3 sätt att svara på telefonen artigt

Det är viktigt att ha artig, vänlig telefon etikett när du svarar på telefonen, speciellt om du pratar med en främling eller pratar på en arbetsplats. När du svarar på telefonen är det viktigt att veta hur man svarar ordentligt så att du inte startar konversationen på en dålig fot. Besvara telefonen artigt genom att klart, med fokus på samtalet och upprätthålla professionalism om du är i en arbetsplatsmiljö.

Steg

Metod 1 av 3:

Hantering av professionella samtal

1. Plocka upp efter 2 eller 3 ringar. När du svarar på samtal på jobbet, låt telefonen ring 2 eller 3 gånger innan du svarar på det. Om du låter det ringa mer än 3 gånger kan den som ringer bli otålig och känna att deras samtal ignoreras.

Å andra sidan, om du hämtar efter den första ringen, kan den som ringer tas över det snabba svaret. De kanske inte har haft tillräckligt med tid att komponera sina tankar.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 2

2. Förbered en professionell hälsning. När du svarar på telefonen på ditt kontor, vet du inte alltid vem som är i den andra änden av telefonen. Det kan vara din chef, en kund, en av dina kollegor, eller till och med ett felaktigt nummer.

En professionell hälsning som "god morgon" eller "Hur kan jag hjälpa dig?"Hjälper att få konversationen av på höger fot.

Även om du har uppringnings-ID och tycker att det är en arbetsvän som kallar, kan någon ha lånat sin telefon. Svara på telefonen med "ja, vad?"Kan ge uppringare fel intryck av dig.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 3

3. Identifiera dig själv och din organisation. I affärssituationer är det mest lämpligt att svara på telefonen med ditt namn och företag. Till exempel, säg "Tack för att du ringde Smiths auto-kropp. Det här är Joan, hur kan jag hjälpa dig?"

Många kontor har sin egen skript för att svara på telefonen, så se till att du följer regeln ditt företag har satt ut. Om du inte är säker på ditt företags telefonskript, fråga din handledare.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 4

4. Snyggt fråga vem som ringer om du inte vet. Ofta kommer personen inte bara att ge dig sitt namn utan också ge information om varför de ringer. Om du inte har uppringnings-ID, kände inte igen numret, eller inte hörde vad personen på den andra raden sa, fråga dem igen genom att säga "Kan jag fråga vem som ringer?"

När den som ringer har introducerat, adressera den som ringer ordentligt med den titel som de tillhandahåller. Om de säger deras för- och efternamn, och du vill vara mer professionell, ring dem med sitt efternamn.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 5

5. Tala direkt i munstycket. Vila telefonen försiktigt mot din kind och tala in i munstycket som bör naturligt falla nära din mun. Oroa dig inte för att sätta munstycket för nära munnen eller måste tala högt.

Om den person du talar för att be dig att höja din röst, kan du prata lite högre. Annars, behåll din röst på en vanlig konversationsnivå.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 6

6. Undvik att använda slang eller profetiskt språk. När du svarar på telefonen på jobbet representerar du ditt företag till den som du talar med i telefon. Tala artigt och undvika att använda slang, förbannelse eller dåligt språk. Även om konversationen blir uppvärmd och den person du talar med svär, behåll din lugn och vara artig.

Naturligtvis, när du talar på din personliga telefon till vänner, kan du vara informell med dem och tala hur du skulle i ett ansikte mot ansikte konversation.

Metod 2 av 3:

Besvara personliga samtal hemma

1. Svar i en lugn miljö. Om du är högst, flytta någonstans tystare innan du svarar på telefonen, eller stänger av musiken eller tv innan du svarar. Du vill vara på ett ställe som är tillräckligt tyst så att du kan höra den person som pratar med dig, och de kan höra dina svar.

En lugn miljö kommer också att tillåta dig att fokusera på den som ringer.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 8

2. Stoppa dina andra uppgifter innan du svarar på telefonen. Ta ett kort ögonblick för att samla dina tankar innan du svarar. Var inte distraherad, eftersom det kan leda till felkommunikation mellan dig och den person du talar med. Om du är fri från distraktioner, den person du talar för att känna att de har din fulla uppmärksamhet.

Till exempel, om du skriver på din dator eller läser en bok när telefonen ringde, stoppa dessa uppgifter och koncentrera dig på samtalet.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 9

3. Säg "hej" och ange ditt namn i en trevlig tonstopp. Om du inte känner igen det uppringnings-ID eller vet vem som ringer, kan du lägga till "det här är sam."För ett mer formellt svar kan du till exempel säga" det här är Smiths bostad."

Om du såg på Caller ID att en vän eller familjemedlem ringer, känner du dig fri att säga något som "Hej Tom! Hur mår du idag?"

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 10

4. Ta ner den som ringer om den familjemedlem de försöker nå är inte tillgänglig. Om den som ringer försöker nå någon som inte är hemma eller är otillgänglig, säg "Jag är ledsen, fru. Simpson, min far är inte tillgänglig just nu. Kan jag ta ett meddelande?"Var noga med att spela in personens namn, telefonnummer och anledning till att ringa på en anteckningsblock i klar, läsbar handstil.

Om du inte har en anteckningsblock i närheten, fråga personen på den andra linjen att vänta medan du snabbt går en.

Metod 3 av 3:

Besvara samtal på din mobiltelefon

1. Hälsar den som ringer i en vänlig ton. När du svarar på en mobiltelefon anger Nummer-ID vanligtvis vem som ringer till dig. Säg något som, "Hej Steve, hur mår du?"Även om numret är privat eller dolt är det viktigt att svara på uppringaren på ett vänligt sätt. Säg, "Hej, kan jag fråga vem som ringer?"

Eftersom mobiltelefonsamtal tenderar att vara mer informella än samtal till ett företag eller land linje, behöver du inte säga ditt namn när du svarar på samtalet.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 12

2. Fråga varför personen ringer. Om du inte känner till personen, var artig genom att säga "Hur kan jag hjälpa dig idag?"Eller" vad kan jag göra för dig?"Om du känner personen kan du säga något som" Vad händer?"

Även om du känner till den som ringer, undvik att svara på frälsning. Säg inte, "vad?"Eller" Vad vill du ha den här gången?"

Bild med titeln Ansvar telefonen artigt steg 13

3. Tala tydligt med din normala röstton. Oroa dig inte för att skrika in i munstycket eller överskådliga dina ord. Titta istället långsamt och tydligt. Om du ropar eller talar onaturligt, kan den person du pratar med att tro att du är arg eller sjuk.

Om personen i den andra änden av linjen låter svimma, vrid upp volymen på sidan av din mobiltelefon. Om de fortfarande är svaga, be dem att sätta munstycket närmare sitt ansikte.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 14

4. Svara inte telefonen medan du tuggummi eller mat. Om du tuggar tuggummi eller mat, ta tiden innan du svarar för att spotta det eller svälja det. Du vill att din mun ska vara tydlig och redo för konversation när du svarar på telefonen.

Även om du pratar med en vän, kan de ha svårt att förstå dig om du har en mun full av mat.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 15

5. Prata inte med människor utanför samtalet tills samtalet är över. Under telefonsamtalets varaktighet, ignorera alla yttre distraktioner och ge personen på andra sidan linjen din odelade uppmärksamhet. Tala inte med eller skämt med andra människor, och undvik att försöka kommunicera tyst medan du också pratar i telefon.

Även om den person du är i telefon med kan inte höra de ord du säger till någon personligen, kommer de att kunna berätta att du inte fokuserar helt på telefonsamtalet.

Tips

Håll en anteckningsblock och penna praktisk av varje telefon så du behöver inte kryptera när du måste ta ett meddelande.

Människor du pratar med i telefon kommer ihåg om du är artig. Säg "snälla" när du gör en förfrågan. Om en uppringare säger "Tack," Följ upp med en varm "Du är välkommen."