Hur man skickar ett klagomål (med bilder)

Klagomål kan uppstå på jobbet, skolan, hemmet eller ute i allmänhet. I ett kontor eller ett stort företag kan klagomål lämnas in avseende diskriminerande praxis, osäkra arbetsmiljöer eller olagliga praxis. Hemma kan klagomål vara relaterade till bullriga grannar, olämliga förhållanden eller försumliga hyresvärdar. Skolelaterade klagomål sträcker sig från student mobbning till missbrukare till osäkra miljöer. Beroende på situationen kan du lämna ett klagomål via telefon, personligen eller skriftligt.

Steg

Del 1 av 7:

Förberedelser för att lämna ett klagomål

1. Identifiera kärnfrågan (er). Fokusera på de faktiska händelserna som ägde rum. Det är viktigt att separera fakta från känslor, särskilt i känslomässigt laddade situationer.

Om situationen är särskilt komplex, kan det hända att du kan skriva dina tankar och känslor i en journal. Att få en bättre känsla av dina känslor kan hjälpa dig att skilja dem från fakta om ditt klagomål.
Om du har problem med att räkna ut om du ska klaga, överväga att konsultera en opartisk tredje part. Om du gör det, se till att det är någon du litar på, som inte delar några detaljer om din situation utan ditt godkännande.

2. Fråga dig själv om det är värt din tid. Att lämna ett klagomål kan vara en lång och stressig process. Det är viktigt att fråga dig själv om du lämnar ett klagomål är värt din tid - särskilt om du har många andra saker att göra.

Exempel: Du köper en $ 5 låda med hårfärg som misslyckas med att färga ditt hår den utlovade färgen. Du skickar ett mail till det företag som begär en återbetalning eller en kupong för en annan låda med färg, och de säger nej. Om du eskalerar situationen genom att fråga om att prata med en överordnare, kanske du fortfarande kan få det du vill, men det tar tid, och slutresultatet kommer att använda mer av företagets produkter. Du kanske tycker att det inte är värt besväret.

3. Bestäm det korrekta klagomålet. Varje inställning kräver ett annat förfarande, som du ska kunna hitta online (på ditt företags eller skolans hemsida), i din anställd eller studenthandbok, eller genom att kontakta en administratör.

Kontaktpersonen kan vara din handledare, din hyresvärd, din skolans huvudansvarig eller en annan relevant person som ansvarar.

Om den person du vill klaga på råkar vara den primära kontakten för klagomål, bör du kontakta någon högre upp än dem - till exempel, om du vill lämna in ett klagomål om din chef, kommer du sannolikt att behöva kontakta mänskliga resurser.

Du kan rekommenderas att tala med en viss person, visas personligen, skriv ett brev eller fyll i en blankett.

4. Vet vilken lösning du vill ha. Att veta vilken typ av upplösning du vill ha och sedan tydligt artikulerar är det viktigt att lämna ett effektivt klagomål, oavsett om det är mot ett företag eller en person. Lösningar kommer att skilja sig beroende på det sammanhanget av ditt klagomål:

Om du ringer eller skickar ett företag att klaga på en felaktig produkt måste du först bekanta dig med deras returpolicy. Om de bara ersätter felaktiga produkter och inte återbetala dem, men du vill inte ha samma produkt, kanske du frågar om de kan ge dig en butikskredit istället.

Om du klagar på en chefs eller en lärares missförhållning kan eventuella resolutioner vara att du kan överföra till en annan arbetsgren eller avdelning, eller ändra klasser eller skolor - i mer extrema fall kan du även tro att personen förtjänar att förlora sina jobb.

5. Samla dina stöddokument. Håll dessa i en fil (eller en mapp på din dator, om de är elektroniska dokument) och fortsätt att uppdatera dem som ditt fall fortskrider. Ju mer bevis som du har, desto effektivare kommer ditt klagomål att vara.

Exempel på att stödja dokument för en detaljhandel kan omfatta försäljningsintäkter, produktförteckningar och e-postutbyte.

För ett klagomål mot en chef eller lärare kan stöddokument inkludera olämpliga e-postmeddelanden och Facebook-meddelanden, tidningsposter som beskriver instanser där du var misshandlad eller stödbrev från vittnen.

Bildbeteckningen Prioritera dina skulder Steg 2

6. Håll register över allt. De typer av poster du behåller beror på klagomålets sammanhang.

Om du loggar in ett klagomål mot ett företag, vill du ha register över din kommunikation med dem såväl som eventuella kvitton för inköpta produkter.

Om du köpte en felaktig produkt, behåll register över de specifika tiderna och sätt som det var felaktigt - Dessutom notera vad du har gjort, om något, för att försöka lösa problemet.

Om du inte har vittnen, blir det svårare att lämna ett klagomål mot en chef eller lärare som muntligt missbrukar eller trakasserar dig. Administratörer kommer vanligtvis att begära ett detaljerat redogörelse för dina interaktioner med den aktuella personen, så det är bäst att hålla en tidskrift.

Bild med titeln Skriv ett journal Steg 1

7. Håll en journal (valfritt). Ofta i fall av missförhållanden på arbetsplatsen eller skolan, kommer medlare att ge mer vikt i ditt klagomål om du har hållit en tidskrift. Om du tror att du kan ha ett problem med en chef, lärare eller annan överlägsen är det enormt hjälpsam att hålla en journal av dina interaktioner.

Datum dina sidor och vara så detaljerad som möjligt om vad som sägs och gjort. Försök att fokusera så mycket som möjligt på fakta i motsats till känslor, som överlämnar en tidskrift full av känslomässiga utbrott mot personen kan undergräva ditt klagomål.

Om du vill låna mer i din tidskrift, kan du överväga att göra det i form av e-post till dig själv, bara så att datumen spelas in i något annat än din egen handstil. Du kan behålla dessa e-postmeddelanden i en separat mapp på ditt e-postkonto. Var noga med att du inte av misstag skickar dem till någon annan än dig själv!

Att hålla en tidskrift kan verka dumt eftersom du kan göra det hela, men administratörer lägger mycket på den. Förutom att tillgodose administratörer kan man faktiskt hjälpa dig att hålla dina fakta rakt under vad som kan hamna vara en lång och förvirrande klagomål.

Del 2 av 7:

Formulera klagomålet

1. Var specifik. Oavsett om du klagar på en produkt eller en persons beteende, kommer ditt klagomål att vara effektivare om du är specifik om vad som hänt.

När det gäller ett klagomål om företagets tjänst kan du skriva om hur produkten specifikt bröt ner - Ge detaljerna i din kommunikation med företaget hittills (inklusive eventuella dokument / bevis som är möjligt) - och sedan ange hur du är missnöjd med den tjänst du har fått hittills.
När det gäller ett klagomål mot en chef eller lärare för att trakassera dig, skulle du beskriva när problemet började, exakt vad chefen / läraren sa eller gjorde, och hur länge fortsatte det för (jag.e. Ge en tidslinje av trakasserier). Du skulle också inkludera beskrivningar av allt du gjorde för att försöka undvika den personens oönskade uppmärksamhet, och om det är tillämpligt, ge bevis för hur deras beteende påverkat ditt arbete.

Bild med titeln Skriv ett bidragsförslag Steg 3

2. Ange tydligt din önskade upplösning. När du skickar ett klagomål kommer folket i det andra änden att vara mer benägna att hjälpa dig om du tydligt anger din önskade upplösning. Att göra detta kan också hjälpa klagomålet att röra sig mycket snabbare.

När det gäller en felaktig produkt: "Jag köpte XYZ APP 20 dagar sedan och sedan dess, när jag använder den, fryser min enhet och det enda sättet jag kan få det till Ofreeze är att starta om det. Jag klagade till kundtjänst för 10 dagar sedan och skickades ett kort svar för 9 dagar sedan som berättade för mig att ta bort och ladda ner appen igen. Jag gjorde det för 9 dagar sedan och det fungerar fortfarande inte. Jag skickade ett mail för 7 dagar sedan och har inte fått några svar. Vid denna tidpunkt skulle jag vilja ha en återbetalning, om möjligt."

När det gäller missförhållanden: "Den 10 september förra året deltog jag i en kontorstid med dr. Smed. Under kontorstiden, och i flera fall efter den första tiden, dr. Smith gjorde sexuellt aggressiva kommentarer och rörelser mot mig som fick mig att känna mig obekväma. Jag kämpar för att jag är beroende av honom för att passera min klass, men jag känner mig inte bekväm med att arbeta med honom ensam. Vid den här tiden skulle jag vilja rapportera sitt beteende för att hindra honom från att göra detta till andra människor - jag skulle också vilja flyttas till en annan klass."

Bild med titeln Skriv ett bidragsförslag Steg 5

3. Visa respekt.Klagomål kan få emotionella, särskilt om du inte uppnår önskad upplösning. Det är viktigt att alltid vara respektfullt - från den tid du skickar ditt klagomål till den tid du får beslutet.

Allt du gör eller säger att du inte kan styra dina känslor kan återspegla illa på dig, vilket gör det mindre troligt att ditt klagomål kommer att uppnå sina önskade resultat. Detta är särskilt sant för klagomål om andras missförhållanden.

Oavsett vad du klagar på, är respektfull och artig är mer benägna att få folk att hjälpa dig än att skrika och svära. Vissa människor kan till och med bara raka vägrar att hjälpa dig om du ropar och svär på dem, och rättvist så.

Bild med titeln Minska dina studielånsbetalningar Steg 1

4. Ställ frågor som kräver mer än "ja" eller "nej" svar. Istället för att säga "kan jag få återbetalning?"Eller" kommer han att bli disciplinerad?"Du kanske frågar," Vad kan man göra för att hjälpa denna situation?"

Bild med titeln Skriv ett bidragsförslag Steg 9

5. Polera ditt klagomål. Oavsett om du arkiverar ett verbalt klagomål eller en skriftlig, skriv den ner och ge den en redigering innan du skickar in den. Om det är ett muntligt klagomål kan du skriva ut ett skript och läsa det högt innan du bestämmer dig för en slutgiltig version.

Det handlar inte bara om att du stavar sak korrekt - det handlar också om att du har sagt allt du vill säga, och att du har gjort det på det mest effektiva sättet.

Del 3 av 7:

Arkivering av ett verbalt klagomål

1. Öva ditt verbala klagomål högt. Extrem frustration eller känslor kan molna ditt tänkande - det är därför det är viktigt att verkligen veta vad du vill säga innan du ringer i ett verbalt klagomål.

Du kanske tycker det är bra att skriva ut ett skript, eller åtminstone skriva ner dina huvudpunkter så att du kan kolla dem när du går.

Bild med titeln kommunicera effektivt steg 25

2. Fokusera på fakta. När du gör poäng / skriver ett skript för ditt verbala klagomål, fokusera på fakta. När du känner dig känslomässig, ta ett djupt andetag och titta ner på ditt skript / anteckningar och återvända till fakta.

Att vara alltför känslomässig kommer bara att få dig att se svag och opålitlig för de människor du klagar på. Vissa människor kan till och med tro att de har gått över handen när de ser att du är känslomässig.

Bild med titeln kommunicera effektivt steg 17

3. Rapportera fakta om situationen i detalj. Det kan vara frestande att glans över detaljer när du talar ut högt i motsats till att skriva ner dem. Det är viktigt att vara lika tydlig och detaljerad när du gör ett muntligt klagomål.

Identifiera de faktiska händelserna, relevanta konversationer och / eller viktiga transaktioner som har lett till ditt klagomål.

4. Fråga frågor. Om den person som du talar säger något som du inte förstår, stoppa dem artigt och be dem att klargöra.

Bild med titeln lyckas i nätverksmarknadsföring steg 4

5. Fråga om nästa steg. Innan du har slutat prata med personen, se till att du vet vad nästa steg är. Möjliga nästa steg:

När du kan förvänta dig ett svar.

Vem kan kontakta dig nästa.

Vem kan du kontakta under tiden om du har några frågor eller kom ihåg mer detaljer medan du väntar på ett svar.

Del 4 av 7:

Fylla i en klagomål

1. Bestämma vilken form du behöver. En vanlig klagomål kan krävas vid inlämning av klagomål i akademiska, företags- och regeringsinställningar.

Ibland kommer formen att skilja sig beroende på arten av ditt klagomål. Om du har några frågor om vilken form du behöver, dubbelkontroll med en administratör.
Om du behöver fråga om vilken form du behöver behöver du inte vara för specifik om karaktären av ditt klagomål - till exempel "Jag skulle vilja lämna ett klagomål mot en lärare som är sexuellt trakasserande mig."

Bild med titeln vara en framgångsrik entreprenör Steg 2

2. Ge fullständig information. Klagomål kommer att begära ditt namn, händelsens datum, gårdsinnans namn och de handlingar och händelser som du hittar skadliga eller stötande. Var noga med att svara på alla dessa förfrågningar så tydligt och specifikt som möjligt.

Bild med titeln Köp ett lager utan ett börsmäklare Steg 7

3. Tecken och datum klagomålet. Klagomål kräver i allmänhet en signatur och får inte bearbetas utan en.

Bild med titeln Notera ett dokument Steg 3

4. Gör en kopia av klagomålet. Håll kopian på ett säkert ställe så att du kan granska fakta vid ett senare tillfälle, om det behövs. Om du inte har tillgång till en kopiator kan du göra en kopia av formuläret genom att ta ett högupplösta fotografi av det med din kamera eller telefon.

Om du slutar ta ett fotografi av formuläret, se till att fotografiet är klart innan du skickar in formuläret, annars kommer det inte att vara en användbar kopia till dig.

Om det är en onlineformulär kan du göra en kopia av den genom att spara den som en PDF eller genom att ta en skärmdump av den. Ofta blir du uppmanad att skriva ut ett formulär när du har fyllt i det. Om det händer väljer du "Skriv ut till pdf" i tryckprompten.

Del 5 av 7:

Skriva ett klagomål

1. Skriv ett klagomål i stället för ett formulär. I vissa miljöer kan det inte existera ett formellt klagomål. I så fall är det viktigt att skriva ett klagomål för att dokumentera händelserna.

Du kanske vill göra det i kombination med ett verbalt klagomål, så att det finns en skriftlig rekord som ditt klagomål har lämnats in.

2. Ge lämplig information på toppen av brevet. Detta inkluderar det datum du skriver brevet, liksom namnet, professionell position (om tillämpligt) och adress till den person som du skriver.

3. Introducera dig själv. Om mottagaren av klagomålet inte känner till dig, ge tillräckligt relevant och personligt identifierbar information som de får en känsla av vem du är. Sådan information innehåller ditt namn, position, adress, telefonnummer och ditt förhållande till gärningsmannen.

Bild med titeln Få ett fullt stipendium steg 1

4. Beskriv händelserna eller handlingar som transpireras. Berätta relevanta konversationer, datum, transaktioner och alla åtgärder du redan har tagit. Ge all nödvändig information, till exempel hur mycket pengar du förlorade, eller vem och hur många personer var inblandade.

5. Be om lämpliga åtgärder som ska vidtas. Förklara dina förväntningar, oavsett om du förväntar dig en återbetalning, en ursäkt eller något annat botemedel.

Bild med titeln meddela din pensioneringssteg 8

6. Begär en bekräftelse på att brevet har mottagits. Be mottagaren att ange att ditt brev har mottagits och att klargöra tidsramen för att lösa problemet. Låt dem veta hur de kontaktar dig - till exempel, via telefon, e-post, post eller alla tre.

7. Hålla det så kort som möjligt. Försök att hålla ditt brev så kort som möjligt. Hålla fast vid fakta och undvik att bli alltför känslomässigt. Om du beskriver en situation där du trakasseras eller missbrukas är det viktigt att notera att du kände dig obekväma eller i fara / osäkert, men försök att ange detta i mer mål i motsats till emotionellt språk.

Mer mål: "När jag var på hans kontor stängde han dörren och drog sin stol mycket nära mig, inom ca 1 fot av knäna. Jag flyttade min stol tillbaka men slog väggen, och han rörde sig närmare och lutade ansiktet mot mig och berättade hur bra jag såg stående framför klassen under min presentation idag. I det ögonblicket kände jag mig obekväma och fångade när jag var mot väggen och kunde inte flytta sig från honom. Jag ville inte uppröra honom så jag hittade en ursäkt att lämna så snart jag kunde."

Emotionell: "När jag var på hans kontor stängde han dörren och fånga mig inuti med honom när han rörde sig nära mig och berättade för mig hur varmt jag var tidigare att försöka kyssa mig. Jag kände mig rädd och var orolig att han kunde attackera mig, men jag kunde inte flytta eftersom han fick mig fångad mot väggen vid den tiden. Jag sprang så snart jag kunde."

Del 6 av 7:

Arbetar genom klagomålet

1. Följ upp på ditt klagomål. Om du inte har hört tillbaka inom den förväntade tidsramen, kontakta klagomottagaren för att fråga om förseningen.

Om inte företaget / personen har sagt till dig, kan en lämplig tid att vänta två veckor.
Om du inte har hört någonting inom två veckor är det inom anledning att kontakta dem och artigt fråga om de fick ditt klagomål. Om du kommunicerar via e-post kan du bifoga en annan kopia av ditt klagomål till ditt meddelande om de inte mottog det första gången.

Bild med titeln Välj rätt skilsmässa advokat Steg 1

2. Var beredd på att det ska eskalera. Bekanta dig med de nivåer som ditt klagomål kommer att gå igenom. Om du kämpar för att lösa problemet kan du behöva söka juridisk hjälp.

Om du har ett klagomål mot ett företag, bör din första kontaktpunkt vara chefen eller ägaren av verksamheten. Om det inte fungerar, och om verksamheten är en kedja, kan du kontakta huvudkontoret. Om det misslyckas kan du överväga att lämna ett klagomål med Better Business Bureau.

Om du har ett klagomål mot din chef eller en lärare, var beredd på ditt klagomål att resa genom flera kanaler. Dess väg kommer att bero på ditt företags / skolans process för klagomål.

Ett exempel på att klaga på en professor vid ett universitet skulle vara att först lämna ett skriftligt klagomål till ditt avdelningschef (så länge som huvudet inte är det förekommande Prof) - du kanske behöver prata med fakulteten och, beroende på på karaktären av ditt klagomål, en viss medlem av avdelningen som avser ditt klagomål - E.g. Plagiat eller sexuella trakasserier kommer att behandlas av olika avdelningar.

3. Vet dina rättigheter. Vissa företag och skolor kommer att försöka försvara den person som har varit orsaken till ditt klagomål. De kommer att göra det eftersom det kan vara ganska dyrt för att de ska skjuta den personen, även om den personen klart har varit den som misshandlade.

De kan försöka få dig att känna som om du har gjort ett misstag eller att du blåser saker ur proportion. Det är möjligt att du är, men om du vet att du inte är, låt dem inte berätta för dig att du har fel.

Om ditt klagomål är något seriöst, förtjänar det allvarlig behandling. Tyvärr, särskilt i missförhållanden, kommer företaget / skolan ofta att skydda gärningsmannen om de är i en position ovanför dig, för att erkänna fel kan kosta dem mycket pengar.

Bild med titeln kommunicera effektivt steg 18

4. Var respektfull. Ditt klagomål får inte gå som du vill ha det, men det är viktigt att vara respektfullt för alla inblandade.

Låt inte dina känslor bli bättre av dig. Ju mer emotionella du verkar, desto mindre sannolikt är att ta dig allvarligt eller vill hjälpa.

Bild med titeln Ansök om stipendier Steg 10

5. Fortsätt att hålla register över all kommunikation. När du arbetar genom klagomålet, se till att du behåller register över alla e-postmeddelanden, telefonsamtal och / eller annan kommunikation.

Du kan behöva hänvisa till dessa för att skydda dig själv eller påminna företaget / skolan / etc. av saker som de har lovat.

Del 7 av 7:

Framåt efter klagomålet

1. Var beredd på saker att ändra. Chansen är att den förekommande parten inte kommer att vara nöjd med ditt klagomål. De kan till och med kämpa tillbaka, och det kan vara stressigt för dig. Du måste vara beredd på det faktum att ditt klagomål kan göra saker svårare för dig.

Om du gör ett klagomål mot någon på arbetsplatsen eller i skolan kan du bli ombedd att sitta ner med den förekommande personen och arbeta ut saker så att du kan fortsätta arbeta tillsammans i framtiden. Om det eskalerar till denna nivå, beroende på den förekommande människans löptid, kan de hålla vrede mot dig och saker kunde bara bli värre.
Om saker blir för svåra, kan du överväga att flytta till en annan skola eller jobb eller fråga om att överföras till en annan avdelning eller en klass så att du inte behöver se den personen längre.

Släpp det. Helst kommer ditt klagomål att leda till en tillfredsställande upplösning. Tyvärr gör många klagomål inte. Om din gör det, behöver du veta när det är dags att släppa.

Kom ihåg att du gjorde klagomålet eftersom du var missnöjd med hur sakerna gick. Det viktigaste är att du inte längre är olycklig - du måste göra detta fokus för dina ansträngningar oavsett vad resultatet av klagomålet är.

Bild med titeln Hitta ett intressant namn för ditt band Steg 19

3. Lär dig av upplevelsen. Om det inte finns något annat som kan göras, försök att lära dig en lektion från din upplevelse och sedan arbeta med att gå vidare. Om du är osäker på vad du kan lära av erfarenheten, överväga att fråga.

Detta kan vara särskilt användbart i en oegentlighetssituation, där du träffar personer som är utbildade i konflikthantering. När de ger dig de dåliga nyheterna kan du säga "Jag måste erkänna att jag är besviken över det här resultatet. Jag vill inte att det fortsätter att påverka mitt liv. Har du några förslag på hur jag kan gå vidare från det här?"

Om ditt klagomål var med ett företags felaktiga produkter och dålig kundservice, kan vissa lektioner du kan ta av din erfarenhet involvera ilskahantering, tydliga kommunikationsförmåga och en finmässig förmåga att söka välrenommerade företag med bra produkter.

4. Se en rådgivare. Att se en rådgivare kan hjälpa dig att arbeta genom några känslor som kan ha blivit upptagna under klagomålet, särskilt om det är en av en mer personlig natur.

Video.

Genom att använda den här tjänsten kan viss information delas med YouTube.

Dela på det sociala nätverket: