Hur man skapar ett balanserat scorecard: 15 steg (med bilder)

Det balanserade scorecard (BSC) är ett verktyg som du kan använda för att utvärdera ditt företags prestanda. Förutom de ekonomiska åtgärder som du normalt skulle använda, innehåller en BSC också dina interna processer, dina kunders synvinkel, och de saker du gör för att förnya och förbättra dina produkter eller tjänster. Titta på dessa 4 "perspektiv" tillsammans hjälper dig att hitta tillväxtstrategier som bygger ditt företag som helhet. Att använda en BSC hjälper dig också att identifiera och eliminera problem tidigt och hitta bättre sätt att göra affärer som håller både dina anställda och dina kunder lyckliga.

Steg

Del 1 av 3:

Kartlägga din strategi

1. Identifiera ditt företags uppdrag och vision. De "Strategi Karta," som definierar hur du kommer att nå dina mål som ett företag, är en av de viktigaste delarna av en BSc. Ditt företags uppdrag går i mitten av strategiekartan, med alla strategier som i slutändan bidrar till att uppfylla den visionen. Kommunicera ditt uppdrag eller vision kortfattat, med hjälp av inte mer än en mening eller två.

Till exempel, om du kör ett bageri, kan ditt uppdrag vara "Att utveckla och ge hälsosamma, hållbara sötsaker som skapar skuldfria leenden."

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 2

2. Börja med en låda för dina traditionella finansiella indikatorer. Det första perspektivet på en BSC behandlar samma ekonomiska indikatorer som normalt skulle innehålla i bolaget finansiell rapport, som din balansräkning och resultaträkning. I ett vinstdrivande företag är det grundläggande målet för den här rutan att öka vinsten.

Om du gör en BSC för en ideell eller myndighet, kommer du sannolikt att använda olika indikatorer här, liksom olika metoder för att analysera förbättringar. Till exempel kan en nonprofit inkludera insamlingsmål här.

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 3

3. Lägg till en låda för dina interna processer. Det interna processerna perspektivet täcker hur du får saker som görs som ett företag. Det kan inkludera hierarkin eller strukturen i ditt företag såväl som antalet anställda som hanterar varje del av ditt företag.

Om du till exempel kör ett bageri kan dina interna processer bestå av de leverantörer du köper dina ingredienser från, dina kassörers eller kundtjänstemän, dina bagare och din ledningspersonal.

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 4

4. Gör en annan ruta för dina kunders syn på ditt företag. De "kund" Perspektiv av BSC fokuserar på din kundtjänst och de relationer som dina kunder har med ditt företag. När du tittar på det här perspektivet kan du ta reda på hur lojala dina kunder är och hur lyckliga de är med de produkter eller tjänster du erbjuder.

Om du till exempel kör ett bageri, kan ditt kundperspektiv titta på hur ofta kunderna återvänder och om de rekommenderar ditt bageri till vänner och familj.

Detta perspektiv utvärderar också hur du hanterar kundklagomål och problem som kan komma upp i samband med att göra affärer, som felaktiga eller försenade order.

5. Inkludera en 4: e låda för tillväxt och innovation. Den sista perspektivlådan täcker de saker du gör för att odla ditt företag och få det redo för framtiden. Detta inkluderar allt från dator och utrustning uppgraderingar till anställdas utbildning.

I slutändan, de saker du gör för att växa och förbättra ditt företag ska alla arbeta för att uppfylla det uppdrag du har satt. Till exempel, om hållbarhet är en del av ditt uppdrag, kan du fokusera på att uppgradera din utrustning så att det är mer miljövänligt.

6. Skissera ditt företags mål i vart och ett av de 4 perspektiven. I var och en av de lådor du har gjort för 4 perspektiv, listmål för ditt företag som faller inom det perspektivet. Planera i allmänhet 2-3 mål för varje perspektiv. I slutändan kommer varje mål att ha 1-2 åtgärder som du kan utvärdera för att avgöra om ditt företag är på mål för att nå målet. Gemensamma mål för var och en av de fyra perspektiven innefattar:

Finansiell: Hantera kostnader, öka vinsten, diversifiera intäkter, öka marknadsandelen

Kunder: Minska väntetider, öka kundnöjdheten, förbättra kundens returränta

Intern process: Förbättra service effektivitet, fördela resurser effektivt, effektivisera granskningsprocessen

Lärande och tillväxt: Uppgradera Tech Resources, Sponsor Medarbetare Fortsatt utbildning, Rekrytera högkvalificerade medarbetare

7. Rita pilar för att visa förhållandet mellan målen. Din strategi-karta visar hur målen i ett perspektiv kan påverka målen i andra perspektiv. En pil från ett mål till en annan signalerar att det andra målet förbättras eller utvecklas som ett resultat av arbete på det första. Detta skapar en kedja som du kan följa för att förstå vilka förändringar som behöver komma först för att effektivt uppnå alla dina mål.

Till exempel, om du har "Minska kundens väntetider" I ditt kundperspektiv och "Hantera supportsamtal mer effektivt" I ditt interna processperspektiv skulle du sannolikt dra en pil från det interna processperspektivet till kundperspektivet. Detta visar att hantering av supportsamtal mer effektivt skulle minska kundens väntetider.

Del 2 av 3:

Välja strategiska prestationsåtgärder

1. Identifiera lämplig åtgärd för varje mål. Brainstorm en lista över möjliga åtgärder för varje mål, bestäm sedan vilket alternativ som sannolikt kommer att ge dig den mest användbara informationen. För mål i vissa perspektiv, som finansiella mål, kommer åtgärderna att vara ganska standard. Men för andra mål kanske du måste bli lite kreativ.

Finansiella mål använder vanligtvis traditionella åtgärder, till exempel företagets driftskostnader eller din vinstmarginal på de produkter du säljer.
Om du har ett mål att göra din verksamhet mer hållbar, kan du ta ett mått på ditt företags koldioxidavtryck. Då kan du använda inkrementella minskningar som din mått på hållbarhetsmålet.
Förbättrad kundtillfredsställelse är ett mål med flera möjliga åtgärder. Du kan använda resultaten från en nationell kundnöjdhetsundersökning, men de resultaten kanske inte kan fånga över det mesta av din kundbas. I det fallet skulle du sannolikt vilja skapa din egen undersökning.

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 5

2. Vänd dina mål till specifika, mätbara mål. Dina initiala mål i varje perspektiv är sannolikt vaga och obehagligt. Applicera åtgärden du identifierade för att göra de initiala målen till konkreta, handlingsbara mål.

Om ett av dina mål är att förbättra kundnöjdheten, kan du bestämma att du vet att en kund är nöjd om de fortsätter att komma tillbaka eller hänvisa ditt företag till andra. Du kan översätta detta till ett specifikt mål för att öka andelen återvändande kunder med 50%.

Som ett annat exempel, om du vill att ditt företag ska vara mer hållbart, kan du sätta ett mål att minska ditt företags koldioxidavtryck med 25%.

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 7

3. Definiera kortsiktiga mål för varje mål. Mål, eller riktmärken, ge ditt företag något att arbeta mot och meddela om du är på rätt spår. Ange varje mål baserat på perioder som normalt utvärderar ditt företags prestanda, till exempel kvartalsvisa och årliga mål.

Till exempel, om ditt yttersta mål är att öka kundnöjdheten med 50%, kan du ställa kvartalsvisa mål för att förbättra kundnöjdheten med 10%.

Del 3 av 3:

Starta strategiska initiativ

1. Välj projekt som fördjupar ditt företag mot sina mål. Strategiska initiativ är inriktade på att odla ditt företag och hjälpa det att förbättra. Bra projekt ger dig information du kan använda för att göra ändringar som kommer att ställa in ditt företag på rätt väg för att slå sina mål.

Till exempel, om ett av dina mål är att öka antalet kunder som återvänder till ditt företag, kan du genomföra en undersökning för att utvärdera hur första gången kunder känner om ditt företag och eventuella problem som kan hålla dem från att återvända. Då kan du arbeta för att eliminera dessa problem.

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 9

2. Tilldela projektledare för varje initiativ. Att ha en enda person (eller team, beroende på storleken på din organisation) som ansvarar för varje initiativ förbättrar effektiviteten och säkerställer att medarbetarna är ansvariga för företagets framgång. Välj projektledare som har myndighet, erfarenhet och resurser att hantera initiativet.

Om du till exempel har ett initiativ för att förbättra kundnöjdheten, vill du ha en kundserviceanställd för att leda det initiativet, inte någon i mänskliga resurser som inte är i kontakt med kunderna.

För finansiella mål, tilldela en revisor eller annan ekonomichef som förstår mätvärdena och hur de beräknas.

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 10

3. Tilldela företagets resurser för att stödja dina olika initiativ. Ta reda på vad du behöver för att få var och en av dina initiativ från marken och strukturera ditt företags finanser för att möjliggöra det stöd du behöver. Vissa initiativ kan bara kräva tid och ansträngning medan andra kräver en investering i utrustning eller tjänster.

Om du till exempel ska göra en kundnöjdhetsundersökning för att utvärdera ditt företags framsteg mot ditt mål att öka kundretentionen, måste du antingen designa en undersökning eller anställa någon för att designa det för dig. Du måste också ta reda på hur du ska få undersökningen i kundernas händer.

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 11

4. Kaskad din strategi karta till enskilda avdelningar. När du "kaskad" En BSC, du översätter helt enkelt målen för företaget som helhet i handlingsbara uppgifter för varje avdelning eller typ av anställd. Detta gör det mer specifikt och säkerställer att alla förstår deras specifika ansvarsområden.

Om du till exempel skapar en strategi-karta för din kundserviceavdelning kan du fokusera på kundperspektivet och sätt de kan minska väntetiderna för kunder som ringer med en fråga eller serviceförfrågan.

Att skapa strategi Kartor för enskilda avdelningar gör det också möjligt att avgränsa specifika ansvar för alla dina anställda, inte bara handledare och ledning. När du går ner till mindre enheter blir uppgifterna och målen mer specifika och konkreta.

För en mindre verksamhet med färre definierade enheter eller avdelningar, skulle kartorna vara individualiserade att hantera anställda direkt. Till exempel, om Susan svarar kundservice samtal och e-postmeddelanden i ditt företag, kan du ange saker för Susan att göra för att uppnå företagets mål.

Bild med titeln Skapa ett balanserat scorecard steg 12

5. Slå din BSc till enskild anställdas prestanda. När du har kaskat din BSC, använd de handlingbara uppgifterna du listade på anställningsresultatrecensioner. Tänk på exakt vilka uppgifter som arbetstagaren är ansvarig för och hur bra de är att uppfylla dem. Detta berättar om den anställningen verkligen är en tillgång till ditt företag.

Du kan till exempel ha en anställd i försäljning som huvudsakligen arbetar med uppföljningssamtal och kartlägger kundnöjdhet med din produkt. Även om den anställde inte har så många nya försäljningar som andra anställda i sin avdelning, ger de fortfarande enormt värde för ditt företag.

Tips

Du kan använda kalkylarkprogram, till exempel Excel eller Google-lakan, för att skapa din BSC. Din finansiella rapporteringsprogram kan också ha en BSc-mall.

Dina 4 perspektiv kan variera beroende på orientering och struktur av ditt företag eller organisation. En ideell, kan till exempel ha olika perspektiv än ett litet företag.

Varningar

Undvik att begränsa BSC-åtkomst och engagemang i toppledningen. Du är mer benägna att uppnå dina mål om alla i din organisation är på samma sida.

Dela på det sociala nätverket: