Hur man skapar ett donationskvitto: 13 steg (med bilder)

Eftersom välgörande donationer är avdragsgilla för givaren och rapporterbar av ideell organisation, måste ett donationskvittot innehålla specifik information om donationens värde och vad givaren mottog i gengäld. IRS ger riktlinjer för vad som ska ingå i dessa kvitton, men inte specifika former - om du har frågor om skattelagen, bör du konsultera IRS-webbplatsen eller en skattebevakning. Ändå kan välgörenhetsorganisation skapa ett enkelt donationskvitto på datorn eller för hand att utfärda till givare.

Steg

Del 1 av 2:

Skapa ett kvitto

1. Välja en form. Kvittot behöver inte vara någon speciell stil. Det är det, det kan vara ett brev, ett vykort, ett e-postmeddelande eller ett formulär som du fyller i och hand till givaren, till exempel. Så länge är det den lämpliga informationen, det kommer att uppfylla syftet med ett donationskvitto.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 2

2. Inkludera ditt namn och din status. En av de viktigaste föremålen att inkludera i din donation är namnet på din välgörenhet. Dessutom måste du erkänna att du är en vinstdrivande, vilket innebär att du har 501C3-status under den federala regeringen.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 3

3. Inkludera givarens namn. Du måste inkludera givarens namn på kvittot för att det ska vara giltigt. Be om namnet när donationen ges, om den inte finns på en check eller annat uttalande.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 4

4. Lägg till information om donationen. Du måste inkludera datumet donationen gjordes, liksom mängden donation. Om donationen inte var kontant måste du lägga till en beskrivning av donationen, till exempel "Fem herrklänningskjortor" eller "Svart läder kärlekssits." Du bör inte ange ett värde om bidraget inte var pengar - den uppgiften är upp till givaren.

Till exempel, om din givare gav dina välgörenhets nya datorer, kan din beskrivning säga "Donor John Doe gav fyra stationära datorer. Datorerna är helt nya i år." Du bör också inkludera varumärket och typen av datorer.

Om donationen är ett fordon måste du inkludera VIN-numret.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 5

5. Förklara om givaren mottog varor i gengäld för donationen. IRS gör en åtskillnad mellan donationer som gjorts utan retribution och donationer som får varor eller tjänster i gengäld. Denna distinktion görs eftersom endast det belopp som överstiger varorna eller tjänsterna anses vara avdragsgilla.

Till exempel, om någon donerade pengar och i gengäld, deltog hon i en välgörenhetsmiddag, som anses vara varor eller tjänster. I så fall måste du ange vad hon fick och ungefär hur mycket de varor eller tjänster som är värda.

Men om någon bara gav datorer och inte fick någonting i gengäld, det betyder att han gjorde det rent för donation skull. I så fall måste du ange att givaren inte fick varor eller tjänster i gengäld för donationen.

Vissa varor anses vara oupphörliga och kvalificerar sig inte som bra eller tjänster. IRS har specifika lagar om sådana föremål, men i allmänhet räknas objekt som billiga pennor eller muggar med din välgörenhets logotyp på dem inte som varor eller tjänster som måste deklareras.

Om de enda fördelarna som erhållits är immateriella och av en religiös natur, måste du göra ett uttalande att vidarebefordra den informationen.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 6

6. Inkludera extra information för fordon över $ 500. Donationer av fordon kräver några fler uttalanden från dig, speciellt om du vänder dig och säljer fordonet. Om fordonet är mellan $ 250 och $ 500, kan du använda standarddonationskvittot.

Om fordonet säljs, behöver du det datum då fordonet såldes, liksom de brutto vinst du gjorde från försäljningen. Du måste också förklara att du sålde fordonet under en armlängdstransaktion som gjordes mellan två orelaterade parter. Slutligen måste du berätta för givaren att avdraget hon tar på sina skatter kan inte vara mer än de brutto vinst du gjort från försäljningen.

Om du håller fordonet måste du ange att du tänker hålla fordonet att använda under en längre tid, liksom hur du planerar att använda den. IRS kallar detta "betydande mellanliggande användning," och det betyder att du planerar att använda fordonet i stor utsträckning när det doneras. Du måste också säga hur länge du kommer att använda den och intyga att du inte kommer att sälja fordonet före det datum du anger.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 7

7. Lägg till ett beskrivningsutlåtande om det behövs. Olika stater har olika lagar som reglerar ideella anbud i staten. Vissa stater kräver att du inkluderar ett uttalande uttalande när du skriver bekräftelsesbrev eller kvitton. Vad som ingår i den beskrivningen varierar efter stat, men många juridiska webbplatser listar kraven.

Till exempel är Virginia nonprofits skyldiga att ange att givaren kan få ett finansieringsöversikt om icke-profor från konsumentfrågor i avdelningen för jordbruk och konsumenttjänster, s.O. Box 1163, Richmond, VA 23218.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 8

8. Signera formuläret. Det är viktigt för någon från organisationen att underteckna formuläret. Som erkänner att välgörenheten har skapat dokumentet och undertecknas på donationen.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 9

9. Separera tackbrevet. Om du också inkluderar ett tackbrev, är det en bra idé att skicka det separat från donationskvittot. Donationskvittot är skapat för skattemässiga ändamål, medan tackbrevet erkänner givarens bidrag till organisationen. Du kan skicka dem i samma kuvert, men de borde åtminstone vara på separata pappersark. Din givare kanske vill visa tackbrevet utan att avslöja hur mycket hon donerade.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 10

10. Hålla en kopia. Om du råkar skriva kvittot för hand eller skapa det på ett sådant sätt att du inte har en sparad kopia på datorn, behåll en kopia av kvittot. Du kan göra en kopia eller skanna den i datorn, till exempel. Du behöver det för skatteändamål senare. Vissa organisationer använder kvittoböcker som automatiskt gör en kolkopia av kvittot.

Del 2 av 2:

Förstå lagen kring donationskvitton

1. Ge ett kvitto om möjligt för en donation över $ 250. För att göra anspråk på skatter över $ 250 måste givaren ha en skriftlig bekräftelse från dig, välgörenheten. Även om du inte är skyldig enligt lag att ge den, bygger du goodwill med dina givare genom att ge den.

Givare kan göra anspråk på sina skatter för donationer under $ 250 med ett kontoutdrag för att visa att de gjorde donationen.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 12

2. Ge ett kvitto för en donation på $ 75 som köper varor eller tjänster. Om du ger en bra eller tjänst i gengäld för en donation på $ 75 eller mer, måste du ge ett kvitto till givaren. Det betyder att om givaren betalar $ 75 och får en kalender eller en middag, måste du till exempel ge ett kvitto enligt lag.

Bild med titeln Skapa ett donationskvitto steg 13

3. Ge kvitton på begäran. Givare kan inte hävda donationer över 250 dollar på sina skatter utan ett skriftligt kvitto från välgörenhetsorganisationen. Dessutom känner vissa givare bara att få kvittot för donationer under $ 250, och i själva verket får vissa inte ha bankutlåtanden för att bevisa att de gjorde donationen. Därför, när en givare begär ett kvitto, även om donationen är under $ 250, ge en.