4 sätt att anpassa hur du kommunicerar med olika situationer

För att vara en effektiv kommunikatör måste du anpassa de saker du säger och skriver för att passa olika sammanhang. Det betyder att du måste justera din kommunikationsstil för att passa din publik. På arbetsplatsen betyder det att du går ut ur din väg för att vara klart, respektfullt och professionellt. Om du har att göra med en känslomässigt laddad situation, koncentrera dig på att validera den andra människans känslor, istället för att sätta in egna åsikter. Om du kommunicerar med en stor grupp människor eller ger en presentation kan du anpassa sig genom att hålla fast vid en tydlig struktur, betonar nyckelpunkter och arbetar publiken för att hålla sin energi och uppmärksamhet.

Steg

Metod 1 av 4:

Justera din kommunikationsstil

1. Matcha ditt ordförråd till publiken. Det är viktigt att kunna tala i olika register, inklusive några som är formella och andra som är informella. På jobbet eller i ditt yrkesliv är det troligt viktigt att du verkar utbildad, kunnig och polerad. Men dina vänner kan förvänta sig att se en avslappnad sida till din personlighet. Ändra ditt ordförråd för att passa situationen kan hjälpa dig att bättre ansluta till människor.

Se till att du använder ord som den andra personen kommer att förstå.
Till exempel kan street talk och slang vara lämpliga för att prata med vänner, men de kan hålla tillbaka din karriär om du använder dem på arbetsplatsen. På samma sätt kan med hjälp av stora ord och professionellt språk på jobbet göra dig mer intelligent, men det kan vara off-sutting och alienating om du använder det språket med dina vänner.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 2

2. Spegla språket och gester hos den person du talar med. Att reflektera personens mannerisms kan hjälpa dem att känna sig trygga. Det gör dig också mer övertygande. Du kan kopiera sina gester, hållning eller ordval.

Mimic bara några av sina gester och ordval. Om du gör för mycket, kan det vara off-sutting till personen.

Spegla inte en person när det inte skulle ses som lämpligt. Till exempel, om du är en man som pratar med en kvinna som håller en handväska, är det inte en bra idé att hålla armen på din sida som om du också håller en handväska.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 3

3. Variera din ton för att passa situationen. Tonen kan berätta för lyssnaren mycket om situationen. Du kan använda en seriös ton medan du diskuterar saker på arbetsplatsen, en uppmuntrande ton medan du utvärderar en anställd, eller en avslappnad ton medan du är ute med vänner.

När du justerar din ton, se till att din icke-verbala och verbala kommunikationsmatch, som kommer att visa uppriktighet. Till exempel, ett företag, allvarligt ton skulle undergrävas om du lekte och slouching. En allvarlig ton skulle para bättre med ett akter ansikte och begränsade gester, medan en uppmuntrande ton skulle para bra med nickning och gestus.

Metod 2 av 4:

Hantera medarbetare och medarbetare

1. Schema ansikte mot ansikte möten för nya eller komplicerade ämnen. Gå med personliga möten även om du känner att du kan adressera ämnet i ett e-postmeddelande eller nyhetsbrev. På det sättet kommer du att ge människor möjlighet att ställa frågor, och den har chans att klargöra vid behov.

Du kan till exempel tro att du kan förklara nya regler för anställdas raster ordentligt via ett mail eller genom att skicka reglerna i bryggor.
Om du håller ett ansikte mot ansikte med dina anställda kan du dock vara säker på att alla förstår reglerna och kan hållas ansvariga.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 5

2. Adressfrågor med underordnade i ett-mot-ett möte. Undvik att ringa dem framför andra anställda, eftersom det här kan skapa vrede. E-postmeddelanden kan misstolkas, så det är bäst att inte försöka hantera anställningsproblem på detta sätt, antingen. Istället schemalägga ett möte där du kan prata privat.

Var noga med att använda ord som förstås av individen.

Öppna mötet med något som "Frank, jag ville träffa dig för att prata om ett par problem som jag har sett i din prestation senast, och hur vi kan arbeta med dem."Det kommer att skapa ett fast, men framåtblickande ton, istället för en alltför kritisk.

Skriv en sammanfattning av mötet efteråt, och maila det till alla inblandade. Detta lägger till en annan tydlighetsnivå för kommunikationen.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 6

3. Använd sociala medier professionellt. Undvik att lufta personliga klagomål eller konfidentiell information om arbete via sociala medier. Kort sagt, håll saker professionell. Om du vanligtvis använder sociala medier bara för att ansluta till vänner, kan det innebära att du ändrar både ton och innehåll i dina inlägg.

Håll arbetsplatsen Social Media Posts positivt och kortfattat: "Hej Seattle, kom ner till Toms sport för 20% av all utrustning idag!"

Om du interagerar med medarbetare, anställda eller kunder via sociala medier, styr bort från personliga attacker, ventilation, klagomål och olämpliga bilder.

Antag att allt du postar online kan ses av allmänheten.

Många tycker om att hålla separata sociala medier konton - en för personligt bruk, och en för professionell användning.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 7

4. Granska vad du vill förmedla om du inte kommunicerar personligen. Läs över ett mail eller text innan du slår "Skicka."FF du måste prata med någon via telefon, jot ner ett par anteckningar om vad du vill säga, innan du ringer. Kommunikation som inte äger rum mot ansikte kan vara svårt att tolka, för att du inte har kontext ledtrådar som ton och ansiktsuttryck. Se till att du är helt klar:

Om du skriver på arbetsplatsen, sätt huvudpunkten för din e-post i ämnesraden eller om i en text, lägg den högst upp. Mottagaren kommer att uppskatta att du sparar sin tid genom att vara direkt.

Använd försiktigt e-postmeddelandet. Undvik vaga eller uppenbara ämnen, till exempel "meddelande om arbete."Använd istället specifika titlar som" Möte med Bill Wyman den 16 november!"

Om du pratar i telefon, använd tydliga verbala signaler som "så, Natasha, anledningen till att jag ringer är att prata om de sjunkande försäljningsfigurerna" och "Andre, jag vill se till att jag förstår. Kan du gå över planen igen?"

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 8

5. Avsätta tid för små samtal, om du är introverad. Gå ut ur din väg för att använda Small Talk, så att människor känner sig bekanta och bekväma att prata med dig i något sammanhang. Även om du är ett introvert och litet samtal inte kommer naturligt till dig, är det inte svårt att hitta sätt att ha neutrala chattar med människor.

Håll dig till neutrala, icke-kontroversiella ämnen. Till exempel kan du prata om populära tv-program, mat eller den gamla standbyen, vädret.

Till exempel, prova något som "Hej, vad tyckte du om det sista avsnittet av spel av troner?"

Om du befinner dig i en överlägsen eller ledningsposition, hjälper du att använda små samtal som att du kan relatera till dem och är tillgängliga. Att använda små samtal med chatt med en chef eller chef hjälper till att etablera ett band, vilket gör det lättare att prata om mer komplexa eller allvarliga saker senare.

Metod 3 av 4:

Hantera känslomässigt laddade situationer

1. Använd "I" snarare än "du" uttalanden. Omformulera de saker du vill säga till att de fokuserar på hur du känner eller tror, snarare än vad en annan person har gjort. Som kommer att hålla dem från att känna sig attackerade. Till exempel:

På jobbet kan du säga något som "Jag kommer ihåg att lära dig det som en ny anställd" istället för "Du förstår inte hur det här fungerar."
På samma sätt, undvik att berätta för en vän "du blir upprörd för lätt."Istället, säg något som" Jag känner att det här är något du verkligen bryr dig om."

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer steg 10

2. Bond med den som är upprörd. Även om en person gör dig upprörd, eller du bara försöker vara medlare mellan två parter, gör allt du kan för att hitta gemensam grund i känslomässiga situationer. Om den situationen är känslomässigt laddad, bidrar smideobligationer för att förhindra att människor känner sig är under attack. Detta kan också hindra en person från att gå på defensiven.

Stresspartnerskap i det sätt du fras. Använd till exempel fraser som "vi kan göra det," eller "Vi är i detta tillsammans."

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 11

3. Visa empati för den andra personen, istället för kritik. Ibland, när människor är upprörd, behöver de ventilera och för någon att bara höra dem. Visa att du tar sina bekymmer på allvar och är villiga att försöka förstå vad som händer. Det innebär att du måste anpassa hur du kommunicerar, för att fokusera mer på att återspegla vad den andra personen säger.

Försök att säga saker som "Jag hör definitivt varför du är upprörd," eller "du hade rätt, det skulle vara irriterande för någon."

Undvik att säga saker som "Du borde inte riktigt vara upprörd om det här" eller "Jag förstår inte varför det stör dig," Även om det är så du faktiskt känner.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 12

4. Gå ut ur din väg för att visa respekt. Defusing av en känslomässigt laddad situation kräver att du erkänner värdet och värdet av andra människor, så att de inte känner sig maktlösa eller ogiltiga. Dela uttalanden som uttrycker vad andra har gjort bra, eller de rättigheter och befogenheter de har, som:

"Du har verkligen jobbat hårt på det här, har du inte det?"

"Jag tror att du har hanterat det här med mycket tålamod."

Metod 4 av 4:

Kommunicera med stora grupper

1. Skräddarsy din presentation för att passa din publik. Det är viktigt att känna till din publik så att du kan forma ditt meddelande för att passa dem. Du borde veta vem som kommer att vara i publiken, lite om deras bakgrund, och varför de deltar i din presentation. Ju mer information du har, desto bättre kan du forma din presentation.

Om du till exempel presenterar en grupp chefer som är över dig på företagshierarkin, ska ditt språk vara professionellt och polerat, med skämt eller slang utelämnad. Men du kanske vill inkludera skämt, slang och enkelt språk om du talar med en grupp som är rankad under dig, eftersom det kan hjälpa till att lindra spänning i rummet.
Var medveten om bakgrunden till människor i publiken för att se till att du inte använder språk eller exempel som är stötande.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 14

2. Karta ut vad du vill säga. För att kommunicera tydligt med en stor grupp behöver du en plan för vad du ska säga, till skillnad från när du har ett informellt samtal med några personer. Annars riskerar du att förlora dina lyssnare. Planera:

De viktigaste punkterna du vill betona. Till exempel, om du introducerar ditt företags nya 3-punkts försäljningsstrategi, planerar att bli lite högre när du nämner varje punkt för första gången.

Stunder när du kanske vill sakta ner (till exempel att introducera ny eller komplicerad information).

Naturliga platser i ditt samtal när du kan pausa, till exempel efter att ha introducerat varje punkt av en trepunkts försäljningsstrategi. Detta ger tid för informationen att sjunka i.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 15

3. Signpost-tangentpunkter i ditt samtal. Använd nyckelfraser för att hjälpa till med att skissera de stora punkterna i ditt samtal. Det kan vara svårt att följa orala presentationer, men dessa "skyltar" hjälper din publik att fortsätta. Bra fraser att dra på inkluderar:

"Gå vidare..." (att introducera en ny punkt).

"Som jag tidigare nämnde,...." (för att påminna publiken i din huvudpunkt).

"Att slå upp saker...." (för att låta dem veta att du närmar dig slutet).

Berätta för folk när du kommer att svara på frågor. Man skulle kunna säga, "Spara dina frågor fram till slutet, och jag ska se till att de svaras."

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 16

4. Skapa visuella hjälpmedel för att betona viktiga punkter. Sätt ihop ett enkelt bildspel. Använd bildspelet som ett sätt att betona viktiga punkter, för att inte förklara dem i detalj. Annars kommer din publik att titta på glidbanorna istället för att uppmärksamma vad du säger.

Använd endast en liten mängd text eller visuellt material per bild. Till exempel, om du beskriver tre mål för din organisations kommande år, gör en bild som säger "Mål 1: Boost Medlemskap 10%."

Det är tillräckligt med information för att påminna publiken av den punkt du vill göra, men inte så mycket att de kommer att sluta uppmärksamma.

Bild med titeln Anpassa hur du kommunicerar med olika situationer Steg 17

5. Interagera med din publik. Inkludera pauser i din presentation, frågar och uppmuntrar människor att be om frågor, om de behöver förtydligande om någon av presentationen. Du kan också ta upp människor i publiken direkt, antingen med namn eller genom att titta på dem i ögat. Detta hjälper till att göra presentationen mer engagerande, håller publikens uppmärksamhet och ökar mängden information de tar bort från ditt samtal.

Dela på det sociala nätverket:

Hur man anpassar hur du kommunicerar med olika situationer

Steg