Medan du kan ha ett fast grepp om de professionella villkor som du använder på en daglig basis, kommer dina kunder troligen inte. Det innebär att alla branschvillkor eller jargong som du använder när du kommunicerar kan förvirra kunderna eller få dem att känna som om du pratar över huvudet. Så, omformulera det tekniska språket på villkor att icke-specialister kan förstå.

Till exempel, istället för att säga, "Använd en VPN eller maskera din IP-adress så att du kan ladda ner PDF utan att få skadlig kod", säger något som, "Du måste hitta ett sätt att skydda dina nedladdningar mot virus."

Bild med titeln kommunicerar med kunderna steg 10

3. Undvik att fördöma kunder eller använda komplicerade fraser. Om en arg eller förvirrad kund kommer till dig med ett klagomål - om personligen eller över telefonen inte pratar med kunden på ett sätt som förtjänar deras kunskap eller oavsiktligt förolämpar dem. Om en kund talar snabbt, försök att inte säga: "Slow down! Jag förstår inte när du talar för fort."Istället, försök:" Jag har problem med att följa dig - kan du säga det igen?"

Till exempel, undvika att säga något som, "Det jag förklarar är ganska tekniskt och svårt att förstå, så det skulle inte överraska mig om du är förvirrad."

Om kunderna är olyckliga, undvik att berätta för dem att "lugna sig."Det låter nedlåtande och kommer ofta att göra kunderna Angrier.

Tips

När du behåller ögonkontakt med en kund, stirra inte så länge att du kommer ut som obehagligt. Det är naturligt att bryta ögonkontakt efter 4-5 sekunder och sedan se tillbaka 3-4 sekunder senare.

Även om du försöker att inte avbryta kunder, kan de fortfarande avbryta dig från tid till annan. Ta det här i strid, och försök att inte visa frustration.

Dela på det sociala nätverket:

Hur man kommunicerar med kunderna

Steg

Tips