Hur man får bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant

Hantera kundservice för ett visst företag eller tjänst kan ofta vara en mycket frustrerande upplevelse. Medan vissa företag är mer kundvänliga och stolta över att göra sina kunder lyckliga, bryr sig inte andra företag så mycket och tar ofta sina kunder för givet. Som ett resultat av detta är det lite knepigt att hantera kundservice och kundservice representanter. Lyckligtvis finns det ett antal saker du kan göra för att förbättra dina chanser att ta emot kvalitetskundservice.

Steg

Del 1 av 3:
Förbereder dig själv för strid
  1. Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 1
1. Vet exakt vad det är du vill och kunna förklara det helt. Om du inte vet exakt vad du behöver eller vill ha, och om du inte har ett tydligt uttalande om hur de kan hjälpa dig och om vad din position är, är det mindre troligt att du kommer att hänga känna sig nöjd.
  • Om du har en teknisk fråga med en elektronisk eller onlinetjänst, se till att du tydligt kan ange vad det är. Tekniskt stöd behöver vanligtvis så mycket information som möjligt för att hjälpa dig att ge dig en lösning.
  • Om du diskuterar en avgift, se till att du har gått över räkningen och kommer med en rationalisering för varför du tycker att räkningen är fel.
  • I alla händelser, se till att det är klart i ditt sinne vilken upplösning som kommer att göra dig lycklig, och vilken upplösning är rimlig.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 2
    2. Boka en betydande bit av tid för att hantera din fråga. Chansen är att hantera kundtjänst kommer förmodligen att ta en betydande tid. Så du måste tänka på det här innan du ringer eller besöker dem. Det finns ett antal saker du bör tänka på:
  • Väntar 10-20 minuter att prata med en agent.
  • Talar med agenten i 10 minuter.
  • Överförs till en annan avdelning och omklara din fråga.
  • Eskalera din fråga till en handledare, väntar på handledaren, och sedan förklarar din fråga till handledaren.
  • Tänk på tiden på dagen du besöker eller ringer, som vissa gånger är busier än andra.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 3
    3. Var noga med att ringa i en miljö som är fri från distraktioner, om du väljer att ringa. När du kommer igenom, vill du kunna ringa din fullständiga uppmärksamhet. Dessutom kommer du inte att kunna kommunicera ordentligt om du är distraherad eller om det är buller som hindrar dig och representanten från att prata.
  • Var beredd att ge samtalet din fulla uppmärksamhet.
  • Ring inte medan du kör.
  • Ring inte från en distraherande miljö.
  • Försök att undvika att ringa medan du går runt en upptagen väg.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 4
    4. Förbered dig med att navigera genom många röstmeddelanden och vara beredd att vänta på vänteläge, om det ringer. Även om denna process säkert är frustrerande, kommer det att se till att du är placerad i rätt kö för den tjänst du behöver.
  • Var beredd att ange eller säga ditt kontonummer, biljettnummer eller de sista fyra av ditt personnummer.
  • Prata tydligt.
  • Ibland kan du faktiskt få direkt till en representant om du trycker på "0."
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 5
    5. Har all information och leveranser du måste prata med representanten. Detta inkluderar information relaterad till ditt konto, din transaktion, eller din bokning. Detta är för att säkerställa att du är ägare till kontot. Detta är ofta en nödvändig information. Dessutom har:
  • Ett pappersark.
  • En funktionell penna / penna och papper till hands så att du kan skriva ner viktig information.
  • Din plånbok och kreditkortsinformation om de behöver göra en justering eller kreditera ditt konto.
    • Del 2 av 3:
    Talar till kundtjänstrepresentanten
    1. Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 6
    1. Ring eller besök tidigt på morgonen om möjligt.De mest eftertraktade skiften är de med starttider på mellan 7 am-10am och fylls vanligtvis av fastställda medel som har mest kunskap och kan hjälpa dig i tid. Dessa agenter kommer att kunna ge dig den bästa servicen och förhoppningsvis lösa eventuella problem du har.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 7
    2. Tala i en vänlig ton av röst och ha en positiv attityd. Även om ditt problem är väldigt frustrerande, bli inte missbrukande eller krigsfullt. Det är extremt frustrerande för en agent att ha någon i telefonen som skriker, skriker och svär på dem. Det är mindre troligt att agenten kommer att gå ut ur deras sätt att hjälpa dig om du är Belligerent.
  • Behålla en professionell attityd och ton av röst som bidrar till affärer oavsett hur frustrerad du är.
  • Säg "snälla" och "tack" när det är lämpligt.
  • Undvik att bli snäll om du inte gillar vad de säger.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 8
    3. Göra uttalanden som visar ditt missnöje. Medan du är artig måste du vara assertiv och självsäker. Du bör artikulera ditt missnöje på ett kraftfullt sätt och kommunicera som du vill ha den bästa servicen som är möjlig. Överväga uttalanden som:
  • "Jag tror att min verksamhet tas för givet."
  • "Som en lojal kund förtjänar jag den bästa kundservice."
  • "Jag är säker på att du [kundtjänstrepresentanten] kommer att gå utöver för att göra mig tillfredsställd kund."
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 9
    4. Förklara ditt problem till agenten.Det här är kanske den viktigaste delen av telefonsamtalet. Om du inte korrekt förklara ditt problem, kan det inte lösas. På ett mycket tydligt och kortfattat sätt, förklara problemet eller ditt problem till agenten.
  • Prata långsamt och tydligt.
  • Gör inte antaganden om vad de vet eller inte vet.
  • Inkludera specifika exempel om ditt problem.
  • Be dem att återställa ditt problem när du är klar för att förklara det.
  • Bilden med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 10
    5. Förstå gränserna för kundtjänstrepresentanten. Kundtjänstrepresentanter är bara det, representanter. De representerar företaget och är det för att engagera dig och att arbeta inom de policyer som framgår av för att förhoppningsvis uppnå ett rättvist resultat för båda parter.
  • Kundtjänstrepresentanter kan inte typiskt vända företagspolitiken eller göra "undantag."
  • De flesta representanter har regler som de behöver följa.
  • Agenter har mätvärden som de behöver följa, vilket innebär att de kan ha specifika skript de måste Läs till dig, eller de kan ha en viss samtalstid de måste behålla.
  • En agent kan inte spendera timmar som handlar om ditt problem. De måste behålla ett genomsnittligt handtagstid.
  • De kan behöva kasta vissa nya tjänster / föremål till dig.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 11
    6. Eskalera din fråga till en handledare, om du känner att du inte får den service du förtjänar. Om agenten du talar med verkar ovillig eller oförmögen att hjälpa, be att prata med sin handledare. Ofta görs endast handledarna för att göra "undantag" till företagets politik. Men kom ihåg:
  • Handledare är inte anställda bara för att hantera kunderna hela tiden.
  • Du kanske måste återställa din situation till handledaren.
  • Handledaren kan falla tillbaka på samma politik som den ursprungliga representanten gjorde, och du kanske inte är nöjd med det här.
  • Vara artig. Handledare är också människor.
  • Ställ tonen i samtalet genom att berätta för handledaren att du är övertygad om att de kommer att lämna dig helt nöjd.
  • Om du inte är nöjd med hur den handledaren behandlar dig, tack och ring tillbaka eller återkomma på kontoret senare. Du kan sluta få någon annan som kan vara mer hjälpsam.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 12
    7. Få detaljer om agenten. Detta är viktigt för både om du är nöjd med agentens upplösning eller om du är missnöjd med hur de behandlade dig. Om du är nöjd är det här din försäkring att agentens löfte faktiskt kommer att genomföras. Om du är missnöjd, kan du referera till agenten eller handledaren när du vidare eskalerar ditt klagomål. Försök få följande information:
  • Fråga artigt för agentens namn eller anställd id: "Kan jag ha ditt namn och anställdas ID?"
  • På samma sätt frågar du artigt efter call center-platsen, om du väljer att ringa.
  • Var noga med att få ett ärendenummer eller biljettnummer.
  • Skriv ner datum och tid på dagen du ringde eller besökte.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 13
    8. Be kundserviceagenten att göra en detaljerad anteckning i ditt konto. Innan du hänger upp, var noga med att fråga din agent för att göra en detaljerad anteckning i ditt konto om ditt missnöje. Ju bättre du behandlar dem, desto mer exakt och helt kan de representera din position. Detta kan hjälpa senare agenter eller handledare i sitt försök att ge dig tillfredsställelse.
    • Del 3 av 3:
    Ta hand om affärer efteråt
    1. Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 14
    1. Eskalera ditt klagomål ytterligare. Om du fortfarande är olycklig eller din fråga är inte löst, skriv företagskontoret. Du kan vanligtvis få företagets kontorsnummer och adress genom att fråga en agent eller besöka företagets hemsida. Ofta, företag som hanterar många kundklagomål, som kabel- och internetföretag, kommer att ha specifika avdelningar som är reserverade för att lösa problem med kunder som redan har gått igenom normala kundservicesteg. Chansen är att du har mer lycka till med den här vägen.
    • Skriv presidenten för företaget.
    • Skriv presidenten eller direktören för kundservice för företaget.
    • E-post kundservice eller en verkställande med företaget.
    • Leta reda på en speciell avdelning som är avsedd för att hantera olösta problem. Ofta kommer den normala kundserviceavdelningen inte att ge dig kontaktinformation för den här avdelningen. Du måste gräva runt på internet eller ringa företagskontoret för det.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med ett kundservice representant steg 15
    2. Ladda ett klagomål med konsumentplatser eller Better Business Bureau. Om du har haft en dålig kundserviceupplevelse, var inte rädd för att skriva en dålig recension eller ladda ett klagomål med lämplig organisation eller webbplats. Även om detta kan ha liten inverkan, om många kunder gör samma sak, kan företaget eller organisationen ta märke till och förbättra deras kundservice. Det finns också en chans att företaget kanske tittar på dessa granskningsplatser och kan svara direkt på dig där.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 16
    3. Titta på sociala medier som en möjlig lösning. Ofta kommer stora företag att ha sociala medier konton eller sidor. Överväg att dela ditt missnöje med företagets kundservice på deras sociala medier. Var noga med att göra det på ett artigt sätt. Du kan bara få ett svar som ger dig tillfredsställelse.
  • Bild med titeln Få bra kundservice när du pratar med en kundtjänstrepresentant Steg 17
    4. Belöna en bra kundserviceupplevelse. Om agenten har gett utmärkt service, be om en e-postadress du kan använda för att skicka ett tack eller fråga om att prata med sin handledare. Vissa anställda får få ett särskilt erkännande för detta eller eventuellt även bonusar. Dessutom kan du också slutföra röst- eller internetundersökningar som företaget kan skicka dig.

    • Tips

    Uppföljning på din upplösning. Så här ser du till att oavsett resolutionen faktiskt genomfördes av företaget eller organisationen.
  • Be alltid om den resolution du tror att du förtjänar - vissa agenter är förbjudna att initiera erbjudanden för att överföra dig till en handledare, eller skriv av ett fel, eller ge dig en återbetalning, men kan göra det om du begär åtgärden.
  • Om du är glad, se till att tacka kundtjänstrepresentanten och berätta för dem att du hoppas att de har en bra dag.
  • Var tålmodig och uthållighet. Ge inte upp, och var inte rädd för att hänga upp, ring tillbaka, eskalera eller skriva ett brev till en verkställande.

    • Varningar

    Använda en ton av röst eller att ha en attityd som är missbruk eller krigsfullt kommer sannolikt att orsaka att du antingen hänger på eller agenten och hans / hennes handledare blir mindre villig att prata med dig eller hjälpa dig med problem.
    Dela på det sociala nätverket:
    Liknande