Så här avbokar du ett möte: 11 steg (med bilder)

Oavsett om det är på grund av en oväntad fördröjning, resefrågor eller ett schemablandning är avbrytande planer ibland oundvikligt. Att bryta nyheterna till den person du saknar ett möte med kan vara skrämmande, men om du är ärlig och artig och låt dem veta så snart som möjligt, kommer de sannolikt att förstå. Omplacera samtidigt som du avbokar eller så snart du kan, och erbjuda att träffas någonstans närmare var de ska göra omläggningen bekvämare för dem.

Steg

Del 1 av 2:

Avbryta ditt möte artigt

1. Kontakta personen Ditt utnämning är med så snart du kan. Ju längre du väntar på att avbryta ditt möte desto mer är du obekväm den person du möter med. Att ge gott om uppsägning visar att du respekterar dem och deras tid.

2. Ring för att avbryta ditt möte personligen om du har kort varsel. Om du ger mindre än en dags meddelande, bör du ringa den person som ditt möte är direkt. E-post, textning eller med anställd meddela dem för att du kan komma av som obetydlig när du är obekväma dem med en sista minuten förändring.

3. Erbjuda en uppriktig ursäkt. Även om du ger gott om uppsägning, låt dem veta att du är ledsen för att avbryta mötet. De kan ha gett upp andra planer att träffa dig, och du kan ha orsakat ett besvär genom att avbryta.

En kort, enkel ursäkt är tillräckligt, som "så ledsen att jag inte kan få det att fungera den här gången."

Undvik att använda vagt språk eller säga att du "kanske" inte kan göra utnämningen. Det är bättre att vara okomplicerad och ärlig.

4. Förklara kortfattat varför du inte kan göra det. Om du har en bra anledning, som reseproblem eller sjukdom, låt dem bara veta det är därför du var tvungen att avbryta. Om du har en mindre acceptabel anledning, som om du bara har glömt om utnämningen eller oavsiktligt dubbelbokas själv, ge en allmän förklaring som "något kom upp som jag inte kan komma ut ur."

Det finns inget behov av att gå in i detalj om varför du avbryter, även om du är ärlig. Utarbeta för mycket kan göra det verkar som om du gör något.

Säg aldrig att "något viktigare kom upp" eller något till den effekten.

Gör inte upp ursäkter. Du kommer att köra risken för att den andra personen upptäckte att du inte var ärlig, vilket kan förvärra situationen.

5. Låt dem veta att du värdesätter sin tid. Var noga med att betona att du uppskattar dem som planerar utnämningen med dig, och att du ångrar att du måste avbryta. Göra det klart att du känner igen sin tid är inte obegränsad.

Detta är särskilt viktigt om den andra personen träffades med dig som en tjänst, som en professionell i ditt fält med mer erfarenhet.

Del 2 av 2:

Omplacering för en annan tid

1. Erbjuda att omplacera när du avbryter. Inte bara kommer det att rädda dig besväret att försöka omplacera senare, det kommer att visa att du fortfarande är intresserad av utnämningen. När du ringer eller mailar för att avbryta, bör du sluta med att säga att du vill omplacera på den andra personens bekvämlighet.

2. Lista några tidsluckor du är tillgänglig för att träffas i. Du borde göra ditt bästa för att rymma den andra personens schema, men det är bra att ge dem några alternativ att välja mellan. Figur 3 eller 4 gånger du är tillgänglig, och fråga om dessa tider är lämpliga för dem.

Till exempel kan du säga, "Jag är fri fredag efter 2:00, när som helst måndag eller tisdag mellan 1 pm och 17:00. Gör något av dessa arbete för dig, eller är det en annan tid som skulle vara bekvämare?"

3. Erbjuda att träffas någonstans närmare dem. För att kompensera för att avbryta ditt första möte är det en bra idé att försöka göra det omplacerade mötet mer bekvämt för dem någonstans. Erbjuda att träffa dem på deras kontor eller någonstans nära var de redan kommer att vara vid den tiden.

Du kan också föreslå möte av Skype eller Google Hangouts om den person du försöker omplacera med är mycket upptagen eller långt borta.

4. Välj en tid när du vet att du kan göra det. Efter avbrutning en gång kan det vara ännu mer irriterande eller obekvämt att avbryta igen, och du kan skada din stående med den person som ditt möte är med. Titta noga på ditt schema och se till att tiden du godkänner kommer att fungera för dig, och det finns inte en stark chans att något oväntat kommer upp under den tiden.

Om du inte har något bokat i december, till exempel, men du vet att ditt schema tenderar att fylla upp runt semestern, det är bäst att inte omplacera ditt möte för den tiden.

5. Notera den tid du väljer att träffas. När du bestämmer dig för en tid att omplacera ditt möte för, lägg det i din kalender. Du kanske också vill göra en fysisk anteckning och sätta den någonstans du kommer att se den för att påminna dig själv.

6. Tack för deras tålamod när du träffas. Starta ditt möte genom att tacka den person eller personer du möter med ombäddning. Det finns inget behov av att be om ursäkt igen, men visar att du uppskattar dem för att arbeta med ditt schema kommer att indikera att du värdesätter sin tid.