Hur man utvecklar en riskhanteringsplan

2. Definiera ditt projekt. I den här artikeln, låt oss låtsas att du är ansvarig för a datorsystem Det ger viktigt (men inte livskritisk) information till en stor befolkning. Den huvudsakliga datorn där det här systemet är bosatt är gammalt och behöver bytas ut. Din uppgift är att utveckla en riskhanteringsplan för migrationen. Detta kommer att vara en förenklad modell där risk och effekt är listad som hög, medium eller låg (det är mycket vanligt särskilt i projektledning).

3. Få inmatning från andra. Spåna på risker. Få flera personer tillsammans som är bekanta med projektet och be om inmatning på vad som kan hända, hur man hjälper till att förhindra det, och vad man ska göra om det händer.Ta en massa av anteckningar!Du kommer att använda produktionen av denna mycket viktiga session flera gånger under följande steg.Försök att hålla ett öppet sinne om idéer. "Utanför lådan" Tänkande är bra, men håll kontrollen över sessionen. Det måste vara fokuserat och på mål.

4. Identifiera konsekvenserna av varje risk. Från din brainstorming session samlade du information om vad som skulle hända om risker materialiseras. Associera varje risk med konsekvenserna som anlände till under den sessionen. Vara så specifik som möjligt med var och en. "Projektfördröjning" är inte så önskvärt som "Projektet kommer att försenas med 13 dagar." Om det finns ett dollarvärde, lista det - bara säger "Över budget" är för allmänt.

5. Eliminera irrelevanta problem. Om du flyttar, till exempel, en bilhandlare datorsystem, då hot som kärnvapen, är pestpandemin eller mördare asteroider ganska mycket saker som kommer att störa projektet. Det finns inget du kan göra för att planera för dem eller att minska effekten. Du kan hålla dem i åtanke, men lägg inte den typen av sak på din riskplan.

6. Lista alla identifierade riskelement. Du behöver inte lägga dem i någon ordning ännu. Bara lista dem en-för-en.

7. Tilldela sannolikheten. För varje riskelement på din lista, bestämma om sannolikheten för det faktiskt materialiseras är högt, medium eller lågt. Om du absolut måste använda siffror, så siffra sannolikheten i en skala från 0.00 till 1.00. 0.01 till 0.33 = låg, 0.34 till 0.66 = medium, 0.67 till 1.00 = hög.

8. Tilldela påverkan. I allmänhet tilldela effekten så högt, medium eller låg baserat på vissa förutbestämda riktlinjer. Om du absolut måste använda siffror, så räkna in på en skala från 0.00 till 1.00 enligt följande: 0.01 till 0.33 = låg, 0.34 - 066 = Medium, 0.67 - 1.00 = hög.

9. Bestämma risken för elementet. Ofta används ett bord för detta. Om du har använt de låga, medelstora och höga värdena för sannolikhet och påverkan är toppbordet mest användbart. Om du har använt numeriska värden måste du överväga lite mer komplext betygssystem som liknar det andra tabellen här. Det är viktigt att notera att det inte finns någon universell formel för att kombinera sannolikhet och påverkan som kommer att variera mellan människor och projekt.Detta är bara ett exempel (om än ett verkligt liv):

10. Rangera riskerna. Lista alla element som du har identifierat från den högsta risken för den lägsta risken.

11. Beräkna den totala risken: Här är några siffror hjälper dig. I tabell 6 har du 7 risker som är tilldelade som H, H, M, M, M, L och L. Detta kan översätta till 0.8, 0.8, 0.5, 0.5, 0.5, 0.2 och 0.2, från tabell 5. Medelvärdet av den totala risken är då 0.5 och detta översätter till medium.

12. Utveckla begränsningsstrategier. Mitigation är utformad för att minska sannolikheten för att en risk kommer att uppstå. Normalt kommer du bara att göra det för höga och medelstora element. Du kanske vill mildra lågt riskposter, men hanterar verkligen de andra först. Om ett av dina riskelement är att det kan vara en försenad leverans av kritiska delar, kan du mildra risken genom att beställa tidigt i projektet.

13. Utveckla beredskapsplaner. Beredskap är utformad för att minska effekten om en risk uppstår. Återigen kommer du vanligtvis bara att utveckla händelser för höga och medelstora element. Till exempel, om de kritiska delarna du behöver, inte kommer i tid, kan du behöva använda gamla, befintliga delar medan du väntar på de nya.

14. Analysera effektiviteten av strategierna. Hur mycket har du minskat sannolikheten och påverkan? Utvärdera dina beredskaps- och begränsningsstrategier och vidarebefordra effektiva betyg till dina risker.

15. Beräkna din effektiva risk. Nu är dina 7 risker m, m, m, l, l, l och l, som översätter till 0.5, 0.5, 0.5, 0.2, 0.2, 0.2 och 0.2. Detta ger en genomsnittlig risk för 0.329. Titta på tabell 5 ser vi att den övergripande risken nu kategoriseras så låg. Ursprungligen var risken medium (0.5). Efter att ha lagts till har din exponering låg (0.329). Det betyder att du har uppnått en 34.2% minskning av risken genom begränsning och beredskap. Inte dåligt!

16. Övervaka dina risker. Nu när du vet vad dina risker är, måste du bestämma hur du vet om de uppstår så du vet när och om du ska sätta dina kontinggenskaper på plats. Detta görs genom att identifiera riskcisser. Gör detta för var och en av dina höga och medelstora riskelement. Sedan, när projektet fortskrider, kommer du att kunna avgöra om ett riskelement har blivit ett problem. Om du inte känner till dessa signaler är det mycket möjligt att en risk tyst kan uppstå och påverka projektet, även om du har bra händelser på plats.

Reduktion = Risk - exponering. I det här exemplet (och förutsatt en $ 1.000.000 projektuppskattning) är din risk 0.5 x $ 1.000.000 ($ 500.000) och din exponering är 0.329 x $ 1.000.000 ($ 329.000) vilket innebär värdet av din reduktion = $ 171,000. Använd det som en indikation på hur mycket du rimligen kan spendera på hanteringen av riskerna - det borde vara en del av den reviderade projektuppskattningen (som försäkring).

Plan för förändring. Riskhantering är en vätskeprocess eftersom riskerna alltid förändras. Idag kan du tilldela viss risk med stor sannolikhet och en stor inverkan. I morgon kan sannolikheten eller effekten förändras. Dessutom kan vissa risker falla helt av bordet medan andra kommer till spel.

Du kan använda exponering för att hjälpa till att avgöra om du verkligen vill göra projektet. Om den totala projektuppskattningen är $ 1.000.000 och din exponering är 0.329, den allmänna regeln har du en potential på 329 000 dollar över uppskattningen. Kan du budgetera de extra pengar... för säkerhets skull? Om inte, kanske du vill ompröva projektets omfattning.

En del av en bra beredskapsplan är en tidig varningssignal. Om det finns ett testresultat som kommer att berätta om du behöver anta din beredskapsplan, se till att du påskynda dessa testresultat. Om det inte finns en bra varningssignal, försök att designa en.

Använd ett kalkylblad för att hålla reda på riskplanen löpande. Risker förändras, gamla risker kan försvinna och nya risker kommer att komma i fokus.

Undersök alltid. Vad har du missat? Vilka saker kan hända att du ännu inte har ansett? Detta är en av de svåraste sakerna att göra och en av de mest kritiska. Gör en lista och kontrollera den upprepade gånger.

Om du är en oerfaren projektledare, eller projektet är litet, överväga att spara tid genom att hoppa över steg som antingen inte tillämpar eller har liten inverkan på projektet, förbi den formella sannolikheten och konsekvensbedömningen, gör "mental matte" och hoppa omedelbart för att titta på svårighetsgrad.Till exempel, om du behöver göra underhåll på en elektrisk krets och den aktiviteten kommer Ta ner en server, är det "riskerande" För att flytta servern till en ny krets före underhållet eller vänta tills underhållet är klart för att ta tillbaka maskinen online.I båda fallen kommer servern ner - men du kan bara identifiera vilken aktivitet som utgör den lägsta risken för projektet.

Do inte Låt politiken störa din bedömning.Detta händer mycket.Människor vill inte tro saker de kontrollerar kan gå fel och kommer ofta att kämpa dig om risknivåer."Åh det kan aldrig hända" kan vara sant, men då kan det vara någons ego prata.

Ignorera inte lågt riskposter helt, men spendera inte mycket tid med dem.Använd hög, medium och låg för att indikera hur mycket ansträngning du kommer att övervaka varje risk.

Bli inte för invecklad för projektet.Riskhantering är en viktig del av projektet, men det borde inte överskugga det faktiska arbetet som ska göras.Om du inte är försiktig med det här kan du börja jaga irrelevanta risker och överbelasta din plan med värdelös information.

Anta inte att du har alla identifierade risker.Riskens karaktär är att det är oförutsägbart.