Hur man är artig på telefonen: 15 steg (med bilder)

Att förstå rätt telefon etikett är en viktig färdighet att ha oavsett vad du gör professionellt. Oavsett om du har en avslappnad konversation med en vän eller prata med någon av affärsskäl, det finns sätt att du kan se till att du är artig.

Steg

Del 1 av 2:

Använder grundläggande telefon etikett

1. Hälsar den andra som ringer artigt. Oavsett om du lägger ett samtal eller tar emot ett samtal, var noga med att hälsa på den andra personen. Hälsar den andra ringer som du skulle om du såg dem personligen. Om du inte känner till personen, presentera dig själv som du skulle om du träffade personen för första gången personligen. Om du känner den person du ringer, var noga med att identifiera dig innan du börjar konversationen.

Vanliga, artiga hälsningar för att ringa ett samtal är, "Hej, jag heter... Hur mår du idag?"
Om du svarar på ett samtal, skulle en vanlig hälsning vara, "Hej, hur mår du?? Tack så mycket för att ringa."
Besök vår andra handledning om hur man ska Besvara artigt telefonen.

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 14

2. Tala i din normala röstton. Om du pratar för högt i din telefon kan det vara obekvämt för personen på den andra raden. På samma sätt, om du pratar för tyst, kan det vara svårt och ansträngande för personen på den andra raden för att höra dig. Genom att tala i din normala röst, undviker du att den andra uppringaren obekväma.

Om du är orolig att du pratar för högt eller för tyst, säg "ursäkta mig, kan du höra mig okej?"

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 9

3. Tala direkt i telefonens munstycke. Om du pratar i en normal volym, kommer den som ringer på den andra raden att ha svårt att höra dig om du inte pratar direkt i telefonens munstycke. Detta är den avsedda användningen av telefonen, och med hjälp av enheten kommer att se till att personen på den andra raden kan höra dig ordentligt.

Om det finns ett problem med ditt munstycke, överväga att köpa ett handsfree-headset för att eliminera problemet.

Bild med titeln vara den mager tjejen i skolan Steg 9

4. Ät inte när du pratar i telefon. En av de mest otrevliga sakerna du kan göra när du talar i telefon äter, dricker eller tuggummi. Telefonmottagare förstärker tuggljud, och det är otrevligt att göra den andra uppringaren att lyssna på dessa ljud. Om du har planerat lunch och är i telefon, vänta på att telefonsamtalet är att avsluta, eller fråga den andra uppringaren om du kan ringa tillbaka dem efter att du har ätit.

Bild med titeln Övervinna tv-missbruk steg 4

5. Eliminera distraktioner medan du pratar i telefon. När du pratar i telefon är det viktigt att begränsa distraktioner så mycket som möjligt. Om du är hemma, sätt ner musik som kan spela och stänga av din TV. Förutse vilka andra saker som kan distrahera dig innan du lägger ett samtal och gör ditt bästa för att undvika dessa distraheringar.

Om det finns andra människor i rummet, överväga att gå utanför eller gå in i ett annat rum så att du inte är frestad att prata med dem i telefon.

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 1

6. Be om att ringa personen tillbaka om du har dålig service. Om du pratar i en mobiltelefon i ett område med dålig cellulär service är det bäst att fråga personen om du kan ringa tillbaka dem. Att behöva kämpa genom dålig mottagning kan vara otrevlig till den andra personen, speciellt om du måste stanna i den dåliga tjänsten under en tid. Fråga om du kan ringa personen tillbaka vid ett senare tillfälle, och ber om ursäkt för besväret.

Ett artigt sätt att be att ringa någon tillbaka skulle vara att säga, "ursäkta mig, jag ber om ursäkt. Jag verkar ha dålig cellulär service. Kan jag ringa tillbaka så snart som möjligt?"

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 12

7. Säg tack och hejdå i slutet av ett samtal. Det är artigt att säga tack i slutet av ett telefonsamtal, men det är viktigt att säga adjö också. Eftersom det inte finns några ansiktsdelar medan du talar via telefon, kan det ofta vara svårt att veta när konversationen har slutat. Genom att säga, "Tack för att du ringde, hejdå!"Det kommer att vara klart för båda som telefonsamtalet har slutat.

Besök vår andra handledning för mer information om artigt slutar ett telefonsamtal.

Del 2 av 2:

Pratar i telefon för företag

1. Besvara telefonen inom 2 till 3 ringar om du tar emot ett samtal. Om du svarar på telefonen för ett företagsamtal är det bäst att inte göra den andra personen att vänta. Att vara förberedd för ett schemalagt samtal gör att du kan svara på telefonen i en lämplig tid, samtidigt som du får tid att avyttra eventuella distraktioner som kan ta bort din uppmärksamhet.

Om samtalet inte är planerat är det mindre viktigt att svara på samtalet inom 2 till 3 ringar, men du borde fortfarande svara på telefonen så fort som möjligt.

Bild med titeln Behåll självkänsla under arbetslöshet Steg 17

2. Hälsar den som ringer med sin professionella titel. Adressera den som ringer med sin professionella titel, som Mr. Brun eller mrs. Smith, istället för att ringa dem med sina förnamn. Detta är artig affärs etikett personligen och bör tas seriöst över telefonen, liksom.

Om du är på förnamn med den som ringer, är det okej att släppa den mer formella titeln via telefon.

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 11

3. Identifiera dig själv ordentligt om du ringer. När du ringer någon och de svarar på telefonen är det viktigt att du identifierar dig själv och låt personen veta vad du ringer om. Detta kommer att eliminera någon förvirring i slutet och se till att konversationen är så effektiv som möjligt.

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 8

4. Använd professionellt språk. Undvik att använda slang eller profanity när du representerar din eller någon annans verksamhet via telefon. Agera som du skulle på jobbet, med professionellt, lämpligt språk. Om du ifrågasätter om något du vill säga är lämpligt, föreställa dig att säga det på jobbet och förutse om det skulle bli mottaget bra.

En bra tumregel är att agera på den säkra sidan och ignorera säga något om du ifrågasätter huruvida eller inte är lämpligt.

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 6

5. Be om att sätta personen i väntan om du måste. Oavsett om du arbetar från kontoret eller hemma kommer distraktioner oundvikligen att komma upp under ett företags samtal. Om din uppmärksamhet behöver vara någon annanstans, är det korrekt etikett att be om ursäkt och fråga personen på den andra raden om det är okej att du placerar dem på.

Var noga med att använda funktionen "Hold" på din telefon, för att den kommer att stänga av din sida av linjen. Om du glömmer att göra det kan personen i den andra änden kanske höra dig.

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 16

6. Var tålmodig och så bra som möjligt. Det finns tillfällen då affärssamtal kan bli lite spända, och att hålla patienten är viktigt för korrekt telefon etikett. Om den som ringer är upprörd om ett visst problem, lyssna noga på dem och bestämma det bästa sättet att hjälpa till att passa sina behov. Undvik att vara oförskämd eller otrevlig på något sätt.

Om du befinner dig att bli förvärrad, be om att sätta upp den som ringer i ett ögonblick. Ta den här tiden att lugna ner, ta djupa andas och återfå kontrollen över situationen.

Bild med titeln svara på telefonen artigt steg 9

7. Lämna koncisa röstmeddelanden. Om den person du kontaktar inte svarar, var noga med att identifiera dig självklart, lämna ditt telefonnummer och ge en kort beskrivning av varför du ringer. Långlindade meddelanden är oartiga och ineffektiva, eftersom personen på den andra raden kan sluta lyssna efter en tid. Använd lämplig telefon etikett medan du lämnar meddelandet och vara så konferens som möjligt.

Det är bra att skriva ner ditt röstmeddelande innan du ringer så att du är beredd om mottagaren inte svarar på telefonen.

Bild med titeln prata professionellt på telefonen Steg 10

8. Be om nödvändig information om du tar ett meddelande. Om du tar ett meddelande till någon annan är det viktigt att artigt be om den andras namn, telefonnummer och anledning till att ringa. Att fråga om dessa tre saker kommer att hålla konversationen att flytta och kommer att få den andra personen att gå så effektivt som möjligt.

När du har fått den nödvändiga återkallelsen, tack personen för att ringa och berätta för dem att du skickar informationen så snart som möjligt.

Tips

Ring aldrig eller skriv någon efter 8:00 om det inte är en nödsituation. Många människor vaknar av telefonens ljud, och även om de har sin telefon på tyst, kanske de fortfarande inte uppskattar att kallas så sent.

Dela på det sociala nätverket: