Hur man konverterar ord till excel

Om du behöver flytta en lista eller en tabell med data från Word till Excel behöver du inte kopiera och klistra in varje enskild information i sin egen cell i kalkylbladet. Genom att korrekt formatera ditt Word-dokument först kan du enkelt importera hela dokumentet till Excel med bara några klick.

Steg

Metod 1 av 2:
Konvertera en lista
  1. Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 1
1. Förstå hur dokumentet kommer att omvandlas. När du importerar ett dokument till Excel, kommer vissa tecken att användas för att bestämma vilka data som går in i varje cell i Excel-kalkylbladet. Genom att utföra några formateringssteg innan du importerar kan du styra hur det slutliga kalkylbladet visas och minimerar mängden manuell formatering du måste utföra. Detta är särskilt användbart om du importerar en stor lista från ett Word-dokument till Excel.
  • Den här metoden fungerar bäst när du har en lista med flera poster, var och en formaterade samma (lista över adresser, telefonnummer, e-postadresser, etc.).
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 2
    2. Skanna dokumentet för eventuella formateringsfel. Innan du börjar omvandlingsprocessen, vill du se till att varje post är formaterad på samma sätt. Detta innebär att man fixerar eventuella skiljetecken eller omorganiserar eventuella poster som inte matchar resten. Detta kommer att se till att dataöverföringar ordentligt.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 3
    3. Visa formateringstecknarna i ditt Word-dokument. Visar de normalt dolda formateringstecknarna hjälper dig att bestämma det bästa sättet att dela upp posterna. Du kan visa dem genom att klicka på "Visa / dölja stycke Märken" knappen på fliken Hem eller genom att trycka på Ctrl+ ⇧ Skift+*
  • De flesta listor kommer antingen att ha ett styckemärke i slutet av varje rad, eller en i slutet av raden och en i den tomma linjen mellan poster. Du kommer att använda märkena för att infoga de tecken som används av Excel för att skilja mellan celler.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 4
    4. Byt styckemarkerna mellan varje post för att bli av med extra utrymme. Excel kommer att använda mellanslag mellan poster för att bestämma raderna, men du måste bli av med det för att hjälpa till att hjälpa formateringsprocessen. Oroa dig inte, du lägger till den tillbaka i lite. Detta fungerar bäst när du har ett styckemärke i slutet av en post och en i utrymmet mellan poster (två i rad).
  • Tryck Ctrl+H För att öppna fönstret Sök och Ersätt.
  • Typ ^ p ^ p in i fältet Sök. Detta är koden för två stycke markeringar i rad. Om varje post är en enda rad och det finns inga tomma linjer mellan dem, använd en singel ^ p istället.
  • Ange ett avgränsande tecken i Bytefältet. Se till att det inte är ett tecken som visas någonstans i dokumentet, till exempel ~.
  • Klicka på Ersätt alla. Du märker att posterna kan kombinera sig, men det är inte en oro just nu så länge som den avgränsande karaktären är på rätt ställe (mellan varje post)
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 5
    5. Separera varje igång i separata fält. Nu när dina poster är separerade så att de visas i efterföljande rader, vill du definiera vilka data som visas i varje fält. Till exempel, om varje post är ett namn på den första raden, en gatuadress på den andra raden och en stat och postnummer på den tredje raden, kan du
  • Tryck Ctrl+H För att öppna fönstret Sök och Ersätt.
  • Ta bort en av ^ p Markerar i fältet Sök.
  • Ändra tecknet i Bytefältet till ett kommatecken ,.
  • Klicka på Ersätt alla. Detta kommer att ersätta de återstående stycke symbolerna med kommatecken, som kommer att skilja varje rad i ett fält.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 6
    6. Byt utgränsande tecken för att avsluta formateringsprocessen. När du har gjort de två hittade och ersättade stegen ovan kommer din lista inte att se ut som en lista längre. Allt kommer att vara på samma linje, med kommatecken mellan varje data. Detta slutliga resultat-och-ersättningssteg kommer att returnera dina data till en lista samtidigt som kommatecken som definierar fälten.
  • Tryck Ctrl+H För att öppna fönstret Sök och Ersätt.
  • Stiga på ~ (eller vilken karaktär du valde ursprungligen) i Find-fältet.
  • Stiga på ^ p in i ersättningsfältet.
  • Klicka på Ersätt alla. Detta kommer att bryta dina poster tillbaka till enskilda grupperingar separerade av kommatecken.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 7
    7. Spara filen som en vanlig textfil. Nu när din formatering är klar kan du spara dokumentet som en textfil. Detta tillåter Excel att läsa och analysera dina data så att den går i rätt fält.
  • Klicka på fliken Fil och välj "Spara som".
  • Klicka på "Spara som typ" rullgardinsmenyn och välj "Oformatterad text".
  • Namn filen som du föredrar och klicka på Spara.
  • Om fönstret File Conversion visas, klicka bara på OK.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 8
    8. Öppna filen i Excel. Nu när du har sparat filen i vanlig text kan du öppna den i Excel.
  • Klicka på fliken Fil och välj Öppna.
  • Klicka på "Alla Excel-filer" rullgardinsmenyn och välj "Textfiler".
  • Klicka på Nästa > i fönstret Textimportguiden.
  • Välj "Kommatecken" I avgränsarlistan. Du kan se hur posterna kommer att separeras i förhandsgranskningen längst ner. Klicka på Nästa >.
  • Välj datformat för var och en av kolumnerna och klicka på Slutför.
    • Metod 2 av 2:
    Konvertera ett bord
    1. Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 9
    1. Gör ett bord i Word med dina data. Om du har en lista över data i Word kan du konvertera den till ett tabellformat i Word och sedan snabbt kopiera det bordet till Excel. Om dina data redan finns i tabellformat, hoppa ner till nästa steg.
    • Välj all text som du vill konvertera till ett bord.
    • Klicka på fliken Infoga och klicka sedan på tabellknappen.
    • Välj "Konvertera text till tabell".
    • Ange antalet rader per post i "Antal kolumner" fält. Om du har en tom linje mellan varje post, lägg till en till den totala.
    • Klicka på OK.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 10
    2. Kontrollera formateringen av ditt bord. Word kommer att generera ett bord baserat på dina inställningar. Dubbelkolla det för att se till att allt är där det borde vara.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 11
    3. Klicka på den lilla "+" knapp som visas i det övre vänstra hörnet av bordet. Detta kommer att dyka upp när du svävar musen över bordet. Om du klickar på det här väljer du alla data i tabellen.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 12
    4. Tryck .Ctrl+C Att kopiera data. Du kan också klicka på "Kopiera" knappen på fliken Hem.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 13
    5. Öppna Excel. När data har kopierats kan du öppna Excel. Om du vill sätta data i ett befintligt kalkylblad, ladda upp det. Placera markören i den cell som du vill ha den övre vänstra cellen i tabellen för att visas.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 14
    6. Tryck .Ctrl+V att klistra in data. De enskilda cellerna från ordtabellen kommer att placeras i separata celler i Excel-kalkylbladet.
  • Bild med titeln Konvertera Word till Excel Steg 15
    7. Dela upp eventuella kvarvarande kolumner. Beroende på vilken typ av data du importerar kan du få ytterligare formatering du behöver göra. Till exempel, om du importerar adresser, kan staden, staten förkortning och postnummer vara allt i samma cell. Du kan få Excel dela upp dem automatiskt.
  • Klicka på kolumnrubriken för kolumnen som du vill dela för att välja hela kolumnen.
  • Välj "Data" flik och klicka på "Text till kolumner" knapp.
  • Klicka på Nästa > och välj sedan "Kommatecken" I fältet avgränsare. Om du använder ovanstående exempel kommer det att skilja staden från statsförkortningen och postnummer.
  • Klicka på Slutför för att spara ändringarna.
  • Välj den kolumn som fortfarande behöver delas och upprepa processen, välja "Plats" istället för "Kommatecken" som avgränsaren. Detta kommer att skilja statens förkortning från postnummer.

    • Tips

    Dela på det sociala nätverket:
    Liknande