Så här konverterar du ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument

Thistaaches du hur du skapar ett adresskalkylblad i LibreOffice Calc för att använda i en LibreOffice Writer Mail Merge. När du har skapat ditt kalkylblad och sparar det i rätt format måste du ansluta den till författaren innan du kan starta märkningsfält i ditt dokument. Lyckligtvis kommer LibreOffice Writer med ett snabbt databas skapande verktyg som gör processen en bit tårta.

Steg

Del 1 av 3:

Skapa kalkylbladet

1. Öppna LibreOffice Calc. Du hittar den i din Windows Start-meny eller Mac-applikationsmappen. Calc är en kalkylark app som mycket liknar Microsoft Excel och Google-lakan.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 2

2. Märk dina kolumnrubriker. Du vill använda relevanta rubriker som namn, adress, STASTEANDZIP, etc. Dessa etiketter ska gå i separata celler i den första raden av kalkylbladet.

Det kan vara till hjälp att märka varje kolumn för den minsta mängd information som är möjlig. Till exempel, istället för en enda kolumn som heter Adress, kan du använda StreetAddress, State och Zip. Istället för en kolumn för namn kan du göra förnamn och efternamn.

De faktiska rubrikkolumnerna ska anpassas till dina behov.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 3

3. Fyll kolumner med de data som ska slås samman. Varje rad ska innehålla data för en kontakt. När du har angett den första kontakten på den första tillgängliga raden anger du nästa kontakt på nästa rad, och så vidare.

Du behöver inte använda någon speciell formatering eller stilar (t.ex. fetstil) eftersom data kommer att formateras av ditt mailfusionsdokument.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 4

4. Spara filen som i ODF-filformatet. ODF-filformatet slutar med .ODS-filtillägg, som kan tyckas lite konstigt, men det är korrekt. För att spara kalkylbladet:

Klicka på Fil Meny längst upp till vänster och välj Spara som.

Bläddra till den mapp där du vill spara filen. Du måste komma ihåg den här platsen.

Välj ODF-kalkylblad (*.ods) från "Spara som typ" eller "Formatera" rullgardinsmenyn.

Klick Spara. Vid denna tidpunkt, var god att stänga beräkningen.

Del 2 av 3:

Ansluta kalkylbladet

1. Öppna Libre Writer. Du hittar den i din Windows Start-meny eller Mac-applikationsmappen.

Oroa dig inte för att utarbeta ditt brev eller dokument än-du ansluter bara adresserna till författaren för nu.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 6

2. Öppna guiden Adressdatakälla. Det här verktyget gör det enkelt att skapa en databas från ditt kalkylblad. Att göra detta:

Klicka på Fil menyn längst upp till vänster.

Klick Trollkarlar på menyn.

Klick Adress datakälla.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 7

3. Välj "Annan extern datakälla" och klicka på Nästa. Det är det sista alternativet.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 8

4. Klicka på inställningar knapp. De "Skapa adressdatakälla" Fönstret visas.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 9

5. Välj "Kalkylblad" och klicka på Nästa. Detta berättar författaren att du arbetar med kalkylbladformatet.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 10

6. Välj det kalkylblad du skapade och klicka på Nästa. För att göra detta, klicka på Bläddra knappen, navigera till kalkylbladet innehållande adresser (slutar med .ODS-filtillägg) och dubbelklicka på kalkylbladet för att välja det.

För att verifiera att du har valt ett kalkylblad som kan användas, klicka på Testanslutning knappen i det nedre högra hörnet. Du bör se ett meddelande som säger att anslutningen har etablerats. Om du ser ett fel kan du ha valt fel fil eller sparade den i fel format.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 11

7. Klicka på Avsluta knapp. Nu när du har anslutit kalkylbladet kan du börja importera data.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 12

8. Klick Nästa att fortsätta. Do inte Klicka på "Fältuppdrag" knappen, eftersom det inte fungerar för ditt kalkylblad.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 13

9. Namn databasfilen (.ODB). Ta en titt på filnamnet i "plats" fält-filen heter "Adresser.odla" som som standard. Du kan hålla det namnet om du vill, eller ändra det till något annat - kom bara ihåg att behålla .ODB i slutet av filnamnet.

Om "Bädda in denna adressboksdefinition i det aktuella dokumentet" lådan är markerad, avmarkera den nu.

De "Adressboksnamn" Fältet är hur den här adresslistan visas i andra LibreOffice-appar. Känn dig fri att ändra detta om du vill.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 14

10. Klick Avsluta. Ditt kalkylblad är nu anslutet till LibreOffice Writer och redo att användas i din mailfusion.

Databasen kommer att vara tillgänglig för användning i framtida formulärbrev eller dokument också.

Del 3 av 3:

Skapa ditt mailfusionsdokument

1. Öppna ett nytt dokument i LibreOffice Writer. Om du redan har skapat ditt formulär brev, etikettark eller kuvertmall, öppnar det nu.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 16

2. Öppna datakällans panel. För att göra detta, klicka på Se menyn högst upp och välj sedan Datakällor. Du får se värdena på din adresskalkylblad i panelen längst upp i dokumentet. Panelen kommer att förbli där för att göra saker lätt för dig.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 17

3. Formatera dokumentet som du vill att det ska visas. Till exempel, om du skriver ett formulär brev, skriver du brevet hur du vill att det ska titta.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 18

4. Dra Dataskolumnrubriker till deras motsvarande platser. Dataskolumnrubrikerna är de gråa etiketterna ovanför adressdata i den övre panelen. Till exempel, om du komponerar ett brev och vill att det ska börja med "Kära (förnamn)," du skulle skriva ordet Kära, dra Förnamn kolumnrubrik till var du skrev ett namn och skriver sedan ett komma.

När du drar en kolumnrubrik till önskad plats visas det med triangelfästen på vardera sidan (ex :).

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 19

5. Spara ditt dokument. För att se till att inget händer med ditt hårda arbete, klicka på Fil Meny och välj Spara som. Filen ska sparas med .ODT-filtillägg, så välj ODF-textdokument (*.Odt) från "Spara som typ" eller "Formatera" meny.

Bild med titeln Konvertera ett LibreOffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument Steg 20

6. Skriv ut ditt dokument. Stegen att göra detta varierar beroende på vad du skriver ut.

Om du skriver ut ett formulär brev klickar du på Fil Meny och välj Skriva ut. Du kommer att bli ombedd om du vill skriva ut ett formulär brev-Välj Ja När du uppmanas. Om du inte vill skriva ut bokstäver för alla människor i adresslistan, håll in Ctrl (PC) eller Kommando (Mac) Key När du klickar på de du vill skriva ut. Klick OK, och skriv sedan ut som önskat.

Om du skapar etiketter, gå till Fil > Ny > Etiketter, Välj databas, tabell och fält. I botten väljer du typ av etikettpapper du skriver ut till (e.g., Avery A4) och andra ytterligare etikettpreferenser, och klickar sedan på Spara. Därifrån, på alternativ fliken, klicka på Synkronisera innehållet, och då Nytt dokument För att skapa ditt etikettblad. Du kan sedan skriva ut det dokumentet efter behov genom att välja Fil > Skriva ut.

Tips

Dela på det sociala nätverket:

Så här konverterar du ett libreoffice-kalkylblad till en databas för postfusionsdokument

Steg

Tips