3 sätt att ordna ett pappersfilningssystem

Om du är i affär eller skola som kräver att du arbetar med flera kunder eller projekt, är ett korrekt arkiveringssystem kritiskt. Det finns flera metoder för arkivpapper, men i slutändan bör ditt system återspegla dina behov. Det bästa sättet att förbereda sig för ett effektivt system är att reservera ett par dagar att bara arbeta med organisationen.

Steg

Metod 1 av 3:

Förberedelser för ett nytt arkiveringssystem

1. Samla alla dina material. Du måste kompilera allt ditt pappersarbete innan du försöker konfigurera ett ordentligt system. Gå igenom alla platser du kan ha pappersarbete och placera dem alla i en hög. Tillbringa tid att se till att du kan korrekt redogöra för allt aktivt och inaktivt arbete du har.

Planera i förväg genom att rensa ett bordsutrymme för att arbeta på dina papper.
Om du anpassar någon annans pappersarbete i ett nytt arkivsystem, ta bort alla dokument från det aktuella systemet. Det blir bättre för dig att hantera alla dokument och förbereda dig för ett nytt system.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 2

2. Gå igenom alla dokument. Detta är den svåra delen av processen, men det är också ett viktigt steg att bli organiserad. Separera alla filer baserat på vad de är, till exempel bankdeklarationer, kreditkortsräkningar och hypotekslån. Det kan tyckas tråkigt, men gå igenom varje dokument i din hög för att bestämma vad du jobbar med.

Du behöver inte läsa varje papper, men en kort skumma hjälper dig.

Post-it notes är bra för att markera viktiga papper du vet att du måste spendera tid på.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 3

3. Ställ in högar. När du börjar sortera genom ditt pappersarbete, skulle det vara till hjälp att hålla besläktade papper tillsammans. Du kan placera alla papper relaterade till "nickelback" -klienten i en hög. Ett annat exempel är att stapla ditt arbete baserat på månader.

Att ha en känsla av kronologisk ordning kan vara användbar för dina arkiveringsbehov.

Ange prioriteringar medan du sorterar genom pappersarbete. När du ser papper som är exceptionellt viktiga, placera dem på toppen av deras respektive hög.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 4

4. Minska när du passar. En annan stapel du kan skapa är papperskorgen. Du är inte skyldig att kasta bort en hög med ditt pappersarbete, men du bör skilja de obetydliga papper från de andra högarna. Du kan till och med ställa in en diverse hög där slumpmässiga papper kunde gå.

Om du är 100% säker på att du inte behöver något pappersarbete och du kan inte rita en livskraftig länk till annat dokument, kassera dem. Kolla med dina överordnade om du får kasta bort någonting innan du följer med något.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 5

5. Använd Manila-mappar. Håll saker enkelt för dig själv genom att använda billiga Manila-mappar. Detta kommer inte att skada dina pengar och låta dig göra ett arkivsystem du vill ha. Du kan få ett paket Manila-mappar från någon kontorsförsörjning.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 6

6. Överför dina högar. Använd de högar du har etablerat tidigare för att fungera som en guide för dina mappar. Se till att innehållet i varje mapp är organiserade också. Du kan antingen organisera en fils innehåll baserat på varje papperets betydelse eller av kronologi.

Undvik att ordna en fils innehåll baserat på alfabetet. Alfabetisk organisation fungerar mer effektivt för att organisera grupper av filer.

Placera Manila-mapparna i ett arkivskåp när du fyller mapparna.

Metod 2 av 3:

Skapa ett system som passar dig

1. Använd ett alfabetiskt arkiveringssystem. Ett alfabetiskt arkiveringssystem fungerar bra när du behöver hämta namn på personer, kunder, författare, namn på filmer, böcker eller etc. Förutsatt att du använder villkor som är lätta att hämta, är ett alfabetiskt arkivsystem ofta det enklaste systemet att använda.

Det bästa sättet att fila och hämta filer är att märka varje fil. Manila-mappar har en extra flik som är utformad för att märka filer som gör din återhämtningsprocess enklare.
Om du hanterar kunder är det effektivare att alfabetisera efter efternamn.
Om du har många filer, överväga att göra brev avsnitt som hjälper dig att organisera. Sektionsdelarna är stora och innehåller helt enkelt ett brev. Du kan också dela bokstäverna i par som "A-D" eller "F-K."

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 8

2. Använd en aktuell ordning. När du arbete eller studie I en mängd olika ämnesområden kan ett ämne eller ämnesorder vara ett mycket användbart sätt att hämta information. Om du till exempel studerar lag kan du få ämnesrubriker av kontrakt, konstitutionell lag, torts, administrativ rätt, internationell rätt etc.

Det bästa sättet att organisera aktuell information är genom avsnitt Dividers. Märk dina deldelare baserat på innehållet, som "administratörslag."

Detta system fungerar bäst om du har flera olika ämnen. Om du inte, kommer du att vara kvar med en eller två delare och inte mycket av ett organiserat system.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 9

3. Prova numerisk arkivering. Denna typ av arkiveringssystem är idealisk för filer som innehåller datum eller siffror. Till exempel, om du har fakturor, kvitton, daterade händelser etc., Det numeriska systemet kan göra ett enkelt system för att hitta igen. Du kan också överväga månad och års märkning för det här alternativet. För dem som arbetar i en miljö som använder nummerering för papper som medicinska filer, lagstiftningsdokument, domstolsfall, etc., Numrering är en användbar hämtningsmetod.

Använd endast det här systemet om du är bekväm att titta på flera nummer och kan hämta information från dessa nummer.

Markera på de arkiveringsflikar som nummer eller datum och organisera baserat på det numrerade värdet. Börja med "1" och har följande nummer ökat värde.

Om du arkiverar med månader, börja med januari och flytta, i ordning, i december. Du kommer att gynna med avdelningsdelare för varje månad.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 10

4. Använd färgkodning. Detta är bra för kreativ arkivering och är särskilt effektiv för dem med bra visuell återkallelse. Det kan hjälpa till att korsa olika ämnen baserat på färgkodning.Du kan färgkod någon av de ovannämnda teknikerna för arkivering. Du kan också använda en kombination av organiseringssystem genom att koppla färgkoder med ett annat system.

Ett av enklaste sätt att lägga till färg till din etablerade fyllnadsmetod är att använda highlighters. Du kan köpa en utbud av highlighters från någon kontorsmateriel.

Ett annat sätt att implementera färgkodning är att använda en mängd färgade mappar.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 11

5. Använd ett frekvenssystem. Detta fungerar bra för saker som du använder hela tiden, men borde inte vara ett fristående system. Det måste mata av ett annat system, till exempel det alfabetiska systemet. Lägg till den vanliga informationen till ett grupperat utrymme i ditt arkivområde så att det snabbt kan hämtas, t.ex. på framsidan av en arkivskåp.

Du måste vara försiktig med att du inte blir oorganiserad med hjälp av det här systemet. Att hålla projektet du arbetar på fram, kommer inte alltid att garantera en effektiv organisation.

Metod 3 av 3:

Behåll ett organiserat system

1. File pappersarbete omedelbart. Ett sätt att se till att ditt arkivsystem är effektivt är att lämna in papper när du behandlar det. Filingssystemet kommer inte att fungera om du släcker arkivpapper. Att komma in i vanan att lämna in papper kommer också att hjälpa din produktivitet och arbetsflöde.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 13

2. Håll ditt utrymme uppdaterat. Varje par månader bör du gå igenom ditt arkivsystem och göra en kort svep. Du är inte skyldig att granska alla dina papper som du gjorde för den första organisationen. Kolla igenom alla filer och se till att allt är organiserat och på rätt ställe.

Efter de första månaderna kan du också reflektera om det system du väljer arbetar för dig.

Bild med titeln Ordna ett pappersfilningssystem Steg 14

3. Rengör ditt utrymme. En gång om året borde du göra en större städning av din arbetsyta. Du kanske har några filer som du regelbundet använder, men du ska nu gå igenom de andra filerna du använder mindre. Öppna de filer du använder mindre och läs igenom alla dina dokument för att se om det finns något onödigt pappersarbete.

Ta ut alla filer och torka ner arkivskåpet med en fuktig tvättduk för att ta bort dammuppbyggnad.

Tips

Dessa principer kan också gälla för dator eller andra elektroniska arkiveringsgrupper.

Använd ett index för filer som inte placeras alfabetiskt. Detta bör vara alfabetiskt ordnat så att du snabbt kan hitta dina filer på något sätt. Sätt det här indexet på framsidan av filen.

Börja med att rensa och sortera genom dina högar av papper och använd post-it-anteckningar att sortera i kategorier och sedan underkategorier.

Det är användbart att ha en diverse fil för objekt som inte passar snyggt någon annanstans.