Hur stänger du ett företags e-postmeddelande

Det kan tyckas svårt att märka av ett viktigt affärs-e-post. Det finns så många sätt att avsluta ditt meddelande! I slutändan är det dock att du stänger din e-post beroende på några olika faktorer. Dessa kan innehålla saker som hur bra du känner den person du skriver till, syftet med e-postmeddelandet, och om din e-post är en del av en kedja. Med dessa faktorer i åtanke, en lämplig slutsats. Välj sedan rätt inloggning och bestämma vad du ska sätta i din signatur.

Steg

Del 1 av 3:
Skriva dina avslutande kommentarer
  1. Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 1
1. Påminna mottagaren av syftet med din email. Det finns många anledningar att skriva ett mail i en företagsinställning. Pinointing det primära syftet med e-postmeddelandet hjälper dig att bestämma det bästa sättet att sätta upp det.
  • Till exempel, om du gör en förfrågan, sluta med något som "tack för din tid," eller "tack för din övervägande."
  • Om du svarar på en begäran om information eller hjälp kan du sluta med "Jag hoppas det hjälper!"Eller" låt mig veta om det finns något annat sätt som jag kan vara till hjälp."
  • Om du sätter upp ett ansikte mot ansikte möte, kan du sluta med något, "se dig nästa vecka!"
  • Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 2
    2. Använd en lämplig ton för din publik. Tänk på hur bra du känner den person du skriver till, vilken typ av relation du har med dem, och vad du försöker åstadkomma. Ett e-postmeddelande till en övre nivåhanterare eller en viktig ny kund bör förmodligen vara mer formell än ett mail till en välkänd medarbetare.
  • Om du till exempel skapar ett möte med en klient kan ett bra slutdeklaration vara något som, "ser jag fram emot vårt möte den 24: e. Om du har några frågor, vänligen kontakta mig på 555-555-5555."
  • Å andra sidan, om du ordnar ett vänligt möte med en kollega du vet väl, det kan vara helt bra att sluta med något som, "låter bra! Vi ses imorgon! :) "
  • Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 3
    3. Inkludera inte ett slutdeklaration om din e-post är en del av en kedja. Om det här är ditt första e-post om ämnet till hands, eller om det är ett särskilt viktigt e-post, så är det förmodligen en bra idé att inkludera ett stängning tack eller "ring till handling."Brevity är dock viktigt i affärsmeddelanden. Om din e-post är en del av en lång kedja, kanske du inte behöver inkludera något utöver den viktigaste informationen.
  • Till exempel, om du förpackar en lång konversation via e-post med din chef om ett uppdrag, kanske du inte behöver säga mycket mer än, "OK. Jag kommer att få det gjort före slutet av dagen på fredag. -M."
    • Del 2 av 3:
    Välja en inloggning
    1. Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 4
    1. Välj ett lysning som matchar tonen i din e-post. Om din e-post är formell, logga av med något som "vänliga hälsningar" eller (för en ännu mer formell touch) "med vänliga hälsningar."För mindre formella e-postmeddelanden kan du vara bra med att använda något som" ta hand om "eller" skål."
    • Om du har haft tidigare e-postmeddelanden från den person du skriver till, kan du titta på deras inloggning och matcha din ton till deras. Till exempel, om de tenderar att skriva med något som "varma hälsningar", ska du logga ut med en liknande formalitet.
  • Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 5
    2. Använd en inloggning som passar ditt syfte. Som stängningsdomen kan en inloggning också återspegla syftet med din email. Till exempel, om du gör en enkel förfrågan eller kortfattat uttrycklig tacksamhet för något, kan du använda ett lysning som "Tack så mycket" eller "tack så mycket", följt av din signatur.
  • Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 6
    3. Undvik alltför tillgivna. Om du inte känner till den person du skriver till mycket bra, undvik alltför slangigt, informellt eller tillgivet. I allmänhet bör saker som "kärlek", "xoxo" eller "kramar" inte användas i affärsmeddelanden.
  • Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 7
    4. Hoppa över inloggningen i korta eller kedje e-postmeddelanden. Om din e-post är en del av en lång kedja, eller om du försöker kommunicera något mycket kort och snabbt till en medarbetare, kanske det inte är nödvändigt att inkludera en inloggning alls.
  • Om du inte känner dig bekväm, hoppa över inloggningen helt och hållet, en enkel inloggning som-Bernice eller -B. bör vara bra för korta, informella e-postmeddelanden.
    • Del 3 av 3:
    Underteckna din email
    1. Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 8
    1. Inkludera din grundläggande identifierande information. Hur mycket information du inkluderar i din signatur beror på hur bra du känner till din korrespondent, och hur ofta du har kommunicerat med dem.
    • En första gången e-post bör antagligen innehålla åtminstone ditt fulla namn, jobbtitel, arbetsplats och telefonnummer.
    • När du kommunicerar med en medarbetare eller någon du mailar ofta är det förmodligen tillräckligt att skriva med ditt förnamn eller början.
  • Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 9
    2. Håll din signatur kort. I allmänhet är det bäst att inte klara upp ett företags e-postmeddelande med mycket extra text och bilder. Undvik att lägga till något onödigt för din e-post signatur, som citat, prickig grafik eller många länkar.
  • Bild med titeln Stäng ett företag E-post Steg 10
    3
    Ställ in en automatisk signatur. Om du inte känner för att skriva ut din jobbtitel och kontaktinformation varje gång du skickar ett viktigt e-postmeddelande kan du önska att skapa en signatur som din e-postklient automatiskt kan lägga till dina meddelanden.
  • Vissa program, som Syn, Låt dig skapa flera signaturer, så du kan välja den som är mest lämplig för ett visst e-postmeddelande.

    • Tips

    Din signatur ska se ut så här:
    • vänliga hälsningar,
    • Jane Doe, Market Analyst
    • Megacorp
    • 214-444-1234
  • Det är väldigt enkelt i de flesta e-postklienter som Outlook, etc. För att konfigurera en signatur som bifogas varje e-post automatiskt.

    • Varningar

    Har en annan person dubbelkontrollera ditt arbete om möjligt.Det finns ingen ersättning för korrekt korrekturläsning.
  • Redigera och korrekturläsa alla bokstäver innan de skickas - det vill säga läs igenom för korrekt grammatik och stavning och ta bort typografiska fel.Ändra tvetydigt språk, e.g., Ord och fraser som är oklara, eller som har en dubbel betydelse.
  • Att använda en stavningskontroll är inte ofelbar eftersom programvaran ofta kommer att infoga ett ordentligt stavat ord men inte korrekt ord för sammanhanget.Har "bankrulle" ändrad till "blankrulle" ändrar verkligen meningen med meningen.Du måste också lita på din egen kunskap om grammatikens subtiliteter, eftersom programvarans förslag inte alltid är rätt.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande