Hur man skapar en kontinuitetsplan

BCP tillhandahåller förfaranden för hur arbetsgivare och anställda kommer att hålla kontakten och fortsätta att göra sina jobb i händelse av en katastrof eller akut, som en brand på kontoret.Tyvärr tar många företag aldrig tid att utveckla en sådan plan, typiskt för att de inte känner att det är nödvändigt. Att skapa en omfattande BCP gör det möjligt för dig att förbättra ditt företags förmåga att fortsätta verksamheten som vanligt under eller efter betydande störningar i affärsverksamheten.

Steg

Metod 1 av 4:
Förstå vad som gör en bra affärsplan
  1. Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 1
1. Acceptera de potentiella hot och risker som ditt företag står inför. Möjligheten till en störning som stänger av din affärsverksamhet är skrämmande att tänka på, men du bör alltid vara beredd och villig att acceptera att risker och hot kan orsaka oro för ditt företag. När du väl kan acceptera att det är oplanerat för risker och hot kan ha förödande resultat på affärsverksamheten, kan du då göra en plan som säkerställer att både dina företags tillgångar och personal är tillräckligt skyddade.
  • Gör en lista över möjliga risker och deras inverkan på ditt företag. Till exempel kommer en nyckelpersons död normalt inte att stänga dörrarna ett tag, men kan kraftigt påverka resultat, leverantörsrelationer och kundservice.
  • Efter att ha identifierat risker, sortera dem genom slag och försörjning för att prioritera din planering.
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 2
    2. Förvirra inte kontinuitetsplaner med katastrofåterställningsplaner. Affärs kontinuitetsplaner kallas ibland som katastrofåtervinningsplaner och de två har mycket gemensamt. Katastrofåterställningsplaner bör vara inriktade på affärsåtervinning efter en katastrof och mildra de negativa konsekvenserna av en katastrof. Däremot fokuserar företagets kontinuitetsplaner på att skapa en handlingsplan som fokuserar på att förhindra att de negativa konsekvenserna av en katastrof kommer alls.
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 3
    3. Tänk på de potentiella hot / risker som företaget står inför. Företagsekonomiska analysplaner överväger de potentiella konsekvenserna för ditt företag när förmågan att fungera och processen har störts av ett hot eller risk. Som ett resultat kan du skapa en BIA att du ska bestämma vilka problem, risker och hot som din kontinuitetsplan behöver ta itu med. Du bör överväga de möjliga effekterna av en störning av affärsverksamheten kan orsaka, till exempel:
  • Förlorad inkomst och försäljning
  • Ökade utgifter
  • Kunddefektion / missnöje
  • Tardiness i serviceleverans
  • Regulatoriska böter
  • Försena / oförmåga att påbörja framtida affärsplaner.
    • Metod 2 av 4:
    Bestämning av viktiga återhämtningsresurser
    1. Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 4
    1. Gör en lista med nyckel intern personal. Efter förekomsten av en händelse som stör normal affärsverksamhet måste du snabbt mobilisera nyckelpersonal för att framgångsrikt genomföra en BCP. Skapa en lista med intern nyckelpersonal och säkerhetskopior --- Det här är de anställda som fyller positioner utan vilka ditt företag inte kan fungera. Gör listan så stor som nödvändig, men så liten som möjligt.
    • Gör en lista över alla viktiga interna personal med all kontaktinformation inklusive företagstelefon, hemtelefon, mobiltelefon, personsökare, företags e-post, personlig e-post och något annat möjligt sätt att kontakta dem i en nödsituation där normal kommunikation kan vara otillgänglig.
    • Tänk på vilka jobbfunktioner som är kritiskt nödvändiga för att fortsätta varje dagsverksamhet. Du bör tänka på vem som fyller de positionerna när den primära arbetstillfällen är på semester.
    • Kom ihåg att nyckelpersonal inte bara innehåller högklassiga chefer. Till exempel kan en låg till mellannivå kundfordringskonsulent vara ansvarig för bearbetningsrapporter som påverkar AR-lån eller samlingar, vilket kraftigt påverkar beloppet för tillgängliga rörelseresultat. Kundfordringskonsulenten bör betraktas som nyckelpersoner, eftersom den personens arbetsfunktioner underlättar bolagets tillgång till kapital som tillhandahålls av fordringar och insamling av medel.
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 5
    2. Dokumentkritisk affärsutrustning. Businessdatorer på plats innehåller ofta den mest kritiska informationen som du och dina anställda måste kunna komma åt även när du arbetar på plats. Du bör göra en lista över kritisk utrustning / data och skapa en strategi för säker tillgång i händelse av en störning.Glöm inte programvara som ofta skulle betraktas som kritisk utrustning, speciellt om den är specialiserad programvara eller om den inte kan bytas ut.
  • Den här listan ska innehålla innehålla lösenord, identifieringsdata och platsen för nyckelfiler.
  • Vissa företag kan inte fungera även i några timmar utan en faxmaskin.Lyter du starkt på din kopieringsmaskin?Har du speciella skrivare du måste absolut ha?
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 6
    3. Identifiera kritiska dokument. Du bör kompilera all dokumentation som är nödvändig för att starta ditt företag igen i händelse av brand eller annan katastrof som förstör kritiska dokument som finns på plats. Se till att du har alternativa kopior i fysisk lagringsutrymme och sätt att få tillgång till kritiska dokument som bolagsordningar och andra juridiska dokument, räkningar, bankinformation, kritiska HR-dokument, byggande av hyresavgifter, avkastning och andra kritiska dokument.
  • Du bör överväga vad handlingsplanen skulle vara om det fanns en total förlustförlust.Vill du veta när du ska betala lånet på dina företagsfordon?Till vem skickar du betalning för dina e-posttjänster?
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 7
    4. Identifiera vem som kan telekommutera. Om affärsverksamheten inte kan fortsätta på den ordinarie platsen är telekommunikation hemifrån ett bra sätt för anställda att fortsätta arbeta som vanligt. Din anställdas förmåga att arbeta, även när det är borta från kontoret, innebär att åtminstone några av förseningarna i utförande som vanligt kan undvikas. Vissa människor i ditt företag kan vara perfekt kapabelt att bedriva affärer från ett hemmakontor.
  • Ta reda på vem som kan och vem inte kan arbeta hemifrån på grund av Internetanslutningsbegränsningar eller andra problem, och se till att ge dina anställda nödvändiga resurser för telekommunikation.
    • Metod 3 av 4:
    Skapa din kontinuitetsplan
    1. Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 8
    1. Identifiera beredskapsutrustning. Alternativ för beredskapsutrustning är tillgängliga utrustning som kan användas om och när normal affärsverksamhet störs.
    • Var skulle du hyra lastbilar om en katastrofskadad eller förstörda fordon som används i den vanliga verksamheten?Var skulle du hyra datorer?Kan du använda ett företagsutlopp för kopior, fax, utskrift och andra kritiska funktioner?
    • Alternativa utrustning leverantörer behöver vanligtvis inte identifieras specifikt, såvida de inte är unika och ett arrangemang har redan förhandlats (mycket sällsynt).
    • Det är viktigare att identifiera tjänsterna, utrustningen och / eller resurser som en ersättare måste kunna leverera. Den nyckelpersoner som anförtrotts ansvaret för att hantera förhållandet med ersättaren måste ha den behöriga myndigheten att fatta relevanta beslut.
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 9
    2. Identifiera din beredskapsplats. Det här är den plats du ska göra affärer medan dina primära kontor inte är tillgängliga.
  • Det kan vara ett hotell - många av dem har mycket välutrustade affärsfaciliteter du kan använda.Det kan vara en av dina entreprenörens kontor, eller din advokatkontor.
  • En förvaringsutrymme nära din vanliga plats kan vara ett bra ställe att flytta och lagra produkter i en nypa.
  • Kanske Telecommuting för alla är ett lönsamt alternativ.
  • Om du har ett identifierat tillfälligt läge, inkludera en karta till platsen i din BCP. Varhelst det är, se till att du har all lämplig kontaktinformation (inklusive människors namn).
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 10
    3. Göra en "Hur" avsnitt i din BCP. Det bör innehålla steg-för-steg-instruktioner om hur du utför BCP och adressera vad du ska göra, vem ska göra det och hur. Lista varje ansvar och skriv ner namnet på den person som tilldelats det.Också, gör det omvända: För varje person, lista ansvaret.På det sättet, om du vill veta vem som ska kallas försäkringsbolaget, kan du titta upp "Försäkring", och om du vill veta vad Joe Doe gör, kan du titta under "Joe" För den informationen.
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 11
    4. Dokument Externa kontakter. Om du har kritiska leverantörer eller entreprenörer, bygga en särskild kontaktlista som innehåller en beskrivning av bolaget (eller enskilda) och någon annan absolut kritisk information om dem, inklusive nyckelpersonal Kontaktinformation.
  • Inkludera i din lista Människor som advokater, bankirer, IT-konsulter...Den som du kanske behöver ringa för att hjälpa till med olika operativa problem.
  • Glöm inte verktygsföretag, kommunala och samhällsbyråer (polis, brand, vatten, sjukhus) och postkontoret!
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 12
    5. Sätt informationen tillsammans! En BCP är värdelös om all information är utspridda på olika ställen. En BCP är ett referensdokument och det ska alla hållas ihop i något som ett 3-ringsbindemedel.
  • Gör massor av kopior och ge en till var och en av din nyckelpersonal.
  • Håll flera extra kopior på en plats, hemma och / eller i en värdeskåp.
    • Metod 4 av 4:
    Genomförandet av din kontinuitetsplan
    1. Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 13
    1. Kommunicera BCP till relevanta anställda. Se till att alla anställda som kan vara potentiellt drabbade av en störning har läst och förstått BCP. Ta dig tid att se till att anställda är medvetna om sina relevanta roller i genomförandet och genomförandet av politiken.
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 14
    2. Tillhandahålla nödvändig BCP-planinformation till icke-nyckelpersonal. Lämna inte saker till chans! Även om nyckelpersonal informeras om deras roll under BCP, bör du fortfarande se till att alla anställda är medvetna om att bygga evakueringsprocedurer, liksom beredskapsplatser. På så sätt hindrar den oförutsägbara frånvaron av nyckelpersoner inte att icke-nyckelpersoner vet om hur man svarar på affärsoperationsstörningar.
  • Bild med titeln Skapa en kontinuitetsplan Steg 15
    3. Planera att ändra och uppdatera din BCP. Oavsett hur bra din BCP är det troligt att det kommer att bli störande händelser som inte finns i din plan. Var öppen för uppdatering och / eller modifiering av din BCP i ljuset av ytterligare information och / eller ändrade omständigheter. Varje gång ändras något, uppdatera alla kopior av din BCP, och låt det aldrig komma föråldrat.

    • Video

    Genom att använda den här tjänsten kan viss information delas med YouTube.

    Tips

    Lita inte på ett brandskyddat säkert för att lagra datormedia.De flesta brandsäkra kassaskåp är utformade för papper - en CD, DVD, diskett eller ett magnetband smälter.Få ett media säkert för dessa objekt.Bättre än, lagra data off-site på en molnplattform!
    Dela på det sociala nätverket:
    Liknande