Hur man underlättar ett möte: 15 steg (med bilder)

En mötesfacilitator är person som är ansvarig för att leda ett möte. I huvudsak är facilitatorens syfte att se till att mötet löper smidigt från organisationen, att börja, sluta. Ett välfyllt möte bör se till att alla möten är uppfyllda genom sin slutsats. Således kommer en bra facilitator att se till att alla deltagare förstår syftet med mötet, se till att alla deltagare behöver uppfylls, se till att mötet flyter smidigt och säkerställer fullt deltagande.

Steg

Del 1 av 3:

Att lägga grunden för ett framgångsrikt möte

1. Förberedelse är nyckeln så börja med en agenda. Medan en facilitator ska blandas i möten och göra sitt jobb ser det lätt ut, är det avgörande att de förbereder sig i stor utsträckning för möten. Börja med att skriva en Dagordning. En bra agenda kommer att innehålla viktiga punkter om mötet samt ge tillräcklig detalj Sothat-deltagare vet vart man ska vara och vad man kan förvänta sig.

Notera start- och sluttiderna för sessioner, liksom realistiska tidsgränser för varje session, för att säkerställa att mötet kommer att löpa i tid.
Välj ämnen som påverkar alla som deltar i mötet. Försök att få inmatning från de som deltar i mötet om de ämnen som motiverar diskussion.
Försök att posera ämnena som frågor som behöver svara för att stimulera dialogen i mötet.
Notera vad syftet med diskussionen är. Är det för information, att lösa ett problem, eller att fatta ett beslut?
Ange hur deltagare ska förbereda sig för mötet.

Bild med titeln underlätta ett möte Steg 2

2. Planera inbjudningskortlistan. Detta kräver en känslig balans. Om det finns för få eller för många deltagare, riskerar du risken för ett oproduktivt möte. Du kommer att vilja bjuda in bara människor som hjälper dig att nå målet med mötet. Fråga dig själv följande.

Vem är de viktigaste beslutsfattarna i frågan?

Vem är mest knowledgable om den information som diskuteras?

Vem har ett intresse i ämnena?

Vem måste genomföra de beslut som fattas?

Vissa experter föreslår att 8 personer är inbjudna till möten där ett beslut måste göras. Däremot föreslår de 18 personer när syftet med mötet är att brainstorma.

Bilden med titeln underlättar ett möte Steg 3

3. Skicka ut inbjudningarna via e-post. Skicka ett mail är det enklaste sättet att bjuda in dina deltagare. Din e-post ska ge en kort introduktion till mötet. Det bör också innehålla datum, tid och eventuellt en RSVP-deadline. Dagordningen ska bifogas e-postmeddelandet.

Kräver att en RSVP är valfritt, men det gör det möjligt för dig att förbereda en riktig mängd material för alla deltagare.

Bilden med titeln underlättar ett mötessteg 4

4. Börja tänka på vad en bra facilitator gör. Genom att reflektera över vad en facilitator gör under ett möte, kommer du att vara i en bra position att veta vad som förväntas av dig när det är din tur att utföra jobbet. En bra facilitator kommer att ha ett antal drag som hjälper honom eller henne att hantera tid, människor och olika åsikter. Det är bäst att utveckla dessa egenskaper tidigt.

Värde människor och deras idéer. En bra facilitator kommer att förmedla sina egna komplimanger efter att en deltagare har presenterat en idé. Säg något som "Tack Samantha, det är mycket användbara punkter som hjälper oss att tänka på problemet på ett annat sätt." Genom att göra detta kommer du att se till att varje person och idé hörs och också att andra kommer att vara övertygade om att tala upp.

Var på tårna. Du måste svara på ett antal olika situationer under möten. Du måste tänka och svara snabbt på dessa olika situationer. Till exempel, om någon ger meningsfullt råd, var snabb att berömma dem, leta omedelbart efter en annan deltagare som försöker bygga på den tankegången. Om någon väcker en dålig punkt som är av ämne, gör du bäst för att lyfta fram det goda i kommentaren och söka efter en annan deltagare som kommer att bygga på vad du tyckte var bra.

Vara vältalad. Det är viktigt att alla i rummet förstår dig. Du kommer att vilja prata med en rimlig volym så att alla kan höra. Artikulera tydligt och inte mumla eller mumla. Var försiktig med att använda Jargong endast om alla på mötet är bekant med terminologin.

Del 2 av 3:

Ställa in scenen för mötet

1. Planera platsen och ordna möblerna. Du måste överväga om mötet kommer att bli ansikte mot ansikte, ett virtuellt möte genom skärmar eller en kombination av de två. Beroende på mötesformat måste du se till att alla möbler och hårdvara är på plats, inklusive stolar, tabeller och projektorskärmar. Det finns flera möjliga sätt att ställa in möbler för ett möte.

En rundbordsinställning hjälper till att diskutera orienterade möten.
En inställning med stolar i rader är bra för att upprätta en talare som huvudfokus. Denna uppställning fungerar bra när huvudsyftet transporterar information istället för att söka diskussion.
En teateruppsättning har ett bord på framsidan av rummet och tillåter en panel av högtalare att sitta upp framför. Deltagare kommer att sitta i rader framför panelhögtalarna som i ett föreläsningsformat.
En klassrumsinställning har tabeller framför raderna av stolar för att tillåta deltagare att ta anteckningar medan talaren fortfarande är fokus för mötet.
Använd den U-formade uppställningen för möten där du vill att deltagarna ska se varandra och interagera när det behövs.
Ställ upp stolar i en cirkel med dig i mitten för möten som är avsedda och deltagande.

Bild med titeln underlätta ett möte Steg 6

2. Ge tillgång till de som deltar i mötet. En fullt förberedd facilitator kommer att ge deltagare med pennor, anteckningsblock, arbetsböcker, handouts och andra verktyg som behövs för mötet. Också överväga om du behöver lämna inloggningsinformation i förväg för virtuella möten. Det ska finnas en styrelse som är upprättad för att göra det möjligt för människor och presentatörer att ta anteckningar för alla att se, kanske ett flipschema eller ett vitt styrelse. Detta håller mötet som flyter mer smidigt, vilket gör det möjligt för deltagarna att få sina frågor besvarade vid angivna tider under mötet.

Beroende på möteslängden, tänk på att du erbjuder dina deltagare med drycker (kaffe), snacks, vatten och / eller godis.

Bild med titeln underlätta ett möte Steg 7

3. Skicka en e-post påminnelse om mötet när det närmar sig. Människor är upptagna, och utan påminnelser är det möjligt att de kommer att glömma ett kommande möte. Försök att skicka ut påminnelser till dem som kommer att delta i två dagar innan mötet är planerat att äga rum.

Om du frågade inbjudningar till RSVP kan du skicka en påminnelse om att de behöver RSVP före tidsfristen.

I ditt påminnelsemail var noga med att fråga om någon har ändrat planer.

Del 3 av 3:

Att veta din roll som underlättar mötet

1. Anländer till mötet tidigt. Som facilitator bör du vara där för att hälsa på alla som anländer till mötet. Antingen skaka handen när de går in i rummet eller hälsar dem när de loggar in på telekonferensen. Detta kommer att skapa en varm miljö vid mötet samtidigt som du visar att du är seriös och redo att diskutera.

Bild med titeln underlätta ett möte Steg 9

2. Starta mötet i tid och göra målen tydliga. Medan alla i mötet har fått agendan, genom att återinföra målen, börjar alla deltagare på samma sida. Det kommer också att bidra till att sätta tonen för mötet och sätta folk på rätt spår omedelbart.

Du kan också göra hushållsmeddelanden i början av mötet, inklusive information om breakider, brandutgångar och toaletter.

Du kan också tänka på att upprätta regler för interaktion beroende på vem som deltar i mötet. Regler kan innehålla visa en annan ömsesidig respekt, vistas på ämne, attackera problemet snarare än personen, med att fånga slut på diskussionen och inte avbryta andra.

Bild med titeln underlätta ett möte steg 10

3. Vägleda mötet genom att alla deltagare talar. Alla har en annan metod för att styra ett möte och hålla högtalare på ämne. En viktig metod är att se till att konversation och diskussion inte domineras av en eller två personer. Se till att du är på utkik efter alla som kanske vill göra en poäng och ge dem möjlighet att prata med att fråga dem sina tankar.

Säg en kollega som heter Samantha ser intresserad men har ännu inte bidra. Du kan försöka säga: "Samantha, hur påverkar frågan till hands din avdelning och du specifikt?"

Bild med titeln underlätta ett möte Steg 11

4. Hålla sig till ämnet. Facilitators jobb är att hålla alla deltagare eller talare om ämne. Tillåter off-Target-tangenter kommer att kasta ditt schema av och kan innebära att mötet inte kommer att nå sitt avsedda resultat. Om du känner diskussion flyttar du ämne, omdirigerar konversationen genom att ställa frågor som direkt relaterar till ämnet.

Om dialog har börjat driva, kan du säga: "Men hur påverkar detta problemet vi diskuterar idag?" Eller, "Det här är alla mycket intressanta poäng. Vi bör diskutera dessa vid ett senare tillfälle, men för nu, låt oss fokusera på frågan till hands."

Du kanske också vill flagga de idéer som togs upp och ta itu med dem på ett senare möte eller ett annat sätt. Således kan du ordentligt hedra de tangentiella idéerna och inte förolämpa någon av deltagarna.

Bild med titeln underlätta ett möte steg 12

5. Ha en plan för svåra situationer och defus dem. Om du känner till deltagarna är på väg att komma in i en uppvärmd debatt, ta med en annan person som du vet kommer att prata med problemet. I huvudsak vill du debattera en debatt genom att föra in mer dialog. I händelse av en konflikt kan du också lyssna på båda sidor och identifiera gemensam grund för att föra de motstående parterna tillsammans.

I händelse av en svår situation kan du säga: "Det är klart att du både kommer från olika sidor. Men du är uppenbarligen överens om vikten av denna fråga så låt oss försöka fokusera vår energi på att hitta ett ömsesidigt fördelaktigt resultat."

Bild med titeln underlätta ett möte Steg 13

6. Svar och omdirigera frågor. Som facilitator kan du ta frågor från deltagare så länge du är i stånd att svara exakt. Om inte, bör du hänvisa frågan till någon vid mötet som är i en bättre position att svara exakt.

Om du inte känner till svaret på en fråga kan du säga: "Det är en utmärkt fråga. Men jag tror att Samantha är bättre informerad om detta ämne. Samantha, vad är dina tankar?"

Bilden med titeln underlättar ett möte steg 14

7. Sammanfatta och förenkla fynden. Ta anteckningar under mötet och se till att du skriver ner alla nyckelidéer och åsikter. Vid slutsatsen av en diskussion om ett visst ämne är det till hjälp om facilitatorn ger en översyn av vad som sägs och slutsatserna som uppnåddes.

Gör ditt bästa för att sammanfatta de viktigaste punkterna från varje person i närvaro. Markera också vilka resolutioner gjordes till de adresserade problemen.

Bild med titeln underlätta ett möte Steg 15

8. Fråga hur mötet gick när det avslutas. Feedback är viktigt för dig att förbättra som en mötesfacilitator. Du kanske tänker på att fråga följande: Var dagordningen fördelad på en bra tid? Hur väl förberedd var deltagarna? Gjorde tiden allokerad till varje ämne arbete? Var det tillräckligt med tid för diskussion? Hur kunde rumsuppsättningen förbättras?

Feedback kan också samlas in av en e-postundersökning som skickas till deltagarna strax efter mötet.

Var noga med att se över resultatet och göra nödvändiga ändringar för nästa möte.