Hur man skapar en professionell e-post signatur (med bilder)

Thistaaches du hur man skapar och implementera en professionell e-post signatur. Efter att ha skapat din signatur kan du lägga till den i din favorit e-posttjänst, som Gmail, Outlook, Yahoo och iCloud-post.

Steg

Del 1 av 5:

Skapa din signatur

1. Håll det kort. Som en allmän regel bör din e-post signatur inte överstiga fyra linjer - och det är inklusive bilder eller sociala medier. Som sådan är det viktigt att prioritera den information som går in i din signatur.

En anledning till denna riktlinje är att många människor svarar på e-post på mobiltelefoner, vilket gör långa signaturer som irriterar att bläddra igenom.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 2

2. Notera vad du vill ha i din signatur. Du behöver Tre saker i din signatur: Ditt namn, din företagsinformation (e.g., din jobbtitel) och ditt telefonnummer. Du kan dock också lägga till följande uppgifter om din signatur om du anser vara nödvändiga:

Företagets webbplats logo / länkar - Överväg att ge en hyperlänk till ditt företags hemsida under företagets namn eller logotyp.

Din webbplatsadress - Om du har en personlig webbplats (e.g., Om du är frilansare), kommer det att öka webbplatsens synlighet.

Sociala medier - Din signatur kan innehålla länkar till alla professionella sociala medier.

Arbetsexempel - Om du har produkt eller arbetsexempel på nätet, kommer att koppla till dem att göra dessa exempel lätt tillgängliga för potentiella kunder.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 3

3. Vet vad du ska lämna ut ur din signatur. Undvik att lägga följande saker i din signatur:

E-postadress - Att lägga till en e-postadress till din signatur är överflödig och tar upp värdefullt utrymme.

Personliga sociala medier - Personliga sociala medier, webbplatser, bloggar, och så vidare hör inte till en professionell signatur.

Skolinformation - Lämna saker som din alma mater, examen och utbildningsnivå ut ur professionella signaturer.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 4

4. Överväg att använda en bild av dig själv. Studier har visat att människor kommer ihåg bilder av andra människor bättre än någon annan typ av bild, så inklusive en headshot i din signatur kan öka dina chanser att få ett svar.

Tänk på att många moderna e-posttjänster blockerar bilder från okända avsändare.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 5

5. Använd olika färger i din signatur. Till exempel kan du använda mörk-svart för ditt namn och jobbtitel, ljusblå för din webbplatslänk och medelgrå för dina telefonnummer. Dessa färger kompletterar varandra utan att vara distraherande.

Undvik ljusa, livfulla färger eller färgkombinationer som kolliderar med varandra.

När du använder en primär färg, stödjer den med en varierande ton av samma färg för att göra det visuellt tilltalande och att lägga den i linje med den vita bakgrunden till din e-post.

Undvik att använda excentriska eller ovanliga färger, som guld, burgundy eller pastellgröna och gula. Dessa färger är visuellt krossning, och de har varit kända för att visas leriga eller svåra att läsa på vissa datorskärmar.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 6

6. Separata delar av din signatur med en vertikal linje. Till exempel kan du skriva "John Doe | WikiHow intern" hellre än "John Doe - WikiHow Intern".

Du kan använda en ljus färg (e.g., ljusblå) för den vertikala linjen och en mörk färg (e.g., mörkgrå eller svart) för själva texten för att få texten att stå ut.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 7

7. Placera dina kontaktuppgifter på samma rad. Till exempel, istället för att använda flera linjer för olika nummer, prova följande format:

Mobil: +1 (123) 456-7890 | Arbete: +1 (123) 456-7890 | Hem: +1 (123) 456-7890

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 8

8. Storlek din signatur på lämpligt sätt. Det finns många anledningar att hålla din signatur på den lilla sidan: upplösningen av den bild du använder kanske inte är öppen med vissa postklienter, är kvaliteten på en bild förlorad om den är krympt för att passa in i e-postkroppens storlek och stor bilder tar längre tid att ladda. Du vill ha en signaturstorlek som fungerar över e-postklienter.

Större signaturer kan också distrahera från e-postens innehåll.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 9

9. Skapa din signatur. Du kan skapa en signatur med någon rik textredigerare (E.g., Microsoft Word eller Google Docs) - Om du vill inkludera foton eller hyperlänkar till sociala medier måste du använda en signaturgenerator för e-post, som vanligtvis innebär att du anmäler dig till en gratis provning eller inköp av tjänsten. När din signatur har skapats kan du fortsätta att lägga till den i din önskade e-posttjänst.

Wisestamp och Newoldstamp är både anständiga signaturgeneratorer som erbjuder gratis försök.

De flesta e-posttjänster ger grundläggande signaturskapande sektioner, även om du inte kan lägga till bilder och sociala medier i de flesta av dem.

Del 2 av 5:

Lägga till en signatur till Gmail

1. Öppna din Gmail-inkorg. Gå till https: // gmail.com / I din webbläsare. Detta öppnar din inkorg om du redan är undertecknad i Gmail.

Om du inte är undertecknad i Gmail, ange din e-postadress och lösenord först.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 11

2. Klicka på Inställningar

. Det är den växelformade ikonen i det övre högra hörnet av inkorgen. En rullgardinsmeny visas.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 12

3. Klick inställningar. Detta är nära botten av rullgardinsmenyn. Om du gör det öppnas inställningssidan.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 13

4. Klicka på Allmän flik. Det är i den övre vänstra sidan av sidan.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 14

5. Bläddra ner till "Signatur" sektion. Du hittar detta nära mitten av den allmänna sidan.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 15

6. Kontrollera "Signatur" låda om den inte är markerad. Om "Ingen signatur" rutan är markerad, klicka på rutan under den för att aktivera din Gmail-signatur.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 16

7. Lägg till din signatur. Välj din signatur och tryck på Ctrl+C (Windows) eller ⌘ kommando+C (Mac), klicka sedan på "Signatur" textfält och tryck på Ctrl+V eller ⌘ kommando+V att klistra in i signaturen.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 17

8. Bläddra ner och klicka på Spara ändringar. Det är längst ner på sidan. Om du gör det sparar din signatur och returnerar dig till sidan Inkorgen.

Del 3 av 5:

Lägga till en signatur till Outlook

1. Öppna din Outlook-inkorg. Gå till https: // syn.com / I din webbläsare. Din inkorg öppnas om du redan är inloggad i Outlook.

Om du inte är inloggad anger du din e-postadress (eller telefonnummer) och lösenord för att logga in.
Om du vill, kan du också Skapa en signatur med skrivbordsklienten För Outlook.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 19

2. Klicka på inställningsutrustningen

. Det är i det övre högra hörnet av inkorgen. En rullgardinsmeny visas.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 20

3. Klick alternativ. Detta är längst ner i rullgardinsmenyn. Om du gör det öppnas inställningssidan.

Om du använder Beta-versionen av Outlook, bläddra ner och klicka på Visa fullständiga inställningar längst ner på rullgardinsmenyn.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 21

4. Bläddra ner och klicka på Epostsignatur. Det är i "Layout" Sektion av inställningarna på vänster sida av sidan.

Om "Layout" Rubrik har inte indragna alternativ under det, klicka på Layout för att visa sina alternativ.

Om du använder beta-versionen av Outlook klickar du på Post fliken på vänster sida av fönstret och klicka sedan på Personalisering flik.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 22

5. Lägg till din signatur. Välj din signatur och tryck på Ctrl+C (Windows) eller ⌘ kommando+C (Mac), klicka sedan på "Epostsignatur" textfält och tryck på Ctrl+V eller ⌘ kommando+V att klistra in i signaturen.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 23

6. Klick Spara. Det är en blå knapp på toppen av sidan. Om du gör det sparar din signatur och tillämpar den för framtida e-postmeddelanden.

Del 4 av 5:

Lägger till en signatur till Yahoo

1. Öppna Yahoo-webbplatsen. Gå till https: // yahoo.com / I din webbläsare.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 25

2. Klick Post. Det är i det övre högra hörnet av fönstret. Detta öppnar din inkorg om du är inloggad.

Om du inte är inloggad anger du din e-postadress och lösenord innan du fortsätter.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 26

3. Klick inställningar. Detta är i den övre högra sidan av inkorgen. En rullgardinsmeny visas.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 27

4. Klick Fler inställningar. Det är längst ner på rullgardinsmenyn.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 28

5. Klicka på Skriva e-post flik. Detta är på vänster sida av sidan.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 29

6. Aktivera en e-post signatur om det behövs. Om du inte ser ett textfält för e-post signatur klickar du på den vita omkopplaren till höger om din e-postadress som ligger under "Signatur" Rubrik för att aktivera e-post signaturer.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 30

7. Lägg till din signatur. Välj din signatur och tryck på Ctrl+C (Windows) eller ⌘ kommando+C (Mac), klicka sedan på "Skriva något" textfält och tryck på Ctrl+V eller ⌘ kommando+V att klistra in i signaturen.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 31

8. Klick Tillbaka till inkorg. Det är i den övre vänstra sidan av sidan. Detta sparar din signatur och återgår till inkorgen.

Del 5 av 5:

Lägga till en signatur till iCloud-post

1. Öppna iCloud-webbplatsen. Gå till https: // icloud.com / I din webbläsare. Detta öppnar iCloud Dashboard om du redan är inloggad.

Om du inte är inloggad anger du ditt Apple-ID och lösenord och klickar sedan på →.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 33

2. Klick Post. Denna kuvertformade ikon är i den övre vänstra sidan av instrumentbrädan.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur steg 34

3. Klicka på inställningsutrustningen

. Det är i nedre vänstra sidan av fönstret. En popup-meny visas.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 35

4. Klick Preferenser ... Detta är högst upp på popup-menyn. Gör så öppnar inställningsfönstret.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 36

5. Klicka på Komponera flik. Det är högst upp i inställningsfönstret.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 37

6. Kontrollera "Lägg till en signatur" låda. Om den här rutan inte redan är markerad, gör det möjligt för signaturer för dina iCloud-e-postmeddelanden.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 38

7. Lägg till din signatur. Välj din signatur och tryck på Ctrl+C (Windows) eller ⌘ kommando+C (Mac), välj sedan "Skicka från iCloud" Text och tryck Ctrl+V eller ⌘ kommando+V att ersätta den med signaturen.

iCloud-mail sparar inte det mesta av din textformatering (e.g., Storlek, färg, teckensnitt), så din signatur kanske inte är lika kraftfull på iCloud-mail som det är på andra e-postleverantörer.

Bild med titeln Skapa en professionell e-post signatur Steg 39

8. Klick Gjort. Det är i det nedre högra hörnet av fönstret. Detta kommer att spara din signatur.

Tips

Medan du kan lägga till e-post signaturer till de flesta mobila appversioner av e-postleverantörer, kan du inte använda samma anpassningsnivå som en stationär webbplats tillåter (e.g., bilder).

Varningar

Överbeläggning av din signatur kommer att avskräcka människor från att läsa igenom den.

Dela på det sociala nätverket: