Hur man skapar en kunddatabas

2. Bestäm vilken typ av information som kommer att vara inrymd i kunddatabasen. De flesta mönster kommer att innehålla information som företagsnamn, adress, fysisk adress, kontaktnamn, telefon och faxnummer och e-postadresser. Ytterligare data som information om kontraktsvillkor, prissättning och anteckningar om pågående uppgifter i samband med varje kund ingår ofta i de data som fångas och underhålls i denna typ av elektronisk resurs.

3. Tänk på de möjliga användningarna för databasen. Tillsammans med att ge en centraliserad resurs för att hämta viktiga data, tänka på vilka typer av rapporter som kan skapas med hjälp av data, eller om databasen är avsedd att användas som en resurs för att generera e-postlistor eller till och med listor att använda I faxsändning. Att hålla detta i åtanke kommer att bidra till att bestämma hur man kan namnge var och en av de fält som kommer att hyra data och lindra processen med att skapa rapportformat som drar från dessa fält.

4. Organisera datafälten. Skapa en enkel mall som följer en logisk sekvens när det gäller att ange namn, adresser och annan kontaktinformation. Att göra det gör det lättare att flytta från 1 fält till nästa med ett minimum av avbrott och slutföra inmatningen av en ny kundrekord inom rimlig tid.

5. Ställ in auktorisationer på var och en av fälten. Detta inkluderar att identifiera vilka fält som ska ingå i rapportformat samt som kan fungera som grund för sortering eller sökning av databasposter. Att tilldela rätt tillstånd till varje fält kommer att påskynda hämtning av rätt data när och som det behövs.

6. Förbered rapportformat. Några grundläggande format som kan användas ofta kommer ofta att vara tillräckliga, även om nyckelanvändare kan få möjlighet att skapa anpassade rapporter som innehåller fält som är relevanta för användarens arbetsställning och tillgångsnivå till kunddata.

7. Upprätta inloggningsuppgifter och åtkomsträttigheter. En fungerande kunddatabas innehåller möjligheten att skapa inloggningsuppgifter som endast tillåter godkända medarbetare att få tillgång till informationen. Att gå vidare, tilldela olika nivåer av rättigheter säkerställer att varje användare kan visa, ändra och ange data som är relevanta för hans eller hennes arbetsansvar, men kan inte visa annan information som används till annan personal.

8. Granska och testa kunddatabasen innan du släpper ut. Försök använda beta-versionen med en liten grupp anställda för att se till att var och en av funktionerna fungerar som förutsatt. Använd resultaten av denna testgrupp för att stryka ut några problem med prestanda, format och användarvänlighet. När alla problem är adresserade och löst kan den slutliga versionen rullas ut till hela företaget.

Det är inte ovanligt att en ny kunddatabas ska ta en längre tid att utvecklas. Även när du använder programvara som möjliggör enkelt utförande av ett antal uppgifter, kan det ta veckor att komma med det perfekta formatet.