Hur man gör en mailfusion

ThisWill lär dig hur du gör en mailfusion i Microsoft Office eller OpenOffice.org. Mail Merge är en superbar funktion som låter dig automatiskt anpassa ett dokument för varje mottagare som den skickas till. På det sättet behöver du inte individuellt ändra dokumentet för varje mottagare. Det är en stor tidsbesparare, och det är väldigt lätt att göra! Stegen nedan kommer att gå igenom hela processen steg-för-steg.

Steg

Metod 1 av 3:
Förberedelse
  1. Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 1
1. Bygg en datafil. Detta kan vara en kalkylarkfil, databasfil, eller till och med ett textdokument med rätt formatering. Kalkylarkfiler används oftast - den här guiden förutsätter att du använder ett kalkylblad.
  • Din datafil ska ha all information som måste byta från kopia till kopia. Om du till exempel skriver ett formulär brev, håller din datafil namn och eventuellt adresserna till alla du tänker skicka brevet till.
  • Lägg ett objekt av information i varje cell längs en linje, så att varje typ av information (förnamn, efternamn, heders och så vidare) är i sin egen kolumn.
  • Gör förnuftiga kolumnnamn. Mail Merge läser data i kolumner. Det kommer att anta att den första posten i varje kolumn av information är det allmänna namnet för den typen av information, så använd namn som är meningsfulla för dig.
  • Starta till exempel en kolumn med förnamn genom att skriva "förnamn", sätt sedan alla förnamn under det. När du är ombedd vilket fält som ska infoga i ditt brev, kommer du att se "förnamn" som ett alternativ och komma ihåg vad som finns i den kolumnen.
  • Microsoft Office-användare som också använder Outlook för deras e-post kan använda sin Outlook-adressbok som en datafil istället, om så önskas.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 2
    2. Spara datafilen. Spara det någonstans du kan hitta det enkelt, och namnge det något du lätt kommer att minnas.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 3
    3. Skriv ut ditt primära dokument. Detta är dokumentet du kommer att infoga information till. Till exempel, om du skriver ett formulär brev är det primära dokumentet brevet. Varje objekt som postfusionen kommer att fylla i för dig (t.ex. namn) ska lämnas tomt för nu.
    • Metod 2 av 3:
    Mail Merge i MS Office
    1. Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 4
    1. Öppna rutan Mail Merge. Från ditt primära dokument klickar du på rutan för att öppna den. Om du inte ser det, öppna verktygsmenyn och välj Mail Merge från listan.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 5
    2. Besvara MS Offices frågor. Mail Merge Tool på kontoret har några steg utformade för att göra ditt liv enklare genom att slå samman dina filer smart och exakt.
  • Börja med att berätta vilken typ av dokument du skriver. Klicka på den bästa passformen och klicka sedan på Nästa.
  • Berätta det som "startdokument" (primärt dokument) du vill använda. Om du har följt dessa steg borde du kunna välja "Använd det här dokumentet."Klicka på Nästa.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusion steg 6
    3. Välj filen för att slå samman. Det här är den datafil du skapade tidigare. Välj lämplig radioknapp och klicka på Nästa för att söka efter filen och anslut den till ditt primära dokument.
  • Om du föredrar att använda din Outlook-adressbok, klicka på det här alternativet istället.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 7
    4. Välj vilka data som ska användas. Office kan du välja eller avmarkera rader av information som du vill. Detta gör att du kan välja vilka uppgifter som helst i den datafil du vill slå samman i det primära dokumentet, vilket gör datafilen mer användbar över tiden när du använder den för olika olika saker. När du är nöjd, klicka på Nästa.
  • Data kan sorteras genom att klicka på rubrikerna i varje kolumn. Detta kan vara användbart om du måste snabbt söka igenom mycket information.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusion steg 8
    5. Infoga datafält. På nästa sida i uppgiftsfönstret kommer du att bli uppmanad att skriva ditt dokument om du inte redan har gjort det, och presenteras med en rad alternativ för att infoga data från filen i dokumentet.
  • Sätt i ett datafält genom att placera markören där fältet går och sedan klickar på lämplig knapp på uppgiftsfönstret för att infoga den där.
  • Du kan ta bort felplacerade eller dubbla datafält genom att trycka på DELETE-tangenten, samma som ett vanligt brev eller nummer.
  • De förinställda alternativen ändras något baserat på vilken typ av dokument du berättade för kontor du skrev. Office gör sitt bästa för att fylla i lämplig information från de data du ger den. Om du till exempel skriver ett formulärbrev, kan du se ett alternativ för att infoga ett adressblock, som innehåller varje mottagarens för- och efternamn och fullständig adress, ordentligt organiserad på några rader.
  • Några av de förinställda alternativen öppnar ytterligare fönster för att du ska fylla i lämplig information. Det här är allt mer eller mindre enkelt och lätt att förstå.
  • Om du använder en förinställning och det verkar inte kunna hitta rätt information, klicka på knappen Markerade "Matchfält" för att lära programmet som av dina fältnamn motsvarar dess standardnamn. Du kan till exempel visa att det ska använda kategorin "Familjens namn" i din datafil för att fylla i "efternamn" data i ett adressblock.
  • Om du vill använda dina egna fält klickar du på "Fler alternativ."Du kan se namnen du gav varje kolumn och använd dem istället.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 9
    6. Kontrollera dina bokstäver. Mail Merge visar inte den specifika informationen i de fält du ansöker om ditt primära dokument tills du skriver ut det, men Office erbjuder en förhandsgranskningsfunktion som låter dig kontrollera och se till att informationen visas korrekt enligt hur du placerade fält i ditt dokument. Känn dig fri att använda den tills du är nöjd med att allt är i ordning.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusion steg 10
    7. Avsluta sammanslagningen. Den slutgiltiga skärmen i PAIL MERGE-uppgiftsfönstret informerar dig om att allt på plats, och det är klart att skriva ut dina dokument. En uppsättning information visas per dokument som skrivs ut, och programmet kommer att skriva ut så många kopior eftersom det finns uppsättningar av information.
  • Om du vill göra enskilda redigeringar till specifika bokstäver kan du också göra det från den här dokumentpanelen genom att klicka på "Redigera enskilda bokstäver" först.
    • Metod 3 av 3:
    Mail Merge i OpenOffice.org
    1. Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 11
    1. Skapa en databas. I OpenOffice.Org, en databasfil krävs alltid för en mailfusion, men du kan fortfarande skapa dina data i ett kalkylblad först.
    • Från ditt primära dokument, öppna Arkiv-menyn och välj Skapa en ny databasfil.
    • I fönstret som visas, välj alternativet "Anslut till ett befintligt databas". På rullgardinsmenyn väljer du "Kalkylblad" och klickar sedan på Nästa.
    • På nästa skärm, Direct OpenOffice.Org till kalkylbladfilen du vill använda. Du kan välja om du vill lösenord skydda databasen genom att markera rutan under filplatsen. Klicka på Nästa när du är redo.
    • På den här skärmen väljer du om du vill registrera databasen för enklare åtkomst senare och bestämma om du vill öppna databasfilen eller inte. (Du kommer nog inte behöva om du bara skapade kalkylarkfilen.) Klicka på Slutför för att spara databasen.
    • Var noga med att ge databasen ett namn som du enkelt kan komma ihåg.
  • Bild med titeln Gör ett mailfusionssteg 12
    2. Sätt i dina fält. Nu när du har länkat din information till en databas som OpenOffice.org kan förstå, det är en enkel sak att använda den databasen för postfusion, så länge du vet var du ska titta.
  • På menyn Infoga väljer du "Fält" och sedan "Annan..."Från undermenyn. Alternativt kan du skriva Control-F2.
  • På fönstret som visas klickar du på fliken "Databas".
  • Klicka på knappen Bläddra i den nedre högra delen av fönstret och hitta den databasfil du just skapat.
  • När du har valt din databas visas den i listan med titeln "Databasval" på höger sida av fönstret.
  • Från listan "Typ" på vänster sida av fönstret väljer du "Mail Merge Fields."
  • Klicka på + bredvid din databas och en kalkylarkfil ska visas under den. Klicka på + bredvid det där, Och du kommer att se de fältnamn du valde när du skapade ditt kalkylblad.
  • Välj vilket fält du vill infoga och klicka på Infoga för att placera fältet i ditt primära dokument.
  • Kom ihåg att placera markören där du vill att ditt fält ska sättas in innan du sätter in, eller du måste klippa och klistra in för att flytta den till rätt läge.
  • Som på kontoret behandlas textfält som alfanumeriska tecken i ditt primära dokument. Du kan flytta dem med mellanslagstangenten och ta bort dem med DELETE-tangenten.
  • Bild med titeln Gör en Mail Merge Steg 13
    3. Avsluta sammanslagningen. Dubbelkontrollera varje fält för korrekt placering. När du är redo, skriv ut ditt primära dokument. Mail Merge kommer att skriva ut en kopia för varje uppsättning poster i filen du slog samman till dokumentet.

    • Tips

    Ordbehandlingsprogrammen har ofta mallar som du kan använda för att skapa primära dokument.
  • Var noga med att bryta fält ner i de mest specifika villkoren. Till exempel kan du använda artighetstitel (Mr., Fru., Miss), förnamn och efternamn för namnet. Det är tre fält för namn, så använd tre separata kolumner med en typ av fält i varje kolumn.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande