Hur man skapar pivottabeller i Excel (med bilder)

VIDEO

Pivottabeller är interaktiva tabeller som tillåter användaren att gruppera och sammanfatta stora mängder data i ett kortfattat tabellformat för enklare rapportering och analys. De kan sortera, räkna och totalt data och är tillgängliga i olika kalkylarkprogram. Excel gör att du enkelt kan skapa pivottabeller genom att dra och släppa din relevanta information i lämpliga rutor. Du kan sedan filtrera och sortera dina data för att hitta mönster och trender.

Steg

Del 1 av 3:

Bygga pivotbordet

1. Ladda kalkylbladet du vill skapa pivottabellen från. Ett pivottabell gör att du kan skapa visuella rapporter om data från ett kalkylblad. Du kan utföra beräkningar utan att behöva mata in några formler eller kopiera några celler. Du behöver ett kalkylblad med flera poster för att skapa ett pivotbord.

Du kan också skapa ett svängbord i Excel med en extern datakälla, till exempel åtkomst. Du kan infoga pivotbordet i ett nytt Excel-kalkylblad.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 2

2. Se till att dina data uppfyller behoven hos ett pivotbord. Ett pivotbord är inte alltid det svar du letar efter. För att dra nytta av pivottabellfunktionerna ska ditt kalkylblad uppfylla några grundläggande kriterier:

Ditt kalkylblad ska innehålla minst en kolumn med dubbla värden. Detta innebär i princip att minst en kolumn ska ha upprepande data. I exemplet diskuterat i nästa avsnitt, "Produkttyp" Kolumn har två poster: "Tabell" eller "Stol".

Det bör innehålla numerisk information. Detta kommer att jämföras och uppgå i tabellen. I exemplet i nästa avsnitt, "Försäljning" kolumnen har numeriska data.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 3

3. Starta guiden Pivot bord. Klicka på "Föra in" flik på toppen av Excel-fönstret. Klicka på "Pivotist" knappen på vänster sida av insatsbandet.

Om du använder Excel 2003 eller tidigare klickar du på Data Meny och välj PivotTable och PivotChart Report...

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 4

4. Välj de data du vill använda. Som standard väljer Excel alla data på ditt aktiva kalkylblad. Du kan klicka och dra för att välja en viss del av kalkylbladet, eller du kan skriva cellområdet i manuellt.

Om du använder en extern källa för dina data, klicka på "Använd en extern datakälla" Alternativ och klicka på Välj anslutning.... Bläddra efter databasanslutningen som sparats på din dator.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 5

5. Välj platsen för ditt pivottabell. När du har valt ditt sortiment väljer du ditt platsalternativ från samma fönster. Som standard lägger Excel tabellen på ett nytt kalkylblad, så att du kan byta fram och tillbaka genom att klicka på flikarna längst ner i fönstret. Du kan också välja att placera pivotbordet på samma ark som data, vilket gör att du kan välja den cell du vill att den ska placeras.

När du är nöjd med dina val, klicka på OK. Ditt svängbord placeras och gränssnittet kommer att ändras.

Del 2 av 3:

Konfigurera pivotbordet

1. Lägg till ett radfält. När du skapar ett pivotbord sorterar du i huvudsak dina data med rader och kolumner. Vad du lägger till var bestämmer bordets struktur. Dra ett fält från fältlistan till höger in på radfältet i pivottabellen för att infoga informationen.

Till exempel säljer ditt företag två produkter: tabeller och stolar. Du har ett kalkylblad med numret (försäljning) för varje produkt (produkttyp) som säljs i dina fem butiker (butik). Du vill se hur mycket av varje produkt som säljs i varje butik.
Dra butiksfältet från fältlistan i avsnittet Row Fields på Pivot-tabellen. Din lista över butiker kommer att visas, var och en som sin egen rad.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 7

2. Lägg till ett kolumnfält. Liksom raderna tillåter kolumnerna dig att sortera och visa dina data. I ovanstående exempel sattes butiksfältet i sektionen Row Fields. För att se hur mycket av varje typ av produkt såldes drar du fältet Produkttyp till kolumnfälten.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 8

3. Lägg till ett värdefält. Nu när du har organisationen, kan du lägga till de data som ska visas i tabellen. Klicka och dra i fältet Försäljningsfält till värdefält i Pivot-tabellen. Du kommer att se ditt bord visa försäljningsinformationen för båda dina produkter i var och en av dina butiker, med en total kolumn till höger.

För alla ovanstående steg kan du dra fälten i motsvarande rutor under fältlistan på höger sida av fönstret istället för att dra dem på bordet.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 09

4. Lägg till flera fält i en sektion. Pivottabeller gör att du kan lägga till flera fält till varje avsnitt, vilket möjliggör mer minutkontroll över hur data visas. Med hjälp av ovanstående exempel, säg att du gör flera typer av bord och flera typer av stolar. Ditt kalkylblad är registrerar om objektet är ett bord eller en stol (produkttyp), men också den exakta modellen på bordet eller stolen som säljs (modell).

Dra modellfältet på sektionen kolumnfält. Kolumnerna kommer nu att visa uppdelningen av försäljningen per modell och övergripande typ. Du kan ändra den ordning som dessa etiketter visas genom att klicka på pilknappen bredvid fältet i rutorna i det nedre högra hörnet av fönstret. Välj "Flytta upp" eller "Flytta ner" För att ändra ordern.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 10

5. Ändra hur data visas. Du kan ändra hur värdena visas genom att klicka på pilikonen bredvid ett värde i rutan Värden. Välj "Värdefältinställningar" För att ändra hur värdena beräknas. Du kan till exempel visa värdet i procent i stället för totalt, eller genomsnittliga värdena istället för att summera dem.

Du kan lägga till samma fält i värdeslådan flera gånger för att dra nytta av detta. I det ovanstående exemplet visas försäljningen totalt för varje butik. Genom att lägga till försäljningsfältet igen kan du ändra värdeinställningarna för att visa den andra försäljningen i procent av den totala försäljningen.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 11

6. Lär dig några av de sätt som värden kan manipuleras. Vid ändring av hur värdena beräknas har du flera alternativ att välja mellan beroende på dina behov.

Summa - det här är standard för värdefält. Excel kommer att totalt alla värden i det valda fältet.

Räkna - det här räknar antalet celler som innehåller data i det valda fältet.

Genomsnittet - det här tar genomsnittet av alla värden i det valda fältet.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 12

7. Lägg till ett filter. De "Rapportera filter" Området innehåller de fält som gör det möjligt för dig att skriva igenom de data-sammanfattningar som visas i pivottabellen genom att filtrera ut uppsättningar av data. De fungerar som filter för rapporten. Om du till exempel ställer du in ditt butiksfält som filteret istället för en radikett kan du välja varje butik för att se enskilda försäljningsuppgifter eller se flera butiker samtidigt.

Del 3 av 3:

Använda pivotbordet

1. Sortera och filtrera dina resultat. En av de viktigaste funktionerna i pivottabellen är möjligheten att sortera resultat och se dynamiska rapporter. Varje etikett kan sorteras och filtreras genom att klicka på nedåtpilknappen bredvid etiketthuvudet. Du kan sedan sortera listan eller filtrera den för att bara visa specifika poster.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel steg 14

2. Uppdatera ditt kalkylblad. Din Pivot-tabell uppdateras automatiskt när du ändrar BASE-kalkylbladet. Det här kan vara bra för att övervaka dina kalkylblad och spårningsändringar. .

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel steg 15

3. Ändra ditt svängbord runt. Pivottabeller gör det extremt lätt att ändra plats och ordning av fält. Försök dra olika fält till olika platser för att komma med ett svängbord som uppfyller dina exakta behov.

Det är här pivotbordet får sitt namn. Att flytta data till olika platser är känt som "pivot" När du ändrar riktningen som data visas.

Bild med titeln Skapa pivottabeller i Excel Steg 16

4. Skapa ett Pivot-diagram. Du kan använda ett pivotdiagram för att visa dynamiska visuella rapporter. Ditt svängburk kan vara Skapat direkt från ditt färdiga pivottabell, gör diagrammets skapande process en snap.

WikiHow Video: Hur man skapar pivottabeller i Excel

Kolla på

Tips

Om du använder kommandot Importera data från Data-menyn har du fler alternativ om hur du importerar data som sträcker sig från kontorsdatabasanslutningar, Excel-filer, åtkomstdatabaser, textfiler, ODBC DSN, webbsidor, OLAP och XML / XSL. Du kan sedan använda dina data som du skulle ha en Excel-lista.

Om du använder en autofilter (under "Data", "Filtrera"), inaktivera detta när du skapar pivotbordet.Det är okej att aktivera det efter att du har skapat pivotbordet.