Så här skapar du adressetiketter från Excel på PC eller Mac

Thistaaches du hur man skapar adressetiketter från kalkylbladsdata med Microsoft Word.

Steg

Del 1 av 3:

Bygga en adresslista

1. Öppna Microsoft Excel på din dator eller Mac. Om du redan har ett kalkylblad som innehåller namn och adresser för dina etiketter, följ tillsammans med dessa steg för att säkerställa att den är inställd i ett format som fungerar med Microsoft Words adressfusionsfunktion.

Klicka på Start i Windows

Meny, välj Alla appar, öppna Microsoft Office, Klicka sedan Microsoft excel.

Om du har en Mac, öppna Launchpad och klicka sedan på Microsoft excel. Det kan vara i en mapp som heter Microsoft Office.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 2

2. Ange fältnamn för varje kolumn på den första raden. Den första raden i arket måste innehålla rubrik för varje typ av data.

Till exempel, Efternamn, förnamn, titel, adress1, adress2, stad, stat, postnummer, land. Var och en av dessa rubriker skulle gå in i sin egen cell i rad 1.

Varje kolumnrubrik måste vara unik så det finns inga problem med sammanslagningen.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 3

3. Ange den första personens detaljer på nästa rad. Varje rad måste innehålla informationen för en person.

Till exempel, om du lägger till Ellen Roth som den första personen i din adresslista, och du använder de ovanstående kolumnnamnen ovan, skriv Roth in i den första cellen under Efternamn (A2), Ellen in i cellen under Förnamn (B2), hennes titel i B3, den första delen av hennes adress i B4, den andra (om det finns en) i B4, etc.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 4

4. Fortsätt ange namn och adresser i det här formatet. Det är viktigt att varje persons information matchar kolumnrubriken.

Det är okej till ett cellämne (till exempel om personens adress inte behöver "Adress2" -fältet), men det borde inte finnas några tomma rader i dina data.

Det finns inget behov av att använda någon speciell formatering, till exempel cellfärger eller speciella gränser, i dina data. Endast data i cellerna kommer att användas.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 5

5. Spara ditt ark. När du har angett alla adresser för dina etiketter måste du spara filen så att den kan importeras till Word. Klicka på Fil Meny, välj Spara som, Skriv sedan ett namn för dina data. När du är klar klickar du på Spara.

Kom ihåg var du sparade den här filen, eftersom du måste kunna hitta den när det är dags att importera det till Word.

Del 2 av 3:

Skapa etiketterna

1. Öppna Microsoft Word på din dator eller Mac. Nu när du har en adresslista i ett kalkylblad kan du importera den till Microsoft Word för att göra det till etiketter.

Klicka på Start i Windows

Meny, välj Alla appar, öppna Microsoft Office, Klicka sedan Microsoft Word.

Öppna Launchpad och klicka sedan på Microsoft Word. Det kan vara i en mapp som heter Microsoft Office.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 7

2. Klick Tomt dokument. Detta skapar ett nytt dokument för att arbeta i.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 8

3. Klicka på Mailings meny. Det är på toppen av skärmen.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 9

4. Klick Etiketter. Det är i bandstången på toppen av skärmen nära vänster kant.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac steg 10

5. Välj din etikettstorlek och klicka på OK. Var noga med att välja den storlek som matchar etikettpapperet i din skrivare.

Det mest exakta sättet att göra detta är att välja det företag som gjorde dina etikettklistermärken från rullgardinsmenyn "Etikettleverantörer" och välj sedan den storlek eller version som anges på etikettförpackningen.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 11

6. Klick Välj mottagare. Det är en ikon på toppen av skärmen som innehåller ett fönster med två överlappande blå och gröna människor. En rullgardinsmeny visas.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 12

7. Klick Använd en befintlig lista. Din dators filbläddrare kommer att visas.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 13

8. Välj kalkylbladet som innehåller dina adresser och klicka på Öppna.

Om mer än ett ark finns i arbetsboken, klicka på arket med data i popup-rutan och klicka sedan på OK.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 14

9. Klick Adressblock. Det är i ikonfältet på toppen av ordet, nära centrum.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 15

10. Välj önskat namn och adressformatering. Välj ett format för personens namn i den första stora rutan, välj sedan ett format för adresser som din posttjänst kan använda. En förhandsvisning kommer att visas på höger sida av menyn.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 16

11. Klick Matchfält. Det är i det nedre högra hörnet av förhandsvisningen. Detta öppnar en lista med fält som visas i ditt kalkylblad.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 17

12. Matcha fälten till data i kalkylbladet. Varje alternativ har en egen rullgardinsmeny. Klicka på pilen för att visa alternativen och välj sedan de data du vill visas i den delen av adressblocket.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 18

13. Klick OK. Detta returnerar dig till sidan Mail Merge.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 19

14. Klick Uppdatering av etiketter. Det är nära mitten av ikonfältet i avsnittet "Skriv och infoga". Sidan uppdateras för att visa dina adressdata i etikettformatet.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 20

15. Klick Avsluta och slå samman. Det är den sista ikonen på ikonfältet på toppen av ordet. Några menyalternativ kommer att expandera.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 21

16. Klick Redigera enskilda dokument ... En mindre dialogruta visas.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 22

17. Välj Allt och klicka på OK. Detta stänger mailfusionsskärmen och returnerar dig till dokumentet (som nu visar dina etiketter).

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 23

18. Spara dina etiketter. Nu när de är redo att gå, klicka på Fil Meny, välj Spara som, Skriv sedan ett namn för din etiketter. När du är klar klickar du på Spara.

Del 3 av 3:

Skriva ut etiketterna

1. Öppna etikettdokumentet i Word. Om du har stängt orddokumentet som innehåller dina etiketter, öppna det genom att navigera till mappen där den sparas och dubbelklicka på filen.

Bild med titeln Skriv ut dubbelsidigt steg 20

2. Sätt i etikettpapperet i din skrivare. Stegen att göra detta beror på din skrivare och tillverkaren av dina etikettklistermärken.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 26

3. Klicka på Fil meny. Det är i det övre vänstra hörnet av ordet.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 27

4. Klick Skriva ut. Det är på vänster sida av skärmen. Detta öppnar datorns utskriftsdialogruta, och en förhandsvisning ska visas.

Om du använder MacOS kan du behöva markera rutan bredvid "Visa snabb förhandsgranskning" för att se förhandsvisningen.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 28

5. Välj din skrivare. Om skrivaren du använder är inte redan listad under "Skrivare", välj den i rullgardinsmenyn.

Bild med titeln Skapa adressetiketter från Excel på PC eller Mac Steg 29

6. Inaktivera dubbelsidig utskrift. Om utskrift från Word normalt utskrifter på båda sidor av sidan, måste du stänga av det för att skriva ut etiketterna.

Mac OS: Klicka på rullgardinsmenyn som säger "Kopior och sidor", välj sedan Layout. Välj Av Från den "tvåsidiga" -menyn.

Windows: Under "Inställningar", se till Skriv ut ensidig är vald.