Hur man undviker felkommunikation

Miscommunications kan vara roliga, frustrerande eller upprörande. Om du vill minska felkommunikationer, tala tydligt och ta bort dina antaganden. Checka in med personen för att se till att du förstås. När du kommunicerar elektroniskt, var tydlig, kortfattad och informativ. Att vara en bra lyssnare kan också undvika missförhållanden. När du sätter lite ansträngning i dina konversationer kan du sänka risken för missförstånd.

Steg

Del 1 av 3:
Med tydlig kommunikation
  1. Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 1
1. Tänka innan du talar. Tänker på dina ord låter dig organisera dina tankar och förbereda dig för att säga något meningsfullt. Speciellt om du är på väg att ha en viktig konversation, se till att dina ord är organiserade så att du kan säga vad du menar.
  • Kom ihåg att din attityd och ton kan kommunicera ganska mycket. Håll ditt fokus smalt och försök att inte gå av ämne.
  • Om du har problem med att säga vad du vill säga, skriv ner några kulpunkter för att se till att du täcker allt du vill säga.
  • Ta en avsiktlig paus innan du talar. Mycket ofta är instinkt att kasta huvudet i en diskussion. Men målmedvetet sätta i pauser och ta ett ögonblick för att komponera dina tankar innan du talar kommer det mer sannolikt att din kommunikation är klar, och din publik redo att lyssna.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 2
    2. Få deras uppmärksamhet. Att ha en persons uppmärksamhet innebär att de lyssnar och förstår de ord du säger. Gör ögonkontakt och checka in för att se till att de lyssnar. Om den andra personen är distraherad eller i mitten av att göra något annat, få uppmärksamhet eller prova en annan gång. Om de verkar distraherade av andra saker, be om deras uppmärksamhet genom att säga: "Jag måste se till att du förstår det här" eller "Jag skulle uppskatta din fulla uppmärksamhet."
  • Om personen verkar distraherad, säg att du ska prata senare när de är mer tillgängliga.
  • Till exempel, om du behöver prata med någon, men de är i mitten av något, låt dem veta att du behöver prata och vill ha deras uppmärksamhet.
  • Undvik att ringa eller skrika på människor för att få uppmärksamhet - gå upp till dem och tala ansikte mot ansikte när det är möjligt.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 3
    3. Kontrollera dina antaganden. Du kan anta att människor förstår vad du säger eller ber dem att göra. Förtydliga dock något som personen kan vara osäker på. Till exempel, om du ger vägbeskrivning, förtydliga, kan personen behöva göra som prep-work. Du kan över- eller underskatta hur mycket kunskap eller förmåga någon har, så det är bäst att fråga.
  • Detta är särskilt sant om du pratar med någon från en annan kultur än dig själv. Du kan anta att de förstår slang eller annat tal, men det gör inte ont för att fråga. Om någon ser förvirrad ut, försök att förklara det bättre.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 4
    4. Var artig. Att vara artig i din kommunikation innebär att vara öppen, ärlig och snäll. Du säger inte något som kan vara passivt aggressivt, sarkastiskt eller jabbing mot eller om den person du pratar med. Fokusera på att vara vänlig och säger vad du menar på ett sätt som lätt förstås. Om du avbryter andra människor, är oförskämd, och respektlös, kommer du inte att kommunicera effektivt.
  • Sarkasm kan lätt missförstås. Medan det kan vara tänkt att vara humoristisk, säger det motsatta av vad du verkligen menar kan leda till missförstånd. Människor kan vara förvirrade till vad du egentligen menar. Sarkasm kan också oavsiktligt bli medelvärde.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 5
    5. Kontrollera efter förståelse. Checka in med personen för att se till att de har förstått dig. Detta kan vara så enkelt som att säga: "Är det meningsfullt?"Eller" Har du några frågor?"Detta ger dem möjlighet att tunga eventuella problem eller problem de har.
  • Detta kan hjälpa människor att känna sig bekväma att ställa frågor eller söka förtydligande.
  • Om du ger riktningar, be dem att upprepas tillbaka till dig för att säkerställa förståelse.
  • Under vissa omständigheter är det lämpligt att ge en snabb sammanfattning.
  • Till exempel: "Så jag vill bara vara tydlig: Vi kommer att ta itu med Garcia-kontot först, då kommer vi att göra ett snabbt möte om hur man löser att lösa kommunikationsfrågorna. Jag förstår?"
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 6
    6. Uppföljning. Uppföljning med den person du kommunicerar med för att se till att du meddelade tydligt. Till exempel, om du skickade ett mail, skicka en annan fråga, "Hur går allt? Har du några frågor?"Om du pratade med någon, fråga dem en dag eller två senare," checkar du bara in. Allt bra?"
  • Om du tror att du kan ha felkommunicerad, använd den här tiden för att kommunicera tydligt och rensa allt som kan vara förvirrande.
    • Del 2 av 3:
    Att vara en bra lyssnare
    1. Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 7
    1. Förstå kroppsspråk. Mycket av kommunikationen är icke-verbal. Betala uppmärksamhet - det kan vara mycket viktigt. Underhålla ögonkontakt och märka eventuella förändringar i ögonkontakt eller den andra människans ögonkontakt. Lägg märke till en persons hållning och ansiktsuttryck och se om det finns inkonsekvenser. Om du märker skillnader, ställ en fråga igen eller söka förtydligande.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 8
    2. Lyssna ordentligt. Ge din fulla uppmärksamhet när någon talar. Många försöker tänka på vad de kommer att säga nästa, men håll dig förlovad med den person som talar. Människor uppskattar att känna sig hörda och förstås, och ett av de bästa sätten att göra detta är genom att aktivt lyssna. Vänd din kropp mot dem och luta sig in. Vänd inte till distraktioner (som mobiltelefoner) och stanna närvarande med personen.
  • Hör inte de ord som personen säger, lyssna på information och hur de kommunicerar. Till exempel kan personens röst förändras när man pratar om något emotionellt eller när de känner sig obekväma.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 9
    3. Undvik att avbryta. Om någon annan talar, gör du bäst för att inte avbryta dem. Låt dem slutföra sina tankar innan de lägger till dem eller säger något annat.Detta visar att du lyssnar och bryr dig om vad de säger. Om du tenderar att avbryta människor ofta, kan de känna sig frustrerade i att prata med dig och kanske inte kommunicera allt de vill säga.
  • Att låta någon slutföra sina tankar innebär att du är helt lyssnande och är inte upptagen med dina egna ord. På det här sättet kommer de att känna sig bekvämare för att dela allt och kommer inte att sakna något de menade att säga eftersom konversationen fick sidospår.
  • Bild med titeln Fråga föräldrar om pubertety Steg 11
    4. Fråga frågor. Om något är oklart eller om det finns något som du inte riktigt förstår, var noga med att ställa en fråga om det. Försök säga något som, "Skulle du tänka på att klargöra vad du menar med ___?" eller "Jag är inte säker på att jag förstår ___. Kan du utveckla?"
  • Om personen fortfarande pratar och du inte vill avbryta dem, jot frågan nere så att du inte glömmer att fråga dem om det.
    • Del 3 av 3:
    Kommunicerar elektroniskt
    1. Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 10
    1. Organisera information. Om du försöker kommunicera information måste du vara säker på att informationen får personen effektivt. Om du till exempel planerar en händelse måste du ge viktiga detaljer: plats, tid och vad folk behöver ta med. Stava ut några riktningar eller steg som människor behöver ta och se till att informationen är klar.
    • Innan du skickar informationen eller inbjudan, kontrollera att den har all den information som behövs.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 11
    2. Använd färre ord. När du kommunicerar genom texter eller e-postmeddelanden, kom till punkten. En lång eller ordig e-post kan konvolva vad du försöker säga. Till exempel, om du gör en begäran om något, få rätt till det och göra din förfrågan. Du kanske säger varför du behöver begäran, men fortsätt inte och på. Ange helt enkelt vad du behöver och avsluta e-postmeddelandet strax efter.
  • Om du tenderar att skriva långa e-postmeddelanden eller texter, kommer människor sannolikt att skumma dem istället för att läsa dem noggrant. Om du inte kan komma ifrån dina långa bokstäver, överväga att sätta de viktigaste sakerna på toppen.
  • Tänk på att e-postmeddelanden inte ger sådana sociala signaler som ansiktsuttryck och tonstopp. Använd därför klart språk och undvik sarkasm.
  • Emojis är användbara i sociala e-postmeddelanden, men i de flesta företag är e-postmeddelanden inte lämpliga.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 12
    3. Fokusera på ett ämne. Håll meddelandet så enkelt som möjligt. Rama inte eller gå vidare till mycket extra detaljer, och undvik att ta itu med flera ämnen i ett e-postmeddelande. Det är bäst att fokusera på ett objekt eller ämne i taget istället för massor av saker i ett email. Om du har flera saker att adressera, prata om en i taget per e-post. På det sättet kan personen radera varje e-post när de adresserar varje ämne och inte glömmer att göra något eller ta itu med något.
  • Om du insisterar på att adressera flera ämnen samtidigt, avgränsa dem tydligt. Använd kula-poäng eller annan organisation för att klargöra innehållet.
  • Bild med titeln Undvik felkommunikation Steg 13
    4. Få rätt till punkten. Medan det är okej att starta dina e-postmeddelanden med, "Hur mår du?"Eller ett annat trevligt, spendera inte för mycket tid att prata om något som inte är relaterat från vad du vill ha. Noll in på din förfrågan eller information du vill dela med personen. Dans inte runt det eller ge en lång ledning. Istället, kom till punkten av vad du vill eller måste säga.

    • Video

    Genom att använda den här tjänsten kan viss information delas med YouTube.

    Tips

    Var noga med att du inte använder sarkasm i chatt, snabbmeddelanden eller e-post utan uttryckssymboler. Sarkasm kommunicerar ofta inte bra genom text, så bäst att göra det i person istället.
    Dela på det sociala nätverket:
    Liknande