Hur man skapar ett flödesschema (med bilder)

Flödesschema är ett bra verktyg för att bryta ner svårt att förstå processer till tillgängliga koncept. Att skapa ett framgångsrikt flödesschema kräver att du förenklar informationen och presenterar den i ett tydligt, kortfattat format. För att skapa ett flödesschema i Excel måste du skapa ett rutnät, ställ in och ansluta formerna från formulärmenyn och lägg till lämplig text. På samma sätt, för att skapa ett flödesschema i Word, måste du infoga en duk, aktivera ett rutnät och skapa och ansluta former från formmenyn innan du lägger till text.

Steg

Metod 1 av 3:

Designa konceptet

1. Skriv ut dina kärnkoncept. Nyckeln till ett framgångsrikt flödesschema är dess läsbarhet. Se till att dina kärnkoncept helt enkelt anges, och att progressionen från koncept till koncept förklaras i enkla steg.

Se till att du har en distinkt slutpunkt för ditt planerat diagram. Detta hjälper till att göra det lättare att läsa.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 2

2. Bestäm mellan ett standard- eller swimlanformat. Ett standardflödesschema bryter ner en process med sina nyckelkoncept och krävs. Om du har flera grupper som är involverade i processen som skisseras av FlowChart, kan ett Swimlane-format hjälpa till att visa vem som behöver göra vad. Varje flödesschema är placerat i "Lane" för den grupp som ansvarar för att slutföra uppgiften (marknadsföring, försäljning, HR, etc.).

Swimlanes formateras typiskt horisontellt eller vertikalt. Utgångspunkten är det övre vänstra hörnet av diagrammet.

Swimlanes kan vara svåra att designa om du har flera begrepp som måste resa fram och tillbaka mellan avdelningar. Detta kommer att leda till muddledda diagram.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 3

3. Layout ditt flödesschema. Innan du börjar utforma ditt flödesschema genom programvara, dra ut det på ett reppapper. Placera ditt startkoncept längst upp och expandera diagrammet nedanför det.

De flesta flödesschema är verksamma på en grundläggande binär princip. Vid punkter i processen där variationer uppstår presenteras läsaren med en ja eller ingen fråga. Svaret kommer att styra läsaren till det lämpliga konceptet.

Använd olika former för att representera olika typer av begrepp eller beslut. Att lägga till visuella signaler hjälper till med läsbarhet och förståelse.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 4

4. Separata komplexa processer. Om områden av ditt flödesschema blir för täta, separera subprocessen i ett nytt flödesschema. Lägg till en låda som en referens till subprocessen i det ursprungliga flödesschematen och har läsaren tillbaka till den när de går igenom den expanderade sektionen.

Metod 2 av 3:

Skapa ett flödesschema i Excel

1. Skapa ett rutnät. Excel-kalkylblad är formaterade som standard för att ha celler som är bredare än de är långa. För att skapa ett enhetligt flödesschema, vill du ställa in cellstorlekarna för att vara fyrkantiga. För att göra detta klickar du på knappen Välj alla celler i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet.

Högerklicka på någon kolumnrubrik och välj kolumnbredd från menyn. Ange 2.14 in i fältet och tryck på Enter. Detta kommer att förändra alla cellerna i perfekta rutor.
Slå på snäpp till rutnätet från justeringsmenyn i fliken Layout eller sidlayout. Detta kommer att göra några skapade objekt justerar deras storlek för att matcha rutnätet, vilket hjälper dig att skapa enhetliga former.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 6

2. Ställ in dina marginaler. Om du planerar att exportera kalkylbladet till Word eller ett annat program, vill du se till att marginalerna är uppe. Använd marginalerna i fliken Sidlayout eller layout för att justera marginalerna för att matcha den programvara du exporterar till.

Du kan justera dokumentets orientering (porträtt eller landskap) med hjälp av orienteringsmenyn i fliken Layout. Flödesschema som går från vänster till höger bör formateras för landskap.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 7

3. Skapa former. Klicka på fliken Infoga och välj menyn Former. Välj den form du vill skapa och dra sedan storleken på rutan med musen. När du har skapat en form kan du ändra färg- och konturstilen med hjälp av verktygen i fliken Format som öppnas.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 8

4. Lägg till text. För att lägga till text i former, klicka på mitten av formen och börja skriva. Du kan justera teckensnittet och stilen i fliken Hem. Håll din text kort och till den punkten, och se till att det är lättläst.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 9

5. Anslut formerna. Öppna formulärmenyn från fliken Infoga. Välj den radstil som de flesta passar dina behov. Håll musen över den första formen. Du kommer att se små röda lådor visas på dess kanter som visar var linjer kan anslutas.

Starta linjen i den röda rutan och dra den till den andra formen.

Röda lådor kommer att visas på den andra formen. Placera änden på linjen på en av dessa lådor.

Formerna är nu anslutna. Om du flyttar en, kommer linjen att hålla kontakten och justera vinkeln på lämpligt sätt.

Lägg till kommentarer till anslutningslinjer genom att infoga en textruta, tillgänglig från fliken Infoga.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 10

6. Ladda ner en mall. I stället för att skapa ett flödesschema från början finns det en mängd excel mallar och guider tillgängliga både gratis eller för köp på nätet. Många av dessa tar det mesta av arbetet ut ur att skapa ett flödesschema.

Metod 3 av 3:

Skapa ett flödesschema i Word

1. Sätt in en duk. Det enklaste sättet att skapa aflowchart i Word är att först skapa en duk. En duk ger mer frihet att arbeta med former, och möjliggör vissa funktioner som inte är tillgängliga, till exempel anslutningslinjer.

Klicka på fliken Infoga. Välj menyn Former och klicka sedan på Ny ritning av duk i botten av menyn. En prickad skiss av duken kommer att visas i ditt dokument. Du kan justera storleken på duken genom att manipulera hörnen.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 12

2. Aktivera gallret. Att använda ett rutnät gör att du kan skapa enhetliga former. För att aktivera det, klicka på duken för att göra den aktiv. På fliken Format klickar du på Justering och väljer sedan Gridinställningar. Markera rutorna för visning av gridliner och snapping objekt.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 13

3. Skapa former. Med den aktiva duken, välj fliken Infoga och klicka på menyn Former. Välj den form du vill lägga till. Använd musen för att rita formen till den storlek du vill ha. När du har skapat en form kan du ändra färg- och konturstilen med hjälp av verktygen i fliken Format som öppnas.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 14

4. Lägg till text. För att lägga till text i en form i Word 2007, högerklicka på den och välj Lägg till text från menyn. För Word 2010/2013, klicka bara på formen och börja skriva. Du kan justera teckensnittet och stilen från fliken Hem.

Bild med titeln Skapa ett flödesschema steg 15

5. Anslut formerna. Öppna formulärmenyn från fliken Infoga. Välj den radstil som de flesta passar dina behov. Håll musen över den första formen. Du kommer att se små rutor visas på dess kanter som visar var linjer kan anslutas.

Starta linjen i rutan och dra den till den andra formen.

Små lådor kommer att visas på kanterna av den andra formen. Placera änden på linjen på en av dessa lådor.

Formerna är nu anslutna. Om du flyttar en, kommer linjen att hålla kontakten och justera vinkeln på lämpligt sätt.

Lägg till kommentarer till anslutningslinjer genom att infoga en textruta, tillgänglig från fliken Infoga.