Hur man professionellt uttryckligen besvikelse

Om någon besviken dig eller något som är nedslående händer med dig, det är helt normalt att känna sig upprörd, frustrerad eller rättvist arg. Men oftast är det bästa svaret att vara lugnt och samlas så att du kan rösta dina bekymmer och besvikelse professionellt. Att uttrycka sig professionellt är det inte svårt att göra om du håller ett coolt huvud och behåller din lugn. Oavsett om du väljer att kommunicera din frustration via e-post, brev eller personligen handlar det om att använda rätt språk och utföra dig ordentligt.

Steg

Metod 1 av 3:

Skicka ett professionellt e-postmeddelande

1. Använd e-post för att uttrycka besvikelse om en arbetsrelaterad fråga. Om du är besviken över en kollega eller chef, är e-post ett bra sätt att uttrycka din besvikelse, samtidigt som du håller en digital rekord om framtida problem uppstår. Du kan också skicka ett mail om du är avstängd för ett potentiellt jobbmöjlighet.

Ett mail är också ett bra sätt att kommunicera din besvikelse till din chef om de nekade en begäran om något som en semester eller en idé som du föreslog.
Även om det kan skada dina känslor, är det alltid en bra idé att skicka ett uppföljnings-email efter att ha avvisats för ett jobb.

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 2

2. Skriv en kort och direkt ämnesrad om du utarbetar ett originalt e-postmeddelande. Vara kortfattad och tydligt ange vad e-postmeddelandet är om i ämnesraden. Undvik att använda en lång mening eller oförskämd språk för att göra din e-post att visas mer professionell så mottagaren tar det mer allvarligt. Välj ett ämne som inte är längre än 5 ord och skriv det i ämnesraden i e-postmeddelandet.

Om du till exempel skriver ett e-postmeddelande till en kollega om en missad deadline, kan du inkludera en ämnesrad som ser ut, "missade fraktsfristen."

Notera: Om du svarar på ett e-postmeddelande, till exempel ett mail som meddelar dig att du var avstängd för ett potentiellt jobb, svara på det ursprungliga e-postmeddelandet istället för att komponera en ny så att du har en organiserad rekord av din korrespondens.

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 3

3. Starta din email med en professionell hälsning för att ställa in tonen. Öppna ditt mail med en formell hälsning så det är klart från början att din e-post är professionell. Välj en hälsning som är lämplig för ditt förhållande till personen. Till exempel, om du är på förnamn med en chef som heter Matthew Smith, kan du starta ditt mail som, "Kära Matt."

Om du har ett mycket öppet och avslappet förhållande med mottagaren kan du säga något som, "Hej Matt."

Om du skriver ett mail till någon som du aldrig har träffat, börja med "Till vem det kan vara."

För grupp e-postmeddelanden med flera mottagare som du vill adressera, säg helt enkelt "Allt."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 4

4. Lägg till ett kort trevligt att hålla e-postvänligt. När du har hälsat mottagaren, gör den första raden av ditt mail en kort eller trevlig utbyte som visar att du är vänlig men professionell. Håll det kort och gå inte över 2 eller 3 linjer med liten prata innan du kommer till köttet av din email.

Försök börja med något som, "Jag hoppas att du mår bra" eller "Jag hoppas att det här e-postmeddelandet hittar dig bra."

Om ditt förhållande är avslappet med personen, kan du nämna en personlig detalj som, "Jag hoppas att du hade en bra tid på konserten i helgen."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 5

5. Ange din besvikelse tydligt i e-postens kropp. När du har satt scenen för ditt mail med en hälsning och ett kort trevligt, få rätt till att uttrycka din besvikelse. Berätta för dem tydligt hur du känner, men håll ditt språk formellt och undvik att använda sarkasm, hot eller profanitet så du verkar som professionell som möjligt. Lista alla dina klagomål och håll kroppen av ditt mail till 1 stycke om möjligt så att e-postmeddelandet är inriktat på ämnet till hands.

Till exempel, om du var avstängd för ett potentiellt jobb, kan du säga något som, "Jag är ledsen att höra att du bestämde dig för att gå i en annan riktning. Jag såg fram emot möjligheten, så jag är besviken över beslutet att anställa någon annan."

Om du skriver till en kollega eller anställd för att uttrycka din besvikelse, kan du säga något som, "Det är uppmärksam på att vissa policyer och förfaranden inte har följts ordentligt. Politiken finns av en anledning, så det är en besvikelse att lära sig att de har ignorerats."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 6

6. Håll ditt språk och ton respektfullt genom hela e-postmeddelandet. Använd formellt och respektfullt språk för att tydligt förmedla din besvikelse utan att få mottagaren att känna att du personligen angriper dem. Föreställ dig hur skrivandet skulle uppfattas om det lästes av någon annan eller om det gick offentligt och hantverk ditt skrivande för att vara en professionell representation av dig själv.

Om du mailar en anställd eller en chef är det möjligt att din e-post kan delas med andra människor, så det är viktigt att ditt skrivande är respektfullt och professionellt.

Till exempel, istället för att säga något som, "Jag förstår inte vad ditt problem är och varför du vägrar att följa förfarandet", säg något som, som vi tidigare diskuterat, är procedurerna utformade för att hålla alla på samma sätt sida, så de borde följas av alla."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 7

7. Avsluta din e-post på en positiv anteckning och ett samtal till handling. Vik upp din e-post genom att inkludera åtgärdsbar information som att skapa ett möte eller bjuda in mottagaren att komma till dig om de har några frågor. Inkludera några positiva anteckningar också. Nämna saker som du är glad över eller beröm personen för något som de har gjort bra så att de känner att du inte bara beratar dem, men har sina bästa intressen i hjärtat.

Till exempel kan du säga till din intervjuare, "Men jag är tacksam för möjligheten att intervjua med ditt företag. Vänligen meddela mig om något öppnas i framtiden!"

Om du skriver till en anställd eller medarbetare, prova något som, "Jag vet att du har jobbat väldigt hårt på det här, jag ville bara ta med de problem som jag har uppmärksamhet så att du kan hålla ett öga ut För eventuella framtida problem."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 8

8. Läs e-posten högt innan du skickar det för att höra hur det låter. Ta en stund att läsa hela ditt mail högt så att du kan höra tonen i ditt skriv- och korrekturläsning för eventuella stavningar eller grammatiska fel. Om du hittar några typsnitt, felstavningar eller klumpiga språk, fixar det! Om din ton är för mjuk eller för hård, justera språket så det är professionellt men fast. När du är nöjd med det skicka det till den person som den är avsedd för.

Du kan också ha en vän eller en kollega läs över din e-post innan du skickar det för att se till att det låter okej.

Stavfel eller saknade ord kan verkligen kasta bort effekterna av ditt mail så ta dig tid att korrekturläsa ditt skrivande.

Metod 2 av 3:

Skriva ett formellt klagomål

1. Skicka ett brev till ett företag eller om du inte har kunnat få ett svar. Om du är besviken över en produkt eller beteendet hos ett företag, skriver ett formellt brev som beskriver ditt klagomål det mest professionella sättet att kommunicera med dem. Om du inte har kunnat komma i kontakt med någon på något annat sätt, använd ett formellt brev som en sista utväg för att uttrycka din besvikelse och detaljera dina problem.

Du kan också använda ett brev som ett sista försök att bevisa att du försökte kontakta någon för att diskutera ditt problem med dem.

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 10

2. Ange ditt problem klart i första meningen. Vad det än är att du är besviken över, gör det klart rätt av fladdermusen genom att lägga den i första meningen i ditt brev. Var direkt och kortfattad och ange ditt problem eller klagomål tydligt och professionellt för att ställa in tonen för hela ditt brev.

Om du till exempel skriver till ett företag för att klaga på en policy som påverkat dig, kan du börja med, "Jag skriver för att uttrycka min frustration och besvikelse med ditt företags returpolicy."

Om du skriver ett brev till någon du inte har kunnat nå, försök med att börja med något, "Jag skriver det här brevet med avseende på ditt misslyckande att svara på mina frågor om min deposition efter att ha inte kunnat nå du via telefon eller e-post."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 11

3. Använd kroppen i ditt brev för att lägga till detaljer och information relaterad till ditt problem. När du har sagt din besvikelse och problem, använd resten av ditt brev för att lägga till specifika detaljer och information för att utöka ditt brev och förklara din frustration. Nämna några åtgärder du har tagit för att lösa problemet och ansträngningar du har gjort för att nå ut till dem för hjälp.

Dricks: Om du har försökt att nå ut till dem eller de har gjort löften om att ta itu med dina bekymmer, ange de datum du försökte kontakta dem eller de åtagna att fixa problemet.

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 12

4. Undvik arg, sarkastiskt eller hotande språk i ditt brev. Under hela ditt brev, behåll ditt språk och tonformellt och professionellt. Använd aldrig profanity eller hotande språk och undvik sarkasm så att ditt skrivande visas som professionellt som möjligt.

Om du någonsin måste producera ditt brev för ett rättsfall, vill du göra dig så professionell som du kan.

Förbannar eller använder våldsamt språk kommer att göra att du verkar aggressiv och oprofessionellt.

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 13

5. Inkludera kopior av några dokument som är relevanta för ditt klagomål. Om du har bilder, kontrakt eller andra dokument som säkerhetskopierar eller visar dina påståenden, gör en kopia av dem och bifogar dem i ditt brev. Se till att du refererar till dem i ditt brev för att lägga till ännu mer giltighet till några påståenden som du gör.

Till exempel, i ditt brev kan du säga något som, "Jag har bifogat bilder på vad den färdiga produkten såg ut, vilket som du kan se, är långt ifrån tillfredsställande."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 14

6. Lägg till din kontaktinformation efter din slutsats. Avsluta ditt brev med ett stycke som sammanfattar dina huvudsakliga problem och de åtgärder du vill ha för att lösa dem. Om du vill att personen eller företaget ska komma i kontakt med dig för att försöka lösa problemet eller diskutera saken, var noga med att inkludera din kontaktinformation längst ner.

Underteckna brevet med en formell stängning, till exempel, "din," "med vänliga hälsningar" eller "respektfullt" följt av ditt namn.

Ge telefonnummer eller e-postadress som du vill använda för att nå ut till dig.

Bild med titeln Express Besvikelse Professionellt Steg 15

7. Skicka brevet med certifierat mail så det måste undertecknas. Använd certifierad post eller ett brevleveransalternativ som kräver att mottagaren tecknar det så du har bevis på att det mottogs. Håll kvittot om du någonsin behöver bevisa att du skrev dem ett brev eller ger det för ett rättsfall.

Metod 3 av 3:

Talar till någon professionellt

1. Prata med någon direkt om du inte vill ha den på posten. Om du föredrar att uttrycka din besvikelse utan pappersled eller utan att vara orolig för att du har granskat, är ett ansikte mot ansikte konversation vägen att gå. Dessutom tillåter en direkt konversation med någon att du ska mäta sina reaktioner och lägger till en mer personlig touch.

Det kan också vara mycket snabbare att helt enkelt prata med någon som du är besviken över.
Att prata med någon tillåter dig att använda ditt eget kroppsspråk och tonräkning för att verkligen förmedla din frustration eller besvikelse.

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 17

2. Be den person att träffa dig privat för att diskutera frågan. Prata med personen bort från andra människor så att du kan uttrycka dig fritt utan potentiellt pinsamt. Schemalägga ett möte eller be dem att träffa dig någonstans som ett konferensrum, kontor, eller till och med en kafé så det är mer professionellt.

Ge dem ett samtal eller skicka dem ett mail för att fråga dem vilken tid och plats är bäst för dem.

Dricks: Om du behöver prata med dem omedelbart, berätta för dem något, "Har du ett snabbt ögonblick? jag behöver prata med dig."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 18

3. Starta konversationen genom att tacka dem och fråga hur de gör. Innan du börjar uttrycka din besvikelse, ta en stund att tacka personen för att ta dig tid att träffa dig och mäta deras humör. Fråga dem hur de gör och om de är beredda att prata med dig om problemet. Om de verkar vara arg eller agiterade, försök lugna dem eller vänta med att prata med dem senare. Om de verkar bra, fortsätt och börja diskutera ditt problem eller problem.

Att starta på höger fot hjälper samtalet att gå smidigt och professionellt.

Till exempel kan du börja med att säga något som, "Tack så mycket för din tid. Jag tar inte för länge, jag behöver bara verkligen diskutera något med dig."

Bild med titeln Express besvikelse Professionellt Steg 19

4. Ange ditt klagomål tydligt och direkt. Berätta för personen varför du är besviken med specifikt och unemotional språk. Var direkt och objektiv och lista alla orsaker du är missnöjd, men undviker berating dem med en lista över felaktigheter. Använd lugnt, professionellt språk för att förmedla dina känslor och undvika att höja din röst eller använda profanities.

Skriker och förbannelse kommer bara att göra att du verkar aggressiv och oprofessionell.

Till exempel, berätta för dem hur du känner utan att bli alltför känslomässig. Du kan säga något som, "När du gör något så, gör det verkligen att du känner att du inte bryr dig om hur det påverkar mig, och att vara ärlig, det är skadligt och nedslående.

5. Fråga dem om de har några frågor innan du avslutar ditt möte. När du har uttryckt din besvikelse och förklarade din resonemang, ge personen en chans att prata. Fråga dem om de har några frågor för dig eller om de är oklara om någonting som du berättade för dem så det är inte någon förvirring. Då, tack igen för att träffa dig innan du avslutar konversationen.

Tips

Skriv aldrig upp ett mail, skriv ett brev, eller ha en konversation medan du är arg. Ta några andetag för att lugna dig själv innan du börjar så du har ett tydligt huvud.

Undvik att ha en konversation med någon framför andra människor. Vänta tills de är tillgängliga för att prata och träffa dem i privat.