Hur man komponerar ett företags e-post till någon du inte vet

När du arbetar i affärer kan du ofta behöva komponera ett mail till någon du inte vet. Medan det är lite besvärligt, det är en del av professionellt liv. Det finns vissa regler för etikett du behöver följa när du skickar en professionell e-post till en främling.

Steg

Del 1 av 3:

Börjar e-postmeddelandet

1. Gör din forskning. Det finns en mängd information som du behöver veta innan du komponerar ett mail till en främling. Innan du börjar skriva, ta en titt på webbplatsen för det företag där mottagaren fungerar.

Om du inte känner till mottagarens e-postadress, kan det hittas genom att skanna företagets hemsida. Om ingen e-post är listad, var försiktig med att kontakta personen via e-post. Du kanske vill välja ett fysiskt brev istället.
Om du planerade att fråga några frågor i e-postmeddelandet, kontrollera om webbplatsen adresserar dessa frågor. Du vill inte ge intrycket att du är lat och tog inte tid att läsa en webbplats noggrant.
Se till att du kontaktar rätt person. Många börjar med e-post med något liknande, "Jag är inte säker på om du är rätt person att fråga, men..." Detta anses vara oprofessionellt och respektlöst mot mottagarens tid. Om du inte vet vem du ska kontakta, håll av på e-postmeddelandet tills du kan räkna ut den informationen.

Bild med titeln komponera ett företags e-post till någon du inte vet Steg 2

2. Skriv en beskrivande ämnesrad. Din ämnesrad bör förmedla dina exakta skäl för att skicka e-postmeddelandet. Ofta ignoreras e-post från främlingar eller förbises. En fast ämnesrad minskar chansen att din e-post kommer att överföras.

Använd några ord för att säga vad e-postmeddelandet är angående. Använd så många detaljer som möjligt att inkludera i 4 eller 5 ord. Till exempel, "Möte vid 10 a.m. Om nya datorer" är bättre än "Möte i morse."

Vaga ämneslinjer, som "Hej" och "Hej", läses ibland oavsiktligt som spam och omdirigeras till mottagarens spam-mapp.

Använd ett professionellt e-postmeddelande, eftersom ditt e-postmeddelande visas tillsammans med ämnesraden. Använd ett e-postmeddelande som använder ditt fullständiga namn i stället för en som använder en persona eller en vag fras.

Använd aldrig alla kepsar i en e-postlinje, även om e-postmeddelandet är brådskande. Detta kommer av som ropande, vilket kan tolkas som fientlighet.

Bild med titeln komponera ett företags e-post till någon du inte vet Steg 3

3. Bestäm hur du adresserar mottagaren. Detta kan vara knepigt om du mailar en främling, eftersom du kanske inte känner till deras föredragna namn. Det finns dock några etikettriktlinjer, men det kan hjälpa dig att undvika felaktigheter.

Om du inte känner till personens namn, undviker alltför formella fraser som, "Till den som detta berör" eller "Kära Mister / Miss." Gå inte för avslappnad heller. "Hej" är alldeles för oprofessionellt för ett företags email. Du kan vara bättre avbörja e-postmeddelandet med en enkel, "Hej."

Om du känner till personens namn, var noga med att stava det korrekt. Kontrollera stavningen några gånger, eftersom det är lätt att glida upp om du aldrig mailat personen innan.

Använda sig av "herr." och "Fröken." följt av personens efternamn bara. Till exempel, om du mailar Jane Hart startar du ditt mail med "Kära fröken. Hjort" hellre än "Kära fröken. Jane Hart."

Gör aldrig antaganden om en kvinnas civilstånd. Om du känner till hennes civilstånd är det fortfarande bäst att undvika att uppmärksamma det i ett mail som det är irrelevant för näringslivet. Hålla fast vid "Fröken" och använd aldrig "Fröken" eller "Fru." Om inte mottagaren använder dessa hälsningar sig själv.

Om någon har doktorand, är det lämpligt att använda "Droppe" När du adresserar dem.

Bild med titeln komponera ett företags e-post till någon du inte vet Steg 4

4. Identifiera dig själv och det företag du representerar. Kom ihåg, när du skickar ett företags e-post, representerar du din anställningsort. I din första mening, identifiera dig själv och ditt företag. Till exempel kan ett e-postmeddelande börja, "Kära fröken. Hart, jag heter John Dawson och jag jobbar i marknadsföring på Wilson Technologies."

Del 2 av 3:

Skriva e-postmeddelandet

1. Håll det kort och till den punkten. Genom att komma till punkten och tydligt identifiera ditt syfte presenterar du en professionell bild som kommer att tas seriöst av läsaren. Detta ökar också sannolikheten. Din e-post kommer att läsas och svaras omedelbart, eftersom människor släckte att hantera alltför ordliga svar.

Efter att ha identifierat dig själv och ditt företag, bör din nästa mening förklara mailets syfte. Det är bäst att ange ditt ärende inom två meningar.
Var positiv. Även om du skriver för att ta itu med ett klagomål eller oro, vara artig och respektfull under hela e-postmeddelandet. Gör inte dåliga munschefer, andra företag eller anställda eftersom detta återspeglar dåligt på dig.
Medan i omslagsbrev är det standard att inkludera någon grundläggande bakgrundsinformation om dig själv om du mailar på uppdrag av ett företag lämnar den informationen ut. Ange bara ditt namn och din position i företaget innan du går vidare till e-postens syfte.

Bild med titeln komponera ett företags e-post till någon du inte vet Steg 6

2. Använd enkel, direkt prosa. Ett företags e-postmeddelande ska vara så lätt att läsa som möjligt. Det betyder att du använder klart språk som är lätt att förstå.

Välj den aktiva rösten över den passiva rösten. Till exempel, säg inte, "Ett memo skickades till dig av min chef, James Peterson." Istället säga, "Min chef, James Peterson, skickade dig ett memo."

Undvik jargong och tekniska termer, även om sådana villkor används tungt i ditt företag. Välj enkla engelska och vanliga fraser.

Använd korta meningar. Eliminera konjunktioner när det är möjligt och bryta upp långa meningar.Till exempel, "Vi hörde inte tillbaka från dig när det gäller memo och ville följa upp för att du förstod informationen." Detta skulle vara bättre uttalat som, "Vi hörde inte tillbaka från dig när det gäller memo. Vi ville följa för att du förstod informationen."

Använd rätt grammatik, stavning och skiljetecken. Stavningskontroll och korrekturläsa alla e-postmeddelanden innan du trycker på sändningsknappen.

Bild med titeln Komponera ett företags e-post till någon du inte vet Steg 7

3. Vet vad du ska undvika att skicka. Det finns vissa regler för etikett med avseende på vad som ska överföras via e-post. Förstå vad du ska undvika att skicka innan du kontaktar någon.

Bilagor är okej om du mailar om information som var specifikt begärt, men skickar inte bilagor till främlingar utan att fråga.

Undvik alltför stora tillbehör och filer. I händelse av att du skickar sådan information, skicka ett mail i förväg som ger mottagaren ett huvud är upp.

Använd inte en alltför lång signatur. Helst bör din signatur endast innehålla ditt namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Om du vill, är det också lämpligt att inkludera din jobbtitel.

Inkludera inte grafik eller bakgrunder. De tenderar att täppa till e-minne och komma av som oprofessionellt i en företagsinställning.

Del 3 av 3:

Avsluta e-postmeddelandet

1. Ge mottagaranvisningarna om hur man svarar. Mot slutet av e-postmeddelandet, ge instruktioner om hur mottagaren kan följa upp.

Ange artigt en tidsram där du vill höra tillbaka. Till exempel, "Om du kunde komma tillbaka till mig i slutet av dagen imorgon, skulle jag verkligen uppskatta det."
Inkludera alla kontaktuppgifter efter behov. Du kan helt enkelt säga, "Detta är det bästa e-postmeddelandet för att nå mig på" eller begära ett telefonsamtal och inkludera ditt nummer.
Var specifik om vad du vill ha från mottagaren. Säg inte bara, "Jag hoppas höra från dig snart." I stället säg, "Jag hoppas att höra från dig snart så att vi kan diskutera logistiken över övergång till ett nytt datorsystem."

Bild med titeln komponera ett företags e-post till någon du inte vet Steg 9

2. Använd en lämplig skicka av. Innan ditt namn kommer det att finnas någon form av ett adjö. Välj ett företag som är lämpligt skicka av för din email.

Använd inte bara en bindestreck och inkludera sedan ditt namn. Detta kommer av som alltför informellt, liksom tecken som skriver ut som "Vi ses" och "Ta det lugnt." Emoticons, som smiley ansikten, är bäst undvikna.

I ett företags email, något som "Bäst" eller "Med vänliga hälsningar" är lämpligt som det är vänligt utan att offra professionalism. "vänliga hälsningar" är ett annat bra alternativ, men kan komma ut som stuffy.

"Tack" och "Tack" är också lämpliga, men bör undvikas om du inte ber mottagaren att utföra en viss uppgift eller plikt.

Bild med titeln komponera ett företags e-post till någon du inte vet steg 10

3. Uppföljning. Näringslivet är upptagen. Om du inte hörs tillbaka från mottagaren i en lämplig tidsram är det lämpligt att Skicka ett uppföljnings E-post.

Om någon inte svarar, var det troligt inte avsiktligt. E-postmeddelanden får backas upp och ofta, även om du följer korrekt protokoll, hamnar sakerna av misstag i ett spamfilter.

En uppföljnings-e-post ska vara ett direkt svar på ett e-postmeddelande som du redan har skickat. Vara artig, börja med något som, "Jag vet att du är nog väldigt upptagen, men jag ville bara se till att du fick min e-postadress." Välj sedan kortfattat det ursprungliga meddelandet.