Hur man utför effektiva möten

Om det är första gången som driver ett möte, grattis! Du har ett bra tillfälle att samarbeta med olika lagmedlemmar, organisera tillgänglig information och tackla mål. Samtidigt kan ledande en grupp vara skrämmande. Att inte oroa oss. Vi har samlat några bra råd som du kan använda för att genomföra ett effektivt och effektivt möte som kommer att få dina medarbetare att sjunga dina berömda.

Steg

Metod 1 av 4:
Running virtuella möten
  1. Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 1
1. Ge kopior i framsteg av rapporter som du kommer att gå över. En fullständig rapport, eller åtminstone en sammanfattning, säkerställer att alla kommer in i mötet på samma sida. På det sättet behöver du inte slösa tid med deltagarna, vilket bara rapporterar information som lätt kan läsas på förhand.
  • Om andra lagmedlemmar har ansvaret för olika avdelningar eller områden, har de skickat sina rapporter till dig i förväg så att du kan skicka ut sammanfattningarna till alla som deltar i mötet.
  • Om du diskuterar flera objekt, kanske du också vill utse någon som ansvarar för agendan. De kan hålla sig tid under diskussionsperioder så att mötet stannar på spåret.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 2
    2. Skicka ut inloggningsinformation minst en dag före mötet. I ditt inbjudningsemail, låt deltagarna veta vilken programvara du använder (t.ex. Zoom, Skype eller Google Meet) och några användarnamn, lösenord eller inrätta nummer som de behöver. Skickar den här informationen Early ger alla deltagare en chans att ladda ner någon programvara som de kan behöva och testa sina uppgifter för att se till att allt fungerar före mötet.
  • Om du använder ny programvara kanske du också vill skicka ut ett andra e-postmeddelande som de kan kontakta om de har några problem med nedladdning eller installation.
  • Se till att du testar din egen tekniska inställning i förväg också. Se till att du kan komma åt ditt skrivbord eller några bilder du har skapat för mötet inom mötesprogramvaran.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 3
    3. Översikt Grundläggande deltagande riktlinjer för alla deltagare. Ditt möte kommer att bli effektivare om alla förstår att du ska ställa frågor eller med tekniska problem. Här är några riktlinjer du kan ställa in:
  • Skriv frågor i chattrutor för att du ska ta itu med
  • Använd bärbara datorer eller stationära datorer istället för mobila enheter
  • Undvik distraherande aktiviteter, till exempel att äta eller texta
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 4
    4. Värdar mötet från ett tydligt kontorsområde med en bra Wi-Fi-anslutning. Området bakom dig som andra deltagare kan se sätter tonen för mötet. Se till att belysningen är bra och det finns inget på bakgrunden som kan ta bort från din presentation.
  • Om du utför mötet hemifrån väljer du ett tyst rum med en dörr så du behöver inte oroa dig för avbrott.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 5
    5. Engagera alla med en isbrytare innan du börjar på agendan. Virtuella möten saknas ofta i personlig interaktion. I ett personligt möte skulle deltagarna förmodligen chatta bland dem innan mötet officiellt startade. Du kan simulera detta genom att be folk att vända sig om att introducera sig eller berätta för varandra vad de gjorde under helgen.
  • Håll isbrytaren lätt - undvika allt som kan få någon att känna som om de sätter på platsen.
  • Erkänna varje deltagare med namn och tacka dem för att delta. Du kan också fråga uppföljningsfrågor baserat på något de har sagt under isbrytaren.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 6
    6. Dämpa deltagarna för att eliminera distraktioner. Dina deltagare kan inte alltid helt kontrollera vad som händer i bakgrunden - speciellt om de är hemma. Stumma sina mics för att undvika möjligheten till en ljudavbrott. De kan vända sitt ljud om du känner igen dem att tala.
  • Om din programvara har en handhöjande funktion, använd den! Det gör det lättare att fånga en fråga eller kommentar. Chattfunktionerna tillåter också deltagarna att få ett ord utan att störa mötesflödet.
  • Bild med titeln Utför effektiva möten Steg 7
    7. Låt varje deltagare ha golvet i 2-3 minuter. Det är lätt att bli förbisedd i ett virtuellt möte. Arbetstid i slutet av mötet så varje deltagare har möjlighet att ställa frågor, göra förslag, eller kommentera något annat.
  • Om högre, mer extroverted deltagare har dominerat mötet, fråga frågor direkt till några av de tystare deltagarna för att få sin inmatning.
  • Titta direkt på kameran som ett ersättare för ögonkontakt för att visa alla deltagare som du aktivt är engagerade och lyssnar på vad de säger.
    • Metod 2 av 4:
    Genomförande av ett möte
    1. Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 8
    1. Var redo. Har en kopia av agendan till hands och markera de viktigaste punkterna du vill betona. Om du har en visuell presentation, se till att du har all den tekniska inställningen som du behöver på mötesplatsen och att allt fungerar korrekt.
    • Om du ger en presentation är det en bra idé att repetera några gånger före mötet för att se till att allt fungerar bra och du har alla dina signaler nere för visuella hjälpmedel.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 9
    2. Ta Roll och granska dagordningen. Börja mötet genom att gå runt i rummet och få alla att presentera sig och förklara deras roll. Detta är till hjälp om det finns människor på mötet som inte känner varandra och också säkerställer att du har ett namn som matchar varje ansikte. Förklara då kortfattat vad mötet kommer att fokusera på.
  • Vid denna tidpunkt kanske du vill ta frågor bara för att se till att alla är på samma sida om vad mötet kommer att täcka. Till exempel, om någon var under intrycket att detta möte skulle omfatta försäljning av en ny produkt, men det är inte på din agenda, kan du rensa det för dem.
  • Bild med titeln Utför effektiva möten steg 10
    3. Ange en handlingsplan för att möta varje mål. Din handlingsplan lägger ut hur en viss agendapost kommer att hanteras. Inkludera specifika, med namnen på alla involverade och tidsfrister som ser till att laget kan uppfylla sina mål.
  • Se till att varje mål har en "punktperson" som förbinder de personer som behöver vara inblandade och se till att de nödvändiga resurserna är tillgängliga.
  • Tilldela framstegsrapporter så att poängen kan hålla sig ovanpå målet och se till att allt går enligt plan.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 11
    4. Begränsa diskussionen till varje agendapost. När du avslutar ett objekt på din agenda, sammanfattar kort resultatet eller stegen som ska vidtas, fråga sedan frågor. Håll frågor och svar Kort och om ämne.
  • Om någon frågar en fråga som vore off-topic, kan du försiktigt och artigt styra dem tillbaka. Till exempel kanske du säger "Medan Candy Bar-försäljningen är viktig, just nu adresserar vi tryffel. Om du kunde hålla din fråga kommer vi till det när vi diskuterar godisstänger."
  • Bild med titeln Uppförande effektiva möten steg 12
    5. Planera nästa möte. Schemaläggning nästa möte medan alla är det ger dem möjlighet att svara omedelbart med några schemaläggande konflikter. Det får också ditt möte på kalendern så snart som möjligt så att du inte krypterar senare. Detta är särskilt viktigt om mötet är begränsat.
  • Låt deltagarna veta att om det finns något de vill diskutera vid nästa möte, ska de maila dig om det. Ange en tidsfrist för att lägga till agendanobjekt till nästa möte så du har tid att förbereda sig för det.
    • Metod 3 av 4:
    Förberedelser för ett möte
    1. Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 13
    1. Bestämma vem ordföranden kommer att bli. Vanligtvis skulle en chef eller annan ledare ordna mötet. Men om mötet behandlar ett speciellt projekt eller annat problem, kan det vara lämpligt att låta en annan lagmedlem ta tygarna.
  • Bild med titeln Uppförande effektiva möten steg 14
    2. Ställ upp högtalarna för att presentera enskilda mål. Om någon annan har organiserat människor och resurser för att uppnå ett mål, är de den som kan beskriva processen och resultaten mest effektivt. Dina deltagare kommer att värdera att höra den här informationen direkt från dem, i motsats till dig, läser du helt enkelt från deras rapport.
  • Om du får andra involverade och få dem att ge uppdateringar under mötet, behöver du inte vara det pratande huvudet på framsidan av rummet hela tiden.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 15
    3. Koordinera scheman för att tillgodose mötesdeltagare. Ta reda på vem som behöver vara på mötet och få en känsla av deras tillgänglighet. Flyta 2 eller 3 alternativ för möten tider, välj sedan den som de flesta människor kan delta. Ta hänsyn till mötet när man tittar på potentiella tider.
  • Till exempel, om du behöver ringa ett möte för att diskutera en utmanande, eventuellt uppvärmd problem, kanske sen eftermiddag på en fredag ​​kanske inte är den bästa tiden, även om alla är tillgängliga då.
  • Om vissa människor inte kan vara där, se till att åtminstone de viktigaste aktörerna för de diskuterade projekten kommer att vara tillgängliga. Tilldela någon att ta anteckningar och distribuera dem omedelbart till alla som inte kunde delta.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 16
    4. Be om förslag till mötet dagordning. Din agenda innehåller en lista över ämnen, namnen på personer som kommer att presentera, och hur mycket tid du ska spendera på varje ämne. Att få förslag från att träffa deltagare hjälper dig att se till att allt viktigt är täckt.
  • Skjut ett mail till potentiella deltagare som frågar om det finns något de vill prata om. Ange en tidsfrist för ett par dagar före mötet så du har tid att förbereda.
  • Placera alla dina dagordningar i ett kalkylblad med kolumner för ämne, högtalare och tid som behövs. Om du har för många önskemål om den tillåtna tiden, prioritera objekten. Om något helt enkelt kan hanteras som ett mail, kontakta den person som gjorde förfrågan och låt dem veta.
  • I allmänhet, ha mer tid tilldelad för mötet än vad du har planerat på agendan. Du kan alltid uppskjuta mötet tidigt, men lämnar extra tid ser till att du kan svara på frågor eller tillåta någon diskussion.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 17
    5. Upprätta mötesregler. Medan du inte nödvändigtvis behöver formella regler (tänk "Roberts orderregler"), det är en bra idé att ha lite grundläggande protokoll så att mötet löper smidigt och alla har möjlighet att dela sina insikter. Låt deltagarna veta att syftet med dina regler bara är att se till att mötet löper så effektivt som möjligt.
  • Du kan också lägga ut dessa i början av mötet. Till exempel kan du säga: "I tidens intresse, håll frågor och kommentarer tills efter varje talare har presenterat. Om vi ​​inte kommer till din kommentar under den tilldelade diskussionstiden, maila mig senare och vi kan prata."
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 18
    6. Budgettid för varje objekt på dagordningen. Lista den totala tiden för varje objekt, sedan bryta ner den tiden för att visa tiden för presentationen och tiden för diskussion efter presentationen. Detta ger deltagarna en förståelse för när de kan bidra.
  • Planera i allmänhet på minst 10 minuters diskussionstider för varje objekt på din agenda. Du kanske inte behöver så mycket tid för varje objekt, men vissa saker kan behöva mer.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 19
    7. Cirka dagordningen dagen före mötet. Detta garanterar att alla deltagare har en kopia och vet vad du kan förvänta dig. Detta ger dem också möjlighet att närma dig om det finns felaktig information.
  • Om det här är ett nytt eller sällsynt möte kan du också skicka ut en påminnelse en timme eller två före mötet.
    • Metod 4 av 4:
    Att vara en effektiv ordförande
    1. Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 20
    1. Kontrollkommunikation vid mötet. Ta ansvar för att vidarebefordra diskussioner och hålla alla på uppgift. Om du har andra talare kan du delegera diskussion ledarskapsansvar till dem, men se till att du fortfarande deltar.
    • Till exempel kanske du frågar en fråga som ingen är frågad men att du tycker är viktigt eller var en punkt talaren förbises i deras presentation.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 21
    2. Markera framsteg och diskutera brist på framsteg. I möten som adresserar en pågående serie av mål, börja med att nämna var du var på det sista mötet, sedan komma in i var du är nu. Om det har varit lite för inga framsteg sedan det sista mötet, ta reda på vad som hände och hur problemet kan lösas.
  • Identifiera de personer som ansvarar för varje mål och uppmanar dem att se om de har något att lägga till innan du flyttar in i diskussionsfasen.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 22
    3. Refocus Diskussion som har vandrat av punkten. Det finns tillfällen när entusiasm eller frustration kan driva diskussioner av kursen. Var uppmärksam så att du kan ta med ämnesdiskussioner tillbaka i linje med dagordningen.
  • Till exempel kan du rama mötet som en "Faktauppsamlingsuppdrag." Detta innebär att alla behöver höras så att du kan samla så mycket information som möjligt och kan hålla några deltagare från att monopolisera konversationen.
  • Om någon börjar vandra och få off-topic, kanske du säger "Det är en bra punkt och jag är glad att du tog upp det. Sluta vid mitt kontor så vi kan prata om det senare, okej?"
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 23
    4. Prova "cyberstorming" att dela med sig av idéer. Cyberstorming använder elektronisk chatt eller forumstruktur till brainstorm under mer informella möten. Eftersom alla har möjlighet att delta och all insats kan ses av alla, är människor mindre konkurrenskraftiga att bli hörda.
  • Eftersom människor kanske har idéer kommer till dem vid olika tidpunkter, tillåter det också brainstorming på ett ämne att fortsätta medan mötet går vidare till andra saker.
  • Bild med titeln Utför effektiva möten steg 24
    5. Behålla agendans tidslinje associellt. Medan du inte vill vara oförskämd, om diskussion överflödar och du fortfarande har saker att ta itu med, låt deltagarna veta att du behöver få mötet tillbaka på rätt spår. Viktiga punkter kan sparas för ett annat möte eller ett mail.
  • Fråga alltid om det finns några frågor innan du går vidare till en ny agendapost. Se till att alla är ombord och redo att gå vidare innan du lämnar det sista objektet bakom.
  • Bild med titeln Utför effektiva möten steg 25
    6. Markera viktiga punkter. Betona de viktigaste målen för mötet. Om du också diskuterar mindre poäng, förklara hur de knyter till de viktigaste sakerna.
  • Hjälpmedlemmar i mötet förstår projektets omfattning och hur varje enskild del är en viktig del i en mycket viktigare helhet.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 26
    7. Hjälpa till med notering vid behov. Vanligtvis har du en viss person som tar anteckningar. Men i vissa situationer kan du behöva gå in och hjälpa om de blir överväldigade.
  • Om du till exempel har glider och din anteckningsman kämpar för att få dem alla ner när du går igenom dem, kan du låta dem veta att de kan få en kopia av bilderna för att lägga till i sina anteckningar.
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 27
    8. Erbjuda en omfattande sammanfattning i slutet av mötena. Slå upp ditt möte med en mening eller två för varje objekt på dagordningen. Beskriv vilka beslut gjordes och vilka uppföljningssteg kommer att slutföras.
  • Till exempel kanske du säger "När det gäller Candy Bar-försäljningen har vi bestämt att nya visningsboxar behövs. Sally Sunshine har ansvaret för att designa de nya lådorna och kommer att ha sina mönster till Harvey på onsdag."
  • Bild med titeln Uppförande Effektiva möten Steg 28
    9. Har en-mot-ett möten att följa upp. Om en deltagare försökte monopolisera ditt möte, prata med dem senare om vad som hände. Snarare än att anklaga personen, fokusera på sina handlingar och vad du såg. Ge dem möjlighet att förklara vad som hände.
  • Dessa konversationer kan hjälpa dig att hitta bättre sätt att hålla människor från monopoliserande möten i framtiden. Åtminstone vet personen att deras beteende i mötet inte var acceptabelt och inte tolereras i framtiden.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande