Hur man utför en på ett möte med ditt lag: 10 steg

Ett ett-på-ett-möte (även känt som en "1: 1") är ett regelbundet (var 1-4 veckor) möte mellan en chef och en lagmedlem, med lagmedlemmarnas agenda. En-on-de hjälper chefer att ansluta och bygga förtroende med sina direkta rapporter, förstå hur de känner sig om sitt arbete, lag, organisation, deras framtida karriär och tillväxtpotentialer. 1: 1s är ett säkert utrymme för att ansluta lagmedlemmarna, avslöja potentiella problem och lösa blockerare.

Steg

Del 1 av 3:

Förberedelser för din 1: 1s

1. Definiera frekvens. Den vanligaste kadensen för en-på-ett-möten är en gång per vecka eller en gång varannan vecka. Planera en upprepande kalenderhändelse och hålla fast vid det så mycket som möjligt. Omplanera eller avbryta dem bara om du absolut behöver. Frekvensen av dina möten kan bero på:

Hur senior är lagmedlemmen (deras uppgiftsrelaterade löptid)? Ofta behöver fler juniorlag medlemmar mer frekventa och mer långvariga möten.
Hur ofta interagerar du med den här personen? Om du arbetar nära med någon varje dag, kanske du behöver ha en-mot-en en gång per månad.
Hur bra känner du personen? Vanligtvis spenderar du mer tid med nykomlingarna för att lära känna varandra, mindre med veteraner i ditt lag.
Din lagstorlek. Ju mer direkta rapporter du har, desto mindre tid kan du ägna dig till en-på-de.

Bild med titeln Utför en på ett möten med ditt lagsteg 2

2. Planera tillräckligt med tid. Den ideala varaktigheten för 1-on-1-möten är 30-40 minuter. Längre sessioner kan känna sig som en börda och tenderar att bli mindre produktiva. Om du bara börjar, är ett bra tillvägagångssätt att schemalägga längre möten (i 1 timme) och flytta till kortare sessioner när du känner att du går bra. Å andra sidan, schemalägga tillräckligt med tid, så att du aldrig rusar igenom dina 1: 1 möten. När lagmedlemmar känner att du rusar igenom, kommer de inte att känna sig säkra på att öppna och tala om de tuffa kritiska frågorna. Möteslängden beror också på hur ofta du träffas med personen.

För veckovisa / två veckors möten är 30 minuter tillräckligt.

För månatliga (eller mindre frekventa) möten, schema 1 timme.

Bild med titeln Utför en på ett möten med ditt lagsteg 3

3. Samarbeta på agendan. Du skulle sällan ha ett produktivt möte om ingen av deltagarna har ett ämne att diskutera. Därför är det viktigt att samarbeta och förbereda åtminstone vissa agendaposter före mötet. Fråga en annan deltagare några timmar / dagar före mötet för att tänka på vad han vill prata om. Att ha ett gemensamt dokument, som ett mötesdokument för Google Doc / Notion 1-on-1 som är kopplat till kalenderhändelsen, är till stor hjälp att samarbeta enkelt på 1-on-1-agendan. Några av de vanliga en-till-ett-mötesämnena kan vara:

Lär känna varandra bättre.

Att diskutera problem eller blockerare.

Att dela feedback om prestanda / kommunikation.

Dela feedback på laget / organisationen.

Diskutera karriärriktning / tillväxtmöjligheter.

Del 2 av 3:

Under 1: 1s

1. Lyssna aktivt. Ditt primära jobb som chef är att lyssna och hjälpa till. Ett bra ett-på-ett-möte är när du pratar mindre och lyssnar noga över det mesta. En-på-de är inte som de flesta av de andra mötena. Tillbringa lite tid att komma in i den rätta tankegången, anslut med hjälp av isbrytarna och personliga frågor i början så att du båda kan bygga förtroende och öppna upp. Visa att du bryr dig genom att lyssna aktivt. Gör dina insiktiga med insikt genom att fokusera på din kollega och verkligen försöka förstå deras sida och lära sig något nytt från dem. Några enkla tips som hjälper dig att lyssna aktivt:

Undvik att stirra i din telefon eller dator mest av tiden.
Försök inte fylla de tysta luckorna omedelbart.
Glöm inte att följa upp de kritiska punkterna.

Bild med titeln Utför en på ett möten med ditt lagsteg 5

2. Anteckna. När du skriver anteckningar behåller du information mycket bättre, så du kan fatta bättre beslut. Att ha anteckningar kommer att ge dig en solid start före nästa konversation, du kommer inte att glömma att följa upp på grundläggande punkter. Det låter dig granska din tidigare konversation med den personen och förstå hur personen utvecklades över tiden. Anteckningar hjälper dig också att fånga de åtgärdssteg du godkänner under mötet och håller koll på dem senare.Skriva och dela anteckningar med dina deltagare visar betydelsen av mötena, visar ett offentligt engagemang. Det främjar ansvarighet för båda sidor. Vissa människor föredrar att skriva anteckningar för hand, andra - i onlineredaktören eller Google Docs. Vad som än är bäst för dig. Glöm inte att digitalisera dem senare och dela med deltagaren.

Bild med titeln Gör en på ett möten med ditt lagsteg 6

3. Håll konversationen casual. Glöm inte att den här guiden (och någon annan) är bara en rekommendation. Stanna inte strängt till någon mall eller någon lista över frågor. Varje lag och situation är unik, glöm aldrig det. Håll konversationen naturlig, när den flyter. När du fokuserar på din lagmedlem förstår du vad personen är orolig för. På det sättet vet du hur du ska prata med henne / honom, vad man ska diskutera nu, och vad senare. Vänd inte dina en-på-en till ännu ett annat att göra-objekt som du kommer att jaga i 30 minuter och kolla från din lista. Behandla det som en värdefull investering av din tid som chef (och en av de viktigaste).

Del 3 av 3:

Typisk 1: 1 Mötesagendan

1. Uppvärmning. Det är alltid bra att börja mötet med isbrytare och skapa personliga anslutningar. Det skulle hjälpa dig att lära känna dina lagmedlemmar bättre och hjälpa dig att förstå hur personen känns just nu. Det är viktigt så att du vet om personen istället behöver stöd, eller trycka, eller bara för att höras. Om personen har sina ämnen att börja med är det vanligtvis bäst att prioritera och diskutera först. Kontrollera alltid det innan du går in i dina ämnen. Exempel Frågor:

Hur är livet? Vad gjorde du i helgen?
Vad är din högsta prioritet den här veckan?
Vad håller dig tillbaka på jobbet just nu?
Vad går bra? Vilka är dina senaste segrar?
Vad tänker du på? Vad vill du börja med?

Bild med titeln Utför en på ett möten med ditt lagsteg 8

2. Lagarbete. Under det första ett-ett-mötet, se till att du förklarar vad som är syftet med dessa möten. Dela detaljer om hur ditt lag fungerar och all den viktiga informationen att veta att börja fungera bra tillsammans. Det skulle också spara mycket tid om du delar din ledningsstil i förväg och vad personen ska förvänta dig att uppträda. Din kommunikationsstil / arbete kan vara väl bekant för andra lagmedlemmar, men inte för de nya. Och se till att fråga vad personen förväntar sig från dig som chef. Lyssna försiktigt här och skriv ner - du skulle bättre införliva den här informationen senare eller diskutera mer detaljerat under de framtida mötena. Exempel Frågor:

Låt oss prata om våra 1: 1 möten, varför gör vi dem, och hur ofta.

Låt oss prata om vårt team och hur vi arbetar tillsammans.

Här är vad du borde veta om min personlighet och hur jag föredrar att arbeta.

Vilka är dina förväntningar på mig som chef?

Bild med titeln Utför en på ett möten med ditt lagsteg 9

3. Karriär och planer. Förstå om ditt lag / organisation hjälper personen att växa, vad personens preferens, vilka färdigheter som personen behöver, eller vill förbättra. Anställda tänker alltid på sina karriärer, se till att du också förstår sina planer och ambitioner, så att du kan hjälpa dem att uppnå det i ditt lag. Exempel Frågor:

Låt oss prata om vad jag förväntar mig av dig som professionell.

Var ser du din karriär om 1 till 3 år? Vad vill du ha uppnått?

Vilken hjälp behöver du från mig för att uppnå det?

Finns det något du tycker är viktigt att dela med mig?

Bild med titeln Utför en på ett möten med ditt lagsteg 10

4. Talande punkter. Talkingpoängen är avsnittet för dig att bygga en viss agenda för ditt lag och företag. Diskutera senaste händelser och aktiviteter i din organisation, höjdpunkterna och lowlights, allt du känner är viktigt för att dela med din kollega. Exempel Frågor:

Vilka är dina intryck av våra 1: 1s? Hur kunde vi göra dem mer användbara för dig?

Eventuell återkoppling eller tankar du vill dela?

Tips

Undvik att vända dina en-på-en till statusuppdateringarna. Det är ofta lättare att gå till ditt projekthanterings- eller spårningsverktyg och kolla in den senaste statusen på egen hand. Det visar också att du, som chef, inte gjorde det och inte investerade även en liten tid i det.

Börja alltid med uppvärmning och isbrytare i början. Uppvärmningar skulle hjälpa dig att lära känna dina nya lagmedlemmar bättre och hjälpa dig att förstå, vad är deras hobbyer, ambitioner i livet, intressen, etc. Det är ett effektivt sätt att bygga förtroende och visa att du bryr dig om personen.

Träffa regelbundet. Att ha två tre möten per år hjälper dig inte mycket att lära känna varandra bättre och lösa problem i tid. För många saker händer över en lång period, och små problem kan bli stora problem.

Dela på det sociala nätverket: