Hur man ordförande ett konferenssamtal (med bilder)

Ordförande Ett konferenssamtal ger dig möjlighet att visa din förmåga att hantera och rikta andra. För att leda ett samtal framgångsrikt måste du veta hur man organiserar samtalet, förbereda dig för din roll, genomföra samtalet och följa upp med deltagare efteråt. Med praktiken finner du att många av de steg som är involverade i konferenssamtal liknar steg som du skulle göra med ansikte mot ansikte möten.

Steg

Del 1 av 4:

Organisera samtalet

1. Välj en bekväm konferensprogramvara. Dessa dagar har du en mängd webinarprogram att välja mellan. Välj något användarvänligt som de flesta distans deltagarna har installerat. Se till att du har valt programvara med en videokomponent om samtalet innehåller bilder. Om installerad programvara inte är ett realistiskt alternativ, gå med en tjänst som alla kan komma åt online.

För att tillgodose deltagare utan programvarukrav, se till att samtalet äger rum i ett rum med högtalartelefon. Det här alternativet kommer också att vara en praktisk säkerhetskopiering om webinar-programvaran misslyckas.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 2

2. Poll dina deltagare för en bekväm tid. Välj tre till fem potentiella datum och tider på dagen. Skicka ett mail till alla deltagare för att mäta deras tillgänglighet för varje möjlighet. Berätta för alla som inte kan göra någon av tiden för att låta dig veta så snart som möjligt.

Du kan också använda online schemaläggningsundersökningar som Doodle. Dessa verktyg tillåter deltagare att välja datum och tider med en musklick. Om du väljer det här alternativet, glöm inte att inkludera länken i e-postmeddelandet.

Om alla deltagare är i samma tidzon, undvik att planera samtal under lunchpauser, omedelbart i början av arbetsdagen och eller efter normala öppettider.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 3

Skriv en agenda. Inkludera ämnen som måste diskuteras. Täcka eventuella frågor eller problem du förväntar dig från andra medlemmar. Fokusera på de positiva frågorna först. Därefter adressera utmaningar och erbjuda lösningar eller idéer för att övervinna eventuella hinder.

Om du planerar att tilldela några uppgifter till vissa deltagare, diskutera det med dem innan du skickar ut agendan. Det sista du vill göra är att fånga någon överraskning eller ge en chef eller klient felaktig information.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 4

4. E-post preliminär information till alla deltagare. Inkludera allt de behöver logga in i samtalet, till exempel inbjudningsnummer och lösenord. Fäst ett utkast till dagordningen till e-postmeddelandet. Be alla läser över det och meddelar dig om de vill lägga till något eller revidera befintligt innehåll.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 5

5. Utse en anteckningsman. Välj den mest ansvarsfulla och uppmärksamma fysiska deltagaren för den här uppgiften. Se till att de innehåller namnen på alla närvarande. Få dem att sammanfatta stora punkter som diskuteras, med hjälp av agendan som en skiss.

Om de har en digital ljudinspelare eller rekordfunktion på deras telefon, be dem att använda den om inget känsligt material kommer att diskuteras.

Hoppa inte över det här steget om du använder postfunktionen på webinar-programvaran. Tekniken kan misslyckas när du minst förväntar dig det. Om det händer har du skrivit minuter som en säkerhetskopia.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 6

6. Skicka ett påminnelsemail. Gör det på dagen för samtalet om det är efter lunch eller dagen innan ett samtal planerat på morgonen. Använd denna möjlighet att skicka några rapporter eller dokument som behövs på samtalet. Det är ditt ansvar att se till att alla är på samma sida och att alla har fullgjort sitt ansvar före samtalet.

Om någon annan skapade dessa material, ge dem kredit (eller förhindra att skulden faller på dig) genom att vidarebefordra sitt meddelande som innehåller dokumenten.

Del 2 av 4:

Få dig redo att stol

1. Utkast till dina anteckningar eller pratpunkter. Kött ut saker som redan är på agendan för att hålla dig från att förlora fokus. Utarbeta inte ett förberedt uttalande. Håll dig till en punktlista med nyckelpunkter, korta imperativ och ofullständiga meningar. Detta hindrar dig från att låta mekaniska. Några exempel är:

Nuvarande tillstånd att anställa behov: Redovisning nu fullt bemannad. Behöver fortfarande ny chef i marknadsföring och ny administrativ assistent i reklam. Budgetgräns = $ 100.000 totalt för båda öppningarna.
Förmåner ändras: Huvudkontor avfasning ut 401k. Institution av ny 403b plan för nya anställningar. Hälsa, Dental, Vision Insurance oförändrad för nu men fortfarande under granskning.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 8

2. Gör en lista över deltagare. Inkludera var de är från och allmän personlig information om dem. Använd den här informationen när du presenterar alla till varandra. Du kan också använda den här informationen för att chatta medan du väntar på ytterligare deltagare att gå med.

Gör en kopia av den här listan för din anteckningsman. I stället för att ta sig tid att skriva ut allas namn, kan anteckningen enkelt kontrollera varje persons namn när de anländer eller loggar in.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 9

3. Granska all information du ska presentera. Vänta inte till sista minuten. Börja granska informationen dagen efter att du har avslutat dina anteckningar och / eller presentation. Försök att begå huvudpunkterna i minnet så att du kan diskutera dem utan att pausa för att titta på ditt papper eller skärm. Varje sekund kan du spara kan användas för andra presentatörer eller för frågor.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 10

4. Undersök rummet om dagen eller två före samtalet. Se till att all utrustning är närvarande och fungerar ordentligt. Leta efter strategiskt placerade högtalare om du använder ett stort rum i väntan på många deltagare. Om något saknas eller felaktigt, meddela den aktuella avdelningen så snart som möjligt.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 11

5. Ställ in samtalet. Logga in på konferenssamtalet 10 minuter tidigt, om möjligt. Vissa verktyg kommer inte att låta dig logga in till den tid som planeras. Andra kommer inte att låta någon kommunicera förrän en ledare med ett speciellt lösenord loggar in. Testa bron en sista gång för att se till att den är smidigt.

Om du inte vet hur du använder utrustningen, lär du dig några dagar i förväg. Få hjälp från ditt företags IT-avdelning, om det behövs. Inte veta hur man använder programvaran eller maskinvaran kan få dig att se oprofessionellt.

Del 3 av 4:

Genomföra samtalet

1. Tillåt fem extra minuter för latecomerer. Har några anteckningar praktiska att initiera litet prat I början av samtalet. Presentera alla deltagare av deras namn, titlar och roller de spelar. Om någon kommer eller ansluter sig till samtalet efter fem minuters fördröjning, avbryt inte en diskussion pågår. Vänta tills en högtalare är klar eller ett ämne har slutat låta latekomererna introducera sig själva.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 13

2. Recension Meeting Etiquette. Fråga deltagare som ringer in för att stänga av sina telefoner för att undvika bakgrundsbrus. Begär att de undviker att använda HOLD-knappen för att förhindra att deras företags hållmusik sänds. Berätta för alla fysiskt närvarande att tysta sina mobiltelefoner och hålla dem borta från mötestelefonen för att förhindra störningar. Se till att alla deltagare talar hörbart och tydligt så att alla kan höra dem.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 14

3. Hålla sig till dagordningen. Håll koll på klockan för att tillgodose behoven hos deltagare och presentatörer.Täcka de viktigaste frågorna först om du slutar. Om någon frågar en fråga som du inte kan svara eller förväntar dig, berätta för dem att du kommer tillbaka till dem så snart som möjligt.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 15

4. Planera ett uppföljningsanrop, om det behövs. Vänta inte till slutet av samtalet för att göra det här. Gör det rätt innan du får frågor och svar (Q & A) på agendan. Fråga alla det bekvämaste datumet och tiden för nästa samtal. Om de flesta deltagare är obeslutna, skicka ut en schemaläggningsundersökning efter samtalet.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 16

5. Tillåt minst 15 minuter för Q & A. I ett konferenssamtal kan du få problem med att få alla att delta. För att förhindra att detta händer, fråga inte om Någon har några frågor. Snarare, fråga specifika personer som är relevanta för diskussionsämnet en fråga.

Du kan till exempel fråga, "Bob, har du fått all information du behöver för att skapa toptexten?"

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 17

6. Stäng samtalet. Börja med att spola upp ungefär fem minuter före den schemalagda sluttiden. Om Q & A fortfarande är pågående, berätta för alla att du har tid för en fråga. Tack alla för sin tid och önskar dem en bra dag eller vecka (slutet).

Del 4 av 4:

Vidta åtgärder efter samtalet

1. Skapa en recap. Börja göra detta omedelbart efter samtalet. Fråga din anteckningar för en kopia av protokollet. Se till att du inkluderar en lista över allas ansvar. Protokollet kommer att dokumentera konversationen skriftligen om det finns några skillnader senare.

Fråga en kollega att korrekturläsa upprepningen innan du skickar ut det. Ett andra par ögon kan fånga misstag du kan ha förbisett, oavsett hur många gånger du har korrekturat materialet.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 19

2. Skicka minnet till alla deltagare. Gör det så snart du har gjort några ändringar din korrekturläsare har rekommenderat. Bjud in alla mottagare för att få kommentarer eller ställa frågor som kan ha glidit sina tankar under samtalet. Om du lovade att skicka ut en schemaläggningsundersökning för ett uppföljningsanrop, inkludera den länken med RECAP.

Bild med titeln Stol ett konferenssamtal Steg 20

3. Följ igenom på löften och deadlines. Vidta åtgärder som diskuteras under samtalet. Om du lovade att svara på några frågor vid ett senare tillfälle, uppföljningen inom högst en vecka. Uppfylla några deadlines du satte. Se till att något lovat arbete levereras till rätt mottagare inom en rimlig tid.

Ytterligare konferenssamtaldokument

Provbrev som begär konferenssamtal

Stöd WikiHow och Lås upp alla prover.

Sample Conference Call Agenda

Stöd WikiHow och Lås upp alla prover.

Sample Conference Call Reminder E-post

Stöd WikiHow och Lås upp alla prover.

Tips

Om du inte använder Video Conferencing-programvara, undvik att berätta skämt. Humor är ofta beroende av ditt kroppsspråk, vilka deltagare inte kommer att se om du använder ett ljud-endast alternativ.

Dela på det sociala nätverket: