Hur man skickar en professor (med bilder)

Att skriva ett mail till en professor tar lite mer tanke än att skjuta ett mail till en vän eller skicka en text. Din utbildning är början på din professionella karriär, och du bör behandla eventuella interaktioner som du har på ett professionellt sätt, inklusive e-post. Till exempel bör du alltid använda ditt akademiska konto och öppna din email med en formell hälsning. Behandla interaktionen som du skulle ha ett formellt företagsbrev. Vara kortfattad och kom ihåg, grammatikräkningar!

Steg

Del 1 av 3:

Göra ett bra första intryck

1. Kontrollera kursplanen för svaret först. Ofta har frågan som du vill fråga redan besvarats i det material som professorn har lämnat i början av klassen. Att fråga en professor att gå över det här gör att du ser ut som om du inte är en seriös student, och det frustrerar professorn eftersom det slösar bort sin tid.

Din kursplan kan innehålla information om kursuppdrag, tidsfrister, klasspolicyer och uppdragsformatering.
Om din professor bara ger dig en lista över läsningar, är det bra att maila dem med en fråga som inte svaras i kursplanen.

Bild med titeln Email A Professor Steg 2

2. Använd ditt akademiska konto. Professorer delugs med e-post varje dag. Genom att använda ditt skolkonto har du en bättre chans att undvika spamfiltret. Plus, din skola e-post ser mer professionell ut. Det låter också professorn veta vem som faktiskt skickar e-postmeddelandet, eftersom skolemail är vanligtvis baserade på ditt namn.

Bild med titeln E-post till en professor Steg 3

3. Inkludera a stark ämnesrad. En ämneslinje ledt till din professor i vad e-postmeddelandet är om innan de öppnar det. Det kan vara till hjälp eftersom de kan avsätta en lämplig tid för att hantera det. Se till att ämnesraden är klar och till den punkten.

Du kan till exempel skriva "Fråga om aktuell uppgift" eller "Slutsats."

Bild med titeln E-post till en professor Steg 4

4. Börja med en hälsning med professorns titel och efternamn. Det kan vara frestande att bara stoppa in i din förfrågan. Men när du skriver till en professor måste du behandla det mer som om du skulle ha ett formellt brev. Börja med "Kära doktor. Jones," följt av ett komma. Var noga med att använda professorns efternamn.

Om du inte är säker på om professorn har doktorsexamen, kan du ta itu med dem som "Professor Jones."

Du kan använda lite mer informell hälsning, som "Hej dr. Jones," Om du har haft personliga interaktioner med professorn.

Del 2 av 3:

Skapa innehållet i e-postmeddelandet

1. Påminna professorn som du är. Professorer har många studenter att hålla reda på, och de måste påminnas om vem du är. Säg ditt namn, liksom den klass du har med professorn, inklusive den specifika klassperioden, som "Mwf vid middagstid."

Bild med titeln E-post till en professor Steg 6

2. Håll dig till poängen. Professorer är upptagna människor, så du vill inte dra ut din email. Säg vad du behöver säga så kort som möjligt och lämnar ut några externa detaljer.

Till exempel, om du har en fråga om ett uppdrag, komma till punkten: "Jag har en fråga om uppdraget du gav oss förra tisdag. Vill du att vi ska arbeta i grupper eller ensam?"

Bild med titeln E-post till en professor Steg 7

3. Skriv i fullständiga meningar. Det här e-postmeddelandet är inte ett Facebook-inlägg eller en text till en vän. Det betyder att du behöver använda fullständiga meningar när du skriver till din professor, som något mindre ser inte professionellt ut.

Till exempel skriv inte, "Fantastisk klass, man... stjärn-!"

Istället skriv, "Du gav en upplysande föreläsning sista klass."

Bild med titeln E-post till en professor Steg 8

4. Arbeta på tonen. När du först kontakta en professor, håll din ton och språk mycket professionell. Det betyder ingen emojis! Om du utvecklar en korrespondens med din professor, kan du upptäcka att du kan bli lite mer avslappnad när terminen fortsätter. Det är särskilt sant om din professor initierar lite informellitet (t.ex. genom att skicka en Emoji i ett mail till dig).

Bild med titeln E-post till en professor Steg 9

5. Göra förfrågningar artigt. Många studenter försöker kräva saker från sina professorer. Det kommer att få dig ingenstans. Istället fras ditt problem som en begäran som professorn kan bevilja eller inte.

Till exempel kanske du vill att professorn ska ge dig en förlängning på ett papper. Säg inte, "Min mormor dog. Ge mig en förlängning på det här dokumentet." Snarare, säg, "Jag har haft en svår vecka med min mormors död. Skulle du ge mig en förlängning på det här dokumentet?"

Bild med titeln Email en professor Steg 10

6. Använd korrekt skiljetecken. I ett mail till en vän kan det vara bra att hoppa över perioder och kommatecken. Men när du skriver till din professor, se till att du använder skiljetecken där du borde.

Bild med titeln E-post till en professor Steg 11

7. Stava ut ord. Så mycket som textspråket tar över internet är professionella e-post en plats där du borde lämna den bakom. Det vill säga, använd inte "du" istället för "du," eller "2Morrow" istället för "i morgon." Använd rätt stavning.

Glöm inte att köra ditt email via stavningskontroll.

Bild med titeln Email en professor Steg 12

8. Kapitalisera ord på lämpligt sätt. Ord i början av meningar bör aktiveras, liksom rätt substantiv. Släpp inte i text Tala där du selektivt aktiverar ord. Se till att du alltid aktiverar ord som måste aktiveras.

Del 3 av 3:

Avsluta din email

1. Ange vilka åtgärder du vill att professorn ska ta. Se till att du har sagt exakt vad du vill ha från professorn vid eller i närheten av e-postmeddelandet. Till exempel, om du vill ha ett svar, låt professorn veta. Om du behöver träffa dem, gör det också känt.

Bild med titeln Email A Professor Steg 14

2. Läs över din email för grammatik. Gå igenom din email för att söka efter några grammatikfel. För det mesta får du ett misstag eller två du gjorde att du måste korrigera.

Bild med titeln Email A Professor Steg 15

3. Titta på e-postmeddelandet från din professors perspektiv. Tänk på innehållet i e-posten för att se till att du inte kräver något. Se också till att det verkligen är så kortfattat som det kan vara. Du vill inte översköld på ditt personliga liv, som det inte är professionellt.

Bild med titeln E-post till en professor Steg 16

4. Avsluta e-postmeddelandet med en hälsning. Precis som om du började brevet formellt, måste du sluta det formellt. Använd ett ord som "vänliga hälsningar" eller "Bäst," följt av ett komma och ditt fullständiga namn.

Bild med titeln E-post till en professor Steg 17

5. Kolla tillbaka igen om en vecka. När du har skickat e-postmeddelandet vill du inte pester din professor för ett svar. Men om du inte har hört tillbaka om en vecka, kan du försöka igen, eftersom din e-post kan ha gått vilse i shuffle.

Bild med titeln E-post till en professor Steg 18

6. Bekräfta ett svar. När du har fått ett svar, se till att du bekräftar att du har fått det. En enkel "Tack" kan vara tillräckligt. Skriv om det behövs ett mer omfattande e-postmeddelande med samma riktlinjer för att hålla den professionell. Om ditt problem eller fråga inte är tillräckligt löst med e-post, be om ett möte att träffas personligen.

Till exempel kan du säga, "Tack för att du tar itu med min fråga. Jag ses i klassen."

Om du vill träffas kan du skriva, "Jag uppskattar dina tankar om denna fråga. Skulle du tänka på om vi träffades personligen för att diskutera det mer detaljerat?"