4 sätt att skapa en effektiv PowerPoint

Är du rädd att din PowerPoint kommer att lägga din publik att sova? Eller att du bara börjar din presentation för att inse hälften av dina bilder är meningslösa? Du har förmodligen satt genom din rättvisa andel av tråkiga Powerpoints, och nu är du fast besluten att din presentation blir bättre. Med några enkla tweaks kan du få en effektiv PowerPoint att din publik kommer att hitta hjälpsamma och engagerande.

Steg

Metod 1 av 4:

Skapa ditt innehåll

1. Skriv ut ditt tal innan du börjar göra PowerPoint. Det är svårt att göra en presentation om du inte vet vad du planerar att säga. Brainstorm vad du planerar att säga och bryta den i bitar. Då gör du en skiss eller Jot Down Notes för dig själv. Du kan till och med skapa ett kort skript.

Använd din skiss eller anteckningar som hjälper dig att bestämma vad som behöver ingå i dina bilder.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint-steg 10

2. Skräddarsy informationen för att passa din publik. Du skulle sannolikt skapa väldigt olika presentationer för en klass av gymnasieelever mot en grupp företagsledare, även om ämnet är detsamma. Tänk på medelåldern och bakgrunden till publikens medlemmar när du skriver dina bilder. Presentera dina idéer på ett sätt som lätt kommer att smälta för dem.

Om din publik kommer att ha mindre bakgrundskunskap om ditt ämne, undvik att använda jargong och spendera lite mer tidsförklaring som de behöver förstå.

Om du pratar med människor som vet mycket om ditt ämne behöver du inte inkludera så mycket bakgrund och kan vara okej med hjälp av ett gemensamt jargong.

För en publik med blandade bakgrunder kan du inkludera en liten bakgrundsinformation som behövs men kan hålla det minsta så mycket kunniga publikmedlemmar blir inte uttråkad.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint-steg 11

3. Inkludera endast väsentlig information för att förbättra läsbarheten. Du vill förmodligen ge din publik så mycket information som möjligt, men de kämpar för att läsa bilder som är crammed med text. Oroa dig inte för att skriva fullständiga meningar eller listar ut varje enskild detalj. Bara inkludera höjdpunkterna, som dina huvudpunkter, data och nyckelkoncept.

Låt oss säga att du ger en presentation som förklarar resultaten av en undersökning som du utförde på en lokal park. Din bild kan innehålla punktpunkter som säger, "undersökning utförd över 3 månader," "Endast vuxna ingår", "62% vill ha ny lekplats utrustning" och "32% vill ha en stänkplatta installerad."

Din presentation ska inte innehålla allt du planerar att säga.

Bilden med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint-steg 4

4. Begränsa dig till 5 rader av text per bild med upp till 6-8 ord per rad. Du vill att din publik ska lyssna på vad du säger, inte läser stycken för information om dina bilder. Dina längsta bilder ska keps på 5 linjer, med de flesta av dina bilder med 2 till 4 rader av text. Välj dina ord noga så att publiken bara ser vad de behöver komma ihåg från din presentation.

Det betyder att dina bilder ska ha inte mer än 40 ord på dem.

Metod 2 av 4:

Utforma din presentation

1. Applicera en konsekvent mall som har ett minimalistiskt färgschema. Stressa inte för mycket om ditt tema. Du behöver inte en komplicerad färgpalett eller en unik design för att skapa en engagerande PowerPoint. De flesta människor gillar ett enkelt format som är lätt på ögonen. Välj en mall som innehåller 2-3 färger och en enkel design.

När du öppnar en ny PowerPoint-presentation öppnas mallfliken automatiskt. Du kan välja en present mall eller sök efter en viss stil. Det är bäst att ställa in en mall innan du gör något annat, eftersom du ändrar din mall kan flytta positioneringen av befintlig text och bilder.
Till exempel kan du välja en mall som har en enkel gräns och använder ett färgschema av svart och gul eller rödbrun och vit. Om du representerar en organisation kan du använda sina färger.
PowerPoint-presentationer är vanligtvis i landskap, så det är i allmänhet bäst att inte byta din glidorientering till stående.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 2

2. Välj kontrasterande färger för bakgrunden och texten för läsbarhet. Att välja fela färger kan göra dina bilder svåra att läsa. Om din bakgrund är en mörk färg, välj en ljus färg för ditt teckensnitt. Om du använder en ljus färg för din bakgrund, gå med ett mörkt teckensnitt. Använd samma färger på alla bilder.

Det är vanligtvis okej att använda standardfärgerna för det tema du väljer. Men du kan bestämma dig för att ändra dem om texten blandar sig i bakgrunden.

Du kan ändra färgerna med färglådan på verktygsfältet längst upp på skärmen.

Till exempel kan du använda vit text på en rödbruna bakgrund eller svart text på en vit bakgrund. I allmänhet är lätt text på en mörk bakgrund lättast att läsa.

Använd alltid solida bakgrunder. Utskrifter och mönster kan se bra ut, men de gör det svårare för din publik att läsa din text.

Använd aldrig rött och grönt tillsammans eller blått och gult, eftersom människor som är färgblinda inte kommer att kunna läsa materialet.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 3

3. Välj ett tydligt, läsbart teckensnitt för dina rubriker och kroppstext. Det är okej att använda ett enda teckensnitt för hela din presentation, men du kanske föredrar att använda en rubrikstyp för dina bildtitlar och ett textfont för informationen i dina bilder. Motstå dock uppmaningen att använda flera teckensnitt för olika typer av information, eftersom det kan göra din presentation att se oprofessionellt och kan förvirra publiken.

Gilla med färgerna kan du bestämma dig för att använda de vanliga teckensnitt som kommer med det tema du väljer. Men se till att teckensnittstorlek inte är för liten.

Du får se rullgardinsmenyer för teckensnittstyp och teckensnittstorlek längs verktygsfältet på toppen av skärmen. Klicka på menyn för att välja den stil och storlek du vill ha.

SANS SERIF-teckensnitt som Arial och Helvetica är det enklaste att läsa i ett bildspel, så de är ett bra alternativ. Du kan använda Arial för dina titlar och Helvetica för din kroppstext.

Använd inte en rolig eller dumt teckensnitt, som Comic Sans. De kan göra din PowerPoint mindre effektivt genom att undergräva ditt meddelande.

4. Ställ in teckensnittet mellan 24 pt och 48 pt så det är synligt. När du tittar på din presentation på en datorskärm, ser en liten typsnitt bra ut. Men när din presentation projiceras på en skärm kan det vara för liten för det mesta av din publik att läsa den. Ange alltid ditt teckensnitt till minst 24 pt så att folk kan se din text och använda samma typsnitt för alla dina bilder.

För att se om du är tillräckligt stor, stå ca 6 meter (1.8 m) bort från din datorskärm och se om du kan läsa teckensnittet.

Tänk på hur många människor som ska vara i din publik när du ställer in teckensnittet. Om du ger en presentation i ett litet konferensrum, kommer en 24 pt-typsnitt sannolikt att se bra ut. Men om du presenterar i ett stort auditorium, kan du behöva gå med en 48 PT-teckensnitt.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint-steg 5

5. Justera din text till vänster så det är lätt att läsa. Medan det inte finns någon regel att du inte kan centrera din text är det i allmänhet lättare för din publik att läsa text om den är anpassad till vänster. På så sätt kommer Bullet Points att ställa upp snyggt. Om du vill ha din text i mitten av sidan, bara krympa storleken på din textruta och använd musen för att flytta rutan i mitten av bilden.

Du kan också fylla i tomt utrymme på din bild med en bild.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 6

6. Använd djärv eller förstorad text för titlar eller nyckelfakta. Det är okej att hoppa över det här, men du kan ha några poäng eller data som du vill markera i din presentation. Om så är fallet, fortsätt och djärv den texten eller förstora den något så det sticker ut. Var noga med att använda det här minimalt så att publiken känner igen att den markerade texten är viktig.

Som ett exempel kan du djärva någon statistik som du använder i din presentation. Du kan skriva, "upp till 64% av studenterna förbättrade sina testresultat."

På samma sätt kan du använda den för att markera specifik formulering, till exempel "majoritet Väldigt Nöjd med parktjänster."

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint-steg 7

7. Välj en grundläggande bildövergång som inte är distraherande. Du har så många roliga övergångar att välja mellan och kan frestas att få dina bilder att flyga in, försvinna eller snurra när du klickar på nästa bild. Men publikmedlemmar hittar det här irriterande efter några bilder, och det kan distrahera från ditt meddelande. Istället väljer du en enda, enkel övergång för att gå från glid-till-glid.

Du kan välja och ändra övergångar genom att klicka på fliken Övergångar längst upp på skärmen. När menyn öppnas, klicka på den övergång du vill försöka se en förhandsvisning.

Den blekna övergången är ett bra alternativ. När du klickar på nästa bild, kommer din nuvarande sida att blekna bort för att avslöja den nya bilden.

Du kan också prova omslaget, där den nya bilden verkar flytta framför den gamla bilden.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint-steg 8

8. Begränsa animationer och ljudeffekter för ett mer professionellt utseende. Du har nog sett presentationer där ord studsade på skärmen eller en bell ringde när gliden ändrats. Men din presentation blir effektivare om du håller din design enkel. Använd endast dessa funktioner om du vill markera en viss bild eller en bit av information.

Du kan använda animationer på en enda bild som är super viktigt för din presentation. Till exempel, om du använder ett diagram för att presentera vissa data, kan du inkludera en ljudeffekt bara på diagrammet.

Metod 3 av 4:

Sätta ditt innehåll på dina bilder

1. Planera att spendera ca 1 minut på varje bild. Du vill inte ändra glidbanor för ofta eftersom din publik kan förlora fokus. I allmänhet behöver du ungefär 1 glida för varje minut av din presentation. Inkludera bara tillräckligt med information om varje bild för att fylla den minuten.

Mängden information du behöver på varje bild beror på vad du planerar att säga. Tänk på hur mycket förklaring du ger om varje punkt som hjälper dig att bestämma hur mycket information som ska inkluderas på varje bild.
Du behöver inte spendera exakt 1 minut på varje bild, men använd detta som en grov riktlinje. Det är okej att spendera 45 sekunder på 1 glid och 90 sekunder på en annan. Försök dock undvika glidbanor som du bara spenderar 20 till 30 sekunder på.
Du riskerar att förlora din publikens uppmärksamhet varje gång du byter bilder, så du vill inte göra det för ofta.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 13

2. Minimera din användning av skiljetecken eftersom den stöter på din bild. Du är nog orolig för att använda dålig grammatik i din presentation, men en PowerPoint är annorlunda än en uppsats eller rapport. Oroa dig inte för att lägga kommatecken eller perioder i slutet av Bullet Lists. Försök dessutom att skära ner några långa meningar så att de inte behöver skiljetecken. Det är helt okej att ha mening fragment i en PowerPoint.

Om du använder mycket skiljetecken har du sannolikt för mycket information om dina bilder. Gå tillbaka och se vad du kan klippa ut för att komma ner till de väsentliga.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint-steg 15

3. Använd inte alla kepsar utom i titlar. Du kanske tror att kapitalisera ett helt ord eller fras betonar vikten av orden, men det är svårare för din publik att läsa text som är i alla kepsar. Dessutom uppfattar människor typiskt aktiverad text som ropar. Använd meningsfallet för all din blocktext på bilderna så att de är lätta att läsa.

Kom ihåg att du alltid kan djärva viktiga ord för att uppmärksamma dem.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint-steg 14

4. Använd en kula lista för att presentera viktiga punkter. Bullet listor är bröd och smör av en Powerpoint-presentation. De flesta av dina bilder kommer att bestå av kula listor med ord och fraser. Försök att inkludera ca 2-4 nyckelpunkter per bild.

Om du jämför eller kontrasterar ett ämne kan du skapa 2 kolumner på din bild. Helst begränsa varje kolumn till 3-4 kula poäng så det är fortfarande lätt att läsa.

5. Visa data i diagram eller grafer så det är lätt att förstå. Det är okej om din presentation inte har några diagram eller grafer, men använd dem om du kan. Ett fint diagram eller graf kommer att öka professionalismen i din presentation, och du kan enkelt skapa dem i PowerPoint. Ägna en full bild till ett diagram eller ett diagram om du använder en.

Till exempel kan du använda ett stapeldiagram för att representera försäljningsökning, eller ett cirkeldiagram för att representera stöd för en position.

Använd inte mer än 4 färger på ett diagram eftersom din bild kommer att se för upptagen.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 16

6. Inkludera bilder av hög kvalitet eller clip-art för att balansera bilderna. Om du vill blända din publik, bör de flesta av dina bilder innehålla en bild. Välj foton som illustrerar eller representerar dina idéer. Placera dem mitt emot din text eller i det negativa utrymmet på din bild. Använd dina bilder för att illustrera vad som finns i dina bilder eller att ersätta text.

Använd 1 eller 2 bilder per bild, men använd inte mer än 2.

Kontrollera att dina bilder ser bra ut när de projiceras på en skärm.

Använd inte bilder som inte motsvarar din text eftersom de kan förvirra din publik. Till exempel kan du använda ett foto av en picknick om du ger en presentation om parker, men samma foto skulle vara förvirrande om du pratar om vård.

Var försiktig när du använder clip-art. Grundläggande clip-art kan se föråldrade till vissa publikmedlemmar, så använd bara kvalitetsbilder.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 17

7. Bädda in några videor du använder så att de är lätta att visa. Du behöver inte använda en video i din PowerPoint, så oroa dig inte om det här om du inte redan har planer på att använda en. Men du kanske vill använda en video för att stödja dina idéer eller illustrera en punkt. Om så är fallet, Bädda in det i PowerPoint Så det kommer lätt att spela under din presentation. På så sätt behöver du inte klicka ur din PowerPoint för att visa videon.

Låt oss säga att du gör en presentation om leken Macbeth. Du kan planera att använda filmklipp av viktiga scener under din presentation. Bädda in dem gör det enkelt att spela klippet medan du fortfarande är i presentationsläge.

Metod 4 av 4:

Slutföra din PowerPoint

1. Korrekturläsa din presentation för att kontrollera efter stavfel och typsnitt. Alla gör misstag, så alltid korrekturläs vad du skriver innan du släpper ut det i världen. Klicka igenom dina bilder i presentationsläge så att du kan se hur de ska se till din publik. Gå igenom varje bild för att se till att titeln och blocktexten är korrekta.

Var noga med att korrigera eventuella misstag.
Om du kan, fråga någon du litar på att korrekturläsa presentationen, liksom. De kan fånga fel som du inte ser genast.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 19

2. Öva ditt tal medan du flyttar dina bilder fram och tillbaka. Det låter dumt, men du kan bli trippad under din presentation när det är dags att byta glidbanor. Kör genom din presentation några gånger för att se till att du kan klicka genom glidbanorna smidigt. Titta inte på dina bilder medan du ger din presentation, eftersom det här gör att publiken känner att du läser till dem. Istället, se ett skript eller anteckningar om du inte kan recitera ditt tal från minnet.

Öva ditt tal framför en spegel eller film själv så att du kan göra några nödvändiga förbättringar. Dessutom, tiden själv om du har en tidsgräns.

Det är viktigt att gå både framåt och bakåt eftersom du kanske har publikmedlemmar att fråga dig att gå tillbaka. På samma sätt kan du av misstag hoppa över en glida medan du klickar framåt.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 20

3. Kontrollera att du kan se texten från långt borta om möjligt. Du har redan gjort allt du kan för att se till att din presentation är perfekt, men du kan fortfarande hitta dig själv med suddiga bilder. Om du kan, granska din PowerPoint på projektorns skärm innan du ger din presentation. Dubbelkontroll att dina bilder är lätta att läsa även från baksidan av rummet. Om du inte kan se dem, försök att öka teckensnittet eller för att förstora projektionen.

Försök att inte oroa dig om du inte kan kontrollera din presentation i förväg. Din presentation kommer sannolikt att bli bra.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 21

4. Ta bort texter eller bilder som är svåra att se på projektorns skärm. Ibland blir en bild som ser perfekt ut på din datorskärm till en suddig blob när du projekterar den på en skärm. På samma sätt kan texten vara lätt att läsa på din dator men kan springa ihop i presentationsläge. Om du har problem med att läsa någonting på din bild, radera det. Försök att ersätta det om du har tid innan du är planerad att ge presentationen.

Det är bättre att ha tomt utrymme på din bild än att ha bilder eller ord som publiken inte kan läsa. De kommer sannolikt att bli distraherade försök att ta reda på vad som är på bilden.

Bild med titeln Skapa ett effektivt PowerPoint Steg 22

5. Fråga någon du litar på att titta på din PowerPoint och ge feedback. I de flesta fall behöver du inte oroa dig för det här. Men du kanske vill ha extra feedback på en mycket viktig presentation. Leta efter någon som liknar din publikdemografi. Visa dem din presentation och se vad de tycker.

Till exempel, låt oss säga att du kommer att vara en keynote-talare på en fundraiser. Det här är en ganska viktig presentation, så du kanske vill att någon ska kolla in det på förhand. Men du kommer inte att behöva feedback på varje arbetspresentation du ger.

Om personen ger konstruktiv kritik som är vettig för dig, kan du revidera din PowerPoint.