Hur man utvecklar ett inventeringssystem

Ett effektivt inventeringssystem är en oumbärlig del av eventuell detaljhandel eller tillverkningsoperation. Det primära syftet med ett detaljhandelskontrollsystem är att noggrant upprätthålla ett fysiskt antal produkter, tillbehör och material som är lagrade i ett lager eller förråd. En gång etablerad kan ett inventeringssystem användas för att styra och behålla de lagrade varorna, vilket säkerställer att inventeringen inte är förlorad för förstöring eller stöld.

Steg

Metod 1 av 4:
Utveckla lagringssystemet för att underlätta räkningen
  1. Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 1
1. Organisera produkterna som uppfinns med räknarna i åtanke. Effektiviteten av ett inventeringssystem är starkt beroende av den noggrannhet med vilken föremålen som uppfinns är räknat. Felaktigt räkning av produkter eller varor orsakar ofta skillnader i redovisning, försäljningsspårning, överbeställning och överproduktion, bland annat. Ett ineffektivt lagringssystem kommer också att påverka kostnaden för spårningsinventering genom att öka den tid som tagits för att slutföra processen.
  • Fokusera på att göra din inventering lätt att komma åt, separera och räkna. Arbeta med att ge synlighet, lätthet av märkning och enkel organisation så att dina räknare snabbt kan komma åt varje objekt.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 2
    2. Tänk på förvaringskrav. Beräkna de fysiska dimensionerna måste lagra din inventering. Detta kan vara ett hel lager eller en liten garderob, beroende på storleken på dina produkter eller material och din försäljningsvolym. Du bör också överväga några speciella villkor som krävs för lagring, som temperatur eller fuktkontroll.
  • Det kan också finnas statliga eller federala lagar som dikterar hur du är skyldig att lagra vissa typer av lager, särskilt för farliga eller kontrollerade föremål.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 3
    3. Designlagringshyllor för att ge en tydlig synlinje till varje objekt. Ordna de produkter som lagras så att de som är ansvariga för att ta lager kan enkelt komma åt och räkna varje enskilt objekt. Märk allt så att det lätt kan erkännas och lager kan placeras i rätt område.
  • Välj och ställa in förvaringshyllor och rutor beroende på vilken typ av lager du kommer att lagras i dem. Tänk på önskad storlek, höjd och speciella attribut eller hyllor när du väljer din.
  • Tänk till exempel på hur tung en hylla full av din inventering kommer att vara och välja ett hyllsystem som uppfyller eller överstiger det viktbehovet.
  • Tänk på att lager som hålls på butikshyllor måste också räknas i ett inventeringssystem.
  • Du kan också använda slotting för att förbättra användarvänligheten. Slottning avser placering av lager på ett effektivt sätt. Till exempel kan objekt som vanligtvis levereras tillsammans placeras nära varandra i lageret.
  • Dessutom bör lager ställas in så att inventeringen med den högsta omsättningen är den mest tillgängliga. Slotting bör planeras från början och revideras över tiden för att redogöra för nya poster och förändringar i efterfrågan eller verksamheten. Helst bör slotting vara omprövad veckovis eller till och med dagligen.
  • Du bör också överväga att bli av med sällan sålda och föråldrade saker så fort som möjligt. De odds som de kommer att sälja är låga och många gånger kostar dessa saker mer att lagra än de kommer att ta in.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 4
    4. Tänk på ett streckkodssystem. Om du har en stor mängd inventering, behöver du något sätt att spåra din inventering utan att hänvisa till varje objekt med namn. Det enklaste sättet att göra det är genom ett streckkodssystem. Hämta en skanner som du kan använda för att skanna din inventering in och ut och utföra lagerräkningar. Men om du har väldigt få objekt eller typer av föremål, kanske du kan använda ett enkelt visuellt system. Du kan sedan byta till ett streckkodssystem om ditt visuella system blir alltför tidskrävande eller felaktigt.
  • Se till att skannern är utformad för din miljö. Till exempel kan ett sjukhus behöva skannrar som kan steriliseras.
  • Du behöver också en streckkodskrivare för att märka hyllor eller mellanslag där objektet med den streckkoden är lagrad.
  • Om du kör en liten operation kan du också välja att helt enkelt ladda ner en app som gör att dina anställdas mobiltelefoner kan omvandlas till skannrar.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 5
    5. Formatera ett lagerkalkylblad för att fungera som en huvudrekord för varje inventering. Öppna ett kalkylblad i ett program som Excel, sidor eller Google-lakan för att komma igång. Bygg ut dina kategorier med kolumner i ett kalkylblad, som listar dina inventeringsartiklar nerför sidan i rader. Ett effektivt inventeringssystem bör innehålla följande kolumnrubrikkategorier:
  • Använd en kolumn med titeln "Räkningsdatum" att spela in det aktuella datumet.
  • Använd "Föregående kvantitet" kolumn för att spela in kvantiteten av det här objektet från det sista räkningen.
  • Använd "Kvantitet till hands" kolumn för att spela in de totala räkningarna för varje objekt.
  • Inkludera en måttenhet.
  • Använd "Produktbeskrivning" kolumn för att ge en beskrivning av objektet (er) som räknas.
  • Använd "Bygga till" kolumn för att representera mängden saker som krävs för att möta projicerad efterfrågan.
  • Använd "Belopp som säljs" kolumn för att representera mängden föremål som säljs under den tidigare perioden.
  • Använd "Kostnad för försäljningsprocent" kolumn för att representera kostnaden för varje föremål som en procentandel av kostnaden för den totala försäljningen.
  • Använd "Belopp för att producera eller ombeställa" kolumn för att automatiskt producera antalet objekt att köpa eller producera för att möta efterfrågan på nästa försäljningsperiod.
  • Du kan också använda bokföringsprogram som QuickBooks eller PeachTree för att hantera dina lagernivåer.
    • Metod 2 av 4:
    Förena fysisk inventering till bokförteckning
    1. Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 6
    1. Ange data för varje kategori i lämpliga kolumner i kalkylbladet. Subtrahera det belopp som säljs från det belopp som beställts för att upprätta "bygga till." Därefter subtrahera mängden till hands från mängden av "bygga till" För att bestämma rätt mängd för att justera inventeringen för den kommande perioden. Glöm inte att ange data för alla typer av lagerobjekt, inklusive råvaror och komponenter.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 7
    2. Justera data för lagerkrympning. Lagerkrympning innebär helt enkelt lagerförluster under vanlig affärsverksamhet. Lager kan gå förlorad på grund av stöld, föryngring, förstörelse eller skada. Inventory Shrinkage kommer att redogöra för skillnaden mellan ett fysiskt lagerräkning och lagerräkningen senast inspelad i böckerna. Om du känner igen någon krympning innan du tar lager, var noga med att spela in det i ditt lagerkalkylblad omedelbart.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 8
    3. Separata lager och administrativa uppgifter. Lagerhantering kommer att kräva både fysisk inventeringshantering som lagerräkning och rörelse och administrativa uppgifter som inlämning av rätt relaterade pappersarbete och redovisning. I stora företag kommer dessa processer sannolikt att hanteras av separata avdelningar eller lag. Men även i de minsta företagen borde du ha en annan person att hantera varje sida. Detta minskar risken för stöld.
    • Metod 3 av 4:
    Tar inventering med jämna mellanrum
    1. Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 9
    1. Träna dina inventeringsarbetare. De personer som arbetar med dina inventerings- och inventeringssystem är den mest kritiska aspekten av ditt inventeringssystem. Om de är utbildade eller osäkra på vem som ska utföra en åtgärd, kommer din lagerhanteringseffektivitet och noggrannhet att lida. Träna dina anställda på alla aspekter av lagringshanteringsprocessen, inklusive vad som ska göras vid varje punkt, som behöver göra det och hur det ska dokumenteras. Om det behövs skriv ner dessa policyer så att medarbetarna kan referera till en guide. Detta kommer att bidra till att förhindra frustration och lagermissbruk.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 10
    2. Utför lagerräkning dagligen, veckovis eller månad. Frekvensen med vilken inventeringen tas kommer att ha ett betydande inflytande på noggrannheten i ett inventeringssystem. Oavsett vilken typ av operation, kommer dock vissa typer av operationer att kräva mer regelbundna lagerintervaller än andra. Till exempel kommer en automatisk återförsäljare inte nödvändigtvis att kräva samma frekvens av lagerintervaller som en varuhus eller livsmedelsservice.
  • Fokusera på de mest kritiska objekten först. Dela upp dina föremål i tre kategorier baserat på hur ofta de säljer.
  • Försök till exempel ställa in dina högprioriterade objekt som de objekt som utgör 80 procent av din försäljning. Då kan du skapa medelstora och låga prioriterade kategorier för objekt som säljs mindre ofta.
  • När du har gjort det kan du fokusera den stora majoriteten av din insats på dina högprioriterade föremål. Denna insats inkluderar räkning, prognosförsäljning och omräkning.
  • När det här är klart kan du använda överdriven tid för dina medelstora och låga prioriterade föremål. Om du gör det kommer du att spara dig från att slösa tid på lågpresterande föremål.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 11
    3. Har två räknare ta lagerräkningar. Detta kan avsevärt minska mängden mänskligt fel när de tar fysiska räkningar av inventerade föremål. Skriv ut pappersinventeringsark som motsvarar huvudposten för användning i att ta den fysiska inventeringen.
  • Har en individ utför det fysiska räkningen genom att ringa upp siffrorna högt.
  • Den andra räknaren kommer in i numren i det lämpliga fältet i kalkylbladet Master Inventory, eftersom de kallas.
  • Detta måste dock inte nödvändigtvis göras samtidigt. Inventory kan helt enkelt tas två gånger av olika individer.
  • Siffrorna kan sedan jämföras med att säkerställa noggrannheten i inventeringen som tagits.
    • Metod 4 av 4:
    Förbättrad lagerhantering
    1. Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 12
    1. Analysera lagerdata. Du kan förbättra din lagerhantering genom att analysera inventeringsinformation. Specifikt kan du arbeta för att förstå hur mycket lager du behöver bär på en viss tid och när du ska beställa mer. Börja med att beräkna din dagliga kostnad för varor som säljs genom att dividera din årliga eller kvartalsvärde för varor som säljs av antalet dagar du var öppen under den tiden. Därefter dela ditt nuvarande lagervärde med detta belopp. Resultatet är din genomsnittliga investeringsperiod.
    • Denna siffra representerar hur lång tid det tar för din inköpt lager som ska omvandlas till försäljning, i genomsnitt.
    • Du kan då arbeta för att minska den här siffran genom att beställa en mindre mängd lager eller arbeta för att få snabbare betalningar från kunder.
    • Du kan också hitta din inventering till försäljningsgrad genom att dividera ditt lagervärde av din försäljning för månaden. Spåra detta värde över tiden för att se om det ökar eller minskar.
    • En ökande inventering till försäljningsgrad innebär att du köper för mycket lager, medan en minskning innebär att du ska köpa mer.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 13
    2. Optimera dina inventeringsnivåer. Lagernivåerna måste hanteras effektivt och hållas på rätt nivå för att maximera vinst och minska förlusten. Att hålla för mycket lager ökar risken för föryngring, skada och förstöring medan de inte håller tillräckligt med sätt förlorade försäljningsmöjligheter. För att optimera din inventering, börja med försäljningsprognoser baserat på tidigare perioder. Justera sedan för trender och säsong. Om du till exempel upplever mer försäljning under hösten än resten av året, kanske du vill justera din inventering för dessa månader.
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 14
    3. Implementera Inventory Management Software. När du använder ett lagerkalkylblad kan det hända att det finns en dedikerad lagerhanteringsprogramvara. Dessa program låter dig hantera inventering, order och andra data samtidigt som du tillhandahåller användbar analys och spårning. Helst kan ditt system integrera med din andra affärsprogramvara för att skapa ett enhetligt system och automatisera några av dina operationer.
  • Forskning Inventory Management Software Paket online för att hitta en som passar dina behov. Populära leverantörer inkluderar Oracle och SAP.
  • Ditt val av programvara kommer att bero på dina specifika behov (volym, typ av lager etc.), din budget och din omvandlingstid (hur mycket tid du kan spara för att genomföra en ny teknik).
  • Bild med titeln Utveckla ett inventeringssystem Steg 15
    4. Göra ansträngningar för att minska förlusten. Lagerkrympning är vanligtvis liten men kan sluta redovisa en väsentlig förlust om det inte är systematiskt reducerat. Arbeta för att förhindra stöld genom att uppföra säkerheten runt ditt lager eller lagringsområden. Minska stöld i din butik genom att installera ett kamerasystem och hålla ögonen på misstänkta kunder. Du kan också skapa ett larmsystem som svarar på etiketterna eller RFID-taggarna på dina föremål.
  • Minska potentiellt stöld av anställda genom att begränsa tillgången till produktområden till dem som absolut behöver vara där.
  • Minska förstöringsförluster genom att stanna ovanpå din inventeringspraxis. Kom ihåg att cykla äldre lager framåt när hyllelement.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande