Hur man utformar en blankett (med bilder)

Att utforma en blankett är en vanlig uppgift i många typer av kontorsapplikationer. Ibland kan du behöva uppdatera ett äldre format som inte längre är användbart. I andra fall är målet att börja fräscha och skapa något helt nytt. I båda scenarierna finns det några grundläggande steg som gör det lättare att designa en form som är välorganiserad, lätt att läsa och kommer att uppfylla sitt syfte.

Steg

Metod 1 av 2:

Utforma en form

1. Bestämma vilka typer av information som måste anges i formuläret i formuläret. Detta beror på den avsedda användningen av dokumentet. Identifiera hur många olika uppgifter som ska fångas och relatera det till antalet fält som krävs för att ge tillräckligt med utrymme för den data.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 2

2. Ordna informationstyperna i en logisk sekvens. Tanken är att skapa ett flöde från 1 fält till nästa som kommer att vara vettiga för dem som kommer att använda dokumentet. En mycket enkel form som är avsedd att fånga Basic Contact-information kan följa en sekvens datum, förnamn, efternamn, adress, stad, stat eller provins, zip eller postnummer, telefon och faxnummer och ett fält för en e-postadress.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 3

3. Applicera arrangemanget med skapandet av en formmall. Programvaruapplikationer gör det vanligtvis enkelt att skapa fält som kan flyttas med hjälp av en datormus för att dra fältet i läge på ett tomt dokument. Skapa och placera fält som motsvarar data som måste anges på formuläret i samma sekvens som du valde tidigare.

4. Anpassa varje fält på din formmall. De flesta program som används för att göra formulär tillåter dig att justera längden och bredden på varje fält, såväl som begränsa typen av tecken som är tillåtna i varje fält. Detta gör det möjligt att se till att datum och telefonnummer anges på ett enhetligt sätt.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 5

5. Lägg till drop down menyer när det är lämpligt. Om formuläret ska användas i en onlinemiljö eller en del av en mall i en databas, kommer du att lägga till drop down-menyer ofta att skapa ett bord och associera det med det lämpliga fältet. SÄRSKILDA INSTRUKTIONER OM Hur man uppnår detta finns i de supportmaterial som medföljde programvaran.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 6

6. Test-kör din blankett. Innan du släpper formuläret för allmän användning, ta dig tid att ange vissa data och se till att resultatet är vad du förväntade dig. Om data inte kommer in på rätt sätt, eller 1 eller flera fält fungerar inte som förväntat, återgå till formulärmallen och göra justeringar.

Metod 2 av 2:

Skapa en blankett i Microsoft Word

1. Öppet ord.Ordet har en blå ikon med en vit "W".Du kan öppna Word i Windows Start-menyn på PC, eller mappen Program på Mac.Klicka på ikonen för att öppna ordet.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 8

2. Klicka på ett svart dokument.Det är ikonen som liknar ett pappersark längst upp i listan över mallar.Detta öppnar ett tomt dokument.

Alternativt kan du skriva Former I sökrutan Mallar.Klicka på en mall som matchar den formulär du vill skapa och klicka Skapa.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 9

3. Skapa de statiska delarna av din blankett.De statiska delarna av formuläret är texten som inte kan redigeras av den person som fyller i formuläret.Detta inkluderar några instruktioner, introduktioner, liksom etiketter som informerar användaren vilken information som ska tillhandahållas.Etiketter kan innehålla "namn", "Datum", "E-post" och annan information som du vill samla in.Lämna utrymme för svarelementen i formuläret.

Bild med titeln Design ett formulär steg 10

4. Klick Fil.Det finns i menyraden längst upp på skärmen.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 11

5. Klick alternativ.Det är i rullgardinsmenyn nedan "Fil".

6. Klick Anpassa band.Det är i alternativmenyn.Detta visar "Anpassa band" Meny, som låter dig anpassa flikarna på toppen av skärmen.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 13

7. Välj Huvudflikar.Det är i rullgardinsmenyn på toppen av "Anpassa band" meny.Detta gör att du kan anpassa menyn Huvudflikar.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 14

8. Klicka på kryssrutan

bredvid "Utvecklaren" och klicka på OK.Detta lägger till att utvecklaralternativen till din huvudsakliga flikar meny.Du kan använda alternativen Content Control i fliken Utvecklar för att lägga till formelement som användare kan fylla i.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 15

9. Klicka var du vill lägga till ett formelement.Det här är de områden där användarna fyller i sin egen information.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 16

10. Klicka på Utveckling flik.Detta visar utvecklingsegenskaperna längst upp på skärmen.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 17

11. Klicka på en av kontrollikonen.Detta lägger till ett anpassningsbart element i den form som användare kan använda för att svara på en fråga.Det finns ett antal kontrollikoner i "Kontroller" grupp som är användbara för att lägga till formelement.Användbara formkontroller inkluderar följande:

Klick (Aa) eller (aa) för att lägga till en rik text eller en vanlig textruta.Användare kan använda textrutan för att skriva ett svar på en fråga.

Klicka på en av ikonerna som liknar en meny för att lägga till en kombinationsbox eller rullgardinsmeny.Både en kombinationsruta och en rullgardinsmeny tillåter användare att välja ett alternativ från en lista.En kombinationsbox gör det också möjligt för dem att ge sitt eget svar.

Klicka på ikonen som liknar en kryssruta för att lägga till en kryssruta.Kryssrutor är användbara för "Ja" eller "Nej" frågor.

Klicka på ikonen som liknar en kalender för att lägga till en datumplockare.En datumplockare är användbar för att tillåta användare att välja ett datum från en kalender.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 18

12. Klicka på det formelement som du just har lagt till.Detta väljer elementet.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 19

13. Klick Egenskaper.Det är i kontrollgruppen högst upp på sidan under "Utveckling" flik.Detta visar egenskaper som du kan använda för att anpassa elementet.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 20

14. Justera de egenskaper som behövs.Egenskapermenyn kommer att vara annorlunda för varje elementstyp.Du kan lägga till text för att hjälpa användare, du kan ändra färgen, eller lägga till menyalternativ till en rullgardinsmeny. Du kan också skydda innehållskontrollinformationen från att redigeras eller raderas i fönstret Egenskaper.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 21

15. Klick Ok.När du är klar med att justera egenskaperna, klicka på Ok att stänga ut ur fliken Egenskaper.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 22

16. Klick Fil.Det finns i menyraden längst upp på skärmen.

Bild med titeln Design ett formulär Steg 23

17. Klick Spara.Detta sparar din form.

Du kan också spara formuläret som en mall genom att klicka på Spara som i "Fil" Meny och välj sedan Ordmall bredvid "Spara som typ".

Tips

Många ordbehandlingsprogram inkluderar programvara som gör det enkelt att skapa formulär. Innan du köper programvara som är utformad speciellt för skapandet av form, kontrollera resurserna i din ordbehandlare och se om funktionerna är robusta för att hantera den typ av form som du har i åtanke.

Det finns ett antal gratis och öppna källkodsprogramvaror som kan användas för att skapa olika typer av former. Innan du investerar i proprietär programvara för att skapa enkla dokument, prova några av de fria produkterna. De kommer ofta fungera bra för grundläggande format och layouter, och spara mycket tid och pengar.

Håll utformningen av formuläret så enkelt som möjligt. Tanken är att skapa ett format som strömmar och är inte fyllt med många onödiga fält eller funktioner som förringar huvudfunktionen

Dela på det sociala nätverket: